Cómo administrar su departamento de adquisiciones de forma remota

Introducido primero como una solución a la hiperurbanización, el trabajo remoto se ha impuesto en las últimas semanas como una solución para prevenir la propagación del coronavirus.

Tradicionalmente, los departamentos de adquisiciones no trabajan de forma remota, por lo que esta es una buena oportunidad para que las organizaciones descubran nuevos flujos de trabajo y optimicen sus procesos. El trabajo remoto en realidad tiene múltiples beneficios, que incluyen:

• Productividad . Los teletrabajadores son hasta un 40% más productivos que sus homólogos de oficina y han medido un aumento de la producción de al menos un 4,4%.
• Rendimiento . Los trabajadores remotos producen resultados con un 40% menos de defectos de calidad.
• Compromiso . Una mayor productividad y rendimiento crean un compromiso más fuerte y un 41% menos de absentismo.
• Retención . El 54% de los empleados dice que cambiaría de trabajo por uno que les ofreciera flexibilidad en el lugar de trabajo.
• Rentabilidad . Las organizaciones ahorran un promedio de $ 11,000 por año por teletrabajador a tiempo parcial.

Ahora, de buena gana o no, los departamentos de adquisiciones también pueden aprovechar estos beneficios.

Desde plataformas de automatización de adquisiciones hasta aplicaciones de chat, aplicaciones de videollamadas y plataformas para compartir recursos, los departamentos de adquisiciones tienen todo lo que necesitan para continuar trabajando fuera de la oficina. A continuación, se muestran cuatro tipos de herramientas que permiten la adquisición remota:

Aplicaciones de chat

Hay aplicaciones de chat para el lugar de trabajo y para mensajería personal. Usar la aplicación correcta no solo agiliza la comunicación dentro de una organización; también ahorra mucho tiempo.

Según Statista, el 53% de las organizaciones habían adoptado herramientas de colaboración en 2016, y el número ha aumentado constantemente desde entonces. Los beneficios de las aplicaciones de chat de trabajo y las herramientas de colaboración incluyen una comunicación mejorada, un flujo de trabajo optimizado, una mayor productividad, una mayor responsabilidad y una mejor gestión de proyectos.

Existen muchas aplicaciones de chat que las organizaciones pueden usar, pero las más populares son Slack, Microsoft Teams y Workplace by Facebook.

Videoconferencia

Para las empresas modernas e innovadoras, es esencial construir y mantener relaciones de calidad con socios, proveedores, equipos internos, inversores y clientes. Las videoconferencias aumentan la productividad, ahorran tiempo, reducen los gastos de viaje y promueven la colaboración general.

El uso de una solución de videoconferencia simple y unificada con soporte para compartir pantalla permite que los equipos estén más conectados, sean más productivos y estén más comprometidos. También:

• Habilita una fuerza laboral digital . Las videoconferencias ayudan a las organizaciones a mantener conexiones humanas, independientemente de la ubicación física, lo que acelera la toma de decisiones y mejora la capacidad de colaborar a nivel mundial;
• Manifestaciones de comunicación y cultura . El trabajo remoto puede aumentar la productividad y reducir los costos de viaje al mismo tiempo; la videoconferencia tiene la capacidad única de llevar la conexión humana de la comunicación cara a cara a cada interacción;
• Aumenta la confiabilidad de la comunicación . La videoconferencia proporciona una forma rápida y segura de comunicarse con su equipo, así como con sus proveedores.

Las aplicaciones de software de videoconferencia más populares son Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting y Zoom.

Uso compartido de recursos

Hasta hace poco, la mayoría de las organizaciones dependían de servidores internos para almacenar su creciente colección de archivos. Hoy en día, almacenar datos en línea en servidores en la nube es cada vez más común, ya que permite un almacenamiento ilimitado. Además, se puede acceder fácilmente a los datos desde cualquier parte del mundo.

Los beneficios de las aplicaciones para compartir recursos como Google Drive y Dropbox incluyen recuperación ante desastres a través del almacenamiento en la nube, protección contra ataques y fallas de hardware, ahorro de costos, uso compartido fácil con proveedores y colegas, y colaboración para acceder y editar archivos o documentos.

Automatización de adquisiciones

Tradicionalmente, el proceso de adquisición ha requerido un gran esfuerzo manual. Sin embargo, las herramientas modernas permiten a los fabricantes traspasar muchas tareas manuales a las soluciones de automatización de adquisiciones. A cambio, la mejora del proceso de adquisiciones libera valiosos recursos internos para la toma de decisiones y la elaboración de estrategias.

Las herramientas de automatización de adquisiciones permiten:

• Fácil gestión de RFx . Mediante el uso de RFI, RFP y RFQ en línea, las organizaciones pueden comunicarse con los proveedores más fácilmente y realizar un seguimiento de cada paso del camino de forma automática y en tiempo real.
• Subastas en línea . Las empresas con mejor rendimiento utilizan las subastas electrónicas para garantizar importantes ahorros de costes.
• Aprobación de documentos en línea . Desde solicitudes hasta aprobaciones personalizadas, desde órdenes de compra hasta facturas y concordancia de tres vías, las herramientas de automatización de adquisiciones permiten a los gerentes de adquisiciones firmar y aprobar cualquier documento en línea.
• Gestión de proveedores . Desarrollar una relación de beneficio mutuo con los proveedores, especialmente con aquellos que se consideran más estratégicos para la marca, es clave para promover la calidad, la eficiencia, la innovación, la reducción de costos, la reducción de desperdicios y el fortalecimiento de la cadena de suministro.
• Gestión de contratos . Las plataformas de automatización de adquisiciones pueden ayudar a los gerentes de contratos a administrar los contratos de manera adecuada al abordar la gestión de la transición y el monitoreo del desempeño, y ayudar a garantizar que tanto el comprador como el proveedor cumplan con sus compromisos comerciales y contractuales.

Alina Naftanaila es cofundadora de Prokuria, una plataforma de contratación electrónica basada en la nube.