Dominando la gestión remota de tu equipo de aprovisionamiento

Introducido primero como solución a la hiperurbanización, el trabajo remoto se ha impuesto en las últimas semanas como solución para prevenir la propagación del coronavirus.

Tradicionalmente, los departamentos de aprovisionamiento no trabajan en remoto, por lo que esta es una buena oportunidad para que las organizaciones descubran nuevos flujos de trabajo y optimicen sus procesos. El trabajo remoto tiene en realidad múltiples beneficios, incluyendo:

• Productividad. Los teletrabajadores son hasta un 40% más productivos que sus homólogos de oficina, y han medido un aumento de producción de al menos 4,4%.
• Rendimiento. Los trabajadores remotos producen resultados con un 40% menos de defectos de calidad.
• Compromiso. La mayor productividad y rendimiento crean mayor compromiso y un 41% menos de absentismo.
• Retención. El 54% de empleados dice que cambiaría de trabajo por uno que les ofreciera flexibilidad laboral.
• Rentabilidad. Las organizaciones ahorran un promedio de 11.000 dólares al año por teletrabajador a tiempo parcial.

Ahora, quieran o no, los departamentos de aprovisionamiento pueden aprovechar estos beneficios también.

Desde plataformas de automatización de aprovisionamiento hasta apps de chat, videollamadas y plataformas de compartir recursos, los departamentos de aprovisionamiento tienen todo lo necesario para continuar el trabajo fuera de la oficina. Aquí hay cuatro tipos de herramientas que habilitan el aprovisionamiento remoto:

Apps de Chat

Existen apps de chat para el workplace y para mensajería personal. Usar la app adecuada no solo agiliza la comunicación dentro de una organización; también ahorra mucho tiempo.

Según Statista, el 53% de organizaciones había adoptado herramientas de colaboración para 2016, y el número ha aumentado consistentemente desde entonces. Beneficios de apps de chat de trabajo y herramientas de colaboración incluyen comunicación mejorada, flujo de trabajo agilizado, productividad aumentada, mayor responsabilidad y gestión de proyectos mejorada.

Hay muchas apps de chat que las organizaciones pueden usar, pero las más populares son Slack, Microsoft Teams y Workplace by Facebook.

Videoconferencia

Para negocios modernos e innovadores, construir y mantener relaciones de calidad con socios, proveedores, equipos internos, inversores y clientes es esencial. La videoconferencia impulsa productividad, ahorra tiempo, reduce gastos de viaje y promueve la colaboración general.

Utilizar una solución unificada y simple de videoconferencia con soporte para compartir pantalla permite a los equipos estar más conectados, productivos y comprometidos. También:

• Habilita una fuerza laboral digital. Las reuniones por video ayudan a las organizaciones a mantener conexiones humanas, independientemente de la ubicación física, lo que acelera la toma de decisiones y mejora la capacidad de colaborar globalmente;
• Unifica comunicación y cultura. El trabajo remoto puede impulsar productividad y reducir costes de viaje al mismo tiempo; la videoconferencia tiene la capacidad única de llevar la conexión humana de la comunicación cara a cara a cada interacción;
• Aumenta la fiabilidad de la comunicación. La videoconferencia proporciona una forma rápida y segura de comunicarse con tu equipo, así como con tus proveedores.

Las aplicaciones de software de videoconferencia más populares son Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting y Zoom.

Compartir Recursos

Hasta hace poco, la mayoría de organizaciones dependían de servidores internos para almacenar su creciente colección de archivos. Hoy, almacenar datos online en servidores cloud es cada vez más común, ya que permite almacenamiento ilimitado. Además, los datos pueden accederse fácilmente desde cualquier parte del mundo.

Beneficios de apps de compartir recursos como Google Drive y Dropbox incluyen recuperación ante desastres mediante almacenamiento cloud, protección contra ataques y fallos de hardware, ahorro de costes, fácil compartición con proveedores y colegas, y colaboración para acceder y editar archivos o documentos.

Automatización de Aprovisionamiento

Tradicionalmente, el proceso de aprovisionamiento ha requerido gran esfuerzo manual. Sin embargo, herramientas modernas permiten a fabricantes delegar muchas tareas manuales a soluciones de automatización de aprovisionamiento. A cambio, la mejora del proceso de aprovisionamiento libera valiosos recursos internos para la toma de decisiones y la estrategia.

Las herramientas de automatización de aprovisionamiento permiten:

• Gestión fácil de RFx. Usando RFIs, RFPs y RFQs online, las organizaciones pueden comunicarse con proveedores más fácilmente, y rastrear cada paso automáticamente y en tiempo real.
• Subastas online. Las empresas de alto rendimiento usan e-subastas para asegurar ahorros de costes mayores.
• Aprobación de documentos online. Desde requisiciones a aprobaciones personalizadas, desde órdenes de compra a facturas y triple coincidencia, las herramientas de automatización permiten a gerentes de aprovisionamiento firmar y aprobar cualquier documento online.
• Gestión de proveedores. Desarrollar una relación mutuamente beneficiosa con proveedores, especialmente los considerados más estratégicos para la marca, es clave para promover calidad, eficiencia, innovación, costes reducidos, residuos reducidos y fortalecer la cadena de suministro.
• Gestión de contratos. Las plataformas de automatización de aprovisionamiento pueden asistir a gestores de contratos para gestionarlos adecuadamente abordando gestión de transición y monitorización de rendimiento, y ayudando a asegurar que tanto comprador como proveedor cumplan sus compromisos comerciales y contractuales.

Alina Naftanaila es cofundadora de Prokuria, una plataforma de e-procurement basada en la nube.