Tres dolores de cabeza que cuestan trabajo y que la tecnología puede resolver

El seguimiento preciso del tiempo es fundamental para administrar los costos laborales a fin de lograr la rentabilidad para las empresas de construcción, separando las empresas exitosas del resto del paquete.

Si los costos de mano de obra no se asignan al proyecto o tarea correctos, o la cantidad de trabajo completado es incorrecta, es difícil controlar el presupuesto del proyecto. La precisión tiene un impacto directo en las ganancias o pérdidas de un proyecto.

El costeo del trabajo y el seguimiento del tiempo efectivos son tan buenos como los datos que se recopilan. Afortunadamente, las soluciones actuales basadas en la nube en tiempo real pueden agilizar estos procesos, así como conectar otros puntos de datos clave de la empresa. Al integrar contabilidad, nómina, costos de trabajo, seguimiento del tiempo, administración de activos y programas de ERP, la solución adecuada permite una mayor visibilidad en todos los ámbitos y permite una mejor toma de decisiones en el proceso.

A continuación se presentan tres escenarios que provocan dolores de cabeza a los que los contratistas y supervisores se enfrentan habitualmente al lidiar con los sistemas de seguimiento del tiempo y los costos del trabajo, junto con información sobre cómo la nivelación puede disminuir el estrés, mitigar los errores humanos y ayudar a aumentar las ganancias del proyecto.

Dolor de cabeza n. ° 1:seguimiento de las horas de trabajo y tareas en constante cambio. El seguimiento de las horas de trabajo y la productividad de un equipo depende de que cada miembro mantenga con precisión una tarjeta de tiempo en papel o en una hoja de cálculo. Pero no solo se necesita un tiempo precioso para completarlos, sino que es más probable que tengan inconsistencias. A menudo, estas tarjetas de tiempo se completan días o incluso semanas después, una vez finalizado el trabajo. Además, los miembros del equipo podrían inadvertidamente escribir o escribir códigos de costos inactivos, omitir horas o sobrestimar el tiempo que pasan en el sitio o trabajando en una tarea específica.

El seguimiento del tiempo en tiempo real y basado en la nube elimina este problema al lograr un verdadero costeo del trabajo para los proyectos de construcción. En lugar de esperar para completar las hojas de tiempo en papel o una hoja de cálculo, cada miembro del equipo abre una aplicación basada en la nube en su teléfono, se autentica con un PIN, selecciona el proyecto en el que está trabajando, elige la tarea que realizará y selecciona la pieza. de equipo que utilizarán para realizar su trabajo del día. Una vez que confirman sus entradas, la aplicación toma una selfie del empleado y confirma su ubicación física. La capacidad de reconocimiento facial de la aplicación compara la foto del selfie del empleado con su foto de perfil y marca cualquier problema con una alerta de discrepancia.

Una solución de seguimiento del tiempo con reconocimiento facial hace que los costos del trabajo sean más precisos, porque los contratistas saben que la persona adecuada está asignando horas de trabajo al proyecto adecuado con total precisión. Cuando una aplicación de seguimiento del tiempo se integra con un sistema de nómina o planificación de recursos empresariales, los datos de costos del trabajo están disponibles y aprobados en la nube. Luego, la información finalmente se envía a los campos de datos correspondientes para su procesamiento y generación de informes. Cuando el equipo cambia de una tarea a otra, como mezclar cemento o verter el cemento, cada miembro del equipo simplemente elige la siguiente tarea sin la necesidad de marcar la salida de la tarea anterior. Cada cambio de tarea tarda menos de tres segundos en completarse. El empleado solo necesita marcar su salida cuando haya terminado de trabajar durante el día.

La mejor manera de obtener los costos de trabajo más precisos es recopilar datos de costos de trabajo a medida que ocurren. Los empleados aún pueden capturar los costos del trabajo y marcar la entrada y salida a medida que sucede, incluso cuando no hay acceso a Internet o un servicio de datos celular adecuado.

El seguimiento en tiempo real brinda a los contratistas los mejores datos para obtener informes precisos de costos de trabajo y captura el progreso en tiempo real de los proyectos, revelando problemas en el momento más temprano posible. Esto les brinda a los contratistas la mejor oportunidad para proteger los resultados del proyecto.

Dolor de cabeza n.º 2:lidiar con datos que no están sincronizados entre aplicaciones. Los contratistas han utilizado la tecnología durante años para aumentar la precisión del cálculo de costos del trabajo. Algunos todavía usan papel. Otros usan hojas de cálculo u otro software independiente. Podría haber mejoras moderadas al pasar a hojas de cálculo sobre los métodos de recopilación escritos a mano, pero la mayoría de las hojas de cálculo contienen errores de cálculo o de entrada. Muchas empresas recopilan datos en papel, los agregan a hojas de cálculo y luego los ingresan nuevamente en el software.

Todavía hay muchos puntos posibles de error y lagunas que hacen perder tiempo y provocan problemas de precisión. Una simple recopilación de datos o un error de entrada puede dar lugar a suposiciones costosas. En comparación, un sistema integrado moderno, con controles, permite que todos los datos de costos del trabajo estén sincronizados. Barandillas como estas ayudan a los contratistas a mejorar sus esfuerzos de cálculo de costos de trabajo, de modo que las proyecciones que hagan se alineen estrechamente con el trabajo que finalmente se realizará.

Cuando los sistemas ERP y de nómina se integran en tiempo real con la aplicación de seguimiento del tiempo, se crea un sistema interconectado donde la estructura de costos del proyecto es la misma. Esto asegura que la forma en que recopila los datos del campo coincida con la estructura de datos para los informes de costos del trabajo en el ERP para obtener informes precisos sobre los costos del trabajo y el procesamiento de nóminas. Además, si se agregan nuevas tareas al proyecto a mitad de camino debido a una orden de cambio, la integración de ERP agregará automáticamente la tarea a la aplicación de seguimiento del tiempo para que el empleado de campo seleccione la nueva tarea. Además, las integraciones más avanzadas solo mostrarían los códigos de costos específicos del proyecto, para evitar que los empleados seleccionen el código de costos incorrecto.

La solución de seguimiento del tiempo refleja la estructura de costos del proyecto en el ERP, por lo que los supervisores están al tanto de cómo se ve afectado el presupuesto de mano de obra del proyecto, al mismo tiempo que pueden detectar los excedentes de presupuesto pendientes con la suficiente antelación para tomar decisiones oportunas para ayudar a mantener su proyecto en marcha. presupuesto.

Aquí hay un ejemplo hipotético:un equipo de acera de concreto llega a trabajar. Cuando registraron su entrada, se agregó un nuevo código de costo del ERP a la aplicación de seguimiento del tiempo de la orden de cambio de ayer, como la adición de una estera de barras de refuerzo a la acera. El supervisor le informa al empleado y el empleado puede seleccionar la nueva tarea. No hay posibilidad de escribir mal o usar un código para un proyecto diferente, en un día diferente o en una tarifa diferente. A medida que el equipo completa sus tareas, la aplicación de seguimiento del tiempo y el sistema ERP comparten datos continuamente, lo que brinda al supervisor actualizaciones continuas sobre los totales de mano de obra y producción. Lo más importante es que permite a los supervisores comparar el presupuesto estimado con sus costos reales, de modo que se mantengan a tiempo y dentro del presupuesto, y se aseguren de que toda la mano de obra sea facturable y contabilizada, sin dejar de tener en cuenta los cambios o adiciones a mitad del proyecto.

Dolor de cabeza nº 3:hacer frente a procesos manuales ineficientes. Mover datos de un lugar a otro en papel, hojas de cálculo o en un programa consume mucho tiempo. Los supervisores quieren que sus equipos dediquen su tiempo a trabajar en un trabajo, sin perder tiempo administrativo. Hoy, 26,4 % por ciento de todas las empresas de construcción afirman que ninguna de sus soluciones de software se comunica entre sí. Ahí es donde entran en juego las soluciones integradas, que ayudan a los trabajadores a completar tareas sencillas con rapidez y precisión.

En un sistema basado en la nube con recopilación de datos de campo en vivo, los informes de costos del trabajo se crean a partir de los datos más actualizados, que muestran el estado actual de cada tarea en cada proyecto. Tener esta información brinda a los contratistas claridad sobre los cambios de estado del proyecto a medida que ocurren y les permite tomar decisiones rápidas cuando es necesario realizar ajustes.

Otro ejemplo. Usando tarjetas de tiempo en papel, un empleado de nómina debe ingresar manualmente la información de nómina en el sistema de nómina, luego un empleado de contabilidad o gerente de proyecto debe ingresar el número de horas por código de costo y asignarlas al proyecto correcto. Luego, deben ingresar las cantidades de producción por código de costo en el ERP o en el software de estimación o en la hoja de cálculo. El empleado de nómina puede dedicar hasta cinco minutos a la entrada de datos por empleado, y el empleado de contabilidad o director de proyecto dedicaría al menos esa cantidad de tiempo a introducir los datos de costos del trabajo en el ERP. Una aplicación de seguimiento del tiempo en tiempo real registra instantáneamente sus entradas de tiempo, las unidades de producción completadas y las asignaciones de costos del trabajo, e integra esos datos en la nómina y el sistema ERP.

Los empleados de una empresa de andamios pasaban de cuatro a cinco horas al día ingresando manualmente los datos de la nómina y asegurándose de que el tiempo de sus empleados estuviera codificado en el proyecto correcto. También tuvieron que escanear y organizar el papeleo para el almacenamiento digital. Cuando pasaron a una aplicación de seguimiento del tiempo basada en la nube y recopilaron la mano de obra y los costos del trabajo en tiempo real, redujeron los procesos manuales a una hora al día, lo que resultó en un aumento del 78% en la productividad.

Cada proyecto de construcción tiene su conjunto de partes móviles y puede difundir la atención de un supervisor. Ya sea para agilizar el seguimiento del tiempo, mejorar el costo del trabajo o transferir datos vitales de un departamento a otro, una solución basada en la nube en tiempo real elimina los errores no forzados, hace que las ofertas sean más competitivas y alivia los dolores de cabeza innecesarios en el camino.

Mike Merrill es cofundador y director de operaciones de WorkMax .