Cómo la tecnología elimina tres grandes retos en el coste de obra

El seguimiento preciso del tiempo es crítico para gestionar costes laborales y lograr rentabilidad en empresas de construcción, separando a las exitosas del resto.

Si los costes laborales no se asignan al proyecto o tarea correctos, o la cantidad de trabajo completado es errónea, es difícil controlar el presupuesto del proyecto. La precisión impacta directamente en ganancias o pérdidas.

El coste de obra efectivo y el seguimiento del tiempo son tan buenos como los datos que se recopilan. Afortunadamente, las soluciones actuales basadas en la nube y en tiempo real pueden agilizar estos procesos y conectar otros puntos clave de datos del negocio. Al integrar contabilidad, nómina, coste de obra, seguimiento de tiempo, gestión de activos y programas ERP, la solución adecuada permite mayor visibilidad en todos los frentes y permite una mejor toma de decisiones.

A continuación, tres escenarios que causan dolores de cabeza a contratistas y supervisores al lidiar con sistemas de coste de obra y seguimiento de tiempo, junto con ideas sobre cómo actualizar puede reducir estrés, mitigar errores humanos y ayudar a aumentar beneficios del proyecto.

Dolor de cabeza Nº 1: Seguimiento de horas laborales y tareas que cambian constantemente. El seguimiento de horas y productividad de un equipo depende de que cada miembro mantenga con precisión una hoja de horas en papel o spreadsheet. Pero no solo consumen tiempo valioso, sino que son más propensas a inconsistencias. A menudo se rellenan días o incluso semanas después de realizado el trabajo. Además, los miembros podrían introducir inadvertidamente códigos de coste inactivos, omitir horas o sobrestimar el tiempo dedicado in situ o a una tarea específica.

El seguimiento de tiempo en tiempo real basado en la nube elimina este problema logrando un coste de obra real para proyectos de construcción. En lugar de esperar para rellenar hojas de horas en papel o spreadsheets, cada miembro abre una app en su móvil, autentica con PIN, selecciona el proyecto, elige la tarea que realizará y selecciona el equipo que usará ese día. Tras confirmar, la app toma una selfie del empleado y confirma su ubicación física. La capacidad de reconocimiento facial compara la selfie con la foto de perfil y alerta si hay discrepancia.

Una solución de seguimiento de tiempo con reconocimiento facial hace los costes de obra más precisos, porque los contratistas saben que la persona correcta asigna horas laborales al proyecto adecuado con total precisión. Cuando una app de seguimiento se integra con un sistema ERP o de nómina, los datos de coste de obra están disponibles y aprobados en la nube. Luego la información se impulsa a los campos correspondientes para procesamiento e informes. Cuando el equipo cambia de tarea, por ejemplo de mezclar cemento a verterlo, cada miembro simplemente elige la siguiente tarea sin necesidad de fichar salida de la anterior. Cada cambio toma menos de tres segundos. El empleado solo ficha salida al terminar su jornada.

La mejor forma de obtener los costes de obra más precisos es recopilar datos de coste a medida que ocurren. Los empleados pueden capturar costes y fichar entrada/salida en tiempo real, incluso sin acceso a internet o servicio celular adecuado.

El seguimiento en tiempo real da a los contratistas los mejores datos para informes precisos de coste de obra, y captura el progreso real en proyectos, revelando problemas al momento más temprano. Esto da la mejor oportunidad para proteger la rentabilidad del proyecto.

Dolor de cabeza Nº 2: Lidiar con datos no sincronizados entre aplicaciones. Los contratistas llevan años usando tecnología para aumentar la precisión del coste de obra. Algunos aún usan papel. Otros spreadsheets o software independiente. Puede haber mejoras moderadas al pasar a spreadsheets sobre métodos manuscritos, pero la mayoría de spreadsheets contienen errores de cálculo o entrada. Muchas empresas recopilan datos en papel, los pasan a spreadsheets y luego los vuelven a introducir en software.

Siguen existiendo muchos puntos posibles de error y brechas que desperdician tiempo y causan retos de precisión. Un simple error de recopilación o entrada puede llevar a suposiciones costosas. En comparación, un sistema integrado moderno, con controles, permite que todos los datos de coste de obra permanezcan sincronizados. Salvaguardas como estas ayudan a los contratistas a mejorar sus esfuerzos de coste de obra, para que sus proyecciones se alineen estrechamente con el trabajo que finalmente se realizará.

Cuando ERP y sistemas de nómina se integran en tiempo real con la app de seguimiento, se crea un sistema interconectado donde la estructura de costes del proyecto es la misma. Esto asegura que la forma de recopilar datos del terreno coincida con la estructura de datos para informes de coste de obra en el ERP para reportes precisos y procesamiento de nómina. Además, si se añaden nuevas tareas al proyecto a mitad de camino por una orden de cambio, la integración ERP añadirá automáticamente la tarea a la app de seguimiento para que el empleado de campo la seleccione. Integraciones más avanzadas solo mostrarían códigos de coste específicos del proyecto, protegiendo a empleados de seleccionar el código erróneo.

La solución de seguimiento refleja la estructura de costes del proyecto en el ERP, para que los supervisores sepan cómo su presupuesto laboral se ve afectado, mientras pueden detectar desvíos presupuestarios pendientes a tiempo para tomar decisiones oportunas y mantener el proyecto en presupuesto.

Ejemplo hipotético: Un equipo de aceras de hormigón llega a trabajar. Al fichar entrada, un nuevo código de coste del ERP se añadió a la app de seguimiento desde la orden de cambio de ayer, como la adición de una malla de refuerzo a la acera. El supervisor se lo comunica al empleado, quien puede seleccionar la nueva tarea. No hay posibilidad de error tipográfico o usar un código de otro proyecto, otro día o otra tarifa. A medida que el equipo completa tareas, la app y el ERP comparten datos continuamente, dando al supervisor actualizaciones constantes sobre totales de mano de obra y producción. Lo más importante, permite comparar presupuesto estimado con costes reales, para mantenerse a tiempo y dentro de presupuesto, asegurando que toda la mano de obra es facturable y contabilizada, contabilizando también cambios o adiciones a mitad de proyecto.

Dolor de cabeza Nº 3: Lidiar con procesos manuales ineficientes. Mover datos de un lado a otro en papel, spreadsheets o en un programa consume muchísimo tiempo. Los supervisores quieren que sus equipos dediquen su tiempo a trabajar en la obra, no a perder tiempo administrativo. Hoy, el 26,4% de todas las empresas de construcción afirma que ninguna de sus soluciones de software se comunican entre sí. Ahí es donde entran las soluciones integradas, ayudando a los trabajadores a completar tareas simples con rapidez y precisión.

En un sistema basado en la nube con recopilación de datos de campo en vivo, los informes de coste de obra se crean a partir de los datos más actualizados, mostrando el estado actual de cada tarea en cada proyecto. Tener esta información da a los contratistas claridad sobre cambios en el estado del proyecto a medida que ocurren, y les permite tomar decisiones rápidas cuando se necesitan ajustes.

Otro ejemplo. Usando tarjetas de tiempo en papel, un empleado de nómina debe introducir manualmente la información en el sistema de nómina, luego un empleado de contabilidad o gerente de proyecto tiene que teclear horas por código de coste y asignarlas al proyecto correcto. Luego deben introducir cantidades de producción por código de coste en el ERP, software de estimación o spreadsheet. El empleado de nómina puede gastar hasta cinco minutos en entrada de datos por empleado, y el de contabilidad o gerente de proyecto al menos ese tiempo introduciendo datos de coste de obra en el ERP. Una app de seguimiento en tiempo real registra al instante entradas de tiempo, unidades de producción completadas y asignaciones de coste de obra, integrando esos datos en nómina y ERP.

Los empleados de una empresa de andamios gastaban cuatro a cinco horas al día introduciendo manualmente datos de nómina y asegurando que el tiempo de sus empleados estuviera codificado al proyecto correcto. También tenían que escanear y organizar papeles para almacenamiento digital. Al pasar a una app de seguimiento en la nube y recopilar mano de obra y costes de obra en tiempo real, redujeron procesos manuales a una hora al día, resultando en un aumento del 78% en productividad.

Cada proyecto de construcción tiene sus partes móviles y puede dispersar la atención de un supervisor. Ya sea agilizando el seguimiento de tiempo, mejorando el coste de obra o transfiriendo datos vitales entre departamentos, una solución basada en la nube en tiempo real elimina errores no forzados, hace las ofertas más competitivas y alivia dolores de cabeza innecesarios.

Mike Merrill es cofundador y director de operaciones de WorkMax.