Cómo los pagos digitales mejoran la eficiencia logística

La industria de la logística se basa en la velocidad, la eficiencia y la precisión. Los almacenes se esfuerzan por hacer girar los camiones rápidamente, mantener las puertas del muelle llenas y procesar tantas cargas como sea posible. Lo mismo ocurre con los conductores de camiones y transportistas:si no están en la carretera, no generan ingresos.

Pero en un espacio donde la velocidad y la eficiencia son tan importantes, la industria depende demasiado de algo que es increíblemente ineficiente:el papel.

El papel está en desacuerdo con los objetivos de eficiencia y precisión. Es engorroso y ralentiza procesos completos. Los pagos en papel pueden significar que el empleado del almacén se sienta al teléfono durante 15 minutos para verificar un cheque, o que se mueva por el almacén en busca de cambio. Cada transacción en papel significa una pérdida de tiempo precioso, con la posibilidad de que los pagos se pierdan o se manejen incorrectamente.

Las empresas de logística, grandes y pequeñas, realizan un seguimiento de los pagos y cobran los pedidos principalmente de forma manual, a veces incluso con lápiz y papel. Esto es particularmente común en áreas del negocio donde los cargos pueden ser inesperados o muy variables. En el entorno del almacén, por ejemplo, se pueden cobrar tarifas adicionales en función de cómo llega una carga. Fue tarde ¿Requirió tarifas especiales de manipulación o descarga? Incluso los almacenes respaldados por una gran tecnología pueden no tener los sistemas o procesos para evaluar, rastrear y manejar adecuadamente estas tarifas, para garantizar que se cobren en tiempo real o se facturen más tarde.

Otro problema que plantea el papel es cuando se espera un pago en tiempo real, pero el conductor no tiene una forma de pago aceptada, como un cheque en papel o efectivo. Luego, el conductor se ve obligado a dedicar tiempo a encontrar el método de pago aceptado. Imagínese que todos en la tienda de abarrotes paguen con cheque o tengan que pagar en efectivo cada vez que llene de gasolina su automóvil. Eso sucede todos los días en algunos rincones de la industria de la logística.

La digitalización del seguimiento, facturación y cobro de pagos mejora en gran medida la experiencia de pago para ambos lados de la transacción. Es más fácil de cobrar, se pueden admitir más opciones de pago y no hay una factura en papel ni un recibo que perder.

La transición a los pagos digitales y al flujo de trabajo no solo acelera las operaciones diarias, sino que aligera las cargas de los empleados y garantiza que todos los detalles importantes se tengan en cuenta a lo largo de la cadena de suministro. Pasar a los pagos digitales es más que simplemente deshacerse de la molestia de los cheques; reduce la dependencia del papel en general. Eso incluye facturas en papel, ingreso manual de datos, almacenamiento de registros en papel antiguos y reducción de puntos de contacto que crean oportunidades para errores humanos o incluso robos.

La industria de la logística no es la única que depende de la facturación y los pagos en papel. Un seminario web de 2018 de PYMNTS.com titulado "Sacar los pagos corporativos de la Edad Media" detalló algunas de las tendencias en los pagos B2B:

• El 67% de los pagos de los consumidores se realizan de forma electrónica, mientras que el 64% de los pagos B2B todavía se realizan mediante cheque.

• Los pagos B2B tienen una tasa de error del 18%.

• La factura promedio de B2B tarda entre $ 17 y 10 días en procesarse.

• El ciclo de vida completo de una transacción B2B es de 34 días en EE. UU.

El costo mínimo de la transición a los pagos digitales se recupera fácilmente con el ROI que proviene de la velocidad, la eficiencia, la precisión y la eliminación de las fugas de ingresos. No se quede en la oscuridad:evalúe sus procesos de pago y facturación para asegurarse de que tengan la visibilidad y la eficiencia que necesita para administrar mejor sus negocios.

Robin Gregg es director ejecutivo de RoadSync, una plataforma de pagos digitales para logística.