Cómo un nuevo estándar de contabilidad de arrendamientos afectará el transporte y la logística

La nueva norma de contabilidad de arrendamientos de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera, ASC 842, entró en vigor para las empresas de transporte público y logística el año pasado. FASB propuso recientemente extender el plazo para las empresas privadas por un año a períodos anuales que comiencen después del 15 de diciembre de 2020, que, a agosto de 2019, aún estaba indeciso. Las nuevas reglas reemplazan la ASC 840, que se ha utilizado durante más de 40 años, y cambia la forma en que las empresas deben contabilizar los arrendamientos financieros (de capital) y operativos, trasladando casi todos los arrendamientos al balance general de la empresa.

Anteriormente, los arrendamientos operativos podían registrarse como una nota al pie en los estados financieros corporativos, sin afectar el balance general. Estos nuevos requisitos de informes son un cambio fundamental en la forma en que las empresas ahora deben contabilizar sus obligaciones de arrendamiento y pueden tener un impacto significativo en las decisiones de arrendamiento versus compra, así como en los estados financieros de la empresa. Incluso para las empresas públicas que superaron el primer año de cumplimiento, muchas todavía están luchando por desarrollar procesos repetibles para garantizar el cumplimiento continuo.

Las empresas de transporte y logística enfrentan desafíos importantes para la adopción y el cumplimiento de la ASC 842, debido a los tipos extensos y diversos de activos de arrendamiento que son fundamentales para el negocio. Todo, desde arrendamientos de vehículos y equipos hasta unidades de almacenamiento alquiladas, aviones y barcos, se verá afectado por el cambio. Según el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, se espera que las empresas aporten más de $ 3 billones en arrendamientos operativos a sus estados financieros debido a las nuevas reglas contables. Las empresas con grandes cantidades de arrendamientos operativos, como las empresas de logística que alquilan aviones, automóviles y barcos, se verán especialmente afectadas. Para subrayar la enormidad, solo cuatro de las principales empresas de logística que cotizan en bolsa movieron casi $ 5.2 mil millones en arrendamientos a sus balances como resultado de la ASC 842.

Para complicar aún más las cosas, una definición ligeramente modificada de arrendamiento. Según la ASC 842, "[un] contrato es o contiene un arrendamiento si el contrato transmite el derecho a controlar el uso de la propiedad, planta o equipo identificados (un activo identificado) durante un período de tiempo a cambio de una contraprestación". El cumplimiento requerirá un cambio de mentalidad sobre lo que constituye un arrendamiento.

Dados estos nuevos requisitos, las empresas de transporte y logística experimentarán lo siguiente:

• Cambios en la política y las prácticas contables. La mayoría de las empresas de transporte y logística tendrán que examinar y actualizar sus políticas y prácticas contables para alinearlas con el nuevo estándar. Es igualmente probable que también tengan que realizar un análisis adicional para determinar cómo aplicar los estándares a ciertos arrendamientos.
• Un aumento en los activos y pasivos del balance. La ASC 842 requiere que tanto los arrendamientos operativos como los financieros se capitalicen en el balance general. La única excepción son ciertos arrendamientos a corto plazo que tienen una duración de 12 meses o menos. Los activos por derecho de uso (ROU) se reconocerán en el balance junto con el pasivo correspondiente.
• Cambios en el estado de resultados. Las nuevas reglas generalmente dan como resultado un perfil de gastos de línea recta para los arrendamientos operativos y un perfil anticipado para los arrendamientos financieros. Los gastos por intereses y amortización se presentarán por separado en el estado de resultados para los arrendamientos financieros, mientras que los dos se combinan y se presentan como una sola partida para los arrendamientos operativos.
• Responsabilidades del arrendatario / arrendador. Las empresas de transporte y logística se encuentran en la posición única de ser potencialmente tanto arrendatarias como arrendadoras. Será necesario un examen detenido de los términos del contrato para evaluar si el acuerdo es o no un arrendamiento y para identificar los requisitos de información financiera necesarios de cada arrendamiento. Los acuerdos también pueden contener componentes de arrendamiento y no arrendamiento que requieren diferentes aplicaciones contables.
• Cambios de venta-arrendamiento posterior. Ha habido cambios en lo que se considera una transacción de venta con arrendamiento posterior. Bajo las nuevas reglas, una compra ocurre cuando:(1) hay un contrato y el control se ha transferido según la orientación en la nueva norma de reconocimiento de ingresos ordinarios (ASC 606), (2) el arrendamiento posterior no es un arrendamiento financiero, y (3) una opción de recompra, si la hubiera, se puede ejercer al valor razonable del activo, y un activo alternativo sustancialmente similar está disponible en el mercado. En este caso, los arrendatarios deben dar de baja el activo y registrar una ganancia / pérdida sobre las ventas, según corresponda. Si no se produce una venta, los arrendatarios no necesitan dar de baja el activo y deben reflejar la transacción como un préstamo. Los arrendadores deben reflejar sus pagos en efectivo como préstamos.

Si bien no se espera que las empresas privadas deban cumplir con los nuevos estándares hasta los períodos anuales que comiencen después del 15 de diciembre de 2020, las empresas públicas tuvieron que comenzar a cumplir con los períodos anuales a partir del 15 de diciembre de 2018. Sus experiencias brindan a las empresas privadas una idea de los desafíos de cumplimiento. Entre las lecciones más importantes aprendidas hasta ahora se encuentra la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para realizar una transición exitosa a los nuevos estándares. Las empresas de transporte y logística deben darse el tiempo suficiente para desarrollar nuevos métodos, políticas y prácticas de informes de arrendamientos para no perder ningún contrato de arrendamiento. Recopilar y organizar estos datos requiere mucho tiempo y la precisión es esencial.

Según las experiencias de las empresas que ya han realizado la transición a la ASC 842, la transición se puede facilitar adoptando algunas de las mejores prácticas:

1. Desarrolle un plan integral para la transición. Las empresas que desarrollaron un plan de acción para la transición obtuvieron mejores resultados que las que no lo hicieron. Involucrar a los equipos de finanzas y contabilidad, líderes comerciales y gerentes que supervisan los arrendamientos en el desarrollo del plan, para evaluar con precisión las obligaciones de arrendamiento actuales y futuras.
2. Anticípese y evalúe las complejidades. La transición ASC 842 está repleta de complejidad por sí sola. Una vez que se agregan las complejidades adicionales de los arrendamientos de transporte y logística, la situación se vuelve aún más desafiante. Inicie la transición temprano y aproveche los recursos prácticos disponibles para lograr el cumplimiento antes.
3. Evite los obstáculos comunes. Algunos de los obstáculos más comunes incluyen la identificación de arrendamientos incorporados, la determinación de las tasas de endeudamiento incrementales y las ventas con arrendamiento posterior. Planifique dedicar una cantidad significativa de tiempo administrativo a identificar los arrendamientos integrados, las tasas de endeudamiento incrementales para todos los arrendamientos y la precisión de las transacciones de venta con arrendamiento posterior.
4. Invierta en nuevos sistemas de "contabilidad primero" que puedan escalar con usted a medida que crece su empresa. Los primeros en adoptar en las empresas de transporte público y logística informaron que la tecnología obsoleta o completamente defectuosa es un gran problema en el cumplimiento de la contabilidad de arrendamientos, lo que presenta un riesgo en los estados financieros. De hecho, los errores en el software fueron una de las razones principales por las que AICPA instó a FASB a extender el plazo para ASC 842 para empresas privadas.

Una de las razones por las que se cometen estos errores es la ausencia de un enfoque de "contabilidad primero". Muchos de los sistemas de arrendamiento existentes que afirman manejar los nuevos estándares de contabilidad de arrendamiento son sistemas de administración de arrendamiento que rápidamente agregaron capacidades de contabilidad para vender más software. Las empresas están encontrando problemas con los sistemas porque no se crearon como sistemas de contabilidad primero. Busque soluciones de software de contabilidad de arrendamientos creadas por proveedores de software de contabilidad e impuestos acreditados que cuenten con expertos en contabilidad e impuestos en su personal.

ASC 842 llegó para quedarse. Aunque los cambios contables son el impacto más obvio para las empresas de transporte y logística, no son el único impacto. Toda la industria necesitará aprender una nueva forma de hacer negocios, ya que los cambios afectarán la elaboración de presupuestos, las negociaciones de contratos, los estados financieros, los procesos y controles internos, los sistemas y la recopilación y presentación de informes de datos. Esta es una oportunidad para remodelar y mejorar la forma en que funcionan las empresas de transporte y logística para lograr una administración de arrendamientos más ágil, precisa y eficiente y un éxito continuo.

Adam Schrom es gerente sénior de Bloomberg Tax &Accounting.