ASC 842 explicado: Cómo el nuevo estándar contable de arrendamientos transforma el transporte y la logística

El nuevo estándar contable de arrendamientos del Financial Accounting Standards Board (FASB), ASC 842, entró en vigor para empresas públicas de transporte y logística el año pasado. FASB propuso recientemente extender el plazo para empresas privadas por un año a períodos anuales que comienzan después del 15 de diciembre de 2020, lo cual, a partir de agosto de 2019, aún estaba indeciso. Las nuevas reglas reemplazan ASC 840, que se ha usado por más de 40 años, y cambian la forma en que las empresas deben contabilizar arrendamientos financieros (de capital) y operativos, moviendo casi todos los arrendamientos al balance de la empresa.

Anteriormente, los arrendamientos operativos podían reportarse como una nota a pie de página en los estados financieros corporativos, sin afectar el balance. Estos nuevos requisitos de reporte son un cambio fundamental en la forma en que las empresas deben contabilizar ahora sus obligaciones de arrendamiento, y pueden tener un impacto significativo en decisiones de arrendamiento versus compra, así como en los estados financieros de la empresa. Incluso para empresas públicas que pasaron el primer año de cumplimiento, muchas aún luchan por desarrollar procesos repetibles para asegurar el cumplimiento continuo.

Las empresas de transporte y logística enfrentan desafíos significativos para la adopción y cumplimiento de ASC 842, debido a los tipos extensos y diversos de activos de arrendamiento que son centrales para el negocio. Todo, desde arrendamientos de vehículos y equipos hasta unidades de almacenamiento arrendadas, aviones y barcos, se verá afectado por el cambio. Según el International Accounting Standards Board, se espera que las empresas incorporen más de 3 billones de dólares en arrendamientos operativos a sus estados financieros debido a las nuevas reglas contables. Las empresas con grandes cantidades de arrendamientos operativos, como empresas logísticas que arriendan aviones, autos y barcos, serán especialmente impactadas. Subrayando la magnitud, cuatro grandes empresas logísticas cotizadas públicamente movieron casi 5.200 millones de dólares en arrendamientos a sus balances como resultado de ASC 842.

Complicando aún más las cosas está una definición de arrendamiento ligeramente modificada. Bajo ASC 842, «[u]n contrato es o contiene un arrendamiento si el contrato transmite el derecho a controlar el uso de propiedad, planta o equipo identificado (un activo identificado) por un período de tiempo a cambio de consideración». El cumplimiento requerirá un cambio de mentalidad sobre qué constituye un arrendamiento.

Dado estos nuevos requisitos, las empresas de transporte y logística experimentarán lo siguiente:

• Cambios en políticas y prácticas contables. La mayoría de las empresas de transporte y logística tendrán que examinar y actualizar sus políticas y prácticas contables para alinearlas con el nuevo estándar. Es igualmente probable que también tengan que realizar análisis adicionales para determinar cómo aplicar los estándares a ciertos arrendamientos.
• Aumento en activos y pasivos en el balance. ASC 842 requiere que tanto los arrendamientos operativos como financieros sean capitalizados en el balance. La única excepción son ciertos arrendamientos a corto plazo de 12 meses o menos de duración. Los activos de derecho de uso (ROU) serán reconocidos en el balance junto con un pasivo correspondiente.
• Cambios en el estado de resultados. Las nuevas reglas generalmente resultan en un perfil de gasto en línea recta para arrendamientos operativos y un perfil de carga frontal para arrendamientos financieros. El gasto por intereses y amortización se presentará por separado en el estado de resultados para arrendamientos financieros, mientras que los dos se combinan y presentan como una sola línea para arrendamientos operativos.
• Responsabilidades de arrendatario/arrendador. Las empresas de transporte y logística están en la posición única de ser potencialmente tanto arrendatario como arrendador. Un examen cercano de los términos del contrato será necesario para evaluar si el arreglo es un arrendamiento, e identificar los requisitos de reporte financiero necesarios de cada arrendamiento. Los arreglos también pueden contener componentes de arrendamiento y no arrendamiento que requieren diferentes aplicaciones contables.
• Cambios en venta y arrendamiento posterior (sale-leaseback). Ha habido cambios en lo que califica como una transacción de venta y arrendamiento posterior. Bajo las nuevas reglas, ocurre una compra cuando: (1) hay un contrato y el control se ha transferido según la guía en el nuevo estándar de reconocimiento de ingresos (ASC 606), (2) el arrendamiento posterior no es un arrendamiento financiero, y (3) una opción de recompra, si la hay, es ejercible al valor justo del activo, y un activo alternativo sustancialmente similar está fácilmente disponible en el mercado. En este caso, los arrendatarios deben desreconocer el activo y registrar una ganancia/pérdida en la venta según corresponda. Si no ocurre una venta, los arrendatarios no necesitan desreconocer el activo y deben reflejar la transacción como un préstamo. Los arrendadores deben reflejar sus pagos en efectivo como préstamos.

Aunque las empresas privadas no se espera que tengan que cumplir con los nuevos estándares hasta períodos anuales que comienzan después del 15 de diciembre de 2020, las empresas públicas tuvieron que comenzar a cumplir para períodos anuales que comienzan después del 15 de diciembre de 2018. Sus experiencias dan a las empresas privadas alguna idea de los desafíos del cumplimiento. Entre las lecciones más grandes aprendidas hasta ahora ha sido una tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesaria para transicionar exitosamente a los nuevos estándares. Las empresas de transporte y logística deben darse suficiente tiempo para desarrollar nuevos métodos, políticas y prácticas de reporte de arrendamientos para no perder ningún arrendamiento. Recopilar y organizar estos datos consume tiempo y la precisión es esencial.

Basado en las experiencias de empresas que ya han transitado a ASC 842, la transición puede facilitarse adoptando algunas mejores prácticas:

1. Desarrolle un plan integral para la transición. Las empresas que desarrollaron un plan de acción para la transición tuvieron mejor resultado que aquellas que no lo hicieron. Involucre a equipos de finanzas y contabilidad, líderes empresariales y gerentes que supervisan arrendamientos en el desarrollo del plan, para evaluar con precisión las obligaciones de arrendamiento actuales y futuras.
2. Anticipe y evalúe complejidades. La transición a ASC 842 está llena de complejidad por sí sola. Una vez que se añaden las complejidades adicionales de los arrendamientos de transporte y logística, la situación se vuelve aún más desafiante. Inicie la transición temprano y aproveche los expedientes prácticos disponibles para lograr el cumplimiento más pronto.
3. Evite tropiezos comunes. Algunos de los tropiezos más comunes incluyen identificar arrendamientos incrustados, determinar tasas de endeudamiento incrementales y venta-arrendamiento posterior. Planee dedicar una cantidad significativa de tiempo administrativo a identificar arrendamientos incrustados, tasas de endeudamiento incrementales para todos los arrendamientos y la precisión de las transacciones de venta-arrendamiento posterior.
4. Invierta en nuevos sistemas «contabilidad primero» que puedan escalar con usted a medida que su empresa crece. Los primeros adoptantes en empresas públicas de transporte y logística reportaron tecnología anticuada o totalmente defectuosa como un gran problema en el cumplimiento contable de arrendamientos, introduciendo riesgo en los estados financieros. De hecho, los errores en el software fue una de las razones principales por las que AICPA instó a FASB a extender el plazo para ASC 842 para empresas privadas.

Una de las razones por las que se cometen estos errores es la ausencia de un enfoque «contabilidad primero». Muchos de los sistemas de arrendamiento existentes que afirman manejar los nuevos estándares contables de arrendamiento son sistemas de administración de arrendamientos que rápidamente agregaron capacidades contables para vender más software. Las empresas están encontrando problemas con los sistemas porque no fueron construidos como sistemas de contabilidad primero. Busque soluciones de software de contabilidad de arrendamientos que sean creadas por proveedores de software contable y fiscal de renombre que tengan expertos en contabilidad y fiscal en plantilla.

ASC 842 llegó para quedarse. Aunque los cambios contables son el impacto más obvio para las empresas de transporte y logística, no son el único impacto. Toda la industria necesitará aprender una nueva forma de hacer negocios, ya que los cambios afectarán la presupuestación, negociaciones de contratos, estados financieros, procesos y controles internos, sistemas y recopilación y reporte de datos. Esta es una oportunidad para remodelar y mejorar la forma en que funcionan los negocios de transporte y logística para una gestión de arrendamientos más ágil, precisa y eficiente y éxito continuo.

Adam Schrom es Gerente Senior en Bloomberg Tax & Accounting.