Seis Formas Poderosas en que RPA, OCR y PLN Transforman la Eficiencia Empresarial

¡Sorpresa! Un robot de software puede asistirte con RPA, OCR y PLN

Los ejecutivos de negocio siempre han buscado formas más eficientes de hacer las cosas, pero una de las diferencias ahora comparado con eras pasadas es que tienen comparativamente más tecnologías a su disposición.

La automatización robótica de procesos (RPA), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento del lenguaje natural (PLN) son algunos ejemplos de tecnologías más nuevas que afectan positivamente a los negocios. Aquí está cómo.

Uno: La RPA ayuda a las empresas a lograr más con menos miembros de equipo

Una excelente configuración de RPA es donde una empresa automatiza exitosamente numerosos procesos desplegando bots que se complementan y liberan a humanos para hacer otras cosas. La RPA puede automatizar tanto procesos frente al cliente como los que ocurren en segundo plano, pero la clave para que la tecnología rinda es desplegarla estratégicamente.

En un caso de estudio involucrando a Zurich, una compañía de seguros global, la empresa estableció una meta de hacer más de $1 mil millones en mejoras de costos para 2018. Creía que la RPA era la forma de hacerlo. En solo seis semanas, EY, la entidad que entregó la solución de RPA, recortó costos para algunos procesos existentes. En última instancia, el uso de RPA dio a los miembros del equipo un 25% más de capacidad para tareas adicionales.

La RPA bien hecha permite a las empresas mantener sus costos bajos mientras dan a sus trabajadores más oportunidades para abordar otras necesidades para sus empleadores.

Dos: OCR acelera el procesamiento de facturas

El OCR puede interpretar los caracteres en documentos basados en papel y convertirlos en formatos digitales. Esa capacidad resulta invaluable para empresas que reciben regularmente facturas en papel y quieren subirlas a bases de datos digitalizadas mientras evitan horas de entrada manual de datos. Como tal, un profesional contable podría escanear una factura física en una interfaz de software OCR, luego dejar que la tecnología detecte los caracteres en la página.

Este caso de uso aplica tanto a empresas grandes como pequeñas. Puede quitar la carga de los profesionales contables que trabajan en pequeñas empresas y se sienten perpetuamente agobiados por sus deberes diarios pero también aumentar productividad en grandes entidades.

Cuatro de las entidades más grandes de PepsiCo en Europa aún requerían que personas ingresaran datos de facturas e información de notas de crédito a mano, pero el OCR mejoró el proceso existente. Una prueba de tres meses de la tecnología involucró 40,000 páginas de contenido representando cinco idiomas. Representantes de PepsiCo reportaron que la tecnología funcionó sin problemas a pesar del tamaño del proyecto y la naturaleza multilingüe del contenido. Hizo que la empresa buscara formas de implementar procesos similares impulsados por OCR en todo el mundo debido a la eficiencia lograda.

Tres: PLN mejora métodos de contratación

Las personas que contratan para puestos abiertos tienen su trabajo cortado, especialmente cuando buscan llenar roles ultra-competitivos que podrían tener cientos de candidatos. Muchos profesionales de recursos humanos usan herramientas de filtrado para reducir el campo de candidatos y ver cuáles son más adecuados para el trabajo y la empresa en general. Algunos descubrieron que el PLN podría acelerar sus prácticas de contratación.

Por ejemplo, plataformas de PLN ofrecen formas de automatizar cuestionarios de pre-selección que reciben los candidatos una vez que gerentes de recursos humanos los ponen en listas cortas. Todavía es necesario crear encuestas, pero las personas a cargo de contratación obtienen datos de PLN obtenidos de cuando los candidatos llamaban a un número de teléfono predeterminado y daban respuestas verbales a las preguntas planteadas.

La tecnología puede captar cosas que los trabajadores de recursos humanos podrían perder, como palabras clave que podrían indicar que una persona es un ajuste mejor que el promedio para un rol. También es posible para usuarios entrar en dashboards dedicados que les muestran detalles específicos sobre las métricas.

Cuatro: La RPA ayuda a las empresas a identificar clientes potencialmente riesgosos

Además de ayudar a las empresas a hacer más, la RPA podría jugar un papel instrumental en reducir sus riesgos. Muchos bancos han implementado RPA para ayudarles a cumplir con regulaciones de la industria financiera relacionadas con lucha contra fraude y lavado de dinero. Si las instituciones financieras no toman medidas para identificar clientes asociados con esas actividades ilegales y mitigar los riesgos causados, multas y otros costos sustanciales podrían resultar.

Las plataformas de RPA recopilan y analizan regularmente datos de clientes, incluyendo realizar lo que se conoce como debida diligencia mejorada en clientes con presencias en medios o políticas. Los empleados siguen presentes en el proceso de filtrado, pero les resulta mucho más fácil cumplir demandas regulatorias que sin la ayuda de la RPA.

En un caso involucrando un banco canadiense, la empresa vio $750,000 en ahorros de costos en seis meses después de desplegar RPA. Logró esos ahorros incluso después de reducir el tamaño del equipo responsable de filtrados.

Cinco: OCR agiliza necesidades de viaje

El OCR puede hacer los viajes de negocio más fructíferos para organizaciones de varias formas reduciendo la probabilidad de molestias comunes. En algunos aeropuertos, las personas pueden insertar sus pasaportes en lectores OCR que capturan detalles personales y de viaje para agilizar el proceso de pasar aduanas reduciendo la necesidad de esperar en línea para procesamiento manual.

Google tiene una función en su app Translate que traduce texto de señales o notas escritas a mano una vez que las personas toman fotos de ellas. Ese método es probablemente sustancialmente más rápido —y menos vergonzoso— que hojear frenéticamente un libro de frases.

El OCR funciona bien para ayudar a viajeros de negocio a confirmar gastos relacionados con excursiones para sus empleadores también. Algunas apps de smartphone permiten tomar una foto de un recibo para importar automáticamente la información de él en una plataforma de reporte dedicada.

Seis: PLN asiste con medición de sentimiento del cliente

La investigación indica que la mayoría de personas que llaman a números de servicio al cliente no obtienen la ayuda que necesitan. Cuando eso pasa, muchos se frustran tanto que deciden dar su negocio a otras empresas. Afortunadamente, la tecnología PLN podría prevenir que las personas alcancen tal nivel de frustración. Existen soluciones que miden aspectos como el tono de voz de una persona, su volumen al hablar y las palabras que usan durante una conversación.

Algunas plataformas dan a agentes de call center retroalimentación en tiempo real sobre cómo asistir mejor a esas personas y calmarlas antes de que la angustia alcance un punto de ebullición. Sin embargo, hacer la tecnología PLN maximalmente valiosa para medir sentimiento del cliente significa asegurar que el sistema entienda el contexto detrás de ciertas palabras en relación a una empresa.

Por ejemplo, si una persona llama a una empresa de viajes y dice «frontier», la tecnología necesita saber que la palabra probablemente se refiere a Frontier Airlines, no a tierra fronteriza o una de las otras definiciones ampliamente aceptadas, no de marca, para la palabra.

Cuando las empresas tratan frecuentemente con clientes por teléfono y quieren sobresalir midiendo cómo se siente cada uno, el PLN podría ayudarles a obtener resultados positivos.

Estas tecnologías pueden satisfacer necesidades identificadas

Esta lista demuestra cómo aplicaciones apropiadas de estas tecnologías avanzadas pueden ayudar a los negocios a obtener los resultados que buscan. Sin embargo, siempre es necesario para esos establecimientos determinar qué problemas necesitan resolver antes de invertir en cualquiera de las opciones descritas dentro de estos ejemplos.