Automatización inteligente:Construyendo la fuerza laboral financiera digital del mañana

La automatización inteligente puede construir una fuerza laboral financiera digital del mañana donde la colaboración entre trabajadores digitales y físicos resulte en una mayor capacidad organizativa y empoderamiento de los empleados.

Las tecnologías de captura y flujo de trabajo multicanal han recorrido un largo camino para ayudar a las empresas de contabilidad y los departamentos financieros de muchas industrias a hacer que los datos funcionen para sus negocios y no en su contra. Pero solo llegan hasta cierto punto, y es por eso que existe la necesidad de una automatización inteligente.

Con la automatización de procesos financieros, las organizaciones ahora pueden optimizar y acelerar los ciclos de compra a pago, pedido a cobro y registro a informe al capturar y extraer información de cualquier fuente, enrutarla automáticamente a un flujo de trabajo de aprobación y transferir información. en el sistema de registro. Sin embargo, aunque el sistema ERP es el núcleo poderoso de las operaciones financieras de sus clientes, tiene sus limitaciones.

La mayoría de las organizaciones todavía se ven obligadas a asignar empleados para abordar el trabajo manual que requiere mucho tiempo para procesar información de fuentes de terceros o para manejar aquellas tareas que son exclusivas de su negocio. Por lo tanto, incluso si ya se ha implementado la automatización de procesos financieros, es probable que existan brechas significativas en el flujo de trabajo y puntos ciegos que pueden debilitar la toma de decisiones y, en última instancia, tensar las relaciones entre clientes y proveedores.

La automatización de procesos financieros es solo una parte de la ecuación

Supongamos que una organización ha adoptado tecnología de automatización de procesos financieros y tal vez ha creado arquitecturas orientadas a servicios para permitir que las aplicaciones funcionen juntas. Aunque estos sistemas pueden adquirir datos de múltiples fuentes, mejorar y entregar adecuadamente la información probablemente requiera algunas habilidades de TI significativas. El desafío se complica aún más cuando se trata de procesos de automatización que abarcan aplicaciones empresariales internas y sistemas de clientes y socios externos, sitios web, servicios en línea, etc.

El resultado final:las soluciones de automatización de procesos financieros simplemente no están diseñadas para vincularse a múltiples fuentes internas y externas dispares para acceder o integrar datos, o la miríada de otras tareas manuales que son exclusivas de una empresa.
Lo que complica aún más las cosas es el hecho de que a medida que crece un negocio, con más datos, aumenta la complejidad; es fácil volver a agregar más recursos para abordar los problemas. Pero hay una mejor manera que enviar a la gente al problema o invertir en un costoso desarrollo personalizado para tratar de evitar el ERP.

Cierre las brechas de automatización de procesos con RPA y automatización inteligente

Ingrese a la automatización de procesos robóticos (RPA), una capacidad poderosa que parece diseñada específicamente para cerrar las brechas de automatización en los procesos financieros y contables.

RPA está diseñado para servir como complemento, no como reemplazo, de un flujo de trabajo de automatización de finanzas y contabilidad existente y puede escalar para satisfacer las necesidades de cualquier empresa de contabilidad o departamento de finanzas organizacionales. Debido a que RPA se asienta sobre la tecnología existente de una organización, funciona bien con los sistemas centrales instalados y se puede implementar rápidamente para minimizar la interrupción operativa del negocio diario. RPA usa robots de software para imitar acciones específicas basadas en reglas que una persona realiza mientras trabaja en una computadora (pero con un 100 % de precisión) y es ideal para cubrir esas tareas restantes dentro de flujos de trabajo que históricamente han sido difíciles de automatizar.

Caso de uso:procesamiento de facturas

Un proveedor global de telecomunicaciones recibía 1000 piezas de correo todos los días en AP, en su mayoría relacionadas con facturas, y dependían de procesos manuales ineficientes.

Antes de la automatización de procesos:

• 14 días para procesar una factura (en promedio)
• 2-3 % de recargos por pagos atrasados ​​después de la incapacidad frecuente de cumplir con los términos de pago del proveedor

Ahora, docenas de robots de software recuperan 9000 facturas al mes de 30 sitios web de proveedores y envían los datos a los sistemas financieros, listos para su procesamiento y pago.

Después de la automatización de procesos:

• 1-2 días para procesar una factura
• 400% de aumento en la productividad

RPA funciona dentro de los sistemas empresariales, en aplicaciones de escritorio como Microsoft Excel y en fuentes externas como sitios web y portales web, por ejemplo, iniciar sesión en un portal de proveedores para recopilar información o copiar e ingresar datos entre aplicaciones. Cuando considera todo el espectro de finanzas y contabilidad, podría haber de cientos a cientos de miles de tareas interdependientes basadas en reglas que deben realizarse en el mismo orden, una y otra vez.

Aquí es donde brilla RPA.

En resumen, RPA permite a las organizaciones delegar las tareas manuales propensas a errores y que consumen mucho tiempo a los robots, y eleva a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas y de mayor valor. Exactamente dónde se aplica mejor RPA dentro de una organización o departamento en particular dependerá de sus prioridades actuales más apremiantes y objetivos a largo plazo.

Caso de uso:Procure-to-pay

Un proveedor de transporte de primer nivel permitió a los clientes solicitar recogidas por correo electrónico; sin embargo, a los CSR se les asignó la tarea de volver a ingresar manualmente los detalles del envío de los correos electrónicos en una aplicación de programación interna, así como en el portal del remitente.

Antes de la automatización de procesos:

• Acceda manualmente a más de 70 portales de socios, con diferentes inicios de sesión, navegación, transacciones e informes
• Costo prohibitivo:cada CSR apenas podría atender a 1 cliente premium

RPA lee automáticamente los correos electrónicos, extrae los detalles, los ingresa en la aplicación de programación y los publica en el portal del remitente segundos después del correo electrónico inicial.

Después de la automatización de procesos :

• Se elimina el 100 % del trabajo manual y rutinario
• Entre el 90 % y el 95 % del tiempo de los empleados se recupera para trabajos de mayor valor.
• Sin costosos errores de transcripción

Automatización inteligente:cumplir la promesa de una verdadera transformación digital integral

A menudo, cuando se les pide a sus clientes que evalúen sus prioridades de automatización, surge una pregunta:¿Qué pasa si quiero ir más allá de cerrar las brechas de tareas manuales en mi flujo de trabajo con RPA y llevar mis procesos al siguiente nivel de optimización y productividad?

Está claro que los robots de software de 'incorporación' como fuerza de trabajo digital para manejar las tareas repetitivas basadas en reglas que agotan el tiempo crítico de los empleados y la capacidad intelectual continúan demostrando su valor. Sin embargo, muchas organizaciones están descubriendo que sus operaciones comerciales se vuelven cada vez más complejas debido a la gran cantidad de datos no estructurados que se encuentran en documentos y correos electrónicos, transacciones móviles, firmas electrónicas, manejo de excepciones, autenticación/validación biométrica, administración de casos y comunicaciones con los clientes.

Abordar estas complejidades de procesos y datos requiere una plataforma de automatización inteligente unificada de última generación que combina análisis y tecnologías cognitivas con RPA para automatizar más procesos de un extremo a otro, al mismo tiempo que genera un mayor valor:

Considere el siguiente ejemplo del marco de automatización inteligente que optimiza un proceso típico de finanzas y contabilidad:

• Antes de la automatización inteligente, un empleado ingresa las facturas o las órdenes de venta manualmente; esto es inherentemente lento e introduce el riesgo de errores humanos y retrasos significativos.
• Un marco de automatización inteligente ingiere los datos (cualquier formato); clasifica y extrae automáticamente los datos; integra la información con el ERP (SAP, Oracle, etc.); analiza el rendimiento no solo de las capacidades de la plataforma y si se ejecutaron según lo previsto, sino que proporciona información sobre el proceso de facturación o de pedidos de ventas; y brinda esos conocimientos en tiempo real a los ejecutivos en el formato exacto que desean recibir para optimizar el rendimiento financiero y operativo.

Una institución de servicios financieros redujo los costos de procesamiento de facturas en un 75 %, lo que generó $1,3 millones en ahorros de costos operativos anuales con la automatización inteligente.

El resultado final es un flujo de trabajo de proceso verdaderamente automatizado que conecta el back office con el front office. Los clientes están facultados no solo para escalar, sino también para medir los beneficios y el ROI de su implementación de automatización de procesos.

Ahí radica el poder real de una plataforma de automatización inteligente:construir una fuerza laboral financiera digital del mañana donde la colaboración entre trabajadores digitales y físicos da como resultado una mayor capacidad organizativa y empoderamiento de los empleados.

Chris Huff es el CSO de Kofax. Desarrolla e impulsa las iniciativas estratégicas globales de la empresa, el liderazgo intelectual en automatización inteligente y la integración horizontal multifuncional.