Aproveche la automatización inteligente para construir la fuerza laboral digital de finanzas del mañana

La automatización inteligente puede construir una fuerza laboral digital de finanzas del mañana donde la colaboración entre trabajadores digitales y físicos resulta en mayor capacidad organizativa y empoderamiento de los empleados.

Las tecnologías de captura multicanal y flujos de trabajo han recorrido un largo camino ayudando a firmas contables y departamentos de finanzas en muchas industrias a hacer que los datos trabajen para sus negocios y no en su contra. Pero solo llegan hasta cierto punto, y por eso existe la necesidad de automatización inteligente.

Con la automatización de procesos financieros, las organizaciones ahora pueden agilizar y acelerar los ciclos de compra-a-pago, orden-a-cobro y registro-a-informe capturando y extrayendo información de cualquier fuente, enrutándola automáticamente a un flujo de trabajo de aprobación, y transfiriendo información al sistema de registro. Sin embargo, aunque el sistema ERP es el núcleo poderoso de las operaciones financieras de sus clientes, tiene sus limitaciones.

La mayoría de las organizaciones aún se ven obligadas a asignar empleados para abordar el trabajo manual que consume tiempo para procesar información de fuentes de terceros o para manejar esas tareas que son únicas para su negocio. Por lo tanto, incluso si la automatización de procesos financieros ya se ha implementado, es probable que haya brechas significativas en el flujo de trabajo y puntos ciegos que pueden debilitar la toma de decisiones y, en última instancia, tensar las relaciones con clientes y proveedores.

La automatización de procesos financieros es solo parte de la ecuación

Supongamos que una organización ha adoptado tecnología de automatización de procesos financieros y quizás ha construido arquitecturas orientadas a servicios para permitir que las aplicaciones trabajen juntas. Aunque estos sistemas pueden adquirir datos de múltiples fuentes, mejorar y entregar adecuadamente la información probablemente requiera algunas habilidades de TI significativas. El desafío se complica aún más al tratar con la automatización de procesos que abarcan aplicaciones empresariales internas y sistemas, sitios web, servicios en línea de socios y clientes externos, y así sucesivamente.

La conclusión: las soluciones de automatización de procesos financieros simplemente no están diseñadas para vincularse a múltiples fuentes internas y externas dispares para acceder o integrar datos, o la miríada de otras tareas manuales que son únicas para un negocio.
Complicando aún más las cosas está el hecho de que a medida que un negocio crece, con más datos viene más complejidad; es fácil revertir a añadir más recursos para abordar los problemas. Pero hay una forma mejor que echarle gente al problema o invertir en desarrollo personalizado costoso para intentar sortear el ERP.

Cubra las brechas de automatización de procesos con RPA y automatización inteligente

Entra la automatización de procesos robóticos (RPA), una capacidad poderosa que parece hecha a medida para cubrir las brechas de automatización en procesos de finanzas y contabilidad.

La RPA está diseñada para servir como complemento —no reemplazo— a un flujo de trabajo de automatización de finanzas y contabilidad existente y puede escalar para satisfacer las necesidades de cualquier firma contable o departamento de finanzas organizacional. Como la RPA se sitúa sobre la tecnología existente de una organización, funciona bien con sistemas centrales instalados y puede implementarse rápidamente para minimizar la interrupción operativa del negocio diario. La RPA usa robots de software para imitar acciones específicas basadas en reglas que una persona realiza mientras trabaja en una computadora (pero con 100% de precisión) y es ideal para cubrir esas tareas restantes dentro de flujos de trabajo que históricamente han sido difíciles de automatizar.

Caso de uso: Procesamiento de facturas

Un proveedor global de telecomunicaciones recibía 1.000 piezas de correo al día en cuentas por pagar, mayormente relacionadas con facturas, y dependían de procesos manuales ineficientes.

Antes de la automatización de procesos:

• 14 días para procesar una factura (en promedio)
• 2-3% de recargos por mora tras frecuente incapacidad para cumplir plazos de pago a proveedores

Ahora, docenas de robots de software recuperan 9.000 facturas/mes de 30 portales de proveedores y entregan los datos a sistemas financieros, listos para procesamiento y pago.

Después de la automatización de procesos:

• 1-2 días para procesar una factura
• Aumento del 400% en productividad

La RPA funciona dentro de sistemas empresariales, en aplicaciones de escritorio como Microsoft Excel, y a través de fuentes externas como sitios web y portales web —por ejemplo, iniciando sesión en un portal de proveedor para recopilar información o copiando e introduciendo datos entre aplicaciones. Cuando considera todo el espectro de finanzas y contabilidad, podría haber desde cientos hasta cientos de miles de tareas interdependientes basadas en reglas que necesitan realizarse en el mismo orden, una y otra vez.

Aquí es donde la RPA brilla.

En resumen, la RPA permite a las organizaciones delegar las tareas manuales que consumen tiempo y son propensas a errores a los robots, y elevar a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas y de mayor valor. Exactamente dónde se aplica mejor la RPA dentro de una organización o departamento particular dependerá de sus prioridades actuales más urgentes y objetivos a largo plazo.

Caso de uso: Compra-a-pago

Un proveedor de transporte premier permitía a los clientes solicitar recogidas por email; sin embargo, los CSR tenían la tarea de volver a introducir manualmente los detalles del envío desde los emails a una aplicación de programación interna, así como al portal del remitente.

Antes de la automatización de procesos:

• Acceso manual a 70+ portales de socios—con diferentes inicios de sesión, navegación, transacciones e informes
• Costoso: Cada CSR apenas podía atender a 1 cliente premium

La RPA lee automáticamente los emails, extrae detalles, los introduce en la aplicación de programación y los publica en el portal del remitente en segundos desde el email inicial.

Después de la automatización de procesos:

• 100% del trabajo manual rutinario eliminado
• 90% a 95% del tiempo del empleado recuperado para trabajo de mayor valor.
• Sin costosos errores de transcripción

Automatización Inteligente: Realizando la promesa de verdadera transformación digital de extremo a extremo

A menudo, cuando se pide a sus clientes que evalúen sus prioridades de automatización, surge una pregunta: ¿Qué pasa si quiero ir más allá de cubrir las brechas de tareas manuales en mi flujo de trabajo con RPA y llevar mis procesos al siguiente nivel de optimización y productividad?

Está claro que "incorporar" robots de software como fuerza de trabajo digital para manejar las tareas repetitivas basadas en reglas que consumen tiempo crítico y poder cerebral de los empleados sigue demostrando su valor. Sin embargo, muchas organizaciones están descubriendo que sus operaciones de negocio se vuelven cada vez más complejas debido a las grandes cantidades de datos no estructurados encontrados en documentos y emails, transacciones móviles, firmas electrónicas, manejo de excepciones, autenticación/validación biométrica, gestión de casos y comunicaciones con clientes.

Abordar estas complejidades de proceso y datos requiere una plataforma de automatización inteligente unificada de próxima generación que agrupe analíticas y tecnologías cognitivas con RPA para automatizar más procesos de extremo a extremo, mientras impulsa mayor valor:

Considere el siguiente ejemplo del marco de automatización inteligente optimizando un proceso típico de finanzas y contabilidad:

• Antes de la automatización inteligente, un empleado introduce facturas u órdenes de venta manualmente; esto es inherentemente lento e introduce el riesgo de errores humanos y retrasos significativos.
• Un marco de Automatización Inteligente ingiere los datos (cualquier formato); clasifica y extrae automáticamente los datos; integra la información con el ERP (SAP, Oracle, etc.); analiza el rendimiento no solo de las capacidades de la plataforma y si se ejecutaron como se pretendía, sino que proporciona insights sobre el proceso de facturación o orden de venta; y entrega esos insights en tiempo real a los ejecutivos en el formato exacto que quieren recibir para optimizar el rendimiento financiero y operativo.

Una institución de servicios financieros redujo los costes de procesamiento de facturas en un 75%, generando 1,3 millones de dólares en ahorros operativos anuales con Automatización Inteligente.

El resultado final es un flujo de trabajo de proceso verdaderamente automatizado que conecta la oficina trasera con la oficina delantera. Los clientes están facultados no solo para escalar, sino también para medir los beneficios y ROI de su despliegue de automatización de procesos.

Ahí reside el verdadero poder de una plataforma de automatización inteligente: construir una fuerza laboral digital de finanzas del mañana donde la colaboración entre trabajadores digitales y físicos resulta en mayor capacidad organizativa y empoderamiento de los empleados.

Chris Huff es CSO de Kofax. Desarrolla e impulsa las iniciativas estratégicas globales de la empresa, liderazgo de pensamiento en automatización inteligente e integración horizontal cross-funcional.