Acelera la Transformación Digital con el Volante de Automatización: Construye un Programa Auto-sostenible

Como alguien afortunado de pasar tiempo con líderes de automatización de grandes empresas, he notado una nueva tendencia emergiendo.

En este momento, están hablando de cómo escalar sus programas de automatización más allá de los cuellos de botella de procesos más obvios que probaron que el RPA es real. Sin embargo, muchas empresas no saben diseñar sistemáticamente un sistema para descubrir qué automatizar a continuación.

Pero hay una nueva forma de gestionar la automatización que puede ayudarte a cruzar el abismo y crear un programa auto-sostenible. En este post te guío a través del concepto del «volante de automatización» y te ayudo a entender cómo está ayudando a los innovadores a escalar sus programas más rápido.

El concepto de volante se ha vuelto popular en los últimos años en la literatura empresarial. Quizás el ejemplo más famoso es el volante de Amazon, que la empresa mapeó en 2001. Como se describe en el libro de Brad Stone, The Everything Store.

Se ve algo así:

Fuente

El volante de automatización es un patrón similar que describe cómo el consumo de automatización lleva a nuevas ideas para automatización, y en última instancia la creación de automatizaciones por usuarios finales que alimentan el programa y hacen girar el volante aún más rápido. Al hacerlo, hay aún mayor impulso para la automatización a medida que se vuelve más extendida en la organización.

Aquí tienes una vista de cómo se ve el volante de automatización.

Esta es solo la imagen final con todos los elementos juntos. Mira el video, te mostrará cómo aplicarlo a tu empresa. Luego vuelve al post y explicaré qué está pasando con más detalle.

Ok, vamos a recorrer esto paso a paso.

Paso 1: El centro de excelencia (CoE) construye automatizaciones

El volante empieza con un enfoque top-down con un equipo centralizado construyendo automatizaciones para la empresa en general. Las automatizaciones se eligen por la escala de impacto y ROI que tienen en la organización.

Los procesos seleccionados para automatización suelen tener cuellos de botella bien conocidos. Típicamente ocurren frecuentemente, tienen baja varianza en ejecución y son fácilmente automatizables. Estos tipos de automatización son la fruta madura al alcance para el CoE. Traen enorme valor.

El proceso de determinar qué tareas automatizar usualmente involucra algún tipo de análisis de ROI. En el pasado esto a menudo se hacía en una hoja de cálculo; hoy, los clientes usan UiPath Automation Hub, que tiene todas las herramientas necesarias para analizar ideas de automatización.

Un ejemplo simple de automatización top-down es el procesamiento de facturas. Pagar una factura de proveedor es una tarea frecuente, ocurre quizás decenas de miles de veces al mes. Hay muy poco valor añadido en hacer el trabajo, y es rutinario.

A nadie le gusta procesar facturas, pero es un trabajo que debe hacerse. El CoE calcula el valor de cada automatización potencial, y las apila en ranking para decidir en qué trabajar.

Estas automatizaciones de procesos tempranas son típicamente automatizaciones desatendidas. Las automatizaciones desatendidas a menudo corren en segundo plano sin interacción de usuario pero ponen el volante en movimiento.

Paso 2: El CoE proporciona automatización a los empleados

Luego, las empresas crean automatizaciones atendidas. Estas se entregan a los escritorios de los empleados vía UiPath Assistant. Las automatizaciones son iniciadas por o trabajadas en tándem con el empleado.

Por ejemplo, imagina un contact center donde una vez un agente empieza a hablar con un cliente, un robot navega por los diversos sistemas para recopilar toda la información sobre el cliente (ej. su última compra, estado de envío actual). Antes del RPA, los agentes tenían que trabajar en muchos sistemas diferentes mientras hablaban con un cliente para traer estos datos, pero con una automatización atendida, un robot puede hacerlo todo por ellos.

Paso 3: Los empleados usan la automatización

Una vez distribuidas, los empleados simplemente empiezan a usar las automatizaciones.

Trabajar con robots típicamente lleva a un momento de epifanía para los empleados. Antes de esta experiencia podrían haber tenido miedo a los robots de software o no entendían cómo debían trabajar con automatizaciones. Pero una vez que empiezan a ver cómo las automatizaciones hacen su vida más fácil, empiezan a adoptarlas más fácilmente.

Lo que pasa a continuación es cómo el volante empieza a ganar impulso.

Paso 4: Los empleados envían ideas al CoE

Una vez que los empleados entienden cómo funcionan las automatizaciones y cómo una automatización mejora una parte de su trabajo, quieren más. Quieren automatizaciones para otras partes de su trabajo. Ven que nadie fue despedido (los robots no quitaron sus trabajos), así que se sienten cómodos y empiezan a compartir ideas para procesos que pueden automatizarse.

Digamos, por ejemplo, que soy un gerente de departamento y el CoE me ha dado un robot para recopilar datos diarios de muchos sistemas e importar los datos para crear un reporte en Microsoft Excel. Amo mi Robot de Reportes. Quiero más robots como ese. Tengo algunas ideas que comparto con mi CoE.

Por ejemplo, después de que el CoE desplegó las primeras cinco automatizaciones en State Auto Insurance Companies, los empleados volvieron con una lista de más de cien ideas para automatizaciones que reemplacen trabajo mundano que ya no querían hacer.

Paso 5: El CoE construye automatizaciones

Gracias a las sugerencias de los empleados, el CoE tiene nuevas ideas para automatizaciones a construir. Ideas que nunca habrían pensado. Pero son ideas de automatización de procesos con tremendo potencial. El CoE analizará las ideas de automatización y construirá las que tengan el mayor ROI.

Como ves, volvemos al inicio. Despliegan esas automatizaciones a los empleados y el volante de automatización sigue cogiendo velocidad.

A medida que el volante de automatización empieza a coger velocidad, los beneficios del programa empiezan a emerger claramente:

• Productividad aumentada
• Empleados más felices
• Clientes más satisfechos

Viendo el valor y ROI, la empresa invierte aún más en el programa de automatización y la rueda sigue girando.

Entonces, algo asombroso ocurre.

Hay un breakthrough que dispara otra marcha al volante. Algunos empleados se enamoran tanto de las posibilidades de la automatización que empiezan a trastear con automatizaciones de procesos ellos mismos. Construyen automatizaciones para mejorar sus propios flujos de trabajo personales. Miran cómo trabajan y ven 10 minutos aquí, o 20 minutos allá, que pueden ahorrarse con robots de software haciendo el trabajo por ellos.

Paso 6: Los desarrolladores ciudadanos construyen sus propias ideas

Estos empleados, que suelen ser un poco más expertos técnicamente, son conocidos como desarrolladores ciudadanos. Descargan UiPath StudioX y empiezan a crear. StudioX es una herramienta no-code que hace fácil para desarrolladores ciudadanos automatizar sus tareas mundanas. No toma mucho aprender a hacer esto. La mayoría de la gente está lista para ir tras un solo día de entrenamiento.

Ahora, sus robots están cargados tanto con las automatizaciones proporcionadas por la empresa como con las que ellos mismos construyeron. Por ejemplo, pueden tener la automatización de procesamiento de facturas descrita anteriormente, una automatización de 'inicia mi día' que les loguea en todas sus aplicaciones y organiza su calendario, y luego unas pocas automatizaciones menores únicas para ellos.

Paso 7: Envían el código al CoE

Para asegurar que son seguros y protegidos, las automatizaciones personalizadas se registran en el CoE.

Paso 8: El CoE gobierna las automatizaciones

El CoE también aplicará otras formas de gobernanza. Por ejemplo, añadirán funcionalidad si es necesario o ajustarán para coincidir con mejores prácticas. También evaluarán la utilidad de las automatizaciones para otros. Y aquí es donde hacemos girar el volante de automatización aún más rápido.

Paso 9: El CoE proporciona automatizaciones a los empleados

Cuando un desarrollador ciudadano crea una automatización que puede distribuirse en toda la empresa, entonces el volante coge otra marcha. El CoE está generando ideas y construyendo automatizaciones para todos, los empleados están enviando ideas para que el CoE construya, y ahora tienes empleados construyendo automatizaciones también.

Esto puede tener un impacto masivo en la organización. Por ejemplo, Nielsen acaba de distribuir una automatización a 3.000 empleados que fue originalmente creada por un empleado en Polonia para sí mismo.

En este punto, el programa de automatización está zumbando. El fenómeno del volante está ayudando a aflorar un número masivo de ideas de automatización, y el desarrollo de robots se extiende por la empresa mientras los empleados entran en el juego sugiriendo ideas y construyendo sus propias automatizaciones.

El volante permite que el RPA se convierta en el acelerador de la transformación digital a medida que el trabajo se convierte de flujos de trabajo manuales, cross-aplicación, impulsados por humanos a flujos de trabajo digitalizados, automatizados, orquestados por humanos. La empresa ha evolucionado, y las viejas formas de trabajar son recuerdos lejanos. Lo más importante, los retos de escalar programas de automatización y cruzar el abismo se han ido. Todo se sostiene solo.

No profundizamos demasiado en productos aquí en este post. En su lugar nos enfocamos en el concepto. Sin embargo, volveré con una parte dos que muestra cómo la plataforma UiPath puede ayudarte a poner tu volante en marcha.

¿Listo para crear un volante de automatización en tu empresa? Contáctanos para saber cómo podemos ayudar.

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