Construir y mantener un pipeline consistente de oportunidades RPA de alto ROI

A medida que las iniciativas RPA avanzan en una organización, pasa de automatizar una tarea simple a procesos grandes y complejos.

La automatización robótica de procesos (RPA) se ha vuelto un nombre muy común entre proveedores de servicios digitales (DSPs) y todos han visto sus beneficios de una forma u otra. Pero, escalar RPA a través de la organización es un juego diferente y resulta ser una tarea altamente desafiante para las organizaciones. El Informe Global de Robótica 2018 de Deloitte dice que el 80 % de las organizaciones implementando RPA estaban contentas con los resultados, pero solo el 1 % pudo escalar considerablemente en el último año (50+ bots en un año).

Una de las razones principales de este desafío es la incapacidad para identificar los casos de uso correctos para automatización después de las primeras implementaciones exitosas. La falta de visibilidad de extremo a extremo en procesos complejos y grandes agrava este problema.

A continuación se mencionan una serie de técnicas que pueden ayudar a crear y mantener un flujo constante de procesos listos para RPA según el nivel de madurez de DSP:

Técnicas de generación de demanda según madurez de implementación RPA de DSPs

Entendamos cada una en detalle:

Análisis Integral

El análisis integral ayuda a identificar oportunidades RPA de alto valor para DSPs que recién adoptan RPA y están en etapas tempranas de su viaje. Toma en consideración el nivel de madurez, la proporción de procesos hechos internamente vs. externalizados, y cualquier o todos los detalles de procesos disponibles. Tiene dos enfoques:

Basado en los resultados combinados de estos enfoques, se realizan talleres de solución conjunta. Aquí es donde tanto los equipos de liderazgo de TI como de negocio están involucrados para reducir procesos prospectivos y crear proyección ROI y hoja de ruta de automatización. El objetivo de esta técnica es entregar documentos de proceso (Tal-Como-Es y A-Ser), oportunidades de mejora de proceso, oportunidades de automatización y arquitectura y proyección de costes de automatización.

Talleres de Design Thinking

A medida que las iniciativas RPA avanzan en una organización, pasa de automatizar una tarea simple a procesos grandes y complejos. Tales procesos atraviesan múltiples equipos y unidades de negocio. Por ejemplo; validación de cotizaciones y facturas, estado de orden de trabajo de servicio, notificaciones de servicio de promociones, etc. Esto causa falta de visibilidad de extremo a extremo del proceso a través de unidades de negocio, llevando a análisis incompleto. Además, en tales procesos, muchas ineficiencias ocurren en la etapa de traspaso en lugar de en la etapa de equipo aislado.

El taller de design thinking reúne un conjunto diverso de stakeholders, de TI y unidades de negocio, y obtiene su apoyo y consenso para iniciativas RPA. Les permite obtener una vista holística de ojo de pájaro de operaciones organizacionales e idear estrategia de automatización mientras colaboran entre sí. Las técnicas usadas son:

• Clúster de afinidad — casos de uso sugeridos durante entrevistas de foco se mapean visualmente en las paredes en clústeres de áreas funcionales similares
• Diagramación de experiencia — equipos desarrollan mapas de proceso capturando personas clave, puntos de paso, & sistemas. Terminología Rosa/Espino/Brote se usa para resaltar problemas y oportunidades

Minería de Procesos

Cualquier mejora de proceso comienza creando modelos de proceso de ese proceso. Estos usualmente se basan en documentación de proceso incompleta/desactualizada o percepciones erróneas de stakeholders. Además, múltiples stakeholders pueden tener múltiples formas de hacer el mismo proceso y todas pueden ser ineficientes.

Las herramientas de minería de procesos ayudan a visualizar todos los caminos posibles de hacer un proceso usando logs de eventos creados por sistemas de información. Construye el flujo exacto Tal-Como-Es del estado actual y ayuda en un análisis detallado del proceso.

Estas herramientas observan cómo se ejecuta el proceso, cuánto tiempo tarda en completarse, qué pasos se repiten, y qué se puede automatizar. También ayuda a construir una hoja de ruta de automatización basada en datos empíricos.

Todos estos insights ayudan a calificar procesos para automatización, que no son opciones obvias de otra manera. Estas herramientas también ayudan a medir los beneficios de automatización en curso, ya que pueden desglosar cualquier proceso e identificar la magnitud de automatización para subprocesos individuales. Esta técnica es adecuada para organizaciones que ya están maduras en su viaje RPA.

Beneficios

1. Las técnicas Lean Six Sigma usadas en el análisis integral pueden ayudar a aumentar el potencial de automatización de un proceso en un 20 %
2. El rediseño de proceso resultante del análisis integral puede llevar a un aumento en ahorros de hasta un 50 %
3. En promedio, un taller de design thinking de dos días puede ayudar a identificar 150+ oportunidades de automatización, de las cuales mínimo el 20 % pueden ser de alto valor