Maximizando el éxito de la RPA: Cómo los líderes del sector planifican y entregan beneficios tangibles

Planificar y realizar los beneficios de la RPA es un proceso en sí mismo —y hay tres cosas que vale la pena considerar en el camino.

Para obtener lo máximo de una solución de RPA, se necesita mucha reflexión en decidir qué procesos automatizar. Necesitas identificar qué oportunidades de automatización presentan el mayor valor y luego medir los beneficios.

Trabajando con Jaguar Land Rover en capacidad de consultoría, he visto un backlog continuo de oportunidades de automatización dentro de la empresa. La gente viene a nosotros y pide que se automaticen procesos —y antes de decir que sí, necesitamos decidir cuáles son los beneficios para Jaguar.

Planificar y realizar los beneficios de la RPA es un proceso en sí mismo —y hay tres cosas que vale la pena considerar en el camino.

Determinar objetivos centrales

Antes de elegir un proceso para automatizar, es útil categorizar si la oportunidad es realmente beneficiosa para el negocio basándose en lo que quieres lograr.

Por ejemplo:

• ¿Quieres ahorrar tiempo? Si es así, considera cuánto tardará en implementarse y compáralo con cuánto tiempo ahorrará al negocio en general.
• ¿Qué porcentaje de casos podrá manejar realmente el robot? Si se requiere personal para manejar estos casos excepcionales, ¿se logrará realmente un ahorro?
• ¿Te encuentras con desafíos de cumplimiento? La RPA puede ser un habilitador para controlar tus procesos, y los robots realizarán la tarea de la misma manera cada día.
• ¿Quieres ver analíticas? Automatizar procesos puede mejorar la visibilidad de datos produciendo logs de proceso claros y auditables.

¿Quieres mejorar el compromiso de los empleados mejorando el equilibrio trabajo-vida para el personal? Procesos de automatización particulares pueden sacar tareas largas de la ecuación y aumentar la retención del personal ya que no se sentirán sobrecargados.

La conclusión es —realmente no quieres automatizar todo. Elegir los procesos correctos te ayudará a identificar las mejores formas de medir el éxito —ya que tendrás un objetivo claro contra el que comparar.

Involucrar a todas las partes interesadas

Necesitarás involucrar a la gente al implementar una solución de RPA. Demasiadas empresas tratan el desarrollo de RPA como una actividad en silos, asumiendo que las comunicaciones solo necesitan hacerse entre el personal de implementación y el único SME del proceso (o solo dentro del equipo de RPA).

Sin embargo, fomentar el compromiso a una escala más amplia puede hacer posible la medición (y el éxito) de la RPA.

Pero primero, pregúntate: ¿Quiénes son las personas que proporcionan estos datos? ¿Y quién toma datos del proceso? Necesitas determinar quién está tomando los datos "upstream" y recibiendo los outputs "downstream" y conseguir que estas partes se involucren en determinar qué quieren de la solución. Si la gente upstream no proporciona los datos de la manera que el robot espera, la solución terminará antes de comenzar.

Se pone aún mayor énfasis en el compromiso de las personas cuando consideras el hecho de que es imposible automatizar el 100% de un proceso. En alguna etapa, siempre habrá casos únicos que requieran decisión consciente e interacción humana.

Lanzar la solución en vivo lo más rápido posible no es la respuesta. Necesitas gente comprometida con el proceso antes, durante y después para ver resultados que puedas medir.

Medir y criticar resultados

Por último, deberías mirar lo que tus procesos automatizados están produciendo finalmente en relación con las horas invertidas en la implementación.

¿La solución está alcanzando el nivel que esperabas? Si no, necesitas considerar algunas de las razones potenciales por las que.

Esto puede volver a una falta de compromiso dentro del equipo. Por ejemplo, algunos miembros del personal pueden ser reacios a usar el robot o no lo están utilizando correctamente —y necesitas averiguar las razones antes de animarles a ajustar sus prácticas.

También necesitas ver cuántos casos puede estar rechazando un robot. Si 40 casos corren en un día típico, eso no significa que todos vayan a pasar sin problemas.

Si los resultados no son exactamente lo que pensabas que serían, puede haber un error en el camino que está forzando al robot a rechazar (lo que significa que 40 casos no son realmente 40 casos en absoluto).

La forma correcta de planificar y entregar RPA

Tener en cuenta lo anterior te ayudará a invertir tiempo en el lugar correcto cuando se trata de sistemas de RPA.

Si lo estás haciendo por primera vez o encuentras que tus soluciones de RPA no están entregando los beneficios que esperabas, los socios de entrega de RPA pueden ayudarte a superar los desafíos de implementar una solución.
La automatización puede ser rastreada, medida, gestionada y cambiada para asegurar el éxito sostenible —solo necesitas asegurarte de que estás teniendo en cuenta objetivos, partes interesadas y resultados.

Escrito por Fred Grover, Consultor Senior, Robiquity