Construye un equipo CoE de automatización ganador: Identifica y empodera campeones

Toda gran aventura requiere un equipo igualmente grande, y la automatización no es una excepción.

¿Alguna vez has intentado encontrar campeones de automatización en tu empresa? ¡Es un trabajo duro!

Oímos a muchos líderes de centros de excelencia (CoE) de automatización que quieren mejorar sus organizaciones con automatización pero tienen problemas para encontrar defensores de la automatización entre equipos dispares. Estos líderes tienen la visión correcta y un gran conjunto de herramientas, pero necesitan héroes para ayudar a apoyar y escalar los esfuerzos de su CoE de automatización. Necesitan sus Vengadores. Sus X-Men. Sus campeones de automatización.

Encontrar campeones de automatización puede parecer desafiante, pero no tiene por qué serlo.

Estos campeones pueden hacer o romper iniciativas de automatización, así que es crítico reclutar personas con la perspectiva, habilidades e influencia adecuadas en tu organización. Por ejemplo, buscamos individuos con un talento único para estrategia, coaching y gestión de proyectos. Nuestros campeones de automatización dentro de UiPath nos han ayudado a construir y adoptar robots de software para cada división en la empresa.

Busca las habilidades de gestión necesarias para capitanear tu CoE de automatización

Un campeón de automatización efectivo es un tipo particular de persona. Lo más probable es que numerosas personas en tu organización estén entusiasmadas con la automatización. Aunque el entusiasmo es necesario, no es suficiente.

Lo que buscas es alguien que pueda complementar los esfuerzos de tu CoE. Cuando empieces a buscar un campeón de automatización, busca individuos con una mezcla de habilidades de gestión, incluyendo administración, estrategia y coaching.

La necesidad de este conjunto de habilidades se vuelve clara una vez que piensas en los roles complementarios que juegan el CoE y el campeón de automatización. El CoE gestiona todo el pipeline de automatización, desde la ideación hasta la ejecución, mientras que los campeones de automatización trabajan para llenar ese pipeline. Los campeones de automatización trabajan dentro de sus equipos específicos para evaluar propuestas de automatización y conectar el CoE con oportunidades de automatización.

Los campeones de automatización son esenciales para facilitar los ciclos de vida de la automatización dentro de sus departamentos.

Algunas de las mejores ideas de automatización vendrán de abajo hacia arriba, de los usuarios de negocio que están más cerca de los problemas y mejor posicionados para identificar soluciones. Los campeones de automatización recopilan esas ideas mediante crowdsourcing y priorizan cuáles irán al CoE. El CoE puede entonces priorizar la lista resultante contra su ancho de banda y ejecutar desde arriba hacia abajo. Esta dinámica crea un bucle de retroalimentación positivo donde la ideación lleva a evaluación, la evaluación lleva a calificación, la calificación lleva a implementación, y la implementación retroalimenta en más ideación. Llamamos a esto el volante de automatización.

Piensa en los campeones como un equipo de gestión de proyectos. Fomentan el compromiso bottom-up mientras el CoE proporciona supervisión top-down. Juntos, pueden mantener el pipeline de automatización lleno y a los usuarios entusiasmados con la próxima automatización a la vuelta de la esquina.

Ese aspecto de gestión de proyectos es lo que hace tan importante que encuentres a las personas correctas para ser campeones de automatización.

Un campeón de automatización ideal ejemplifica cuatro cualidades:

• Socio estratégico: pueden colaborar y compartir recursos entre sus compañeros y con el CoE. Piensan claramente sobre el valor que la automatización puede aportar.

• Agente de cambio: promueven, habilitan y apoyan iniciativas de automatización. Todo el mientras, mantienen un enfoque singular en las personas involucradas y afectadas por la automatización. Les importa el cambio, y les importa el efecto del cambio.

• Experto en administración: pueden planificar, reportar y controlar el pipeline de ideas. Tienen que ser capaces de fomentar el flujo de ideas mientras mantienen un ojo cercano en las ideas que entran y salen.

• Empleado altamente comprometido: son un empleado de alto rendimiento y entusiasta. Están dedicados a mejorar ciertas áreas dentro de la empresa, y son curiosos sobre todas las soluciones disponibles para hacerlo.

Los campeones de automatización no necesitan hacer este trabajo solos. El CoE de UiPath proporciona un ejemplo perfecto: usamos UiPath Automation Hub para centralizar la gestión del ciclo de vida y hacer crowdsourcing de cientos de ideas de automatización. Con ello, podemos hacer la presentación de ideas fácil y mapear el proceso desde la ideación hasta el ROI. Compartimos detalles sobre cómo opera el CoE de UiPath en un webinar reciente (ahora disponible a demanda).

Explora cada división para encontrar evangelistas para tu CoE de automatización

Cuando estés construyendo tu equipo de campeones de automatización, recluta individuos de diferentes divisiones a lo largo de tu organización. Así, puedes expandir el alcance de la automatización, hacer crowdsourcing de ideas de más equipos, y detectar potencial de automatización en cada división.

La generación de ideas bottom-up es mejor cuando el sourcing es amplio y diverso. Cuando inicies la búsqueda de tus campeones de automatización, mantén esa diversidad en el frente de tu búsqueda. La automatización funciona mejor si las ideas vienen de todos los niveles del negocio. Este nivel de compromiso ayuda a más personas y asegura que tu pipeline de automatización permanezca lleno.

Anima a empleados de toda la empresa a participar en la ideación de automatización. Puedes hacer esto de tres maneras. Pidiendo a los empleados que:

• Usen automatizaciones pre-construidas de tu CoE: Tus empleados estarán más comprometidos cuanto más vean la automatización en acción. Anímales a usar las automatizaciones que tu CoE construye, para que puedan ver en qué puede convertirse la ideación.

• Añadan ideas a Automation Hub: Una vez que tus empleados estén usando automatización, serán más capaces de ver casos de uso en su flujo de trabajo. El mero proceso de pensar en casos de uso y articularlos como propuestas los dejará más comprometidos.

• Intenten construir sus propios robots: Si tus usuarios son técnicamente suficientes, incluso puedes animarles a construir sus propios robots. Con guía de tu CoE, esto puede ser una de las formas más efectivas de hacer que los empleados se sientan comprometidos y empoderados.

Esto suena bien, pero ¿cómo se ve en la práctica? Nuestros campeones de automatización de UiPath ayudan a avivar el entusiasmo y escalar el compromiso a través de una variedad de métodos (siguiendo las mismas sugerencias proporcionadas arriba):

• Talleres de generación de ideas dan a los empleados la oportunidad de resolver casos de uso.

• Hackathons dan a los empleados la oportunidad de ensuciarse las manos trabajando en robots.

• Formación en automatización del CoE para empoderar a desarrolladores ciudadanos técnicamente inclinados a encontrar más casos de uso diarios para robots dentro de sus departamentos.

Esto nos ha ayudado a idear y crear robots geniales y útiles para diferentes departamentos. Un par de ejemplos:

• Marketing: El equipo social de UiPath usa robots para escanear nuevos comentarios en todos los videos de UiPath en cada plataforma. Así, el equipo puede ver y responder a nuevos comentarios en cualquier video de UiPath desde un hub centralizado en lugar de perder tiempo intentando rastrearlos. Mira más ejemplos de nuestros robots de marketing.

• Ventas: Sales ops creó un robot para gerentes de ventas. Pueden ejecutar un robot que genera un documento de Microsoft Word con los campos clave para cada cuenta auto-rellenados por automatización. Y aquí otro ejemplo de robot de ventas.

En resumen, busca en cada división a alguien que pueda ayudar a avivar el compromiso y entrenar equipos para obtener ideas de automatización diversas y de calidad que beneficiarán a toda tu empresa, desde la base hasta la sala de juntas.

Lectura recomendada: Cómo evangelizar RPA dentro de tu organización

Selecciona campeones exigentes para mantener tu CoE de automatización verdaderamente excelente

El rol principal del campeón de automatización es analizar montones de ideas crudas para evaluar su calidad, medirlas contra la estrategia de negocio, y decidir cuáles deben avanzar en el pipeline de automatización.

Tu primer filtro para un buen campeón de automatización es si tienen ojo para la estrategia. Los casos de uso de automatización son infinitos, y un campeón que no pueda determinar efectivamente el valor de cada caso de uso arriesga llenar tu pipeline de basura. Elige campeones con ojo para la estrategia (daremos un ejemplo en un momento). Buscas campeones que tengan una visión de alto nivel del negocio, su automatización existente y el valor de negocio que nueva automatización ofrecería.

Más allá de esta visión de alto nivel para la estrategia, buenos campeones de automatización pueden, y harán, mirar cada idea de automatización y hacer numerosas preguntas, tales como:

• ¿Es este un proceso automatizable?

• ¿Es este un buen ajuste para automatización de procesos robóticos (RPA) u otra tecnología de automatización?

• ¿Tendrá automatizar este proceso un impacto a largo plazo?

• ¿Vale la pena el tiempo del CoE de automatización esta idea?

• ¿Es esta una idea única, o podría combinarse con otra sugerencia?

Recorramos un ejemplo. Digamos que un campeón de automatización nota cinco ideas entrantes del equipo de ventas relacionadas con calificación de leads. Cada idea es fuerte. La solución más obvia es crear cinco robots en respuesta a estas cinco ideas. Pero con una visión de alto nivel, el campeón de automatización decide que un rediseño holístico del proceso de calificación de ventas es una mejor solución que crear cinco robots. Ese es el ojo para la estrategia en acción. Ese tipo de decisión es el resultado de ser crítico, hacer preguntas y pensar profundamente sobre el valor de negocio.

En resumen, encuentra personas que protegerán ferozmente la calidad de la estrategia de tu CoE, para que la automatización tenga la mejor oportunidad de lograr su ROI objetivo (y escalar más allá).

Adopta un enfoque democrático hacia la automatización

La automatización mejora flujos de trabajo humanos, y, a su vez, campeones de automatización humanos pueden mejorar tu automatización. Tener campeones de automatización es una gran forma de conectar con personas a lo largo de tus organizaciones de manera escalable, impulsada por estrategia, y llevar la automatización a las manos de cada equipo dentro de tu empresa.

¿Quieres lograr automatización generalizada en tu organización? Aprende más sobre cómo elegir tu campeón de automatización en nuestro webinar reciente.

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