Dominando Order-to-Cash: Optimiza con Minería de Procesos

El proceso order-to-cash (O2C) es uno de esos procesos que abarcan toda la empresa que puede hacer o deshacer tu negocio. Los resultados de este proceso crítico para la misión impactan directamente la satisfacción del cliente, qué tan bien gestionas el flujo de caja y qué tan felices están tus empleados.

Sin embargo, la complejidad y amplitud del proceso O2C lo convierten en uno de los más difíciles de rastrear y optimizar. Es seguro decir que hay una gran oportunidad para mejoras en el proceso O2C.

En este artículo, veremos cómo las mejoras en el proceso O2C pueden lograrse usando una combinación estratégica de minería de procesos y automatización.

¿Nuevo en minería de procesos? Te recomiendo empezar leyendo nuestro post de introducción a la minería de procesos.

Empecemos con los fundamentos de O2C.

¿Qué es un proceso order-to-cash?

El propósito del proceso O2C es entregar bienes a un cliente a cambio de efectivo. En un escenario típico de venta desde stock, el flujo del proceso es:

1. Creación de pedido

2. Cumplimiento de pedido

3. Envío de pedido

4. Facturación

5. Pago

Estos son los pasos centrales del proceso, pero si sabes un poco sobre el proceso O2C, sabrás que nunca es tan sencillo. Piensa en pasos extra que componen el proceso, como post goods issue, crear una entrega, o pasar una verificación de crédito. Hay millones de transacciones que cruzan departamentos y sistemas, haciendo casi imposible obtener una visión clara de todo el proceso.

El proceso consta de dos partes principales: gestión de pedidos y cuentas por cobrar. Y tienen objetivos ligeramente diferentes.

Gestión de pedidos involucra todos los pasos desde la creación del pedido hasta el envío. El envío del pedido entonces dispara la creación de factura. Los objetivos de la gestión de pedidos incluyen mejorar la tasa de pedido perfecto, tasa de envío a tiempo y tiempo de ciclo de cumplimiento de pedido.

Cuentas por cobrar comienza desde el momento de la creación de factura y termina en la liquidación de factura. Los objetivos de cuentas por cobrar incluyen reducir pagos vencidos y días de ventas pendientes (DSO).

Desafíos

En el proceso O2C, estos dos lados (gestión de pedidos y cuentas por cobrar) del proceso dependen fuertemente el uno del otro. La gestión de pedidos no puede lograr verdadera eficiencia sin el apoyo de cuentas por cobrar y viceversa. Sin embargo, los equipos que impulsan estas dos partes del proceso a veces terminan trabajando en silos, lo que no se presta a un proceso eficiente.

Otros desafíos comunes en el proceso O2C incluyen:

• Altas tasas de error debido a entrada manual de pedidos, resultando en retrabajo costoso y que consume tiempo

• Datos maestros de clientes mal mantenidos, resultando en retrasos y pérdida de ingresos

• Problemas con el cumplimiento de entregas, influyendo en tasas de retención de clientes

• Alta tasa DSO, impactando flujo de caja y oportunidad perdida de inversión en otras áreas del negocio.

Un proceso complejo como O2C es perfecto para usar minería de procesos para encontrar potencial de automatización. Sin minería de procesos, solo verás la punta del iceberg O2C.

Primero, usa minería de procesos para descubrir el proceso O2C

La minería de procesos se conecta directamente a los sistemas que interactúan con el proceso O2C, como SAP y otros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Usando una capa de transformación de datos integrada, la tecnología transforma los datos en un grafo de proceso que narra todo el proceso de principio a fin. Captura todas las variaciones de proceso, cuellos de botella, retrabajo y excepciones.

Ejemplo de grafo de proceso

Con minería de procesos, puedes ver exactamente qué pasó en el proceso, averiguar por qué pasó, y trabajar en un plan de acción para mejorarlo.

Progresa rápido con automatización

La minería de procesos te guía para encontrar el potencial de automatización sin explotar en tus procesos. La forma más rápida de impulsar transformación en O2C es desplegando automatización de procesos robóticos (RPA) junto con minería de procesos. Por ejemplo, con minería de procesos, puedes descubrir un post goods issue (es decir, cuando el pedido ha sido recogido y está listo para envío, nunca ocurre a tiempo). Esto puede retrasar la entrega al cliente y también significa que se muestran niveles de stock incorrectos en el sistema.

Indagando un poco más, encuentras que la causa raíz de este problema es simplemente que tu especialista de envío tiene demasiados envíos para manejar, lo que resulta en un post goods issue retrasado. Una solución efectiva para esto es tener un robot de software manejar el post goods issue, aliviando al especialista de envío del trabajo y asegurando que los envíos se entreguen a tiempo.

Echa un vistazo a esta infografía para descubrir por qué la minería de procesos es el nuevo superhéroe de la automatización.

Monitoriza y mejora continuamente el proceso global

Pero la minería de procesos no se detiene ahí.

Después de automatizar tus procesos vía RPA, puedes usar minería de procesos para rastrear resultados y asegurar que la automatización está teniendo el efecto deseado. Tiene sentido que después de automatizar, quieras alguna visión sobre el impacto en el resto del proceso. Por ejemplo, ¿está mejorando el tiempo de ciclo del proceso? ¿Está mejorando tu tasa de envío a tiempo? Estas son todas métricas que pueden rastrearse con minería de procesos, ayudándote a monitorizar y mejorar continuamente el proceso.

También puede tener sentido optimizar tu proceso de otras formas, antes de introducir automatización.

Por ejemplo, uno de tus clientes se queja consistentemente de que sus envíos llegan más tarde de lo esperado. Usando minería de procesos, puedes verificar que, en efecto, los envíos a este cliente siempre llegan un día más tarde de lo esperado. La causa raíz en este ejemplo es que los lead times en el sistema son un día menos que los lead times reales, lo que significa que hay una discrepancia entre la fecha que el cliente espera su pedido y el día que realmente lo recibe. En este ejemplo, un simple ajuste de datos maestros hace el truco y asegura que el cliente esté contento.

Mantén los procesos en pista y predecibles

Como con todo, los procesos están sujetos a cambio. Así que tiene sentido que tu automatización cambie con ello. Una combinación de minería de procesos y RPA te ayuda a mantener pestañas en tu proceso para que puedas actuar rápido siempre que algo fuerce al proceso a cambiar, ya sea legislación, competencia o incluso una pandemia.

Impulsa mejoras O2C con UiPath

Capacidades útiles que apoyan mantener tu proceso O2C en pista incluyen la habilidad de asignar robots para manejar tareas automáticamente en UiPath Orchestrator, para que puedan abordar cualquier ocio no deseado o desviaciones en tiempo casi real. UiPath Action Center asegura que las personas correctas sean involucradas siempre que haya excepciones que necesiten manejo.

Cuando combinas minería de procesos con RPA, puede convertirse en saltos enormes en eficiencia, ahorro de costes y satisfacción del cliente.

UiPath Process Mining combina minería de procesos de primera clase y RPA. Como resultado, estás habilitado no solo para descubrir potencial de automatización en tu proceso O2C, sino también optimizar y monitorizar automatización de forma continua.

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