Cómo construir su hoja de ruta de automatización en 7 pasos

No hay duda de que la automatización se está volviendo cada vez más esencial para las empresas de diferentes industrias. Según Forbes, las empresas continúan aumentando su inversión en tecnologías de automatización para operaciones, servicio al cliente, finanzas y otros procesos. La automatización se está maximizando para una amplia gama de beneficios, que incluyen mayor productividad, mayor seguridad y mejor desarrollo de productos.

Sin embargo, antes de que su negocio pueda capitalizar por completo todas las ventajas que ofrece la automatización, debe asegurarse de que sus procesos estén listos para la transición. Construir una hoja de ruta de automatización es el mejor curso de acción para ese fin. Los siete pasos presentados en este artículo simplifican el proceso para las empresas, independientemente de su sector.

Creación de su hoja de ruta de automatización en siete pasos

Defina sus objetivos

Al igual que con cualquier proyecto, para construir una hoja de ruta de automatización completa y efectiva, el primer paso es definir claramente sus objetivos. Este paso asegura la optimización del proyecto desde el principio.

Según Telus, en el proceso de definición de sus objetivos, también necesita identificar las oportunidades presentes en sus procesos actuales. Esto significa observar cada proceso y asegurarse de que los candidatos para la automatización sean lo más eficientes posible.

Las siguientes son algunas de las cosas que debe tener en cuenta al definir sus objetivos de automatización:

• ¿Qué ganará su empresa con este proyecto?
• ¿Cómo mejorará este proyecto las operaciones?
• ¿Pueden otros sistemas usar los datos generados?
• ¿Cuáles son los objetivos de las personas?
• ¿Implicará esto el desarrollo de habilidades?
• ¿Cómo aliviará esto la presión laboral?

Visualizar el Proyecto

Un punto de vista optimista beneficia al proyecto desde el principio ya que impulsa la actitud de la transición. Pero más que esto, visualizar el proyecto en su finalización le brinda la oportunidad única de anticipar problemas e inquietudes que de otro modo permanecerían ocultos hasta que salgan a la superficie.

Algunos de los posibles problemas futuros identificados pueden abordarse durante esta etapa de creación de su hoja de ruta de automatización. Le permite mucho tiempo y, en algunos casos, recursos para lidiar con ellos antes de cualquier impacto real.

La visualización solo se puede hacer bien si se asumen diferentes perspectivas. Sea objetivo en su evaluación para recopilar la mayor cantidad de información útil posible.

Involucrar a otros

Esta transición inevitablemente afectará a las personas de su organización, ya sea directamente o de otra manera. En este punto del proceso de planificación, es importante involucrar a otros para obtener una visión más holística del proceso.

• Obtenga aportes de varios departamentos:esta información ayudará a fundamentar muchas de las decisiones más importantes del proyecto. Obtener la aceptación de personas clave en la organización significa que está dispuesto a comprometerse con el valor de la inversión.
• Obtenga una segunda opinión:si bien las personas dentro de su organización son los expertos en lo que respecta a sus propios procesos, no estará de más buscar información de una persona externa informada. Un integrador de sistemas de confianza puede ayudar a identificar problemas potenciales y optimizar su automatización.
• Configure un equipo:un equipo dedicado al proyecto podrá concentrarse en sus oportunidades e inquietudes. Este equipo puede desarrollar e implementar una estrategia efectiva para la transición. Para un enfoque más integral, idealmente todos los departamentos de la organización deberían estar representados en este equipo.

Desarrolle un plan de comunicación

Dos de los aspectos que deben abordarse desde el principio son cómo y cuándo comunicar mejor el proyecto a los diferentes niveles de la organización. En este sentido, se puede utilizar este marco, basado en la comunicación de la hoja de ruta del producto:

• Planificación:durante esta etapa, es importante que los equipos ejecutivos y de proyecto, junto con las partes interesadas directas, se alineen con los objetivos y temas de alto nivel.
• Investigación:el equipo del proyecto recopila información de otros departamentos y entidades durante esta etapa.
• Desarrollo:en este punto, el equipo del proyecto trabaja con integradores y desarrolladores para crear las soluciones.
• Implementación:todos los equipos tienen acceso a la información para garantizar la correcta implementación del proyecto.
• Revisión:después de hitos o períodos identificados, los equipos ejecutivos y del proyecto evalúan el desempeño del proyecto con aportes de todas las demás partes interesadas.

Aclarar los requisitos

Para que la transición sea exitosa y funcione de la manera más eficiente posible, los siguientes requisitos deben identificarse y evaluarse al principio:

• Responsabilidades:las responsabilidades de cada parte involucrada deben estar claramente definidas y comunicadas a medida que avanza el proyecto.
• Suministros:es fundamental asegurarse de que la cadena de suministro pueda acomodar las mejoras proyectadas en la organización. Esto puede involucrar materias primas, datos o una gran cantidad de otros tipos de recursos.
• Finanzas:la automatización generalmente requiere una inversión inicial que debe anticiparse. En algunos sectores, para algunos procesos, puede haber financiamiento disponible para aliviar la presión.

Probar el proyecto

Ahora que se han establecido todas las variables, puede delinear su proyecto con precisión e implementarlo. Durante este paso, monitoreará el progreso atentamente con los objetivos definidos en mente. Este paso también le permite optimizar aún más los componentes del proyecto a medida que surja la necesidad y la oportunidad.

Los datos que recopile durante la etapa de prueba ayudarán en el desarrollo posterior del proyecto, así como en otras empresas similares en el futuro.

Ampliar

Una vez que haya encontrado el curso de implementación más efectivo, puede comenzar los planes para ampliar la transición. Esté preparado ya que hay algunos problemas que solo se pueden encontrar con la escala. El escalado de las tecnologías de automatización de procesos se reducirá a la ejecución adecuada de los pasos anteriores descritos aquí.

Según LinkedIn, la consideración cuidadosa a lo largo de las fases de planificación e implementación dará como resultado una escala exitosa.

Conclusión

A medida que la automatización continúa convirtiéndose en una necesidad para los procesos comerciales, también es cada vez más importante desarrollar la hoja de ruta adecuada en la planificación e implementación de estos proyectos.

Al definir claramente los objetivos, visualizar la finalización, involucrar a las personas necesarias, desarrollar un plan de comunicación efectivo, delinear los requisitos, probar el proyecto y escalarlo correctamente, la automatización de su proceso puede lograr el éxito.

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