Cómo las empresas líderes aprovechan la RPA para sobresalir en la era Automation First

La disrupción es un resultado inevitable de la innovación y el avance tecnológico. A medida que surge una nueva tecnología poderosa —internet, plataformas móviles, la nube, etc.— esas organizaciones que no logran adaptarse y evolucionar inevitablemente caen en el olvido. Incluso los gigantes de la industria no son inmunes a este fenómeno, y la historia del negocio está llena de empresas que no lograron mantener el ritmo de la evolución tecnológica y pagaron el precio por ello.

Por el contrario, las empresas que reconocen los tiempos cambiantes, incorporan proactivamente tecnología disruptiva y abrazan nuevos modelos de negocio se preparan adecuadamente para el futuro. No solo pueden mantenerse competitivas —a menudo prosperan. Echa un vistazo al gráfico a continuación para ver algunos ejemplos de empresas que lucharon o prosperaron con la aparición de nueva tecnología disruptiva.

Otro cambio tecnológico está sobre nosotros: la era «automation first».

A medida que las empresas persiguen la transformación digital e incorporan plataformas más diversas en su huella operativa, la gran cantidad de procesos y flujos de trabajo de negocio con los que lidiar puede ser abrumadora.

La automatización extensiva es esencial para abordar la complejidad creciente que produce la transformación digital, mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y minimizar la tensión que las tareas mundanas y manuales colocan en tus empleados más valiosos.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha surgido como el punto de partida para la transformación digital. La tecnología puede ayudarte a inaugurar una nueva era de eficiencia, productividad y prosperidad para tu negocio. Esto explica por qué la RPA está creciendo tan rápidamente. Forrester estima que el mercado de RPA alcanzará 2.900 millones para 2021.

Para aprovechar al máximo esta oportunidad, tu organización necesita adoptar una mentalidad «automation first» de arriba a abajo. Es decir, buscar soluciones de automatización primero al diseñar, mejorar o transformar un proceso de trabajo. Si algo se puede automatizar, debería automatizarse.

Automation first abraza tanto un enfoque top-down como bottom-up

Inculcar una mentalidad «automation first», nutrirla y fomentar su adopción en todo tu negocio puede llevar tiempo. Hay dos caminos generales hacia este destino a considerar.

El primero es un enfoque top-down, que implica tomar una vista centralizada de todos tus procesos de negocio e identificar los procesos que superan a otros en volumen total, ocurren con la mayor frecuencia, tienen el mayor número de tareas repetitivas o requieren más tiempo para ejecutarse.

Mapas de calor de dominio, minería de procesos y herramientas de planificación pueden ayudar a equipos dedicados de automatización a aislar los procesos que son los mejores candidatos para automatización en masa.

Las empresas típicamente construyen este equipo centralizado primero, en la forma de un centro de operaciones robóticas (ROC). Mientras el ROC aborda los procesos que dejan el mayor impacto en tu negocio, también establecen un modelo de gobernanza que permite a tus empleados explorar cuáles de sus propios procesos día a día podrían automatizarse como un enfoque bottom-up. Individualmente, esas tareas pueden parecer tener un efecto mínimo en eficiencia y ahorro de costos, pero cuando se toman en conjunto, representan una cantidad significativa de tiempo que los empleados en toda tu organización gastan en procesos repetitivos.

El siguiente gráfico muestra cómo el enfoque bottom-up complementa un enfoque top-down más centralizado en términos del porcentaje de tareas organizacionales que cada enfoque puede tocar.

Considera algo tan simple como copiar y pegar información y datos de una aplicación a otra. Como incidente aislado, es una molestia. Estirado a través de cientos o miles de empleados completando tales tareas múltiples veces al día, rápidamente se convierte en un enorme sumidero de tiempo y costo operativo.

Cada enfoque tiene sus méritos y las organizaciones deberían abrazar ambos para los mejores resultados. Mientras un enfoque top-down centralizado aborda las tareas repetitivas que la organización conoce, el enfoque liderado por empleados puede revelar tareas y subtareas que pueden automatizarse para liberar más tiempo para los empleados. Para que un negocio tenga éxito escalando automatización, necesita establecer un mecanismo para abordar procesos desde arriba hacia abajo así como apoyar el enfoque liderado por empleados.

Cómo escalar la automatización

Una vez que las organizaciones han pilotado RPA y demostrado una prueba de concepto (PoC) clara, se enfrentan a la perspectiva aparentemente desalentadora de escalar la automatización en toda la empresa. En nuestra experiencia, los clientes típicamente pasan por cuatro etapas a medida que madura su programa de automatización. Estas son: inicio, escalamiento, transformación y extensión.

El diagrama a continuación describe quién posee cada etapa y cómo es típicamente el modelo operativo.

Hay algunas consideraciones que necesitan abordarse para apoyar una escalabilidad sin fricciones y fomentar la adopción de usuarios. Seguridad y gobernanza, en particular, son dos de las principales preocupaciones para la expansión de RPA. ¿Quién está a cargo de construir robots, vetar su rendimiento y aprobarlos para uso generalizado?

Crear un ROC puede ayudar a estandarizar políticas de automatización y fomentar la adherencia a mejores prácticas de RPA. Un ROC también centraliza el desarrollo y diseminación de robots, dando a las partes interesadas control total sobre la expansión de RPA.

Construir conciencia en toda la organización promoviendo PoCs y mostrando el retorno de inversión (ROI) de robots existentes cultivará apoyo organizacional, eliminando barreras burocráticas potenciales a la escalabilidad.

Encuentra la plataforma RPA correcta para tu personal

No todos los aspectos de la Automatización Robótica de Procesos serán impulsados por tus trabajadores de TI. Las organizaciones empresariales que tienen una mentalidad «automation first» animan a empleados sin antecedentes técnicos a automatizar procesos por su cuenta.

La misión de UiPath es proporcionar la plataforma para la mentalidad «automation first», y la Plataforma RPA Empresarial de UiPath tiene varios componentes que animan a usuarios sin experiencia escribiendo o ejecutando código a construir sus propios Robots RPA. UiPath Studio, por ejemplo, proporciona una interfaz intuitiva que audiencias no técnicas pueden navegar fácilmente.

UiPath también soporta una gran Comunidad RPA de crowdsourcing que comparte Robots útiles entre sí y puede ayudar a responder preguntas. Las organizaciones que deseen enseñar a su fuerza laboral sobre los puntos más finos del desarrollo y despliegue de RPA pueden aprovechar la UiPath Academy.

Cualesquiera que sean los obstáculos que encuentres en tu camino hacia alcanzar una mentalidad «automation first», los resultados valen la pena. Al remover la carga de tareas monótonas y que consumen tiempo, la automatización puede mejorar la productividad de empleados en un 75% y las tasas de satisfacción laboral en un 50%.

La era «automation first» está aquí, y la RPA de UiPath puede ayudarte a posicionar tu empresa para tener éxito y prosperar en este tiempo emocionante de innovación tecnológica y disrupción.

Para saber más, obtén tu copia gratuita del informe «Bienvenido a la Era Automation First: Tu guía para una empresa próspera en un mundo automatizado»