Desbloqueando la automatización: 6 factores clave de éxito que toda empresa debe adoptar

No hay discusión de que la naturaleza del trabajo, y cómo se realiza y organiza –así como su significado e importancia en nuestras vidas– ha cambiado como resultado de la pandemia. Muchos empleadores han realizado y respondido a crecientes preocupaciones de salud mental de sus empleados. Otros también han aprovechado la oportunidad para escuchar a sus empleados y proporcionarles oportunidades significativas para aprender y crecer.

Hay un cambio hacia comprometer a los empleados con trabajo significativo a través de actividades que permiten a los empleados ejercer creatividad, juicio y habilidades de resolución de problemas. Las tareas rutinarias y manuales en las que los empleados gastaban tiempo previamente están siendo automatizadas rápidamente.

Como resultado, hemos visto a las empresas acelerar rápidamente sus esfuerzos de automatización y transformación digital. Aunque esto ha resultado en un mayor número de iniciativas y programas de automatización, algunas empresas aún luchan por democratizar verdaderamente la automatización.

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Aunque esto se debe a varias consideraciones (y en algunos casos críticas), los verdaderos beneficios de la automatización se desatan cuando las habilidades de desarrollo de automatización son fácilmente accesibles para todos para mejorar los aspectos mundanos de su trabajo. Es difícil imaginar y encontrar ejemplos reales de un departamento centralizado (o federado) responsable de atender las necesidades de todas las unidades de negocio constituyentes mientras también escala esfuerzos de automatización a través de la organización.

Por tanto, la automatización impulsada por empleados es clave para el cambio transformador no solo para la organización sino también para los empleados que la forman.

Es crítico seleccionar un producto o plataforma de automatización que la gente encuentre fácil de usar y que tenga características ricas y capacidades para automatizar su trabajo. Pero hoy, solo nos centramos en los factores no producto que son críticos para el éxito de una organización que se embarca en un programa de automatización impulsado por empleados.

Fuente: UiPath

Los factores (arriba) son el resultado de mis propios aprendizajes y experiencias con empresas que han intentado habilitar tales programas. También he incluido mi propia investigación de agencias externas y fuentes públicas (que han sido citadas donde es relevante).

Fuera de factores de producto o plataforma, he encontrado estos seis factores más críticos para democratizar exitosamente la automatización en cualquier organización.

1. Campeón ejecutivo

La automatización ha estado históricamente incrustada y aislada en varias unidades dentro de la organización.

A medida que tecnologías como automatización de procesos robóticos (RPA), inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) han emergido, se han creado centros de excelencia (CoE) para asegurar gobernanza, estandarización y control de calidad.

Para escalar y democratizar la automatización a través de la organización, sin embargo, es un esfuerzo transformador que necesita ser impulsado por un fuerte campeón ejecutivo y visionario. Debe haber compromiso y alineación con el programa de automatización con un vínculo de vuelta a los objetivos de negocio de la organización. Objetivos de negocio comunes incluyen reducir costes, lograr mayor velocidad y eficiencia en procesos de negocio, o aumentar el compromiso de empleados a través de su participación en la construcción de automatizaciones.

El fuerte apoyo ejecutivo también es esencial para asegurar compromiso cross-funcional y limpiar cualquier obstáculo en el camino.

Descubre el tipo de campeón ejecutivo que deberías tener en cada etapa del viaje de automatización de tu organización.

2. Campeones de automatización

Como con cualquier esfuerzo de cambio y transformación, es importante reunir y empezar con early adopters. No es tan importante que los early adopters de automatización tengan habilidades técnicas. Su disposición para aprender nuevas habilidades, proactividad para identificar áreas de oportunidad, y liderazgo para inspirar a otros dentro de su grupo de pares son más importantes que amplias habilidades técnicas.

Hay varias formas de encontrar este grupo en tu organización. Una de las formas que he visto es ejecutar una iniciativa o taller de automatización donde los empleados son introducidos a formación básica de automatización. Y luego se les pide inmediatamente que identifiquen y automaticen uno o dos aspectos de sus trabajos diarios que consideran manuales y rutinarios. ¿Qué empleados automatizan tareas rápidamente? Esos son tus entusiastas y la gente que puede ayudar a ser campeones de tus iniciativas de automatización.

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3. Gestión del cambio

«Los robots vienen por vuestros trabajos», «10 Trabajos que serán obsoletos en 10 años», etc. son el tipo de titulares que preocupan a los trabajadores. Por tanto, hay aprensión natural en apoyar programas de automatización. Así que comunicación clara, apoyo, y compromiso y buy-in de empleados son esenciales cuando se trata de ganar su apoyo para la automatización.

Un estudio reciente de Bain-UiPath concluyó que entre empleados que han oído hablar de RPA, el 60 % nunca ha usado bots para realizar tareas, sin embargo el 86 % de los empleados quiere usar automatización. Lo que muchos esfuerzos de automatización impulsados por empleados a menudo pierden es la necesidad de una estrategia de gestión del cambio cuidadosamente construida que pueda minimizar la resistencia al cambio relacionada con iniciativas de automatización.

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4. Gobernanza

Una gobernanza fuerte es esencial para poner los límites correctos alrededor de seguridad, cumplimiento y gestión de riesgos a través de automatizaciones desarrolladas por tu fuerza laboral. Algunos aspectos de gobernanza pueden ser proporcionados por la plataforma de automatización correcta que permite controles de software estrictos para asegurar que las automatizaciones desarrolladas no tengan consecuencias no intencionadas.

El CoE también juega un papel crítico en asegurar que las automatizaciones cumplan con los estándares de gestión de riesgos y cumplimiento de la organización. Hay un equilibrio que lograr aquí en términos de habilitar a usuarios de negocio para diseñar automatizaciones lideradas por ciudadanos de tal manera que no inhiba su creatividad y autonomía. Pero de formas que también permitan gestión de riesgos y auditoría en segundo plano.

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5. Formación y habilitación

La tecnología y herramientas disponibles hoy ciertamente permiten a usuarios de negocio sin antecedentes tecnológicos aprender rápidamente a habilitar automatizaciones que pueden simplificar mucho trabajo manual dentro de sus respectivos procesos de negocio. Pero la organización también necesita un plan de formación y habilitación cuidadosamente elaborado que asegure que los empleados son conscientes de «el arte de lo posible» y pueden utilizar la plataforma de automatización adoptada por la organización. El CoE de automatización puede proporcionar una mano ayudante y guiar a empleados mientras se ponen al día con su propia experiencia en automatización.

La buena noticia es que la formación relacionada con automatización está disponible gratis y puede adaptarse por rol, ya sea de negocio o técnico. Incorporar y fomentar formación y habilidades relacionadas con automatización dentro de sus procesos de aprendizaje también puede ayudar a una organización a retener y atraer nuevo talento.

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6. Incentivos y premios

Una estrategia de premios e incentivos bien diseñada puede motivar y fomentar los comportamientos correctos dentro de la fuerza laboral (en oposición a un mandato prescriptivo top-down). Es importante escuchar de cerca lo que tus empleados quieren y valoran. Luego fomentar eso a través de aliento e incentivos, ya sean bonos puntuales o reconocimiento público de sus logros. Esto es especialmente importante al principio en un programa de desarrolladores ciudadanos de una organización, cuando necesita que sus early adopters sean los primeros desarrolladores ciudadanos.

Tus desarrolladores ciudadanos iniciales ayudan a probar el valor y beneficios de expandir habilidades y formación de automatización al resto de la organización.

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Empresas que ya democratizan exitosamente la automatización

Tener un programa de automatización que escala y produce beneficios prometedores para la organización es un esfuerzo transformador. Y debe tratarse como tal con consideración de los factores anteriores.

Muchas empresas visionarias ya han probado éxito democratizando sus iniciativas de automatización.

Por ejemplo, PwC, la firma global de servicios profesionales, ha hecho el desarrollo de automatización liderado por personas una parte clave de su viaje de transformación digital. Tres años en el programa, 55.000 de sus empleados de Estados Unidos (EE. UU.) habían sido «capacitados y comprometidos regularmente con el Digital Lab, una plataforma de colaboración donde la gente hace crowdsourcing y comparte soluciones que ellos mismos han construido, como bots, modelos de datos y flujos de trabajo automatizados».

En EE. UU., «los empleados de PwC han aplicado miles de activos digitales construidos por personal a su trabajo diario, automatizando 6,5 millones de horas de lo que solían ser tareas manuales».

Descubre cómo PwC capacitó a más de 50.000 empleados.

Si tu organización ya tiene un programa de automatización liderado por CoE en marcha, ya sabes que el ROI de la automatización es difícil de ignorar. Sin embargo, ciertas tareas de bajo volumen y/o baja complejidad aún faltan en tu pipeline de automatización. Ahí es donde un programa liderado por ciudadanos puede ser útil.

El verdadero valor de la automatización se desbloquea cuando se pone en manos de la gente más cercana a los procesos de negocio y flujos de trabajo. Ahí es donde ocurre el cambio real y donde los empleados abrazan la automatización.

¿Qué revelan los expertos de Bain & Company y UiPath sobre el valor de democratizar la automatización a través de la empresa? Lee su informe «Superando la Paradoja de la Automatización».