Cómo determinar y escribir una política de mantenimiento

A menudo mal utilizada e incomprendida, la palabra política es un término genérico. Sin embargo, su aplicación y eficacia para la gestión empresarial y la gobernanza del mantenimiento son incuestionables. Siga leyendo para descubrir qué es una política de mantenimiento y cómo se aplica y respalda las estrategias de mantenimiento eficientes y efectivas.

¿Qué es una política de mantenimiento?

Una política de mantenimiento es un documento producido, propiedad y administrado por la alta dirección. En la jerarquía de la gobernanza empresarial, todas las políticas se derivan de la visión, la misión y los valores de la empresa y se sitúan por debajo de ella.

Como declaración fáctica de intenciones, una política de mantenimiento es un documento formal. Establece lo que la alta dirección espera del departamento de mantenimiento. El contenido de la política de mantenimiento debe respaldar y habilitar la misión, los valores y los objetivos comerciales.

Encontrará confusión entre las políticas y la estrategia, así que dejemos las cosas claras. Una política de mantenimiento se encuentra debajo de la estrategia comercial - pero por encima de la estrategia del departamento de mantenimiento y plan de mantenimiento estratégico.

¿Por qué necesita una póliza de mantenimiento?

Una política de mantenimiento establece los límites para el desarrollo de la estrategia de mantenimiento. Piense en ello como la misión y los valores del departamento de mantenimiento. Al establecer expectativas de mantenimiento claras, objetivas y cuantificables, la política enfoca las acciones del departamento de mantenimiento hacia los resultados necesarios y deseados, como hacer que los procesos comerciales sean rentables, reducir los costos de mantenimiento, reducir el tiempo de inactividad y las averías no planificadas, etc.

El solo hecho de escribir una política de mantenimiento requiere un poco de análisis. Obliga a tomar decisiones sobre el análisis de riesgos, el grado deseado de cumplimiento normativo, los costos de mantenimiento y el compromiso de gastos, y el grado de seguridad de la fuerza laboral . Dicho proceso combina el pensamiento, la creación de consenso y la colaboración entre la alta dirección y los trabajadores de mantenimiento.

También es un compromiso claro y auditable por parte del propietario o del equipo directivo. Cuando un ingeniero de mantenimiento u otro experto en mantenimiento redacta la estrategia de mantenimiento, su documento debe cumplir con la intención y los compromisos requeridos por la política de mantenimiento. Básicamente, la política los responsabiliza.

¿Quién escribe el documento de política de mantenimiento?

El acto de redactar un documento de política de mantenimiento es menos importante que quién lo formula.

Como mínimo, puede esperar que estén presentes un director de recursos humanos, un director de operaciones y un director de ingeniería. Este equipo senior debe formular todas las políticas, en función del impacto que tendrán en sus departamentos. El equipo generalmente está dirigido por el CEO o el Director Gerente.

La escritura generalmente se pasará al gerente de ingeniería o al gerente de mantenimiento. Enviado al equipo de alta dirección para su revisión y desafío, el director ejecutivo y los jefes del departamento de mantenimiento firmarán el documento una vez que todo esté pulido y acordado.

La división exacta de responsabilidades entre los roles dependerá del tamaño de su organización y su departamento de mantenimiento.

¿Qué define una buena política de mantenimiento?

La forma más sencilla de explicar cómo es una buena política de mantenimiento es revisar las características deseadas. Identificamos seis de ellos.

1. Coherencia con los valores de la empresa

Si los valores de la empresa hablan del derecho de todos los empleados a regresar a casa seguros del trabajo todos los días, sería negligente no resaltar las expectativas de salud y seguridad del departamento de mantenimiento.

Cuando se valoren las preocupaciones por la sostenibilidad y el medio ambiente, una expectativa de alto nivel sobre la eliminación de desechos sería apropiada, lo que empujaría a los gerentes de mantenimiento a ser más amigables con el medio ambiente.

La mejor manera de perder el apoyo de sus empleados es mostrar inconsistencia entre palabras y hechos.

2. Adecuado para su propósito

Diseñe sus pólizas de acuerdo con el tamaño y las actividades de la empresa, teniendo en cuenta el mantenimiento adecuado. Una organización de mantenimiento de seis personas puede tener 4 o 5 políticas de una página que cubren RRHH, Operaciones, Salud y Seguridad y Finanzas. Las políticas de un gran fabricante de sitios múltiples tendrán un conjunto de documentos completos.

Redacte políticas para respaldar una guía clara, una buena toma de decisiones y publique dónde se encuentra su empresa con respecto al mantenimiento. Escríbalos para informar e incluir pautas realistas.

3. Claridad

La política de mantenimiento debe aclarar la función y los objetivos del mantenimiento y cómo respalda la visión de la empresa. Debe establecer límites claros más allá de los cuales el departamento de mantenimiento no debe operar. También articulará claramente las obligaciones y el apoyo que se espera de la organización en general hacia el departamento de mantenimiento.

4. Formado a través de la participación externa

Atrás quedaron los días en que un director ejecutivo redactaba un documento de política como una forma de vigilar a su personal. Discuta las políticas con aquellos que se verán afectados y considere sus comentarios y preocupaciones. Se ignorará una política poco práctica, suplicando por qué se escribió en primer lugar .

5. Accesibilidad y aplicabilidad

Las pólizas no son documentos secos y polvorientos, redactados para complacer a un auditor una vez cada dos años. Existen para informar y orientar las decisiones diarias. Todo el personal debe poder acceder y leer cualquiera de los documentos de política de la empresa.

Los usuarios de Limble CMMS tienen la opción de crear un activo digital y adjuntarle la política de mantenimiento recién escrita / actualizada. De esta manera, cualquier empleado con una cuenta de usuario de Limble puede acceder rápidamente al documento en cualquier PC o dispositivo móvil. ¿Por qué importa esto? Porque los documentos que son difíciles de encontrar simplemente dejarán de usarse.

El tamaño, la estrategia o las prácticas de la empresa cambiarán a lo largo de su ciclo de vida. La política de mantenimiento debe someterse a actualizaciones periódicas para garantizar su aplicabilidad a las operaciones actuales. De esa manera, es similar a los procedimientos operativos estándar.

6. Una declaración de compromiso

La política debe estar firmada y respaldada por el director ejecutivo y el jefe de departamento, lo que significa un compromiso formal de una persona responsable. A medida que las personas cambian en sus funciones, el nuevo titular debe revisar y firmar los documentos.

¿Qué contiene una política de mantenimiento típica?

Cada política de mantenimiento que lea será diferente, pero las buenas políticas deben abordar las siguientes áreas:

1. Introducción

La introducción es una descripción general, breve y de alto nivel para alguien que no tiene conocimientos de mantenimiento. Habla sobre qué es el mantenimiento, por qué se realiza y los beneficios que aporta a la organización.

Debe explicar cómo el mantenimiento ayuda a la empresa a lograr su visión, misión y propósito, abordando el mantenimiento apropiado, el mantenimiento preventivo y todas las demás actividades de mantenimiento.

2. Objeto de la política

El propósito explica la intención detrás de la redacción del documento. Quizás desee proporcionar un entorno seguro y saludable para los empleados y operadores de máquinas. Es posible que desee maximizar el tiempo de actividad del equipo para garantizar un uso eficaz y eficiente de los activos. Quizás la calidad de los componentes o servicios sea una parte integral de lo que hace y desea mantener la excelencia del producto.

Puede ser que la gestión eficaz del inventario sea parte de su preocupación, o tal vez la reducción de reprocesos. Si el equipo que utiliza requiere una gran cantidad de capital, es posible que desee lograr el menor costo operativo total posible.

Este párrafo debe aclarar las razones para prescribir estas expectativas de mantenimiento.

3. La declaración de intenciones

Esta parte de la política es un compromiso de la empresa. Debe comenzar con una declaración definida. No más lenguaje esponjoso de alto nivel aquí. ¿Qué va a hacer esta política? Los ejemplos incluyen:

• Nuestra Política de mantenimiento…
• Esta política garantizará ...
• El enfoque de mantenimiento de la empresa es ...

Después de esta declaración, habrá una lista con viñetas de compromisos que comienzan con palabras de acción: mantener, implementar, asegurar, prevenir, ayudar, promover, proporcionar . No debe haber ambigüedad en esta declaración, no hay lugar para malas interpretaciones.

4. El alcance de la política y los procedimientos de mantenimiento

Este párrafo describe el primer nivel de implementación y mantenimiento de un proceso de gestión de mantenimiento integral. Describe la planificación y el desarrollo de las actividades asociadas con el mantenimiento de su empresa y debe incluir como mínimo:

• desarrollar una estrategia de mantenimiento
• asignar estándares de mantenimiento
• redactar un plan de mantenimiento estratégico
• desarrollar y redactar procedimientos de mantenimiento

5. Requisitos de la política

El capítulo de requisitos es la esencia del documento de la política de mantenimiento, siendo más táctico que estratégico. Aquí, escribe párrafos breves en los que se explica el enfoque de la empresa o el departamento con respecto a cuestiones importantes. Básicamente, usted describe el alcance del trabajo de mantenimiento requerido prescribiendo las tareas de mantenimiento requeridas. Los temas comunes son:

• Obligaciones relativas a las reglamentaciones sobre medio ambiente, salud y seguridad, garantía de calidad, gestión de riesgos y gestión financiera.
• Preparación de una estrategia de mantenimiento que aborde el mantenimiento planificado y no planificado.
• Redactar y revisar periódicamente un Plan de gestión estratégica (SMP) que aborde las necesidades de mantenimiento de la empresa a corto, medio y largo plazo.
• Desarrollo de presupuesto, para asegurar el logro de los estándares de mantenimiento estipulados.
• Desarrollo de un sistema de gestión de mantenimiento que utiliza datos del fabricante de equipos originales (OEM), experiencia en servicio y datos históricos.
• Implementación, monitoreo y revisión continua del desempeño del mantenimiento según los estándares de la industria.
• Establecer procesos para la captura, retención segura y utilización de datos de mantenimiento, para cumplir con los requisitos de informes normativos y de la empresa.
• Adquisición de contratistas de mantenimiento y servicios de mantenimiento.

El párrafo de requisitos de la política es una explicación amplia y profunda de los problemas que requieren la adhesión de una empresa o departamento. La participación de otros departamentos en el desarrollo de esta etapa es ventajosa y recomendable.

6. Asignación de responsabilidades

Si bien es breve, aquí es donde identifica los roles afectados o responsables de esta política. ¿Quién será responsable por ello? ¿Qué consulta debe realizarse y con quién? ¿Quién será informado de su contenido?

Para evitar la actualización constante de esta parte, utilice roles en lugar de nombres. Aborde los requisitos de mantenimiento y describa las responsabilidades del equipo de mantenimiento.

7. Documentos relacionados

Enumere todos los documentos que afectan la política de mantenimiento de alguna manera. Pueden ser legislación externa u otras políticas internas.

Incluya los documentos internos que existen debido a esta política. Los ejemplos incluyen documentos de estrategia de mantenimiento, el plan de gestión estratégica, el sistema de gestión de mantenimiento y los estándares de mantenimiento.

Baje solo un nivel en la jerarquía de documentos: no es necesario para enumerar todos los procedimientos, notas de orientación o prácticas laborales seguras que se encuentran por debajo de los estándares.

¿No sabes por dónde empezar? Mira algunos ejemplos de políticas de mantenimiento

A continuación, se muestran algunos enlaces a documentos de políticas de mantenimiento y orientación para diferentes industrias que se encuentran en el dominio público. Estos ejemplos no contienen necesariamente todos los componentes recomendados; no obstante, son lo suficientemente buenos como para servir como ejemplos prácticos.

Recuerde, tomarlos y copiarlos textualmente no le ayudará. Su política de mantenimiento debe reflejar los valores de su empresa, la industria en la que se encuentra, los niveles de tecnología y el equipo usado .

En su lugar, utilice estos ejemplos para centrarse en el formato y el tipo de contenido incluido:

• Política de mantenimiento de equipos médicos n.º 1
• Política de mantenimiento de equipos médicos n. ° 2
• Política de mantenimiento del sistema de seguridad de la información
• Política de mantenimiento de edificios

Un enfoque de mantenimiento de arriba hacia abajo

Una política de mantenimiento sólida es el primer paso para que las organizaciones optimicen su gasto de mantenimiento, mejoren el tiempo de actividad de los equipos y alineen las estrategias y procedimientos de mantenimiento con la misión y los valores de la empresa.

Al establecer expectativas de mantenimiento objetivas y cuantificables, la política de mantenimiento enfoca a los departamentos de ingeniería y mantenimiento en cumplir con la intención y los compromisos requeridos por la política de mantenimiento. Cuando se redacta y comunica correctamente, se espera que minimice las pérdidas de producción y las averías, mejore la calidad del producto y optimice el equipo de mantenimiento, los repuestos y el personal.

Un enfoque de arriba hacia abajo coherente y auditable para la gestión del mantenimiento comienza con una política de mantenimiento clara y comprensible que está alineada con los objetivos de su empresa y respaldada por la alta dirección.