20 beneficios de un CMMS

¿Por qué debería comprar un CMMS? Sabemos que no es fácil introducir una nueva solución de software en el trabajo:tiene que dedicar tiempo a buscar proveedores, realizar el proceso de ventas, justificar el costo y capacitar a su equipo.

Pero los beneficios del software CMMS definitivamente valen la pena y pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero, mejorar la salud y la seguridad, y más.

Tabla de contenido

1. Reducir el tiempo de inactividad
2. Controle los costos
3. Aumente la eficiencia
4. Recopilar y utilizar datos
5. Mejorar la salud y la seguridad
6. El software CMMS es más que un simple truco

20 beneficios de CMMS

Reduzca el tiempo de inactividad

1. Supere la acumulación de mantenimiento

Es inevitable cierto grado de retraso en el mantenimiento, pero demasiado puede hacer que su operación caiga en picada. Anexo A:Se estima que el costo del mantenimiento atrasado en los parques nacionales de EE. UU. Es de $ 12 mil millones. Este es un caso extremo, pero ilustra la importancia de mantener la acumulación de mantenimiento a un nivel aceptable.

Un CMMS equilibra los recursos y los costos de mantenimiento para que los atrasos no se salgan de control. El software captura pequeñas correcciones que de otra manera pasarían desapercibidas y permite que las tareas de mantenimiento se programen, asignen y prioricen para que ningún trabajo se pierda.

2. Aumente la vida útil de los activos

La edad promedio de los equipos industriales en los EE. UU. Es la más alta desde la década de 1940. Aunque la edad no siempre es la razón del fracaso, a menudo es un factor contribuyente. No siempre es posible desde el punto de vista económico reemplazar los modelos antiguos por otros nuevos, por lo que el mantenimiento es tan crucial.

Mantener el equipo en buenas condiciones de funcionamiento durante más tiempo significa realizar el mantenimiento antes de que algo se rompa. No puede hacer eso utilizando las pautas del OEM o conjeturas. La integración del software CMMS con sensores, PLC, SCADA y sistemas MES le permite rastrear el estado de un activo en tiempo real, detectar fallas antes de que sucedan, diagnosticar problemas y programar el mantenimiento.

3. Haga que el mantenimiento preventivo sea más fácil de programar y completar

El mantenimiento preventivo detecta los defectos antes de que se conviertan en un problema mayor, lo que reduce el número de averías. Los equipos de mantenimiento saben que el mantenimiento preventivo es clave para limitar el tiempo de inactividad, pero la pregunta es, ¿cómo programar más tiempo?

Un CMMS responde a esta pregunta con órdenes de trabajo automatizadas. Los activadores de PM se pueden crear según el uso, el tiempo o la condición en un CMMS. Estos disparadores activan una orden de trabajo, que luego se programa y se asigna. La orden de trabajo se vuelve mucho más fluida y el mantenimiento preventivo es más fácil de programar, lo que reduce el tiempo de inactividad.

4. Acelere las reparaciones e inspecciones

El tiempo de inactividad ocurre cuando un activo necesita ser reparado o inspeccionado. Esto no siempre se puede evitar. Sin embargo, si las reparaciones y los MP son ineficaces, se prolonga el tiempo de inactividad. Estas ineficiencias pueden sumarse y costarle a sus instalaciones mucho tiempo y dinero en pérdidas de producción.

Un CMMS facilita la reparación e inspección de los activos, por lo que el tiempo de inactividad se reduce al mínimo. Los técnicos pueden iniciar sesión en una aplicación CMMS móvil desde cualquier lugar y ver el historial de un activo, los diagramas, la ubicación de las piezas de repuesto y más para que el trabajo se pueda realizar más rápido. El software CMMS también puede ayudarlo a encontrar órdenes de trabajo que demoren demasiado, detectar la causa del retraso y solucionarlo para que el trabajo se pueda realizar más rápido.

Estudio de caso:Reducir el tiempo de inactividad en un 54% con un CMMS

Tom Dufton estaba harto de luchar contra incendios todo el día.

Como gerente de mantenimiento de Perth County Ingredients, Tom sabía que el negocio estaba desperdiciando tiempo y dinero cada vez que fallaba una máquina, lo que ocurría a menudo. Estaba desesperado por encontrar una forma de planificar y programar el mantenimiento en lugar de reaccionar ante emergencias. Encontró la respuesta en un CMMS.

Tres años después de implementar un CMMS, Tom y su equipo habían automatizado el trabajo preventivo. redujo el mantenimiento reactivo en un 54% y redujo las llamadas fuera del horario de atención en un 42%.

“La automatización dentro de nuestras instalaciones básicamente nos ha permitido ejecutar múltiples operaciones desde una ubicación”, dice Tom sobre los beneficios de un CMMS.

“Nuestros dedos siempre están al tanto de las instalaciones”.

Lea la historia completa de Tom aquí.

Controle los costos

5. Pronostique con precisión las piezas que necesitará para el mantenimiento

No tener un control del inventario puede generar todo tipo de problemas costosos. Gastar en exceso en inventario puede agregar un 12% a un 20% adicional al costo de compra original. Si no tiene las piezas correctas a mano cuando el equipo se descompone (o no puede encontrar las piezas en un almacén desordenado), se produce tiempo de inactividad, envío urgente y medidas provisionales riesgosas, todas caras.

Administrar su inventario con un CMMS lo ayuda a comprar, rastrear y organizar piezas para que pueda evitar estos costosos problemas. Las herramientas, como las compras automatizadas, los informes de inventario y la previsión de piezas impulsada por inteligencia artificial, pueden ayudarlo a tomar decisiones de inventario basadas en datos y eliminar el exceso y la falta de existencias.

6. Evite la fabricación de chatarra y reelaboración.

Tanto el desecho como el reprocesado requieren un costo enorme en forma de energía, desperdicio y pérdida de producción. La peor parte es que es extremadamente difícil compensar ese gasto sin que el equipo de producción trabaje horas extras.

La mejor manera de reducir el costo de los desechos y el reprocesamiento es evitar fallas no planificadas manteniendo los activos en buen estado con mantenimiento preventivo. El software CMMS se destaca por ayudar a los equipos de mantenimiento a planificar, programar y ejecutar MP. No solo puede automatizar tareas con un CMMS, sino que también puede priorizar y asignar MP mientras realiza un seguimiento de las métricas clave para optimizarlas.

7. Realice un seguimiento de los costes de mantenimiento y obtenga informes sobre ellos.

El software CMMS rastrea todo lo relacionado con las órdenes de trabajo completadas, incluidas las piezas, la mano de obra y otros gastos. Esto facilita la ejecución de un informe sobre estos costos, ver dónde se gastó el presupuesto y tomar decisiones informadas sobre gastos de capital. Si está buscando demostrar el valor del mantenimiento, puede incluso comparar el costo del mantenimiento reactivo y planificado.

8. Ahorre energía

Los fabricantes estadounidenses gastan $ 230 mil millones en energía cada año, lo que demuestra que cualquier empresa puede recortar costos al reducir el uso de energía. Los activos bien mantenidos son más eficientes energéticamente y son clave para reducir sus gastos generales de energía.

El mantenimiento reactivo es una fuente importante de desperdicio de energía en las instalaciones de producción porque genera problemas de inventario, programación deficiente, reelaboración y más. Un CMMS puede resolver cada uno de estos problemas ayudándolo a establecer un mejor programa de mantenimiento preventivo con herramientas como órdenes de trabajo automatizadas y una programación de trabajo más sencilla.

Estudio de caso:Reducir millones en costos de inventario con un CMMS

El inventario siempre parecía desaparecer en el aire en Liberty Oilfield Services. Y le estaba costando mucho a la empresa.

Cantidades masivas de inventario faltante dieron como resultado enormes gastos trimestrales que no pudieron contabilizarse. El equipo de Liberty podía realizar un seguimiento de los costos de inventario sin problemas, pero no había contexto en torno a qué partes se usaron o para qué. Hasta que implementaron un CMMS.

“Vimos de inmediato dónde estaban las brechas”, dice Jack Featheringill, Gerente de Mantenimiento de Liberty Oilfield Services para EE. UU.

“Ahora, estos inventarios trimestrales no son eventos”, explicó Joe Netherland, Gerente de Partes en Liberty. "Nuestro director financiero nos acaba de decir que la cifra en dólares ahora es tan pequeña que no hay nada de qué preocuparse".

Lea la historia completa de Liberty aquí.

Aumente la eficiencia

9. Optimice su programa de mantenimiento

Los programas de mantenimiento bien planificados desperdician menos tiempo, recursos y dinero. Es posible una mejor planificación cuando puede anticipar todos los elementos del mantenimiento, como las necesidades de activos, los programas de producción y el inventario.

La construcción de un mejor programa de mantenimiento comienza con la comprensión de sus activos y recursos. Herramientas como sensores, PLC o sistemas MES lo ayudan a capturar, rastrear y analizar datos sobre el desempeño de un activo. La integración de estas herramientas con el software CMMS le permite utilizar estos datos para ajustar la frecuencia de las tareas de mantenimiento preventivo y garantizar que los programas de mantenimiento utilicen los recursos del personal de la manera más eficaz posible.

10. Automatizar las solicitudes de trabajo

Es común que los gerentes de mantenimiento reciban solicitudes de trabajo por teléfono, notas adhesivas, pizarra o el boca a boca. Ninguno de esos es ideal. Estos procesos obsoletos obligan a los equipos de mantenimiento a dedicar un tiempo innecesario a crear órdenes de trabajo e ingresar datos.

El software CMMS elimina todos los pasos adicionales al automatizar el proceso de solicitud de trabajo. Los empleados pueden registrar solicitudes de trabajo, configurar activadores de PM o conectarse a sensores que crean órdenes de trabajo basadas en la condición en tiempo real de un activo. No se pierde tiempo traduciendo órdenes de trabajo, rastreando operadores o revisando un archivador.

11. Estandarizar los procesos de mantenimiento

Una forma probada y verdadera de hacer que el mantenimiento sea más eficiente es utilizar una herramienta que sepa que funciona bien en una situación determinada. Comenzar desde cero con cada MP, reparación o informe llevará más tiempo y generará tiempo de inactividad y costos adicionales.

Un CMMS le brinda el poder de crear listas de verificación de mantenimiento, flujos de trabajo, plantillas de informes y más para hacer las tareas más fáciles y rápidas. También hace que estos recursos estén disponibles digitalmente, para que todos puedan acceder a la misma información, seguir las mismas prácticas recomendadas y hacer el trabajo lo más rápido posible.

12. Mejorar el acceso a los recursos de mantenimiento

La falta de conocimiento centralizado significa tener que rastrear a alguien, barajar pilas de papel o buscar en una computadora para encontrar la solución a una avería. Estas pequeñas ineficiencias conducen a problemas mayores, como más tiempo de inactividad y auditorías fallidas.

Un CMMS hace que los recursos de mantenimiento estén fácilmente disponibles para cualquier persona, en cualquier momento, proporcionando un centro de información centralizado. Adjunte videos, manuales, listas de tareas, informes de accidentes, requisitos de inventario y más a cualquier equipo u orden de trabajo para ayudar a los técnicos a realizar las tareas en menos tiempo.

Estudio de caso:Ahorro de cientos de horas de trabajo con un CMMS

Ryan Robinson tenía grandes planes para mejorar la eficiencia del mantenimiento en su empresa. Solo había una cosa en su camino:Carpetas. Cientos de carpetas.

“Hay montones y montones de registros”, dice Ryan, el gerente de la tienda de un productor mayorista de árboles.

"Es prácticamente imposible encontrar tendencias en el uso de equipos o cualquier otra cosa sin un montón de trabajo preliminar".

Ryan encontró una solución a sus problemas en un CMMS. Automatizó y optimizó el mantenimiento preventivo utilizando historiales de órdenes de trabajo digitales e integrando su CMMS con una plataforma de gestión de activos para realizar un seguimiento del rendimiento del equipo en tiempo real.

Estos cambios ayudaron a Ryan a ahorrar cientos de horas al eliminar la programación manual y las reparaciones que no era necesario realizar.

Lea la historia completa de Ryan aquí.

Recopilar y utilizar datos

13. Encuentra tendencias en métricas de mantenimiento

Las métricas de mantenimiento traducen la acción en números para que pueda medir el desempeño de todos y de todo en su operación. Le permiten conectar causa y efecto para que pueda tomar mejores decisiones y mejorar su operación.

No puede realizar un seguimiento de las métricas sin las herramientas, los procesos y las personas adecuadas. El software CMMS es la parte de "herramientas" de esta ecuación. Captura los números y realiza un seguimiento de las métricas a lo largo del tiempo para que pueda obtener una visión a largo plazo de su rendimiento. También facilita el análisis de las métricas y las estrategias de ajuste fino basadas en los datos.

14. Ahorre tiempo en los informes

Los KPI de mantenimiento lo ayudan a identificar problemas crónicos de equipos y compararlos con los estándares de la industria. Sin embargo, compilar informes de KPI con Excel o con lápiz y papel puede resultar tedioso y generar errores.

El software CMMS le permite recopilar datos de varias áreas de su operación de mantenimiento y darles sentido con plantillas de informes. Un CMMS a menudo puede enviar informes automáticamente a su bandeja de entrada en un horario establecido. Tener una mejor comprensión de sus KPI lo ayuda a agregar valor o reducir el riesgo con pequeños cambios. Analice tendencias rápidamente, detecte problemas recurrentes, realice un seguimiento de los costos y más.

15. Recopile actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real

Ser capaz de rastrear el progreso de las órdenes de trabajo es crucial para limitar la acumulación, crear programas efectivos, planificar la producción y generar presupuestos. Si las personas adecuadas no tienen visibilidad de las órdenes de trabajo, se genera más tiempo de inactividad, costos más altos y una toma de decisiones desinformada.

Un CMMS le ayuda a evitar estos escenarios de pesadilla. El software proporciona actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real, como el estado de prioridad, a quién se le asigna y cuánto tiempo lleva, para que pueda asignar recursos adicionales si es necesario. Un CMMS también notifica al personal de producción cuando los activos vuelven a estar en línea, para que puedan volver al trabajo sin demora. El sistema puede incluso decirle qué órdenes de trabajo están causando retrasos, tiempo de inactividad o costos adicionales para que pueda averiguar por qué y detenerlo.

16. Acceder a información histórica

Es difícil administrar un activo durante todo su ciclo de vida si no conoce su historial. Incluso si sus técnicos saben todo sobre el pasado de un activo, las altas tasas de rotación y jubilación significan que esta información nunca estará lejos de perderse para siempre.

Un CMMS proporciona una defensa contra este tipo de fuga de cerebros. Cada activo tiene su propio registro único que detalla todo lo que se le ha hecho, desde reparaciones hasta inspecciones, horas de trabajo y más. Los técnicos pueden acceder rápidamente a estos registros para ayudar con los MP o solucionar problemas.

Estudio de caso:aumentar el tiempo de uso de la llave en 540 horas al año con un CMMS

Cuando terminó un turno, comenzó el arduo trabajo para el equipo de mantenimiento de Rambler Metals &Mining.

"Quien estaba terminando su turno de 12 horas escribía páginas de notas", dice Scott Britton, gerente general de operaciones en Rambler. "Escribir esas notas puede llevar hasta una hora".

El sistema de la empresa claramente necesitaba una reforma. Era difícil obtener información precisa, lo que significaba que se estaba desperdiciando tiempo, recursos y dinero.

Y luego Scott encontró un CMMS. El software permitió a su equipo ver, agregar y compartir información sobre órdenes de trabajo en una fracción del tiempo. La productividad se disparó en un 15% y el tiempo de uso de la llave aumentó en más de 500 horas al año.

"Ya no hay conjeturas", dice Scott. "Ahora podemos priorizar todo ... y podemos documentar dónde todos pasan su tiempo".

Lea la historia completa de Rambler aquí.

Mejorar la salud y la seguridad

17. Reduzca el riesgo en cada trabajo

No importa si un trabajo se hace rápidamente si no se hace de forma segura. Las posibilidades de un accidente aumentan cuando la seguridad no forma parte del proceso de planificación. Asegurarse de que cada trabajo sea seguro agrega algunos pasos adicionales al crear una orden de trabajo, pero vale la pena para mantener saludable a su equipo.

Un CMMS facilita la creación de órdenes de trabajo que tienen en cuenta el bienestar del equipo de mantenimiento. Puede agregar listas de verificación, hojas de datos de seguridad de materiales, procedimientos de seguridad y el PPE requerido para estar seguro de que los técnicos están haciendo un trabajo de manera segura y evitando riesgos.

18. Prepárese para las auditorías en menos tiempo

Las auditorías no siempre son fáciles de aprobar y es aún más difícil sin las herramientas y los conocimientos técnicos adecuados. Y la perspectiva de fallar en una auditoría trae consigo enormes dolores de cabeza y el riesgo de perder miles o millones de dólares.

El software CMMS facilita y hace más rentable la preparación para una auditoría. Ayuda a facilitar las rondas de inspección y permite buscar en el sistema registros de mantenimiento de un determinado activo o período de tiempo. Documentar las actividades de cumplimiento también es más simple con un CMMS, ya que le brinda la oportunidad de crear informes y almacenar fotos.

19. Manténgase alejado de las infracciones y multas de OSHA

Las infracciones de seguridad provocan más accidentes y pueden afectar los resultados finales, lo que les cuesta a las empresas millones de dólares en multas. Estas infracciones suelen ocurrir cuando a las personas les falta información, las expectativas no son claras y la comunicación se interrumpe.

Un CMMS puede ser la solución a estos problemas. Los procedimientos de seguridad se pueden hacer más accesibles y visibles en listas de verificación y perfiles de activos. Los técnicos pueden activar estos procedimientos en sus teléfonos en cuestión de segundos para que nunca se pierdan instrucciones de seguridad importantes que podrían dar lugar a una infracción.

20. Gestionar la formación en seguridad

La formación es un elemento clave de la seguridad; se ha demostrado que reduce las lesiones en un 24%. También conduce a menos averías y costes imprevistos. Aunque la capacitación en seguridad es crucial, todo, desde un mal momento hasta la necesidad de habilidades especializadas, puede obstaculizar los planes mejor diseñados de su equipo.

El software CMMS puede ayudar a eliminar los obstáculos en el camino de una formación de seguridad adecuada. Un CMMS le permite almacenar y rastrear información de salud y seguridad para técnicos, como certificaciones. También puede obtener informes de seguridad del CMMS para poder decidir qué tipo de capacitación debe priorizarse.

Estudio de caso:Lograr auditorías perfectas durante seis años con un CMMS

Las auditorías fallidas eran lo principal que mantenía despierto al equipo de mantenimiento de Scottish Sea Farms por la noche. Una auditoría fallida podría ser desastrosa para el negocio del cultivo de salmón, y sin una forma infalible de garantizar que la empresa pasara, el riesgo era alto.

Un CMMS cambió todo eso. La implementación de un CMMS era la pieza que le faltaba al equipo. No ha habido una sola auditoría fallida en ninguna de las seis instalaciones de Scottish Sea Farms en los seis años transcurridos desde que comenzó a usar un CMMS.

“Recibimos auditores externos periódicamente”, dice Ewen Leslie, gerente de ingeniería de agua dulce en Scottish Sea Farm. "Decidimos que necesitábamos un mejor control sobre el mantenimiento de nuestra maquinaria y el tiempo no podría haber sido mejor para un CMMS".

Lea la historia completa de Scottish Sea Farm aquí.

BENEFICIO ADICIONAL:Conéctese con expertos en mantenimiento

Trabajar en mantenimiento a menudo puede sentirse como si estuviera en una isla. Eso puede ser solitario, frustrante y un obstáculo para alcanzar las metas personales y de equipo. Conectarse con otros profesionales de mantenimiento es una forma de superar este desafío. Le brinda la oportunidad de hacer preguntas, intercambiar ideas, solucionar problemas y aprender de las personas que han estado en su puesto.

Un CMMS no hace nada de esto. Pero su proveedor de CMMS puede hacerlo si elige el correcto. Un excelente proveedor de CMMS le brinda más que solo software:le brinda acceso a una comunidad de expertos y mantenedores para ayudarlo a lograr un mantenimiento de clase mundial, ya sea a través de conferencias, eventos, plataformas sociales o paquetes de capacitación.

El software CMMS es más que un simple truco

Cada persona en una instalación tiene un objetivo diferente, desde completar el mantenimiento hasta realizar un seguimiento de las métricas o reducir los costos. Independientemente de lo que esté tratando de lograr, el software CMMS lo hace más fácil de lograr. El valor real del software de mantenimiento no radica en sus características, sino en la forma en que se utilizan esas herramientas para eliminar ineficiencias, identificar áreas de oportunidad y maximizar el talento en sus instalaciones. Un CMMS hace que todo esto sea posible y más.