Una mejor forma de comprar piezas de mantenimiento

Durante un seminario reciente de gestión de mantenimiento, se eliminó el tema de las tarjetas de compra (tarjetas P) por mal uso casi creó un motín entre el grupo. Una de las quejas más frecuentes del personal de mantenimiento es que solo quieren que las piezas hagan bien su trabajo. Si bien las tarjetas P ayudan a habilitar esto, pueden ser una maldición al mismo tiempo.

Por lo general, muchas organizaciones no tienen una buena asociación entre las funciones de mantenimiento, gestión de materiales y compras. Existe la ilusión de una asociación, pero no una asociación real. Como tal, el mantenimiento utiliza las tarjetas P como un método para sortear las dificultades de comprar piezas y materiales a través de los canales normales. Admítelo:disfrutamos de la libertad de simplemente correr o llamar a la casa de suministros local para obtener lo que necesitamos. No hace falta decir que hay muchos problemas incrustados aquí, pero centrémonos en una parte de la maldición de la tarjeta P.

Si usamos la tarjeta P para navegar fuera de los canales normales de compras y gestión de materiales, eso generalmente significa que estamos comprando piezas y materiales fuera de los sistemas CMMS / EAM. Si bien algunos grupos tienen excelentes procedimientos para ingresar las compras con tarjeta P en el CMMS, la mayoría no lo hacen. Para muchas organizaciones, así es como funciona el proceso:

• 1) El supervisor de mantenimiento agita las piezas de la tarjeta P. Tal vez obtengan un recibo en el momento de la compra o tal vez no.
• 2) Unos 30 a 60 días después, concilian los recibos con la factura de la tarjeta de crédito cuando se trata de contabilidad y la cargan a un centro de costo presupuestario en forma de pedido general. Ya escuché a algunos de ustedes preguntar:"Entonces, ¿qué tiene de malo este enfoque?"

Este es el problema con el escenario anterior. Las piezas y materiales individuales junto con su costo no se cargaron a cada orden de trabajo individual. ¡Habla de una métrica rezagada! Pueden pasar 90 días antes de que veamos que el dinero real gastado alcance el presupuesto, por lo que estamos volando a ciegas. Incluso entonces, todavía no sabemos el dinero gastado o las piezas reales utilizadas a nivel de equipo individual. Es posible que conozcamos un área en el mejor de los casos.

Peor aún, perdimos la oportunidad de construir nuestra lista de materiales (BOM) en el CMMS. Cada vez que compramos un artículo, incluso si no lo tenemos en stock, deberíamos asignarle al artículo un número de pieza que no está en stock, capturando la descripción, el costo y la información de abastecimiento para vincularlo a nuestro equipo. Puede que sea la única forma que tenemos de elaborar la lista de materiales.

Necesitamos adquirir el hábito de comprar todo a través del CMMS, incluso si usamos tarjetas P para comprar. Hacer esto nos da la capacidad de construir la lista de materiales para nuestro equipo. Entendemos el uso, por lo que podemos tomar decisiones de almacenamiento inteligentes con la gestión de materiales. Conocemos nuestros costos hasta los niveles de equipos individuales. No estamos esperando 90 días para comprender el costo de cada orden de trabajo. Además, podemos usar los datos de nuestro equipo en el CMMS para determinar dónde estamos gastando nuestro dinero y ver si tenemos problemas con los tipos de piezas.

La conclusión es que si está utilizando tarjetas P, asegúrese de tener procedimientos que se auditen y hagan cumplir para superar la maldición de las tarjetas P.