Cómo motivar a los técnicos con la gestión del equipo de mantenimiento

Como líder de mantenimiento, sabe que se necesita la combinación correcta de herramientas y técnicas para aumentar la confiabilidad de los activos y evitar el tiempo de inactividad.

Y podría pensar que es lo mismo mantener a los técnicos contentos y motivados. Pero con la gestión del equipo de mantenimiento, se trata de algo más que encontrar el equilibrio entre el palo y la zanahoria.

Tiene sentido comenzar preguntando "¿Cuáles son los objetivos de la gestión del equipo de mantenimiento?"

Pero tiene más sentido comenzar con una pregunta aún más básica:¿Qué es la gestión del equipo de mantenimiento?

¿Qué es la gestión del equipo de mantenimiento?

La administración del equipo de mantenimiento es el conjunto de procesos y políticas que implementa para que pueda trabajar con un equipo enfocado que brinde constantemente los mejores resultados posibles con la menor cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo.

¿Cómo liderar un equipo de mantenimiento?

Está relacionado con todas las formas en que administra el equipo de mantenimiento, incluida la forma en que:

• Definir sus funciones y responsabilidades
• Programar y asignar tareas
• Seguimiento de la calidad de su trabajo
• Apoyar su desarrollo profesional
• Proporcione comentarios claros y prácticos
• Recompensar el buen comportamiento y desalentar el mal
• Sea un ejemplo a través de sus propias acciones

Eso es mucho para administrar, y si bien todo es importante, puede progresar mucho si se enfoca en la motivación. ¿Por qué?

Cuando su equipo está desmotivado, lograr que hagan cualquier cosa, incluso las cosas que los benefician directamente, se convierte en una batalla cuesta arriba.

¿Cómo motivas a un equipo de mantenimiento?

La metáfora clásica de la motivación es la zanahoria y el palo, donde la zanahoria representa las recompensas, mientras que el palo representa los castigos. La idea es que con la combinación correcta de cosas por las que trabajar y cosas de las que huir, su equipo se mantenga motivado.

Es una gran imagen. Pero según investigaciones recientes, no es así como funciona la motivación. De hecho, cuando se trata de sus trabajos, a la mayoría de las personas no les importa mucho el dinero. En cambio, quieren independencia, oportunidades para mejorar y un sentido de propósito.

Como jefe del equipo de mantenimiento, puede crear un lugar de trabajo que ofrezca los tres.

PM para la independencia

Este puede ser un desafío porque, de alguna manera, el departamento debe estar "microgestionando" de cerca lo que están haciendo los técnicos. La única forma en que funciona un programa de mantenimiento es si los técnicos hacen el trabajo que se les asignó, en el orden correcto. Lo último que desea es que sus técnicos entren todos los días y decidan por sí mismos lo que van a hacer.

Y tampoco quieres que decidan cómo lo van a hacer. El beneficio de contar con procedimientos operativos estándar es que, independientemente de quién esté haciendo el trabajo, siempre lo está haciendo de la misma manera. Tiene que ser como la última vez que lo hicieron. Y, al igual que la última vez que alguien más lo hizo.

La consistencia es la forma de obtener calidad. Y en los casos en que los SOP para una tarea de mantenimiento específica no sean los ideales, sigue siendo importante que todos los sigan. De lo contrario, obtendrá resultados inconsistentes, lo que dificultará trabajar hacia atrás para mejorar los SOP.

Pero puede evitar esto dando un paso atrás y observando por qué la gente quiere independencia, que es que les da una sensación de control. Por lo tanto, si configura un sistema en el que los técnicos sientan que tienen más control, estarán más felices en el trabajo.

Y en mantenimiento, un buen programa de mantenimiento preventivo ayuda a que todos sientan que tienen el control del trabajo que hacen y cuándo lo hacen. Cuando cambia de reparaciones reactivas basadas en fallas a mantenimiento proactivo y preventivo, sus técnicos sienten que tienen más control sobre su tiempo.

POE de mejora

Tener SOP claros para todas sus tareas regulares de mantenimiento tiene otro beneficio:hace que sea mucho más fácil para los técnicos aprender nuevas habilidades.

En lugar de tener que localizar a los técnicos superiores que pueden explicarles todo, cualquier técnico puede buscar las piezas y los materiales asociados, los riesgos de seguridad, las listas de verificación y las instrucciones paso a paso para las inspecciones y tareas.

Y debido a que tienen más oportunidades de superación personal, son más felices en sus trabajos, más motivados.

El proceso de recopilar y estructurar la información que necesita para los SOP también es una buena manera de ayudar a los técnicos a sentir que tienen control sobre su trabajo. En lugar de utilizar un proceso estándar de arriba hacia abajo, puede hacer todo en colaboración, alentando a sus técnicos a contribuir con sus ideas. Al final, puede capturar el "conocimiento tribal" del departamento, al mismo tiempo que les da a los técnicos una sensación de control sobre cómo trabajan.

KPI para un propósito

Desea mover el departamento en la dirección correcta, por lo que su primer paso debe ser encontrar formas de comunicar claramente dónde está exactamente. Una vez que los técnicos comprendan las métricas de mantenimiento y los indicadores clave de rendimiento que está rastreando, tendrán una mejor idea de su definición de éxito.

Pero tienen más que eso. Ahora también tienen un sentido de propósito, tanto como equipo como individualmente.

Sin embargo, es importante elegir los KPI con cuidado. No puede tener demasiados, y todos deben estar directamente relacionados con las cosas que los técnicos pueden controlar. Recuerde, existe una conexión directa entre la motivación laboral y tener una sensación de control. Cuando a los técnicos les preocupa que los culpes por cosas que no pudieron haber evitado, pierden la motivación.

¿Cómo mejorar el departamento de mantenimiento?

Comienza con los datos. Los modernos sistemas de administración de mantenimiento computarizados facilitan la captura, el intercambio y el aprovechamiento de sus datos. La clave es tener una base de datos central donde vivan todos sus datos. En lugar de montones de papeles sueltos e interminables archivos adjuntos de correo electrónico de hojas de cálculo, todo está en un solo lugar. Y debido a que todos en el departamento pueden acceder a los mismos datos desde cualquier lugar, puede dejar de preocuparse de que alguien esté fuera del circuito.

Una vez que sus datos sean precisos, actualizados y fácilmente accesibles, puede ayudar a los técnicos a sentir que tienen independencia, oportunidades de mejora y propósito.

Programas de mantenimiento preventivo

Si está atrapado en el uso de métodos de gestión de mantenimiento tradicionales, ya sea en papel o en hojas de cálculo, configurar y realizar un seguimiento de un programa de mantenimiento preventivo es un ejercicio de frustración. Debido a que sus datos están por todas partes, el trabajo se desliza fácilmente por las grietas.

Las soluciones modernas de CMMS lo ayudan a configurar sus PM en un calendario fácil de leer, donde puede ver todo al mismo tiempo. Y como puede configurar el software para que genere MP automáticamente según el tiempo o el uso, no tiene que preocuparse por olvidar tareas e inspecciones críticas

Plantillas de órdenes de trabajo repletas de datos

Planificar sus órdenes de trabajo de PM por adelantado es excelente, pero para que el sistema realmente funcione, también debe poder incluir una gran cantidad de datos críticos en cada orden de trabajo. Con un buen CMMS, puede incluir:

• Historial de mantenimiento y reparación de activos
• Listas de verificación personalizables
• Instrucciones paso a paso
• Partes y materiales asociados
• Manuales digitales de operación y mantenimiento, imágenes y esquemas

Una vez que haya configurado todo en las plantillas, puede agregar todos esos datos útiles a nuevas órdenes de trabajo con solo unos pocos clics.

Informes de mantenimiento generados automáticamente

Los datos son valiosos de muchas maneras. Ayuda con las operaciones diarias, pero también puede aprovecharlo para obtener información útil sobre su departamento. Finalmente, puede ver el panorama general del mantenimiento. Y una vez que lo tenga, puede compartirlo con el equipo en forma de métricas de mantenimiento y KPI, ayudándolos a comprender dónde pueden mejorar.

Siguientes pasos

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre motivación y ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen

Aunque los gerentes de mantenimiento saben mucho sobre cómo mantener los activos en funcionamiento, es posible que no sepan tanto sobre cómo mantener motivado al equipo de mantenimiento. El primer paso es reconocer que el tradicional palo y zanahoria generalmente no funciona. En cambio, la investigación muestra que la mayoría de las personas buscan tres cosas en un trabajo:la independencia para lograr metas utilizando sus propios métodos, oportunidades para aprender y mejorar, y un sentido de propósito. El software de administración de mantenimiento moderno puede ayudar a los administradores de mantenimiento a implementar políticas y flujos de trabajo que motiven a los técnicos. Al establecer un programa de mantenimiento preventivo, los gerentes ayudan a los técnicos a tener una sensación de control sobre su trabajo. En lugar de ser reactivos, son proactivos. Para ayudar a los técnicos a encontrar oportunidades de mejora, los gerentes pueden crear una colección central y fácilmente accesible de procedimientos operativos estándar para que los técnicos puedan aprender y probar nuevas tareas. Finalmente, al usar el software para rastrear y compartir métricas de mantenimiento e indicadores clave de desempeño, los gerentes brindan a los técnicos una comprensión sólida de su desempeño actual, así como objetivos claros a seguir.