CMMS ayuda a las instalaciones de atención médica a enfrentar los crecientes desafíos

La industria del cuidado de la salud siempre se ha enfrentado a una larga lista de desafíos, y la pandemia de COVID-19 ha empeorado la situación y ha creado problemas nuevos, a menudo inesperados. Ahora más que nunca, los gerentes de instalaciones y mantenimiento deben tomar el control de sus operaciones de mantenimiento, maximizando la atención al paciente y minimizando los costos. El software CMMS finalmente lo hace posible.

Inicialmente, la expectativa era que la mayor amenaza del COVID-19 era que podría abrumar a los hospitales. Los llamados a nivel nacional para "aplanar la curva" tenían como objetivo frenar la propagación del virus, distribuir la cantidad de casos durante un período más largo, permitiendo que las instalaciones traigan el personal y los suministros necesarios. En lugar de un pico, la esperanza era una curva más suave.

Pero lo que terminó sucediendo fue inesperado:castigar los cierres financieros para los proveedores de atención médica en ambos extremos del espectro, para lugares con una gran cantidad de casos y aquellos que vieron solo unos pocos. ¿Qué los conecta? Una caída casi completa en pacientes que no son de emergencia y cirugías electivas, que es donde muchos centros de atención ven la mayor parte de sus ganancias. El Washington Post comparó dos hospitales, UMass Memorial Medical Center en Worcester, Massachusetts, con 2700 pacientes de COVDI-19, y MU Health Care's University Hospital en Columbia, Mo., con solo unos 40. En ambos casos, “cada hospital ha cancelado más de 2000 cirugías Decenas de miles de visitas a la clínica han desaparecido. Los ingresos mensuales de los pacientes se redujeron en decenas de millones de dólares”. Luego, el periódico señala que incluso antes de la pandemia, “Más de 1200 hospitales operaron en números rojos en dos o más de los últimos cinco años”.

Y las cosas podrían empeorar aún más. Ahora hay informes de que los hospitales enfrentarán nuevos costos por equipos de protección personal (EPP) y otros suministros relacionados con el COVID-19.

Pero antes de ver cómo la solución CMMS adecuada ayuda a los centros de atención médica a superar los desafíos existentes y nuevos, primero establezcamos algunas definiciones básicas. Por ejemplo, ¿qué se incluye en la categoría “centro de atención médica”?

Nota rápida:a medida que avanza en la lista, intente llevar la cuenta de todos los diferentes tipos de activos y equipos necesarios para operar estas instalaciones. Es un gran número. La atención médica, en todos los niveles, está repleta de piezas móviles interconectadas de misión crítica de las que dependen los profesionales de la salud para brindar una atención de calidad al paciente.

Tipos de establecimientos de salud

Antes de exponer las formas específicas en que un buen CMMS puede ayudar a los gerentes de instalaciones y mantenimiento a mantener las instalaciones de atención médica funcionando sin problemas y resolver los desafíos de la atención médica, es importante tener una mejor idea de qué tan amplio puede ser el término "instalaciones de atención médica".

Centros de cirugía ambulatoria

Estos centros, que son versiones simplificadas de las salas quirúrgicas de los hospitales, se centran en una banda estrecha de procedimientos quirúrgicos. Las ventajas incluyen costos más bajos y un menor riesgo de infección. A veces también llamados instalaciones quirúrgicas para pacientes ambulatorios.

Centros de nacimiento

Entornos de parto rentables e inclusivos para la familia. Debido a que no tienen el mismo equipo que los hospitales, trabajan con embarazos donde no hay complicaciones conocidas.

Bancos de sangre

Recolección, clasificación y almacenamiento seguro de sangre y plaquetas donadas. Debido a que la sangre y los productos sanguíneos no se pueden fabricar, estos centros son fundamentales para todos, desde personas con anemia hasta víctimas de accidentes automovilísticos.

Clínicas y consultorios médicos

Amplia categoría que cubre todo, desde la práctica privada de un médico de cabecera hasta el consultorio de un dentista, desde especialistas hasta clínicas sin cita previa. El denominador común es que trabajan de forma ambulatoria.

Centros de educación en diabetes

Oportunidades educativas y apoyo para aquellos con o en riesgo de desarrollar la enfermedad. A medida que la enfermedad se generaliza, estos centros se vuelven más comunes.

Centros de diálisis

Atención especializada a pacientes con enfermedad renal, que en ocasiones requieren diálisis, filtrado y limpieza de sangre, hasta tres veces por semana.

Hospicios

Atención al final de la vida con un mandato amplio para proporcionar no solo atención médica sino también emocional. Aunque algunos pacientes permanecen en sus hogares, aquellos con necesidades significativas son trasladados a hogares de cuidados paliativos o residencias de ancianos especializadas.

Hospitales

Grandes centros de atención médica que ofrecen una amplia gama de servicios médicos, que van desde el parto hasta las unidades de cuidados intensivos para pacientes con lesiones que amenazan la vida. Las salas generalmente se dividen entre cuidados intensivos y no intensivos.

Centros de imagen y radiología

Servicios de diagnóstico por imágenes que incluyen tomografías computarizadas, ultrasonidos, rayos X y resonancias magnéticas. Los hospitales a menudo tienen centros internos, pero las instalaciones para pacientes ambulatorios pueden ofrecer costos más bajos y una mejor programación.

Centros de tratamiento de adicciones y salud mental

Otra categoría amplia, pero aquí incluye todo, desde grandes instalaciones para muchos tipos de atención de salud mental hasta instalaciones de tratamiento especializado para adicciones específicas, incluido el alcohol, las drogas ilegales y las recetadas. Existen opciones para pacientes hospitalizados y ambulatorios.

Residencias de ancianos

Posicionado para pacientes con necesidades médicas a largo plazo que no son lo suficientemente graves como para requerir hospitalización pero que no pueden ser atendidos en el hogar. En algunos casos, se parecen mucho a los complejos de apartamentos, pero con personal médico de tiempo completo. Generalmente para pacientes mayores, pero algunas instalaciones atienden a residentes más jóvenes.

Centros de atención de urgencias

Atención médica a pedido que se encuentra entre la necesidad de un hospital y un consultorio médico. A menudo lo usan los padres con niños enfermos con todo, desde una gripe fuerte hasta un brazo roto.

Esa es una amplia gama de instalaciones, pero tienden a lidiar con un conjunto común de desafíos, que incluyen:

• Fiabilidad de los activos
• Seguridad
• Saneamiento
• Cumplimiento

Veamos cómo el software de gestión de mantenimiento moderno ayuda con cada uno.

Aumente la confiabilidad de los activos con CMMS en el cuidado de la salud

En todas las industrias, los equipos de mantenimiento trabajan arduamente para mantener los activos en funcionamiento. Y las apuestas son altas. Cuando una pieza importante del equipo deja de funcionar en una planta de fabricación, afecta el resultado final. El tiempo, el dinero e incluso los trabajos de las personas están en juego. Pero para el cuidado de la salud, lo que está en juego a menudo puede ser aún mayor. Cuando el ascensor deja de funcionar en un hospital, no hay forma de trasladar a los pacientes críticos a un quirófano. Cuando falla el sistema HVAC, la calidad del aire cae, lo que afecta a todas las personas con dificultades respiratorias y sistemas inmunológicos comprometidos. Y si los sistemas de extinción de incendios o de detección de gas radón fallan, es imposible trasladar rápidamente a los pacientes encamados a un lugar seguro. Hay vidas en juego.

El software moderno de administración de instalaciones resuelve estos desafíos de atención médica y garantiza el tiempo de actividad al hacer que sea mucho más fácil establecer, ejecutar y mejorar un programa de mantenimiento preventivo, que incluye:

• Planificación
• Programación
• Seguimiento
• Ajuste fino

Cuando los activos y equipos son nuevos, generalmente es mejor seguir las sugerencias de los fabricantes para las tareas y frecuencias de mantenimiento preventivo. Entonces, según el manual del usuario, planea limpiar el autoclave semanalmente mientras su válvula de purga de presión se somete a una inspección visual y prueba mensualmente. Una vez que haya resuelto el tiempo y las tareas, puede cargarlas en el CMMS como PM basados ​​en tiempo o en medidores. El software genera automáticamente los PM a medida que aparecen. Cuando desee saber cómo está funcionando el programa, puede crear rápidamente informes basados ​​en las tasas de cierre de PM. A diferencia de los métodos basados ​​en papel y hojas de cálculo, nada se escapa. El software recuerda cuándo vencen las tareas y luego cuándo está lista.

Recuerde, cuando estaba configurando los PM por primera vez, siguió lo que estaba en el manual. Pero con el tiempo, el equipo de mantenimiento comienza a conocer los activos y los equipos incluso mejor que las personas que los diseñaron y construyeron. Es por eso que después de un seguimiento suficiente, puede comenzar a ajustar el programa. Usamos el ejemplo anterior de un autoclave. Si observa sus PM históricos y encuentra que la válvula de purga de presión comenzó a atascarse cada tres semanas, puede marcar los PM. Ahora, en lugar de una inspección visual y una prueba todos los meses, las configura cada dos semanas.

Aumente la seguridad con CMMS en el cuidado de la salud

Un principio casi universal en el cuidado de la salud es Primum non nocere , que se traduce como "Primero, no hagas daño". La idea es simple:no empeores las cosas. Si estamos tratando de ayudar a las personas, lo último que queremos hacer es lastimarlos en el proceso.

Para los equipos de mantenimiento en el cuidado de la salud, es lo mismo. Lo último que quieren es que alguien venga a sus instalaciones en busca de ayuda solo para volver a lastimarse. Imagínese si alguien con un brazo roto se cae en las escaleras porque la barandilla estaba suelta. Un adicto en un centro de recuperación obtiene acceso a medicamentos recetados porque se rompió la cerradura de una puerta. Un paciente anciano que sufre de demencia se aleja del centro porque la alarma de la puerta no sonó. Para asegurarse de que eso no suceda, las cosas deben arreglarse lo más rápido y perfectamente posible. La herramienta de gestión de instalaciones adecuada hace que su equipo sea más rápido y eficiente.

Ya analizamos el mantenimiento preventivo, así que pasemos a las órdenes de trabajo a pedido. Tan pronto como alguien nota un problema, puede alertar al departamento de mantenimiento utilizando el portal de solicitud de mantenimiento abierto. En lugar de enviar un correo electrónico incoherente o dejar un mensaje de voz incompleto, completan un formulario rápido en línea. Y debido a que tiene campos de datos predefinidos, el equipo de mantenimiento tiene la garantía de obtener la información que necesita. Inmediatamente, el líder de mantenimiento puede revisar y aprobar la solicitud, generar, priorizar y asignar una orden de trabajo, y luego realizar un seguimiento hasta el cierre.

Y debido a lo que se incluye en la orden de trabajo, los técnicos pueden hacer más cosas más rápido. En lugar de notas garabateadas en papel o algunos detalles metidos en una celda de hoja de cálculo, las órdenes de trabajo de CMMS vienen repletas de información útil, que incluye:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Información completa de activos
• Copias digitales de esquemas, imágenes y manuales de O&M
• Piezas y materiales asociados
• Mapas interactivos y planos de planta

Nunca necesitan regresar a la oficina para recoger o dejar el papeleo. Nunca tienen que volver corriendo al armario de suministros para obtener una pieza o una herramienta que olvidaron o no se dieron cuenta de que la necesitaban hasta la mitad de una tarea. No más andar preguntando a otros técnicos cómo hacer algo. Y el último de la lista, mapas interactivos y planos de planta, es especialmente útil. Incluso un pequeño hospital puede ser un poco un laberinto. Ahora los técnicos van exactamente donde se necesitan.

Manténgase en movimiento con la aplicación móvil CMMS en el cuidado de la salud

Una buena solución de CMMS incluye una aplicación de CMMS que amplía la gama de funciones disponibles al conectarse directamente con el hardware y el software de un dispositivo móvil, lo que ayuda a los técnicos a trabajar de manera más eficiente sobre la marcha.

Aplicación de mantenimiento y notificaciones automáticas

Un CMMS ya facilita mantener a sus técnicos informados al centralizar la gestión de datos y órdenes de trabajo. Una buena aplicación móvil va un paso más allá con las notificaciones automáticas. Ahora, en lugar de esperar a que los técnicos inicien sesión en el software para que puedan ver sus nuevas tareas, puede usar la aplicación en su dispositivo móvil para alertarlos al instante. Cada vez que los asigna a una nueva orden de trabajo, su teléfono suena mientras la aplicación muestra un mensaje en la pantalla.

Es la misma diferencia básica entre un correo electrónico de estilo antiguo y un mensaje de texto. Cuando envía un correo electrónico, debe esperar a que la persona inicie sesión en su cuenta para verlo. Con un mensaje de texto, lo saben de inmediato.

Para la mayoría de los departamentos de mantenimiento de atención médica, especialmente cuando tienen un CMMS, la mayoría de las órdenes de trabajo deberían provenir del programa de mantenimiento preventivo, lo que significa que está programando el trabajo con anticipación. Pero incluso el mantenimiento de clase mundial implica órdenes de trabajo bajo demanda, y cuando necesita pivotar rápidamente, las notificaciones automáticas son una forma rápida de priorizar el trabajo y reposicionar sus recursos.

Aplicación de mantenimiento y códigos de barras

Por ejemplo, los técnicos pueden usar la cámara integrada de su teléfono para escanear códigos de barras o etiquetas de códigos QR en los activos para acceder rápidamente a los datos de los activos y las órdenes de trabajo abiertas asociadas. Esto es especialmente útil cuando se trabaja en mantenimiento preventivo. Cuando un técnico necesita reparar una unidad HVAC, es fácil para ellos encontrar la correcta. Incluso si hay diez unidades idénticas juntas en el techo, solo una de ellas obviamente necesitará trabajo. Pero cuando se trata de una inspección o tareas de PM, no hay una manera fácil de saber en cuál de los diez trabajar. Un escaneo rápido garantiza que los técnicos completen el trabajo correcto en los activos correctos.

Aplicación de mantenimiento y carga directa de imágenes

Los técnicos también pueden usar la cámara para cargar imágenes directamente en las órdenes de trabajo. Una vez que han subido la imagen, el resto del equipo de mantenimiento puede verlos, abriendo muchas posibilidades para ahorrar tiempo. Primero, si el técnico tiene problemas con una reparación, puede cargar imágenes y pedir sugerencias al equipo. En lugar de correr por las instalaciones tratando de localizar ayuda, pueden quedarse en el sitio y solicitarla de forma remota. Las imágenes también son una forma efectiva de documentar su trabajo. Justo antes de cerrar la orden de trabajo, pueden solicitar una inspección visual remota.

Aplicación de mantenimiento y sincronización sin conexión

Otra característica importante de una aplicación de mantenimiento móvil es la capacidad de trabajar sin conexión. Los hospitales y otras instalaciones de atención médica pueden ser lugares grandes, a menudo con lugares donde el acceso a Internet no es posible o no está permitido. Los administradores han cambiado las reglas con el tiempo, pero todavía hay muchas áreas en las que han prohibido el uso de teléfonos celulares por temor a que puedan interferir con equipos críticos.

Las aplicaciones hacen posible el trabajo sin conexión al almacenar información y luego enviarla a la base de datos central una vez que el dispositivo vuelve a estar dentro del alcance. El beneficio es que los técnicos no necesitan recordar datos importantes; pueden ingresarlo en su aplicación en tiempo real, lo que garantiza una mayor precisión.

Lograr (y probar) el cumplimiento de CMMS en el cuidado de la salud

Siempre hay dos partes en el cumplimiento. El primero es hacer el trabajo correctamente y a tiempo. El segundo es demostrar que hizo el trabajo correctamente y a tiempo. Si está luchando con un sistema antiguo basado en papel o en hojas de cálculo, la segunda parte suele ser el verdadero desafío.

Con los métodos más antiguos, comienza sin una forma fácil de ingresar datos al sistema. Todo está escrito a mano o perforado en interminables columnas y filas en múltiples archivos independientes. Debido a que no es fácil, terminas con muchos datos incorrectos; o las personas están demasiado frustradas para molestarse en ingresar datos inexactos. O incluso cuando todos hacen lo mejor que pueden, hay demasiado espacio para el error humano. Entonces, incluso si sus datos son precisos, es difícil mantenerlos seguros y accesibles.

El software moderno de administración de instalaciones resuelve este problema porque su proveedor de soluciones hace todo el trabajo pesado de TI por usted. Ellos se encargan del software, mejorándolo continuamente y actualizándolo sin problemas entre bastidores. También se encargan de todo el hardware, lo que significa que no tiene que gastar dinero en instalar o reparar servidores costosos y complicados.

El software está respaldado por computación en la nube, lo que significa que todos sus datos se mantienen seguros en una base de datos central. La ventaja es que tan pronto como alguien actualice los datos, por ejemplo, generando una nueva orden de trabajo o cerrando una, todos pueden ver los cambios. No se trata de múltiples versiones, todas menos una de ellas desactualizadas, distribuidas en múltiples hojas de papel o archivos. Y ahora que sus datos son precisos, su solución CMMS también facilita la generación automática de informes repletos de KPI y métricas de mantenimiento. Cruje todos los números para usted.

El cumplimiento se trata de capturar los datos correctos, mantenerlos seguros y luego usarlos para generar informes. El software de administración de instalaciones adecuado hace que cada paso del proceso sea más rápido, más fácil y más confiable.

Empezar con CMMS en el cuidado de la salud

Si aún no tiene un CMMS, o tiene uno que no cumple con lo que le prometieron, es hora de tomar el control de su programa de mantenimiento. Recuerde que el próximo paso después de leer sobre CMMS en línea es comunicarse con los proveedores y comenzar la conversación.