Pasar las pruebas de COVID-19:instalaciones educativas y software escolar CMMS

COVID-19 plantea desafíos únicos para todos, especialmente para las instalaciones y los gerentes de mantenimiento a cargo de mantener a las personas seguras y los activos en funcionamiento. Queremos compartir formas en que puede proteger tanto a su equipo como a su organización durante los cierres totales o parciales y luego cuando las cosas se abren de nuevo. Vamos a analizar específicamente las escuelas y los campus, pero la información se aplica a todas las industrias.
Los objetivos siguen siendo los mismos. Mantenga a las personas seguras y los activos en funcionamiento. Pero habrá cambios en la forma de hacerlo.

Configure nuevos horarios de saneamiento con el software CMMS

En el pasado, probablemente pensó más en términos de mantener las cosas limpias. Trapear pisos embarrados y limpiar superficies manchadas de huellas dactilares. Pero ahora, limpiar no es suficiente. El nuevo estándar es más alto. Las cosas necesitan ser desinfectadas. Concéntrese en las superficies que se tocan regularmente. Estos incluyen:

• Pomos de puerta
• Interruptores de luz
• Escritorios
• Pasamanos
• Teclados y pantallas táctiles
• Botones de ascensor
• Manijas de inodoro

La lista variará según su instalación. Por ejemplo, la mayoría de las escuelas primarias no tienen ascensores. Pero como regla general, si se toca una superficie en algún momento del día, desinféctela con frecuencia.

El desafío es que este trabajo es crítico, fácil de hacer incorrectamente y no hay tiempo para una curva de aprendizaje. Hay que hacerlo bien, desde el principio.

¿Cómo puede asegurarse de que las superficies se desinfecten correctamente?

Utilice plantillas de órdenes de trabajo con el software CMMS para compartir información importante de manera consistente

Para asegurarse de que las superficies se limpien correctamente, cree plantillas para que pueda copiar fácilmente instrucciones e información importantes en nuevas órdenes de trabajo. Recuerde, no es suficiente tener órdenes de trabajo para el saneamiento. Necesita unos que expliquen cómo desinfectar lo más completamente posible.

Puede y debe incluir mucha información en una orden de trabajo del software CMMS, que incluye:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Imágenes digitales, esquemas y documentos
• Historial completo de órdenes de trabajo de activos
• Planos interactivos de planta y sitio

Para las órdenes de trabajo relacionadas con la desinfección, asegúrese de incluir instrucciones sobre cómo preparar correctamente y usar los productos de manera segura.

Mezcla y manipulación

Este depende de los productos que utilice su instalación. En algunos casos, deberá mezclar productos químicos antes de usarlos. En otros, todo viene premezclado. Asegúrese de que las órdenes de trabajo incluyan información sobre cómo preparar los productos, incluido cualquier equipo de protección personal requerido. Muchos productos de limpieza son corrosivos, y los guantes y las gafas protectoras o los protectores faciales ayudan a proteger contra el contacto con la piel y los ojos.

También debe incluir información sobre qué productos químicos no debe mezclar. Los técnicos pueden verse tentados a mezclar un poco de cada limpiador en un "súper limpiador", pero los resultados pueden ser tóxicos. Mezclar amoníaco y lejía crea vapores de cloramina, que pueden quemar la garganta y los ojos. La mezcla de alcohol isopropílico y lejía crea cloroformo y ácido clorhídrico. Los niveles bajos provocan mareos, mientras que los niveles más altos provocan daños en la piel, los ojos, los pulmones, los riñones, el hígado y, finalmente, la muerte.

Tipo, orden de uso y tiempo de contacto

Los limpiadores no son lo mismo que los desinfectantes y, para obtener el mejor resultado, debe usar los productos correctos en el orden correcto.

Generalmente, los limpiadores se utilizan para eliminar la grasa y el material orgánico antes de desinfectar. Una vez limpia la superficie, puedes aplicar el desinfectante, que contiene químicos que matan los gérmenes. La gente a menudo piensa que usar mucha "fuerza de codo" es la mejor manera de limpiar, pero al desinfectar, primero debe darles a los productos suficiente tiempo de contacto para que funcionen.

La forma de mezclar de manera segura y usar adecuadamente los productos de limpieza se puede cubrir en las instrucciones paso a paso de las órdenes de trabajo y en las listas de verificación personalizables en la orden de trabajo de CMMS. Y mediante el uso de plantillas, puede incluir toda esta información en cada orden de trabajo relacionada con el saneamiento. Cuando necesite una nueva orden de trabajo, comience con la plantilla llena de información y luego agregue cualquier información adicional.

Algunas escuelas y campus están creando nuevos materiales de capacitación para técnicos para garantizar que tengan toda la información que necesitan para trabajar de manera segura y efectiva. Pero es un proceso lograr que todos certifiquen como capacitados, y no todos pueden capacitarse al mismo tiempo. Para evitar esto, puede verificar los perfiles de los técnicos antes de asignarles tareas para asegurarse de que hayan recibido la capacitación necesaria.

Agregar un programa de saneamiento es solo una parte de la solución. ¿Qué más deberías estar haciendo diferente?

Ajuste sus programas de mantenimiento preventivo con el software CMMS

Aparte de las nuevas tareas de saneamiento, también debe aumentar partes de su programa de mantenimiento preventivo existente. Si no tiene un programa, ahora es el momento de comenzar uno. Generalmente, el mantenimiento preventivo ofrece:

• Mayor tiempo de actividad
• Mayor vida útil de los activos
• Gestión de inventario más sencilla
• Eficiencia mejorada
• Mayor seguridad

Todos estos son importantes, pero con COVID-19, se han vuelto críticos.

Sube algunos MP

Las organizaciones de todas las industrias se ven obligadas a reducir todos los costos posibles. Y eso significa que a los departamentos de mantenimiento se les pide que hagan más con menos, arreglándoselas con una menor cantidad de técnicos y con una mayor atención a los costos. Lo último que necesita en este momento es un tiempo de inactividad no programado en un activo importante. Ahora no es el momento de que la caldera deje de funcionar. Para asegurarse de que todo lo que necesita permanezca en línea, aumente la frecuencia y la cantidad de mantenimiento preventivo en activos críticos.

Pausar algunos MP

Al mismo tiempo, hay algunos PM que tal vez quieras pensar en detener por completo. Para una escuela primaria, por ejemplo, no hay necesidad de revisar periódicamente las estructuras de juego al aire libre. En la mayoría de las áreas, están fuera de los límites. En un campus universitario grande, los departamentos pueden pausar el mantenimiento programado en algunos de los activos en las cocinas de las cafeterías. La mayoría de los activos inactivos no necesitan el mismo nivel de atención.

Pausar los MP también puede ayudar con los informes. Al final del mes, no tienes que pasar por un montón de PM perdidos que nunca deberías haber hecho de todos modos. Puede tener más sentido pausarlos por ahora, liberándolo para usar el tiempo de su departamento de maneras que se adapten mejor a la situación actual. Piénselo de esta manera:es posible que tenga un horario para regar su césped todos los domingos por la tarde durante el verano, pero no tiene sentido seguir el horario cuando hubo una tormenta eléctrica el domingo por la tarde.

Un buen CMMS le permite pausar y reproducir su horario de PM con solo unos pocos clics.

Cambiar a PM desatendidos

Con más tiempo para trabajar, finalmente puede ponerse al día con todo el mantenimiento preventivo que se estaba quedando atrás. Tiene tiempo para invertir en todos esos pequeños proyectos que pueden sumar una mayor confiabilidad y eficiencia. También puede usar el tiempo para establecer mejores flujos de trabajo para el futuro. Eso puede incluir la adopción de software CMMS. Incluso en el mejor de los casos, a algunos departamentos de mantenimiento les resulta difícil mantener su ritmo de trabajo regular mientras recopilan y organizan datos para implementar el software CMMS. Si bien las líneas de producción están inactivas y el espacio de la oficina no se está utilizando, puede prepararse para el éxito cuando las cosas comiencen de nuevo.

Parte de la programación del mantenimiento preventivo es asegurarse de tener las piezas y los materiales adecuados en el momento adecuado. Si tiene programado arreglar la pantalla del proyector en un salón de clases, necesita las piezas correctas a mano para hacerlo. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de administrar el inventario?

Asegure las cadenas de suministro críticas con la gestión de inventario automatizada con el software CMMS

El objetivo de la gestión de inventario es tener la pieza correcta en el momento correcto y al precio correcto. Cuando calcula mal y no tiene la pieza que necesita cuando la necesita, generalmente puede compensarlo pagando un poco más por el envío exprés. En general, es posible que no siempre tenga la pieza correcta cuando la necesita, pero con un poco de paciencia y dinero, eventualmente puede obtenerla. Pero COVID-19 está ejerciendo una nueva presión sobre las cadenas de suministro. Más que nunca, no hay lugar para errores. Con los plazos de entrega cada vez mayores, debe recibir los pedidos mucho antes de que se agoten.

Es posible hacer esto con papel u hojas de cálculo, pero el software CMMS es más fácil. En primer lugar, utiliza las piezas y los materiales asociados con las órdenes de trabajo para mantener actualizados los recuentos de inventario en tiempo real. Volvamos al ejemplo de la pantalla del proyector. Tan pronto como se cierra la orden de trabajo, el software elimina las piezas asociadas del inventario. Siempre sabes exactamente cuántos tienes en reserva. En segundo lugar, tan pronto como ese número cae por debajo del mínimo personalizable, el software le envía una alerta para informarle que es hora de volver a realizar el pedido. El módulo de compras automatiza muchos de los próximos pasos, lo que facilita el contacto con los proveedores.

Las divisiones escolares y los grandes campus con múltiples instalaciones también pueden beneficiarse del intercambio de inventario. Desde dentro del software CMMS, pueden verificar fácilmente todos los inventarios. Por el momento, será mucho más fácil obtener piezas y materiales adicionales de una segunda instalación que pedirlos a un proveedor.

Planificar el trabajo es una cosa, asegurarse de que se haga es otra. Necesita una manera de asegurarse de que se siga su programa de mantenimiento preventivo. ¿Cómo puede crear transparencia y hacer cumplir la rendición de cuentas?

Haga un seguimiento de las órdenes de trabajo mediante categorías e informes

Programar el saneamiento y el mantenimiento preventivo es el primer paso, pero luego debe realizar un seguimiento de las tareas relacionadas con COVID-19 para asegurarse de que nada se escape. Una forma es agregando categorías a las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y bajo demanda. Si está trabajando con papel, puede hacer algo simple marcando la fecha con un resaltador amarillo. Con las hojas de cálculo, puede usar un color diferente para la fuente. Luego, cuando esté creando informes, podrá reunir todas las órdenes de trabajo críticas.

Tienes que mirar

• Número de PM completados
• Número de PM completados a tiempo
• Porcentaje de PM completados a tiempo

Lleva mucho tiempo con un sistema basado en papel o en una hoja de cálculo, pero es factible. Con el software CMMS y los informes generados automáticamente, es mucho más fácil. Ponga todas las órdenes de trabajo y PM asociados en la misma categoría, y el software puede extraer todos los datos, crear gráficos y calcular KPI.

Independientemente de cómo compile los informes, es una buena idea aumentar la frecuencia. Si hay brechas en sus procesos, debe encontrarlas y abordarlas de inmediato.

Trabaje de forma remota con el software CMMS

La necesidad de distanciamiento social es uno de los mayores desafíos. Si su equipo está acostumbrado a trabajar en estrecha colaboración, compartir información verbalmente y poder caminar y hacer preguntas cuando se atascan, COVID-19 está teniendo un gran efecto. Puede parecer imposible trabajar de manera efectiva cuando todas esas cosas que dábamos por sentadas, poder trabajar hombro con hombro y hablar cara a cara, desaparecen de repente. ¿Cómo puedes organizar tu equipo cuando nadie puede hacer algo tan simple como pasar por tu oficina?

Necesita encontrar nuevos canales de comunicación que sean claros y confiables. Necesita formas de estandarizar la información para que se mueva fácilmente entre los miembros del equipo. Además de eso, necesita una forma de mantener a todos informados, para actualizar la información en tiempo real.

Hay un montón de opciones, incluidos correos electrónicos grupales y cadenas telefónicas. Si ya los has estado usando, conoces todos los inconvenientes. El software CMMS respaldado por computación en la nube mantiene a su equipo conectado, incluso desde lejos. Todos los datos del departamento se almacenan en una base de datos central, donde se realiza una copia de seguridad y se mantienen seguros. Pero es más que seguro, es accesible. Usted y su equipo pueden iniciar sesión desde cualquier computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivo móvil conectado a Internet. Una vez que esté dentro del CMMS, no importa dónde se encuentre. Puedes:

• Generar, asignar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo
• Programe y realice un seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo
• Controlar el inventario
• Generar informes automáticamente

Todo lo que cubrimos, puede hacerlo de forma remota.

Hippo CMMS y tú

Parece que la pandemia de COVID-19 ha cambiado todo, y todos están tratando de lidiar con mucha incertidumbre. Pero una cosa nunca cambiará. Siempre estaremos aquí para ayudar. Si tiene preguntas sobre CMMS e instalaciones educativas, o sobre cualquier otra industria, ahora es el momento de comunicarse y conectarse con nosotros.