Vacaciones permanentes de molestias:software de gestión de inventario y hostelería

A veces es fácil olvidar cuánto depende el éxito en la hostelería de la gestión del inventario. Pero en esta industria diversa y ferozmente competitiva, debe rastrear y controlar cuidadosamente todo. Desde las cucharas y los tenedores del desayuno continental hasta todas esas pequeñas pastillas de jabón. Desde la entrega de costillas de esta semana hasta todos esos pequeños paquetes de ketchup. Y luego están todas esas habitaciones. Pero con la tecnología adecuada, puede administrar todo tipo de inventario, ahorrar tiempo y reducir el desperdicio.

Software de gestión de inventarios y hoteles

Reduzcamos un poco nuestro tema y veamos específicamente el inventario en los hoteles, que en realidad es un gran tema por sí solo. La solución de software adecuada hace que todo funcione sin problemas.

Detener la pérdida y el robo

¿Más suave? Bueno, no para todos. El seguimiento eficiente del inventario hace que la vida sea más difícil para las personas con dedos pegajosos y, lamentablemente, hay muchos de ellos. La Asociación Estadounidense de Hoteles y Alojamiento sugirió en el año 2000 que los hoteles de EE. UU. perdían más de $100 millones al año por robo. Y en un estudio de 2004, Orbitz encontró que el 18 % de alrededor de 2700 encuestados admitió haber tomado toallas, el 14 % admitió haber tomado ceniceros y alrededor del 2 % tomó batas de baño. Pero, ¿cómo puede el software luchar contra la pérdida y el robo? Con seguimiento preciso en tiempo real. Una vez que sepa lo que tiene y dónde lo tiene, es mucho más fácil darse cuenta cuando falta algo. Y tradicionalmente, los bandidos de los hoteles confían en el hecho de que se habrán ido mucho antes de que descubras que han liberado algunas de tus toallas. En los casos en los que los culpables son su propio personal, es la misma mentalidad:en el momento en que se da cuenta de que ha desaparecido una tonelada de botellas de champú, el rastro se ha enfriado.

Gestión de proveedores

Debido a que tienen tantos tipos diferentes de inventario, los hoteles terminan trabajando con muchos proveedores diferentes. Hay uno diferente para todo, desde las clásicas pastillas de jabón hasta la fruta para los desayunos continentales.

Una forma de hacerlo es eliminando las conjeturas de los pedidos. El software le dice cuándo es el momento de reabastecerse y luego lo ayuda a realizar un pedido. Recuerde, una de las funciones principales del software es el seguimiento de inventario en tiempo real, lo que significa que siempre sabe exactamente cuánto tiene de algo. Una vez que algo alcanza un nivel mínimo personalizable, el software lo alerta y lo ayuda a configurar un pedido.

Otra forma es permitiéndole aprovechar los datos históricos dentro del software para elegir los mejores proveedores. Hay más de una empresa que vende cápsulas de café instantáneo, pero el desafío es encontrar la mejor. Al observar los plazos de entrega y los precios históricos, puede tomar decisiones respaldadas por datos sobre con qué proveedores quedarse y cuáles dejar.

Para los hoteles, el inventario también cubre las habitaciones que tienen disponibles para alquilar, con todo un arte y una ciencia detrás para obtener el mejor rendimiento de su espacio disponible. El software de gestión de inventario también ayuda aquí.

Comprender el comportamiento y compartir ideas

Con una tendencia general hacia tiempos de entrega cada vez más cortos para las reservas, tener una mejor comprensión del comportamiento del cliente lo ayuda con la gestión del rendimiento. Puede ver no solo cuándo las personas reservan, sino también a través de qué canales. Y comprender la distribución le indica dónde utilizar las salas libres para las promociones. Debido a que su software de administración de inventario está respaldado con datos históricos, es fácil regresar y ver de dónde provienen las reservas y cuánto produce cada canal.

Gestión centralizada de la demanda

La tendencia ahora es la integración, donde las plataformas de software comparten información, transformando los datos en conocimientos y los conocimientos en acción. Digamos que su software de gestión de inventario sabe que va a alcanzar una ocupación cercana al 100 % el próximo viernes. El lunes, comparte esa información con todas sus otras plataformas de software, que verifican los niveles en la máquina de café del lobby. Basándose en datos anteriores, el software sabe (porque ya configuró los niveles mínimo y máximo en función de las tasas de ocupación) que se quedará sin cápsulas de café instantáneo y le enviará una alerta por correo electrónico.

Elegir el sistema de gestión de inventario adecuado

Es importante tener en cuenta el tamaño y la escala de su organización al elegir un sistema de gestión de inventario. Estas son algunas preguntas que deberá responder:

¿Se puede personalizar el software para satisfacer sus necesidades específicas?

¿Puede realizar un seguimiento de los gastos?

¿Es escalable? ¿Puede crecer junto con su organización?

El uso de la tecnología adecuada para ayudar a administrar el inventario en la industria hotelera aumenta la productividad y los ingresos generales. Una vez que tenga el sistema en funcionamiento, estará en camino a unas vacaciones permanentes sin problemas.

Puede explorar más a fondo este tema con 5 pasos para encontrar el software de gestión de inventario adecuado para su negocio.