Importancia de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de CMMS

Los KPI (indicadores clave de rendimiento) tienen que ver con el establecimiento de objetivos y el seguimiento del progreso. Básicamente, los componentes clave del éxito. Pero, ¿cómo funcionan y cuáles deberías usar?

Antes de tener un KPI, necesitas un objetivo. Una vez que tenga el objetivo, puede decidir qué KPI usar para medir qué tan bien lo está haciendo. Pero ten cuidado. Vale la pena tomarse el tiempo para observar de cerca la idea general de "qué tan bien lo estás haciendo". A menudo no es tan simple como "bueno" o "malo".

KPI para lejos y rápido

Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del tiempo en la llave inglesa, con el objetivo de que los técnicos pasen al menos el 50 % de su día cerrando activamente las órdenes de trabajo. Mirando los números, ves que actualmente estás en el 45%; lo estás haciendo bien, ¿verdad? Estás cerca de tu objetivo. Pero, ¿cuánto tiempo te tomó llegar allí? ¿Qué pasa si solo estás ganando un porcentaje al año? Has progresado, pero te ha llevado mucho tiempo y, mirando hacia el futuro, ¿estás dispuesto a esperar cinco años para finalmente alcanzar tu objetivo?

Al determinar qué tan bien lo estamos haciendo, un tipo de KPI generalmente no es suficiente. En este ejemplo, tenemos algo que nos dice qué tan cerca estamos de nuestra meta y algo más que nos dice qué tan rápido nos estamos moviendo hacia ella. Es como si estuvieras en un viaje por carretera. Un tipo de KPI te dice qué tan lejos has llegado. Es tu cuentakilómetros. Pero otro tipo de KPI te dice qué tan rápido te estás moviendo hacia tu destino. Ese es tu velocímetro. Y necesitas a los dos para entender realmente cómo va tu viaje.

KPI que retrasan y lideran

En términos generales, hay dos categorías de indicadores de rendimiento, rezagados y adelantados. El primero es el tipo que viene a la mente cuando piensa en KPI; el segundo es quizás un poco menos obvio pero igual de importante.

Indicadores rezagados

Aquí está utilizando datos históricos para ver si se está acercando o alejando de una meta. Por lo tanto, si su objetivo es perder peso o aumentar la cantidad de flexiones de brazos que puede hacer, observará su peso o los registros personales de flexiones de brazos durante los últimos meses, los trazará en un gráfico y observará la línea de tendencia.

¡Las cosas están mejorando! La línea de tendencia azul claro muestra un aumento general.

Para perder peso, querrá una línea que apunte hacia abajo, pero para aumentar las flexiones máximas, querrá una que apunte hacia arriba. Usando indicadores rezagados, puede predecir cuándo alcanzará su objetivo. No va a ser exacto, pero si todo permanece igual en general, tendrás una buena idea de cómo será el futuro. Recuerde, para los KPI rezagados, tiene uno por objetivo. Quieres perder peso, el KPI es tu peso. Quieres hacer más flexiones, el KPI es tu número máximo de flexiones.

Indicadores principales

Aquí, estás rastreando todas las cosas que deberías estar haciendo para alcanzar tu meta. A diferencia de los KPI rezagados, donde generalmente es uno por objetivo, ahora tenemos una colección. Para perder peso, podemos incluir KPI sobre calorías consumidas y quemadas, tiempo en el gimnasio, que luego podemos subdividir en KPI para cardio y pesas, e incluso uno para horas de sueño por noche. No estamos rastreando el movimiento absoluto hacia la meta. En su lugar, estamos mirando las cosas que sabemos que nos ayudan a llegar allí.

Debido a que es poco probable que su trabajo sea cuidar su cintura y ser realmente bueno en las flexiones, vale la pena ver un ejemplo rápido y específico de la fabricación. Su objetivo es tener la menor cantidad posible de órdenes de trabajo no programadas para su imprenta grande y crítica. Su KPI rezagado es simple:la cantidad de órdenes de trabajo a pedido en esa prensa. Cuanto más bajo sea ese número, mejor lo estarás haciendo. Para los principales KPI, puede realizar un seguimiento de la cantidad de MP perdidos. ¿Cuántas veces se perdieron las inspecciones visuales programadas? ¿Cuántas veces se saltó las pruebas y cambió la lubricación? Podría darse el caso de que los técnicos requieran una formación específica antes de poder realizar PM en la prensa. Otro KPI principal podría ser la cantidad de técnicos que hayan completado esa capacitación.

KPI que realmente importan

¿Cuáles son los KPI que más importan? Depende de lo que te importe y quieras mejorar. Al final, un buen KPI es aquel que mejora el comportamiento de las personas. Hace que las personas vuelvan a evaluar cómo hacen su trabajo, pasando de las prácticas comunes a las mejores prácticas.

No te dejes llevar. Al principio, es posible que tenga una lista larga, pero querrá reducirla un poco. Con un buen software CMMS, los KPI son fáciles de configurar, pero en algunos casos, el seguimiento de un KPI puede significar configurar nuevas formas de recopilar datos. Un ejemplo:desea perder peso, pero antes de poder configurar un KPI para realizar un seguimiento de su progreso, primero debe ir a la tienda y comprar una báscula. Otro ejemplo:desea un KPI relacionado con la cantidad de ciclos de una bomba. ¿Tiene una forma confiable y precisa de recopilar esos datos o tendrá que invertir en nuevos equipos?

Si no puede decidir o no está seguro de cuáles funcionarán mejor para sus operaciones, siempre puede comenzar con algunos de los KPI más estándar.

KPIs, los “clásicos”

Su lista final de KPI estará determinada por su industria y las circunstancias y necesidades específicas. Y puede cambiar con el tiempo a medida que lo ajusta, alcanza metas y establece otras nuevas. Pero al comenzar, podría ser mejor optar por algunos de los KPI más comunes. Una de las ventajas es que existe un estándar de "clase mundial" para los más comunes que se ha establecido con el tiempo a través de la experiencia práctica directa. No es necesario que utilice estándares de "clase mundial" como objetivos iniciales, pero es bueno tenerlos en cuenta como una forma de evaluación comparativa.

MTB

Para este y el siguiente, hay una publicación de blog completa que explica las diferencias entre ellos, cómo usarlos y por qué son importantes.

Para un resumen rápido:el tiempo medio entre fallas es cuánto tiempo se ejecutará un activo antes de que sea necesario repararlo. No reemplazado, arreglado. Eso es importante porque solo se usa para activos que se pueden reparar.

Tome la cantidad total de horas que el activo estuvo en funcionamiento, la cantidad de veces que falló y la cantidad de tiempo que tomó reparar después de cada falla. Luego tome el número total de horas de operación y divídalo por el número total de fallas. No incluya el tiempo que estuvo fuera de línea para el mantenimiento preventivo. Si esto parece mucho para retener en la cabeza, es porque puede serlo. Para obtener una explicación más completa, consulte la publicación original del blog. Y para configurar y realizar un seguimiento de este KPI, obtenga un buen CMMS.

MTBF le dice mucho, incluyendo:

• lo bien que los técnicos están haciendo las reparaciones

• con qué cuidado los operadores utilizan un activo

• la eficacia con la que su PM está detectando los problemas a tiempo

MTTF

¿Cuánto durará una bombilla? Ese es el tiempo medio para fallar:cuánto tiempo pasa algo antes de que necesite ser reemplazado. A diferencia de MTBF, aquí solo estamos viendo activos que no se pueden reparar, solo reemplazar. Para obtener el MTTF necesitamos un montón del mismo artículo. Entonces, digamos que tienes cinco focos y duran 30, 31, 30, 35 y 25 horas. El MTTF son todos esos números sumados y divididos por cinco:un poco más de 30 horas.

MTTF nos dice que debemos cambiar a otra marca de bombillas. Esos números son terribles. Generalmente, si desea mejorar este KPI, necesita comprar artículos de mejor calidad. La mejor línea de la publicación anterior del blog es "Este es su KPI de lo que obtiene por lo que paga".

Retraso de mantenimiento

La pila cada vez mayor de órdenes de trabajo que su técnico debe cerrar. Al principio, puede parecer que desearía cero trabajos pendientes, pero un KPI realmente bajo sugiere que es probable que tenga exceso de personal.

Porcentaje de mantenimiento planificado (PMP)

Los departamentos de mantenimiento tienen muchas buenas razones para querer alejarse de la incertidumbre de las órdenes de trabajo reactivas bajo demanda y todo el estrés y los costos que conllevan. El mantenimiento preventivo garantiza que los problemas se descubran y solucionen antes de que tengan la posibilidad de convertirse en problemas que afecten al presupuesto.

PMP le muestra qué porcentaje de todas sus órdenes de trabajo son mantenimiento preventivo. Cuanto más alto el número mejor. El estándar de clase mundial es de alrededor del 80 %.

Cumplimiento de mantenimiento preventivo (PMC)

Similar a PMP pero un poco diferente. Aquí está viendo cuántos de sus PM se están cerrando. Si su número es alto, significa que se está siguiendo su programa de mantenimiento preventivo. Si está al 100%, podría significar que es hora de agregar más PM a la programación; pareces tener los recursos para ello.

Un número bajo significa que no se está siguiendo su programa de mantenimiento preventivo y, en el futuro, esto también arrastrará hacia abajo a PMP.

Siguientes pasos

Si no tiene un CMMS, obtenga uno. Nada hará que el seguimiento de los KPI sea más fácil que un CMMS intuitivo y fácil de usar. ¿No está seguro de que un CMMS valdrá la pena? Puede calcular el ROI de su CMMS utilizando nuestra calculadora de ROI. Obtendrá una buena idea de cómo las matemáticas funcionarán a su favor. Si ya tiene un CMMS, pero no está entregando lo que le prometieron, obtenga uno nuevo. En cualquier caso, asegúrese de preguntar acerca de los KPI cuando hable con los proveedores. Quiere una solución que facilite el seguimiento y la generación de informes.

Si ya tiene un CMMS, los KPI son una excelente manera de aprovechar su inversión. Si le encanta su CMMS pero no está seguro de cómo usarlo para los KPI, llame a su proveedor y solicite capacitación adicional. No seas tímido al respecto. Un buen proveedor quiere que aproveches al máximo su producto.