Incluso las pequeñas empresas ganan en grande con la gestión de inventario

Una pequeña empresa, en realidad, todos los que están en el negocio, viven y mueren en la gestión de inventario. Pero antes de que consideremos administrarlo, debemos preguntarnos:"¿Qué es el inventario, de todos modos?"

Tipos de inventario

Antes de adelantarnos, establezcamos una definición funcional de inventario. De hecho, necesitaremos más de uno porque, en términos generales, hay cuatro tipos, lo que significa que las cosas pueden volverse un poco confusas si no tenemos cuidado.

Materia prima

Estas son las materias primas que utilizará para fabricar sus productos finales y terminados. Digamos que tienes una pizzería. La masa, la salsa y los aderezos individuales son la materia prima. Si tiene una fábrica de remos de canoa, es la madera y el tinte. ¿Ropa? Pernos de tela.

El término "crudo" puede ser un poco engañoso porque también puede tener más de un significado. Al final, el nivel de “crudeza” de sus materiales dependerá de su industria. Entonces, si eres un ingenio, tu materia prima son los árboles. Pero, si eres una empresa de patinetas, tu materia prima serán láminas de madera contrachapada (que provienen de un aserradero).

Trabajo en progreso

Volvamos a la pizzería. Tomas los ingredientes, la materia prima, los pones todos juntos y los metes en el horno. Si bien todo se está horneando, está a medio camino entre ser materia prima y algo que puedes vender. Este tipo, el material que se encuentra en su línea de producción, es el inventario de trabajo en progreso.

La cantidad que tiene en un momento dado depende de su industria. Con nuestra pizzería, nunca vamos a tener tanto. Nuestro horno no es lo suficientemente grande. Siempre habrá más queso en la nevera que en el horno. Pero si estuviéramos construyendo aviones, podríamos tener inventario en línea durante meses. Y a medida que el avión se acerca cada vez más a su finalización, habrá mucho más inventario de trabajo en curso que materia prima.

Productos terminados

La siguiente es fácil de entender en cuanto la llamamos por su nombre más común, mercancía. Este es el inventario que está listo para ser vendido. Pero recuerde, los productos terminados también pueden ser materia prima para otra industria. Podríamos estar vendiendo nuestro producto terminado al público oa otra empresa. Piense en esa empresa de patinetas que compra láminas de madera contrachapada del aserradero. El producto terminado del molino es la materia prima de la empresa de monopatines.

La industria dicta la proporción

Antes de pasar al cuarto tipo de inventario, podemos dedicar un poco más de tiempo a pensar en los primeros tres. Específicamente, podemos ver cómo las diferentes industrias tienen diferentes cantidades relativas de cada tipo.

Entonces, una vez más, volvamos a nuestra pizzería. Habrá principalmente materia prima, un poco de inventario de trabajo en progreso, pero casi nada de productos terminados. Debido a que lleva muy poco tiempo reunir los ingredientes y luego hornearlos, puede esperar a que lleguen los pedidos antes de comenzar. Nunca tendrá mucho producto terminado porque tan pronto como se termine un pastel, saldrá por la puerta.

Ya hablamos sobre la construcción de aviones de pasajeros. Gran parte de su inventario se quedará atascado en la línea de producción porque su producto implica ensamblar lenta y cuidadosamente una cantidad astronómicamente grande de piezas. ¿Qué pasa con la tienda de ropa local? La industria minorista tiene muchos productos terminados, pero básicamente ninguno de los otros dos tipos de inventario.

Repuestos y materiales

El cuarto tipo de inventario es el que tienen todas las empresas de todas las industrias, repuestos y materiales. Son todas las cosas que guardas para cuando algo se rompe. En la pizzería, es la bombilla de repuesto para la luz del horno. En el aserradero, es la hoja de sierra adicional.

Ahora que tenemos una idea de qué es el inventario, profundicemos un poco más.

Inventario:conceptos clave

FIFO frente a LIFO

Imagina que acabas de llegar a casa de la tienda con un poco de leche. Cuando abres la nevera, ves una caja de cartón casi vacía que ya está allí. ¿Dónde pone la leche nueva, delante o detrás del cartón viejo? O imagina que estás haciendo cola esperando el autobús. Cuando llega el autobús, ¿cómo suben las personas, según quién llegó primero o quién llegó último?

En ambas situaciones, estás siguiendo el principio FIFO, que significa primero en entrar, primero en salir. La leche vieja se usa primero. La primera persona en la parada de autobús es la primera persona en el autobús. Lo que sea (o quien sea) que llega primero se usa (o se va) primero.

OK, dos situaciones más. Estás agarrando un plato en un restaurante buffet. ¿Obtienes uno de la parte superior de la pila o de la parte inferior? Cargas tu plato y comienzas a caminar de regreso a tu mesa cuando ves que alguien se ha ido y te ha robado la silla, pero no hay problema porque ves una pila de ellas en la esquina. Cuando te compras una silla nueva, ¿tomas una de la parte superior o inferior de la pila?

En estas situaciones, tomará su plato y silla de la parte superior de las pilas. Ahora estás siguiendo el principio LIFO, que significa último en entrar, primero en salir. La última placa agregada es la primera que se usa. La última silla agregada es la primera eliminada.

Deberá tener un poco de cuidado con estos dos principios porque hay términos contables relacionados pero diferentes con los mismos nombres. No tenemos tiempo para analizarlos ahora, pero es importante que sepa que existen y están relacionados con la forma en que su contador piensa sobre el inventario.

Análisis A, B y C

Por última vez, pensemos en nuestra pizzería imaginaria, específicamente en los ingredientes. Así que tiene su queso básico y económico, un poco de queso más elegante y más caro, y luego las trufas, esos hongos subterráneos súper caros. Todos son materia prima, pero debido a las diferencias en los valores, tiene sentido dividirlos en categorías. Por lo general, las personas optan por tres, A, B y C, y tratan de equilibrarlos observando el porcentaje del costo para la empresa y el porcentaje del inventario total.

Entonces, las trufas son A. Comprarlas requiere el 70 % de su presupuesto anual para el inventario, pero son solo el 20 % de su inventario total.

El queso más elegante es B. Comprarlo requiere el 25 % de su presupuesto anual para el inventario, pero es solo el 30 % de su inventario total.

El queso básico es C. Comprarlo requiere solo el 5 % de su presupuesto anual para inventario, pero es un 50 % completo de su inventario total.

La ventaja del análisis A, B, C es que ahora puede comenzar a pensar en cuánto esfuerzo va a poner en el control, solo otra forma de decir rastrear y proteger, cada categoría. Puede mantener montones de queso básico en el refrigerador principal, las cosas más elegantes guardadas en un estante trasero y las trufas tal vez guardadas bajo llave en su oficina. También puede configurar diferentes horarios para realizar pedidos. Siempre va a consumir una gran cantidad de queso básico, por lo que puede programar una entrega de algunas cajas una vez a la semana. Pero para las trufas caras, usted controla de cerca sus niveles y ordena solo exactamente lo que necesita. Otra ventaja de dividir su inventario en A, B y C viene cuando hace conteos físicos. Para las trufas, porque son A, sabes que vas a entrar y contar cada una. Pero para el queso básico, el C, puede hacer un conteo mucho más flexible, tal vez solo sumando la cantidad de cajas disponibles, en lugar de contar cada bolsa pequeña, lo que le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Costos de transporte y pérdida, también conocido como contracción

Aburrido de la pizzería, regresas a la tienda para comprar más leche. Cuando ves leche en oferta, ¿cargas tu coche con toda la que puedes llevar o compras la misma cantidad que siempre?

Es genial ahorrar dinero, pero sabes que no hay mucho espacio en tu refrigerador, y no es como si pudieras almacenar las cajas adicionales en el cobertizo de tu patio trasero. Siempre puede comprar un refrigerador adicional, pero ¿los costos a largo plazo de obtener uno y luego ponerlo en funcionamiento serán cubiertos por el dinero que ahorre en leche hoy? Incluso si pudieras conseguir un refrigerador muy barato y hacerlo funcionar con energía solar, ¿podrías beber toda esa leche extra antes de que se eche a perder o alguien más la tenga en sus manos? Probablemente no.

Al final, tiene más sentido tener la menor cantidad de leche posible sin agotarse nunca. De esa manera, sus costos de transporte son bajos y evita perderlo por deterioro o robo. Aquí es donde obtenemos el sistema JIT, donde el inventario se entrega justo a tiempo, lo que significa justo antes de que se necesite. En lugar de pagar para llevar la leche, devuelve esos costos a la tienda. No te preocupes por la tienda. Tienen todo tipo de economías de escala que lo hacen mucho más fácil y barato para ellos.

El seguimiento lo une

La puesta en práctica de estos conceptos se reduce a un seguimiento efectivo. Necesita un sistema que pueda decirle en tiempo real cuánto inventario tiene. Con el tiempo, puede usar estos datos históricos para encontrar tendencias y usarlas para ajustar su control de inventario.

Una vez que tenga registros precisos de cuándo entró el inventario, puede establecer un sistema FIFO o LIFO.

Vigilar de cerca su inventario A es pan comido cuando su conteo siempre es preciso y está actualizado.

Reducir los costos de transporte y las pérdidas solo es posible una vez que se puede observar el uso anterior. Si observa cuánto tiene ahora, cuánto usa generalmente y el tiempo de entrega, que es el tiempo que lleva ordenar más inventario, puede establecer un nivel par, que es su umbral de reorden. Una vez que su inventario cae por debajo de este umbral, sabe que es hora de obtener más.

Siguientes pasos

Hay muchas formas de rastrear el inventario, pero las tradicionales son propensas a errores y toman mucho tiempo. Por lo tanto, en lugar de tratar de hacer todo con papel y lápiz u hojas de cálculo, vale la pena buscar un software de seguimiento de inventario. Hay software de gestión de inventario dedicado. Su situación y necesidades específicas determinarán qué es lo mejor para usted.

Si le preocupa mantener sus datos actualizados en tiempo real y seguros, y debería estarlo, pero no tiene el tiempo ni la experiencia en TI para configurar algo, busque una solución basada en la nube por suscripción. Un buen proveedor actualiza el software y hace una copia de seguridad de los datos por usted, sin problemas entre bastidores. Y los datos siguen siendo de su propiedad. Solo lo mantienen seguro para ti.