Compare las opciones de software de CMMS para su negocio

Entrar en el mundo del software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede ser un poco abrumador. No hay duda de que el simple hecho de tomar la decisión de ir más allá del enfoque tradicional de "lápiz y papel" para el seguimiento de las operaciones de la empresa puede ser un desafío. Sin embargo, ahora enfrentar el dilema de seleccionar el mejor software CMMS para su negocio eleva la barra de confusión a un nivel completamente nuevo. Si acaba de comenzar su búsqueda en línea, probablemente se haya encontrado con muchos proveedores que ofrecen una gran variedad de sistemas, formatos y opciones de servicio. La pregunta más importante en la mente de muchos en su posición es "¿por dónde empiezo cuando busco el mejor software CMMS para mi empresa?"

Pero, ¿qué es un Software CMMS? Ordenar a través del laberinto de información del software CMMS sin tener una comprensión clara de algunos de los conceptos básicos necesarios para guiar su búsqueda no solo es frustrante, sino que también puede resultar en una elección menos que óptima en un sistema de gestión de mantenimiento. Aquí, proporcionaré una base para su búsqueda al identificar los conceptos clave para comparar las opciones de software CMMS. Armado con esta información, estará mejor preparado al seleccionar el software CMMS que sea adecuado para su organización.

El software CMMS es ideal para empresas que abarcan una amplia gama de sectores industriales, de servicios y corporativos, incluidos la fabricación, la minería, la atención médica y la hospitalidad, por nombrar algunos. En términos de funcionalidad, estos sistemas ofrecen a las empresas la capacidad de monitorear los niveles de inventario, realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo.

Determinar las necesidades, expectativas, objetivos y recursos de CMMS de su empresa

Un punto de partida importante es tener claro lo que necesita en un sistema de gestión de mantenimiento y cómo planea utilizarlo con los recursos disponibles. Para tomar esta determinación, es mejor recopilar comentarios de su personal de mantenimiento para identificar los desafíos asociados con el enfoque de mantenimiento actualmente en vigor y aprender qué se necesita para superarlos. Dado que no hay dos empresas iguales, se debe prestar especial atención a la estructura y cultura de su organización, la cantidad de empleados, los ciclos de producción, las tendencias de la industria y el potencial de crecimiento, por nombrar algunos. También es importante tener en cuenta sus recursos y la capacidad del personal para utilizar el software CMMS. Aunque la mayoría de los softwares CMMS no requieren ninguna habilidad informática más allá de un clic o un toque, es importante obtener una sensación de receptividad de los empleados para adoptar un sistema de mantenimiento automatizado para determinar los requisitos de incorporación. Del mismo modo, los dueños de negocios deben ser conscientes de sus recursos internos cuando se trata de implementar el software CMMS. Los proveedores de CMMS pueden adaptarse a una variedad de necesidades de los clientes una vez que son conscientes de ellas.

Decidir qué opciones de implementación de CMMS funcionan mejor para su organización

Más allá del punto de evaluar los recursos de la empresa está determinar qué formato de software CMMS se adapta mejor a las necesidades de su empresa. Aunque existe una superposición considerable en los productos CMMS, se distinguen más fácilmente por sus tipos de plataforma como "basados ​​en la nube" o "en las instalaciones". En pocas palabras, los sistemas basados ​​en la nube dependen de que el proveedor aloje los datos en sus propios servidores, mientras que los sistemas locales requieren que un técnico de la empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, dentro de sus instalaciones. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo depende del mantenimiento interno del software y hardware del sistema por parte de un especialista en TI del personal.

Cada plataforma tiene ventajas y limitaciones. Muchos clientes encuentran atractivos los CMMS basados ​​en la nube por dos razones:menor costo y sin mantenimiento. Otros clientes prefieren los sistemas in situ porque brindan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y del sistema. Los operadores de sistemas locales pueden programar el mantenimiento y las actualizaciones de su sistema de acuerdo con su propio programa, mientras que el mantenimiento y las actualizaciones basados ​​en la nube funcionan de acuerdo con el programa del proveedor. Para los clientes que buscan portabilidad, las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas en el sitio no. Finalmente, las plataformas locales tienen costos iniciales mucho más altos, mientras que los sistemas basados ​​en la nube vienen con tarifas de suscripción anuales.

Considere los costos de CMMS, el ROI y las opciones de soporte

La compra de un sistema de software CMMS es una gran inversión en términos de tiempo, dinero y recursos. Como se señaló, existe una amplia gama de paquetes que ofrecen una variedad de características y soportes. Preste atención a lo que los proveedores incluyen en su precio base, ya que a menudo los paquetes de menor precio no incluyen soporte técnico continuo. Además de las diferencias ya señaladas en los costos entre los formatos locales y los basados ​​en la nube, existen otros costos asociados con la implementación, así como tutoriales en línea para la incorporación del personal. Algunos proveedores los incluirán en sus tarifas de licencia anuales para plataformas basadas en la nube, pero estos sistemas tienden a ser más costosos que los CMMS básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario en el sitio e incorporación de personal, nuevamente a un costo adicional. En general, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán. Considere cuidadosamente el costo general del software CMMS, incluidos los costos de cualquier opción adicional para todos los tipos de formato y paquetes del sistema.

Conclusión

El software CMMS es poderoso y robusto y ofrece una amplia gama de características que incluyen programas de mantenimiento preventivo, acceso móvil, capacidades de escaneo de códigos de barras y representaciones arquitectónicas. Consideradas en conjunto, estas y otras características brindan a los propietarios de negocios la oportunidad de automatizar completamente su gestión de mantenimiento ahora y a medida que crecen de una manera eficiente y sin esfuerzo. La clave para seleccionar el mejor paquete de software CMMS es informarse, hacer preguntas y luego seleccionar el que mejor se adapte a su organización. Cuando se usa como está diseñado, el software CMMS mejorará la eficiencia de la gestión de mantenimiento, reducirá la utilización de mano de obra y aumentará la vida útil de los equipos. En conjunto, los CMMS proporcionarán un excelente retorno de la inversión con mejores resultados.