Compare los precios del software CMMS y elija el mejor para su negocio

Navegar por el mundo del software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) puede ser confuso y también un poco intimidante. Para empezar, hay una gran cantidad de proveedores por ahí. Sin embargo, dado que la industria de CMMS continúa con su rápida curva de crecimiento, puede ser difícil determinar el número real de empresas de gestión de mantenimiento. Aún así, para darle una idea de lo que los posibles compradores de software de CMMS pueden enfrentar, una búsqueda rápida en Google del término "proveedores de software de CMMS" produjo 242,000 resultados en el momento de escribir este artículo. No es sorprendente que comparar precios de software CMMS y tratar de encontrar uno que se adapte a su empresa pueda ser un desafío. Aquí hay algunas cosas que debe considerar al buscar un CMMS dentro de su presupuesto:

¿Qué es el software de gestión de mantenimiento computarizado?

Un buen punto de partida es resumir qué es el software CMMS. Esencialmente, los sistemas se describen mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en un momento dado, pueden proporcionar al usuario una visión general del funcionamiento de una instalación o, alternativamente, el estado de un equipo individual. Los sistemas CMMS actuales ofrecen a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. El uso consistente y apropiado del software CMMS ha llevado a una mayor vida útil de los equipos, una mejor organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, una reducción de los costos operativos y un aumento de las ganancias de la empresa.

Determina tus necesidades

No tiene sentido continuar con su búsqueda de software CMMS antes de determinar primero cuáles son sus necesidades para adquirir un sistema de gestión de mantenimiento automatizado. Comience recopilando comentarios de su personal de mantenimiento sobre los desafíos a los que se enfrenta utilizando su sistema de seguimiento de mantenimiento actual y considerando lo que se necesita para superarlos. Algunas de las funciones más solicitadas son:

• Seguimiento de los costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de los equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Eliminar la necesidad de papel
• Administración simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad de procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear la ubicación de equipos y piezas
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y la alta dirección
• Acceso móvil
• La capacidad del software para cambiar y expandirse a medida que la empresa necesita cambios

Tener esto en cuenta junto con otras funciones que desee tener lo ayudará a desarrollar una lista de funciones que debe buscar en su solución CMMS. No hace falta decir que cuantas más características tiene un sistema CMMS, más costoso tiende a ser.

Comprensión de diferentes formatos de software CMMS

Para no caer en la trampa de comparar "manzanas y naranjas" al comparar los precios del software CMMS, es importante darse cuenta de que el software está disponible en dos formatos diferentes; on premise y basado en la nube. Estas diferencias son importantes porque los sistemas basados ​​en la nube dependen de que el proveedor aloje los datos en sus propios servidores (es decir, en la nube), mientras que los sistemas locales requieren que una empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, en el sitio. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo debe utilizar el mantenimiento interno del software y hardware del sistema por parte de su propio especialista en TI.

Hay ventajas y desventajas para cada plataforma de software CMMS. Muchos clientes encuentran más atractivos los CMMS basados ​​en la nube por dos razones principales:menor costo y sin mantenimiento. Por otro lado, muchos otros prefieren los sistemas en el sitio porque brindan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y el sistema. Por ejemplo, los operadores de sistemas locales pueden programar el mantenimiento y las actualizaciones de sus sistemas según su propio programa y no según el de los proveedores basados ​​en la nube. Otra diferencia es que las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas en el sitio no lo hacen. Al comparar los precios del software CMMS, una distinción final entre los dos formatos es un diferencial de costos considerable con las plataformas locales que conllevan costos iniciales mucho más altos.

Costos

Una comparación de los precios del software CMMS debe tener en cuenta las diferencias encontradas en las opciones de funciones y servicios, además de las diferencias de costos en las plataformas del sistema. Como se sugirió anteriormente, las plataformas locales son más costosas; de hecho, tienden a costar tres veces más que la tarifa de licencia anual de los sistemas basados ​​en la web. Sin embargo, este costo inicial es un pago único ya que no hay tarifas adicionales del sistema. Si bien el costo inicial de un sistema basado en la nube es más bajo, los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores con el tiempo (es decir, tarifa anual de suscripción/licencia estimada en $1500 por año para un pequeño departamento de mantenimiento). Aún así, existen costos asociados y/o continuos con los sistemas en las instalaciones, aparte del costo inicial. Por ejemplo, las plataformas CMMS en las instalaciones requieren hardware, firewalls y software antivirus, así como un miembro del personal de TI que mantendrá y administrará todos los aspectos del funcionamiento del sistema, incluida la instalación, el ingreso de datos, la actualización, la seguridad y la capacitación del personal. Los CMMS basados ​​en la nube no requieren ningún costo adicional, ya que los soportes del sistema incluyen todas las actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico.

Además de las operaciones del sistema, existen algunos costos adicionales opcionales de CMMS asociados con el software de CMMS, como la entrada de datos interna y los tutoriales en línea para la incorporación del personal. Algunos proveedores los incluirán en sus tarifas anuales de licencia, pero estos sistemas tienden a ser más costosos que los CMMS básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario en el sitio e incorporación de personal, nuevamente a un costo adicional. Como se señaló anteriormente, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de administración de mantenimiento, más costosas serán. Como nota final de precaución, cuando pregunte sobre un sistema basado en la nube, asegúrese de determinar si las cotizaciones de precios se basan en pago por usuario, pago por módulo (es decir, mantenimiento preventivo, administración de inventario), pago por orden de trabajo o una tarifa basada en una tarifa única de licencia. Existen diferencias de costos considerables entre estos diversos esquemas de precios.

Conclusión

Comparar con precisión los precios del software CMMS implica conocer el resultado final. Debido a que no todo el software CMMS es igual y debido a que los proveedores de CMMS generalmente venden sistemas en paquetes, estos factores deben tenerse en cuenta. Ajuste cuidadosamente el costo total de los sistemas de software CMMS a sus características preferidas, su formato deseado, servicios opcionales adicionales como incorporación e implementación y, finalmente, haga coincidir estos con su presupuesto. Una investigación cuidadosa seguida de discusiones con los proveedores asegurará que su selección final sea la adecuada para su negocio.