Cómo los CMMS de atención médica pueden navegar el laberinto de sus regulaciones

La calidad y la eficiencia siempre dependen de un buen mantenimiento, pero en ninguna parte esto es más evidente que en un hospital. Casi todo lo que hacen los trabajadores de mantenimiento afecta el cumplimiento, y el mantenimiento de rutina, como la limpieza, la inspección y el almacenamiento adecuado de los equipos, puede significar la diferencia entre la vida y la muerte para los pacientes. Una lista de verificación de mantenimiento del hospital es un buen comienzo para mantener los procedimientos en orden.

Como mínimo, un hospital se basa en procesos eficientes para mantener un flujo constante de atención al paciente, lo que garantiza que se atienda a un número determinado de pacientes en un horario establecido. La falla del equipo y las tareas perdidas pueden aumentar el tiempo de espera del paciente y ejercer presión sobre el personal del hospital y el equipo de respaldo.

El software de administración de instalaciones hospitalarias es una herramienta fundamental utilizada por las organizaciones para ayudar a cumplir con los estándares de cumplimiento normativo y reducir los costos mediante la centralización de procesos. Aunque muchos hospitales ya han adoptado software de gestión de mantenimiento, algunas organizaciones aún utilizan métodos manuales descentralizados. Si su organización no se ha subido al carro de CMMS, siga leyendo para obtener más información sobre los beneficios del software de gestión de mantenimiento para hospitales.

¿Su hospital tiene dificultades para cumplir con las normas?

Los hospitales se encuentran entre las instalaciones más reguladas y el departamento de mantenimiento juega un papel importante en el cumplimiento de esas regulaciones. La Ley de Portabilidad y Privacidad de Seguros Médicos (HIPAA, por sus siglas en inglés) es una ley que, entre otras cosas, exige una fuerte protección para el historial personal y médico de los pacientes. Estos requisitos no se refieren directamente a los departamentos de mantenimiento, pero pueden complicar tareas rutinarias como limpieza y limpieza. mantenimiento preventivo. Se debe seguir un manual de políticas y procedimientos de mantenimiento del hospital para simplificar las tareas de rutina. Si el trabajo no se programa con cuidado, los trabajadores terminan en áreas donde están expuestos a información de salud protegida (PHI). Esto los coloca dentro del alcance de HIPAA, lo que requiere capacitación y salvaguardas adicionales, y aumenta innecesariamente los riesgos de una infracción.

Las tareas de mantenimiento que involucran equipos de TI o áreas donde se almacenan datos deben manejarse con cuidado para minimizar el riesgo de una violación. Esto requiere protocolos adicionales para garantizar que las estaciones de trabajo estén desconectadas o que los archivadores estén bloqueados antes de realizar el mantenimiento. El cumplimiento de HITECH impone cargas de mantenimiento adicionales para garantizar el uso efectivo de la tecnología. Las computadoras, las redes y otros recursos de TI requieren un servicio regular para garantizar que estén seguros y en buen estado de funcionamiento en todo momento.

Además de eso, hay reglas del Departamento de Salud, requisitos de la Comisión Conjunta, encuestas HCAHPS que impactan la percepción pública del hospital y estándares opcionales como los Requisitos del Código de Seguridad Humana que muchos hospitales eligen cumplir.

Con un laberinto de reglas y regulaciones tan complejo, no es suficiente arreglar las cosas cuando se rompen. Los gerentes de mantenimiento deben poder detallar los estándares y priorizar las tareas para garantizar que se atiendan las reparaciones relacionadas con el cumplimiento y el mantenimiento preventivo. El software de gestión de mantenimiento computarizado es una herramienta eficaz que garantiza que nada se pase por alto y se pierda.

Este estudio de caso sobre Philhaven Health Care ilustra lo que puede hacer el software CMMS adecuado. Este proveedor de atención de la salud del comportamiento estaba luchando para hacer frente a su rápido crecimiento utilizando métodos tradicionales de gestión de mantenimiento. Con 12 ubicaciones, incluido un hospital de 103 camas, las órdenes de trabajo en papel y las hojas de cálculo de Excel ya no eran suficientes. Jim Ipsen, director de instalaciones de Philhaven, explica:

"Para gestionar de manera eficaz y eficiente las operaciones de mantenimiento en nuestras instalaciones y demostrar el cumplimiento con las autoridades gubernamentales, necesitábamos un sistema de gestión de mantenimiento más ágil para registrar e informar el estado de las tareas".

El software de gestión de mantenimiento Hippo permitió a Philhaven "simplificar la comunicación entre todas las partes involucradas en la creación, ejecución y procesamiento de órdenes de trabajo". La función de gestión de activos y equipos les permitió realizar un seguimiento del mantenimiento en todas sus instalaciones, asegurando que no se dejara de lado ninguna tarea de mantenimiento. Esto no solo facilitó la verificación del cumplimiento, sino que también produjo aumentos en la eficiencia. Eso significa un estándar de atención más alto, menores riesgos de cumplimiento y una disminución del gasto en toda su organización.

¿Su hospital carece de estandarización de procesos? En la gestión de mantenimiento de hospitales, cada tarea debe ajustarse a los pasos y puntos de referencia adecuados. Cualquier cosa que afecte el cumplimiento, la seguridad o la misión del hospital (esterilizar herramientas, reparar equipos médicos e incluso revisar equipos de emergencia) debe hacerse de una manera muy particular para minimizar los riesgos y maximizar la calidad de la atención. Incluso las tareas de baja complejidad deben explicarse paso a paso con gran detalle.

El boca a boca o la instrucción práctica no es confiable. Los hospitales tienen decenas a cientos de personas responsables del mantenimiento. Las tareas como el mantenimiento de equipos de diagnóstico complejos o el funcionamiento y la supervisión de la seguridad de TI generalmente las realizan contratistas externos y, a menudo, se subcontrata el mantenimiento de rutina de las instalaciones. La rotación suele ser alta y, en cualquier momento, el hospital puede cambiar de proveedor o subcontratar tareas que antes se realizaban internamente.

Incluso con SOP para cada equipo, es difícil hacerlos cumplir sin un software de gestión de mantenimiento. Si se guardan en una hoja de cálculo o en un archivador, a menudo no existe una forma práctica para que los trabajadores accedan a ellos cuando lo necesitan; no es práctico para todos volver corriendo a la oficina de mantenimiento para verificar los procedimientos y asegurarse de que todo esté bien. Trabajar con la memoria conduce a errores y pasos pasados ​​por alto, mientras que el uso de un sistema basado en papel resulta engorroso de organizar y consultar.

El potente software de gestión de órdenes de trabajo bajo demanda facilita garantizar la finalización oportuna de los trabajos sin importar el trabajador asignado, desde trabajadores de mantenimiento a tiempo completo hasta contratistas externos que solo vienen una o dos veces al año. Las órdenes de trabajo tienen campos personalizables, lo que permite a los gerentes de las instalaciones especificar tanta o poca información como sea necesario. Se puede acceder a las herramientas, los documentos, los problemas de seguridad y otros datos necesarios en las órdenes de trabajo, lo que permite a los trabajadores consultar toda la información que pertenece a esa reparación.

Los trabajadores de mantenimiento interno o los proveedores externos pueden acceder a las órdenes de trabajo. Todos los usuarios pueden recibir órdenes de trabajo en cualquier lugar donde tengan una conexión a Internet con la capacidad de actualizar la información de la orden de trabajo desde el campo usando una aplicación CMMS móvil. Los administradores pueden ordenar, rastrear y ver el progreso de las órdenes de trabajo, asegurándose de que todos estén al día y que todo se esté haciendo.

¿Puede responsabilizar a los empleados y proveedores? El seguimiento de las órdenes de trabajo, el historial de reparaciones y otros factores no solo ayuda a los trabajadores de mantenimiento; también proporciona a la gerencia la visibilidad necesaria para garantizar la rendición de cuentas en toda la organización. Los informes detallados de mantenimiento permiten a los gerentes ver el estado de todas las órdenes de trabajo de un vistazo, filtradas por categorías definibles por el usuario en gráficos fáciles de usar. Es fácil ver qué tareas se completaron, vencieron o vencieron:clasifíquelas por prioridad, tipo de trabajo y otros criterios.

Los informes de CMMS simplifican la obtención de registros del historial de mantenimiento. Los usuarios pueden examinar los costos, desglosándolos por horas de trabajo regulares y horas extra, piezas y materiales utilizados y facturas. Los informes del historial de mantenimiento también brindan información precisa sobre los indicadores clave de rendimiento. Tener estos datos facilita encontrar el proveedor con el precio más competitivo, promocionar a los empleados con los mejores antecedentes o seleccionar a los trabajadores de bajo rendimiento para recibir capacitación adicional. También ayuda a tomar decisiones de personal más estratégicas, lo que permite a los gerentes comparar contratistas y empleados cara a cara.

El software de gestión de mantenimiento es tan útil para gestionar piezas y otro inventario como para programar trabajadores. La función de informes de inventario permite a los gerentes examinar y clasificar todo el stock de un vistazo. Cuando las piezas y los materiales se agotan, se envían alertas por correo electrónico a las personas adecuadas para que vuelvan a pedir, lo que garantiza que las piezas críticas estén siempre disponibles. Los módulos de gestión de inventario de CMMS también almacenan información de contacto del proveedor, por lo que cuando es necesario reponer piezas y materiales, se puede hacer sin demora.

La visibilidad y responsabilidad de los informes ha sido una característica crucial para muchos administradores de instalaciones, incluido Reynold Peters de la Autoridad Regional de Salud de Manitoba, Southern Health. La organización cubre casi 27.000 kilómetros y opera con un modelo descentralizado, lo que plantea desafíos únicos. Si bien una autoridad central supervisa algunas de sus instalaciones, muchos de sus hospitales, clínicas y centros de vida asistida se administran de forma independiente, por lo que es difícil verificar un desempeño constante en todo su departamento de mantenimiento.

El uso del software Health Care CMMS les ha permitido revolucionar su departamento de mantenimiento. Según Peters, Gerente de Construcción y Ahorro de Energía, el software de mantenimiento les permite ver “quién emitió la orden de trabajo y saber a quién acudir si hay algún problema con la documentación”. Pueden usar informes y puntos de referencia para comparar el rendimiento entre instalaciones, detectando problemas de control de calidad antes de que se conviertan en un problema grave. Y han podido hacerlo sin dejar de operar con la autonomía local que permite que cada instalación satisfaga mejor las necesidades de su comunidad.

¿Ha adoptado un programa de mantenimiento preventivo? En una industria como la manufacturera, donde una máquina rota puede detener la producción, todos comprenden los beneficios del mantenimiento preventivo, pero muchas organizaciones de atención médica aún lo descuidan. Sin embargo, los hospitales también tienen una infraestructura de misión crítica que necesita mantenimiento regular. No se trata solo de equipos clave como el soporte vital donde la falla puede ser desastrosa; una falla inesperada de la infraestructura HVAC, las fuentes de alimentación de respaldo o el equipo de descontaminación también puede disminuir los niveles de productividad y afectar seriamente la atención al paciente.

Incluso cuando no hay vidas en juego, el mantenimiento preventivo genera enormes beneficios para los hospitales. Desde resonancias magnéticas hasta unidades de refrigeración, tener un programa de mantenimiento planificado formalizado extenderá la longevidad de los activos. Esto ahorra dinero y minimiza las interrupciones, lo que permite que los centros de atención médica brinden un estándar de atención más alto y más uniforme.

Los softwares de mantenimiento preventivo adecuados permiten a los hospitales utilizar un único sistema para programar, realizar un seguimiento y confirmar las reparaciones periódicas, desde el laboratorio de sangre hasta la cocina de la cafetería. Las órdenes de trabajo se programan según la frecuencia del calendario o las lecturas del medidor, con opciones flotantes configuradas para ajustar las órdenes de trabajo futuras según la fecha de servicio más reciente.

Con un CMMS, las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo se configuran para que se asignen automáticamente al trabajador o técnico correcto, o se envíen a un administrador que luego puede asignarlas. Las fechas de vencimiento, los recordatorios de notificaciones avanzadas y otras funciones de programación facilitan la planificación anticipada, lo que permite a los trabajadores priorizar las tareas de mantenimiento importantes sin interrumpir sus tareas regulares.

El software de gestión de mantenimiento es compatible con todo lo que hace su hospital. Facilita el cumplimiento de los objetivos de cumplimiento, promueve la responsabilidad, permite tomar decisiones estratégicas sobre proveedores y personal, y aumenta la vida útil de los equipos hospitalarios y de mantenimiento.

Hippo Health Care CMMS se especializa en proporcionar sistemas de gestión de mantenimiento para la industria del cuidado de la salud. Se ha implementado con éxito en más de 200 hospitales, comunidades de jubilados, clínicas y centros de vida asistida. Comuníquese con Hippo CMMS para obtener más información sobre nuestro sencillo software de gestión de mantenimiento para instalaciones de atención médica.