Soluciones CMMS:5 señales de que su organización necesita un sistema CMMS

Las empresas de hoy se dan cuenta de los beneficios de implementar un CMMS. En el pasado, los sistemas de gestión de mantenimiento solo se encontraban en las plantas de fabricación, pero ahora vemos que el software de mantenimiento se utiliza en instituciones educativas, instalaciones de atención médica, municipios, instalaciones deportivas y recreativas, centros comerciales, prácticamente cualquier tipo de instalación. Si es gerente de mantenimiento o de instalaciones, es posible que se pregunte:"¿Cómo puedo saber si una solución CMMS es adecuado para mi organización?” Los siguientes son 5 signos reveladores de que su organización necesita un sistema de gestión de mantenimiento .

1. Su empresa no cuenta con un programa de mantenimiento preventivo implementado

Muchas empresas no cuentan con un programa formal de mantenimiento preventivo. Por formal, me refiero a tener procesos estandarizados y establecer procedimientos que involucren la automatización y responsabilizar a las personas por completar las tareas. El mantenimiento preventivo sirve para reducir el tiempo de inactividad del equipo. En la superficie, esto reduce la cantidad de tiempo y dinero gastado en reparar equipos. Además, el mantenimiento preventivo regular aumenta la productividad, reduce las paradas de producción y aumenta la esperanza de vida de los equipos. Las organizaciones a menudo tienen programas de mantenimiento preventivo, pero faltan. Si su departamento de mantenimiento trabaja con un manual o libro, un portapapeles u hojas de cálculo, debería considerar un software de mantenimiento preventivo. Ir con el sistema de mantenimiento preventivo le brindará muchos beneficios;

• Notificaciones anticipadas cuando vencen los MP
• Notificaciones de alerta cuando las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo están vencidas
• Actualizaciones sobre las piezas necesarias y los niveles de inventario actuales
• Pedido de piezas cuando los niveles de inventario caen por debajo del umbral
• Haga un seguimiento del tiempo y los costos para completar el trabajo
• Informes en tiempo real sobre el rendimiento del mantenimiento preventivo
• Inculcar una cultura que considere el mantenimiento preventivo como una prioridad

2. Las reparaciones y el mantenimiento no planificado no están documentados

Si está considerando un CMMS para su empresa, probablemente se esté preguntando:"¿Cuántas veces se ha averiado el equipo 'X' durante el último año?" "¿Cuánto dinero hemos invertido en reparar la Máquina 'Y'?" “¿Con qué frecuencia reparamos la ducha en la unidad 101?” Con un sistema de administración de mantenimiento computarizado, los gerentes de instalaciones y mantenimiento encuentran fácilmente respuestas a preguntas como estas y más. Las soluciones CMMS vienen equipadas con herramientas de gestión de órdenes de trabajo bajo demanda que permiten a los usuarios documentar eventos de mantenimiento no planificados cuando ocurren y realizar un seguimiento desde el envío hasta la finalización. A través de este proceso, se registran datos importantes que los gerentes pueden usar para tomar decisiones informadas. Esto incluye;

• Fecha y hora en que se envió la orden de trabajo
• Información del solicitante
• Tiempo de respuesta del técnico o contratista asignado
• Tiempo requerido para completar
• Costos y materiales involucrados en la orden de trabajo
• Frecuencia de este tipo de orden de trabajo

Además de todas las métricas anteriores, tener un sistema de órdenes de trabajo computarizado mejora el tiempo de respuesta a las órdenes de trabajo críticas. Cuando un ascensor se descompone o revienta una tubería, los minutos pueden equivaler a GRANDES DÓLARES. Si mejorar el tiempo de respuesta al mantenimiento no planificado es un objetivo, implementar un software de mantenimiento computarizado lo ayudará a lograrlo.

3. Esperar piezas es un contratiempo común

¿Considera que su equipo de mantenimiento a menudo espera que lleguen las piezas? ¿Las órdenes de trabajo se retrasan regularmente debido a que no tiene lo que necesita en el inventario y las piezas ordenadas? Si estos son problemas comunes, es hora de comenzar a investigar un poco sobre el software CMMS. Casi todo el software de mantenimiento computarizado viene con herramientas de administración de inventario que permiten a los gerentes de mantenimiento asegurarse de que las piezas críticas estén disponibles cuando se necesiten. El software de gestión de inventario puede;

• Establecer umbrales de cantidad mínimos y máximos
• Proporcione información detallada sobre proveedores y costos de piezas
• Enlace de piezas a equipos y órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo
• Envíe alertas cuando los niveles de inventario sean bajos
• Ser escaneado con lectores de códigos de barras y dispositivos móviles
• Generar órdenes de compra
• Haga un seguimiento del uso de piezas y los costos a lo largo del tiempo
• Reducir el inventario perdido por robo u otros
• Reduzca los costos de depreciación a través de JIT

Contar con soluciones CMMS brinda a los gerentes de instalaciones y mantenimiento más control sobre su inventario y garantiza que las piezas críticas estén disponibles cuando se necesiten.

4. Es necesario mejorar el seguimiento y la programación de la mano de obra

Si su departamento de mantenimiento involucra a 1 o 2 personas, el seguimiento de la mano de obra y la programación de eventos puede ser lo suficientemente simple y probablemente se pueda administrar mediante Outlook o una aplicación de calendario similar. A medida que el departamento de mantenimiento crece y más personas están involucradas, el seguimiento de las horas de trabajo y la programación de tareas se vuelven más complicados. Muchas empresas operan sin sistemas de seguimiento formales para sus equipos de mantenimiento y sienten que funcionan sin problemas y sin ningún problema. El software CMMS se debe considerar no solo cuando los problemas son obvios, sino también cuando se pueden mejorar las operaciones. Los sistemas de software de mantenimiento son fundamentales para identificar y resolver cuellos de botella con la utilización de la mano de obra, monitorear la capacidad de respuesta del personal, los costos de mano de obra, programar el mantenimiento preventivo y planificado y la previsión. Estos sistemas brindan a los gerentes la oportunidad de mejorar el tiempo de respuesta y la utilización de la mano de obra y reducir los costos laborales.

5. No existen medidas formales de desempeño en el lugar

Para que las empresas sigan siendo competitivas, debe haber una cultura de reducción de costos en toda la empresa. Los costos no existen para ser devengados; están ahí para ser reducidos. Las soluciones CMMS equipan a los gerentes con poderosas herramientas de generación de informes que brindan datos en tiempo real sobre el desempeño operativo del mantenimiento y los ayudan a tomar decisiones informadas y pronósticos más precisos. Si es nuevo en CMMS, se beneficiará de los informes sobre mano de obra, inventario y costos de reparación, y a medida que se involucre más, avanzará a métricas más granulares como el tiempo medio de respuesta, el tiempo medio de reparación , tiempo de inactividad del equipo, tasas de utilización de mano de obra y análisis de tendencias. En última instancia, el software CMMS se puede configurar para informar sobre cualquier dato que se registre y será una herramienta necesaria para optimizar la eficiencia del mantenimiento.

Según sitios web como Software Advice y Capterra, existen más de 100 soluciones de CMMS, todas ofrecen gestión de órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo y módulos de gestión de inventario y equipos. Tómese un tiempo para hacer su investigación. Invertir en software de gestión de mantenimiento no tiene por qué costar miles de dólares por adelantado. Hay muchas oportunidades para realizar pruebas gratuitas y hay opciones adecuadas para organizaciones pequeñas y grandes.