La dificultad de actualizar las instrucciones de trabajo en papel

Elemento clave de la documentación industrial, el modo de operación es el soporte básico que permite guiar a los operadores en el desempeño de las tareas inherentes a sus respectivos puestos de trabajo. Por lo tanto, es vital para la empresa que estos documentos no solo sean perfectamente claros y legibles, sino que también estén libres de cualquier error que pueda dar lugar a no conformidades en la ejecución de las operaciones.

Actualizar las instrucciones de trabajo en papel:una pérdida de tiempo y energía

A medida que el entorno en el que opera la empresa evoluciona y se vuelve dinámico, también debe hacerlo la forma en que opera y produce. Las instrucciones de trabajo no pueden permanecer congeladas en el tiempo, pues deben adaptarse a la llegada de nuevos factores:nuevos estándares, nuevas herramientas, nuevos procesos, nuevas exigencias, etc. Además, pueden aparecer errores o fuentes de ineficiencia e incumplimiento. detectadas en estas instrucciones de trabajo una vez aplicadas en campo.

Por lo tanto, se deben realizar cambios regulares en estos procedimientos operativos, lo que significa que deben actualizarse cada vez. Sin embargo, esto es obviamente un problema serio cuando se trata de medios tradicionales en papel. .

Esto significa que todas las copias de las versiones anteriores (los que no estén actualizados) de las instrucciones de trabajo deben ser retirados de circulación para garantizar que ningún empleado los siga utilizando para realizar su trabajo. El siguiente paso es reimprimir los medios, luego asegurarse de que todos los operadores tengan los documentos actualizados después de la validación por parte de los distintos actores involucrados (gerente de producción, gerente de calidad, operadores que también pueden estar involucrados en estas actualizaciones…). Todo esto moviliza recursos (materiales y humanos), energía y tiempo.

Por lo tanto, es imposible actualizar los documentos en papel sin que exista una determinada cantidad de residuos, por no hablar de las consecuencias medioambientales, ya que el papel es un material reciclable pero representa una cantidad considerable de residuos potenciales.

Dificultad para administrar y asegurar documentos

Como la documentación corporativa debe archivarse, es fácil imaginar el volumen de documentos que se almacenarán y gestionarán a medida que se acumulan. Requieren un espacio dedicado, con importantes recursos materiales (armarios, archivadores, protecciones contra el desgaste, etc.) y organizativos.

La actualización de las instrucciones de trabajo también plantea un problema de seguridad y confidencialidad. Existe un problema de seguridad, ya que cualquier soporte en papel es susceptible de ser alterado o incluso destruido en caso de accidente, mal manejo o desastre (incendio, inundación…). En lo que respecta a la confidencialidad, existen preocupaciones sobre posibles filtraciones de datos a los competidores, ya que los documentos en papel pueden ocultarse y utilizarse de forma indebida.

Problemas a los que el hecho de digitalizar aporta soluciones. Cuando están debidamente protegidos, los procedimientos operativos digitalizados son menos vulnerables a este riesgo de divulgación. Además, las instrucciones de trabajo, almacenadas y accesibles en medios digitales, no pueden perderse ni destruirse de la misma forma que los documentos en papel. La desmaterialización también facilita la disponibilidad de documentos nuevos, modificados y actualizados. Estos se transmiten de forma automática y rápida a los terminales utilizados por los operadores en el campo.

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