29 expertos revelan cómo las pequeñas empresas pueden mejorar sus procesos de gestión de inventario

Nico Muoio

@freespeechgame
Nico Muoio es un prodigio emprendedor adolescente, creador del juego Freedom of Speech. Nico comenzó su primer negocio rentable a los 9 años y ahora tiene 18. Actualmente ha priorizado los negocios sobre la universidad para lanzar su última empresa:Freedom of Speech, LLC. Es un éxito y ya ha resuelto desafíos empresariales desde una perspectiva única.
“Mi consejo número uno para mejorar los procesos de gestión de inventario para las PYMES es…”
Tenga siempre un plan bien pensado, no solo desde la perspectiva del margen de beneficio, sino también desde la perspectiva logística. Una fórmula EOQ también ayuda si puede permitirse el lujo de almacenar grandes cantidades de existencias en algún lugar.
Mi mayor fracaso fue un negocio de reventa de relojes que comencé en mi segundo año de escuela secundaria. Mi sitio web, Time Warp Time Pieces , comercializó relojes esqueléticos chinos baratos como un artículo de moda que todo "caballero" necesitaba para su atuendo diario. El sitio web de reventa luchó por ganar tracción ya que los precios no eran lo suficientemente competitivos para competir con otras compañías similares a la nuestra. Rápidamente aprendí que el modelo comercial de dropshipping que había imaginado no iba a funcionar porque mis competidores tenían inventario y, por lo tanto, podían enviar y vender los relojes mucho más rápido que yo. Sin rendirme todavía, decidí invertir el dinero que había ahorrado de negocios anteriores para hacer inventario y competir con los tiempos de envío de mis competidores. Los costos de administrar el negocio se me escaparon rápidamente, lo que me obligó a descontinuarlo. En un intento por recuperar algo de lo que había invertido, vendí apresuradamente los relojes que quedaban en mi inventario a los niños con los que fui a la escuela. También me enseñó a conocer completamente mi mercado y comprender la verdadera demanda de mi producto antes de invertir mi dinero. Definitivamente fue una lección costosa de aprender, pero me ayudó a prepararme para un negocio más exitoso.

John Crowley

@peoplehrms
John Crowley crea contenido útil sobre recursos humanos, gestión de personas y tecnología en la nube. Trabaja como Jefe de Contenido de Recursos Humanos de Personas y administra el popular blog de Recursos Humanos de Personas.
“Para mejorar los procesos de gestión de inventario…”
Si elige un proveedor de software en la nube que pueda demostrar que sigue buenas prácticas de seguridad de la información, entonces es un área comercial menos de la que debe preocuparse por protegerse. Por ejemplo, un profesional de recursos humanos que se ocupa de la información de los empleados está sujeto a la legislación de protección de datos, ya que estos se clasifican como "datos personales". adecuadamente. Si el departamento de recursos humanos utiliza un proveedor de software de recursos humanos basado en la nube, siempre que pueda verificar que el proveedor se toma en serio la seguridad de la información, puede "configurar y olvidar" para esta área de negocios. Idealmente, querrá que un proveedor de software en la nube esté acreditado por ISO27001:este es el estándar internacional para la gestión de la seguridad de la información y demuestra que el proveedor ha sido auditado de forma independiente y cumple con los requisitos.

Scott Federico

@LogisticsPlus
Scott Frederick es el vicepresidente de marketing de Logistics Plus Inc. (un proveedor líder mundial de soluciones de transporte, logística y cadena de suministro).
“Mi consejo número uno sobre cómo las pequeñas empresas puede mejorar los procesos de gestión de inventario es…”
Externalice la gestión de su inventario a una empresa de logística de terceros (3PL) con experiencia que se especialice en almacenamiento y cumplimiento.
Utilizar un proveedor de almacenamiento y cumplimiento 3PL le permite la flexibilidad para configurar y escalar su modelo de distribución como cambio de demandas comerciales. Al alojar su inventario bajo el techo de un proveedor de almacén 3PL, permite que se envíen múltiples envíos de una manera más económica de lo que sería posible de otra manera. Aprovechar un 3PL que tiene soluciones tecnológicas sólidas significa que puede nivelar el campo de juego en lo que respecta a la visibilidad del inventario sin invertir cientos de miles de dólares en sistemas e infraestructura de TI. Un 3PL también puede escalar sus operaciones para abordar sus fluctuaciones en la demanda y le permitirá pronosticar fácilmente el costo final de cada uno de sus productos.

Fergus Macdonald

@fergytweets
Fergus y su esposa Emma dirigen Eagle &Fox, un minorista en línea con sede en Edimburgo, Escocia. Sus marcas Kilt Society y The Tartan Blanket Co. ofrecen productos tradicionales actualizados para el consumidor moderno.
“Automatiza todo lo que puedas…”
El software y los sistemas son cada día más inteligentes y económicos. Usa esas herramientas a tu favor y automatiza absolutamente todo lo que puedas. Cuanto menos espacio para el error humano, menos errores. El inventario y el envío correctos y precisos significan que los controles de existencias son más rápidos, nunca se sobrevende, obtiene menos devoluciones, menos clientes molestos y todos sus otros sistemas funcionan sin problemas.

ScottToal

@oeveo
Socio fundador de Short Run Pro y sus marcas subsidiarias, Federal Brace, Killarney Metals, Oeveo y Bison Built. La experiencia del Sr. Toal es en el desarrollo de marcas de nicho de mercado para ayudar a los consumidores desatendidos con soluciones innovadoras.
“Use marcadores visuales junto con sus sistemas informáticos y recuentos de ciclos…”
Incluso los sistemas de gestión más completos tendrán agujeros. Cuando ocurre una falla en el proceso de inventario en sus SKU de rápido movimiento, duele. La mejor protección contra los problemas de inventario son los ojos. Utilice marcadores visuales en sus estaciones de selección que indiquen el recuento estimado de piezas y capacite a su personal para alertar cuando esos marcadores muestren que los niveles son bajos.

Mario Serna

@CeremonySupply
Mario Serna trabaja con Ceremonial Supplies. Es un profesional del comercio electrónico con más de 11 años de experiencia. Gran parte de esa experiencia ha sido en la gestión de almacenes, que implica en gran medida la gestión de inventario. Esto es especialmente importante en el comercio electrónico porque el cliente no está físicamente presente para garantizar la disponibilidad.
“Mi mejor consejo para ayudar a mejorar la gestión de inventario de cualquier empresa es…”
Minimice los procesos manuales tanto como sea posible.
A menos que tenga una empresa tecnológicamente avanzada, es casi imposible eliminar el trabajo manual de los procesos de gestión de inventario. Sin embargo, lo que debe minimizar es la cantidad de pasos que una persona debe realizar para obtener un recuento de inventario preciso. En la era moderna, no hay ninguna razón por la cual una empresa deba operar con conteos manuales anticuados, hojas de inventario escritas a mano y entrada manual en la base de datos. Existen innumerables aplicaciones de software asequibles para la gestión de inventario que se pueden operar desde una tableta o incluso un teléfono inteligente. Lo que realmente necesita verificar es que el software puede integrar un escáner de etiquetas de código de barras que hace el conteo automáticamente. Hay lectores de códigos de barras que se conectan de forma inalámbrica a través de Bluetooth, lo que le da al encargado del inventario la libertad de moverse sin que un cable se interponga en el camino. Esto minimiza el margen de error humano que surge al contar mentalmente al clasificar la mercancía. El escáner registra/actualiza automáticamente el conteo en el software, por lo que solo debe concentrarse en escanear cada elemento individualmente. Incluso entonces, pueden ocurrir escaneos dobles accidentales o fallas ocasionales en el software o la conexión, pero es mucho menor que la cantidad (y tipos) de errores que pueden producir los procesos manuales.

Ing. Danny

@cin7online
Danny es el fundador y arquitecto jefe de Cin7, una solución de gestión de inventario basada en la nube. Danny se crió y se educó en Nueva Zelanda y vive y trabaja en Auckland, donde ha desarrollado una carrera ayudando a las empresas a mejorar sus procesos comerciales para prosperar en un mundo multicanal.
“Las pequeñas empresas deben mantener sus procesos de gestión de inventario tan simple como sea posible…”
Mientras menos entrada de datos redundante implique su proceso, mejor será para ellos. La simplicidad les permite dedicar más tiempo valioso y recursos de personal al desarrollo, mercadeo y venta de sus productos y menos tiempo a la administración.
Las pequeñas empresas comúnmente administran el inventario por separado de sus órdenes de compra, facturas y contabilidad. Esto significa que cada vez que una empresa recibe un envío o despacha un pedido, debe procesar ventas y facturas en un lugar, ajustar su stock en otro y actualizar sus finanzas en un punto más de entrada de datos. Esto no solo complica la gestión de inventario, sino que también entierra las últimas cantidades y costos de existencias en hojas de cálculo y libros mayores, lo que hace que la información sea prácticamente inútil para tomar decisiones de gestión de inventario críticas en cuanto al tiempo.
Un proceso que integra estos pasos con un solo La solución puede reducir drásticamente los requisitos de administración y entrada de datos y proporcionar visibilidad en tiempo real de las cantidades de inventario y los costos para tomar decisiones comerciales cruciales.

Jack Shinder

@AMBICODOORS
Jack Shinder es el presidente de AMBICO.
“Asegúrese de que todo el personal comprenda y utilice el proceso implementado…”
Una de las razones más comunes por las que el sistema de gestión de inventario de un equipo no es efectivo es que los miembros del equipo o incluso los departamentos completos no lo están usando correctamente. Esto podría deberse a negligencia, o podría ser una cuestión de requerir una mejor explicación y dirección o quizás requerir un sistema que se integre mejor con el flujo de trabajo natural. Tómese el tiempo para capacitar a los empleados sobre los sistemas y el protocolo y responsabilice a los miembros del equipo por seguir estas instrucciones.

Rubén Kats

@falconwebsites
Reuben Kats es diseñador web para Falcon Marketing.
“Desde la experiencia previa trabajando en un almacén, uno debe asegurarse de las cosas siempre están actualizadas…”
Ya sea que se realicen o no ventas, los empleados, compañeros de trabajo y otras personas aún pueden ser vulnerables al obtener artículos de la tienda real. Es necesario registrar todas las compras, se deben mostrar las facturas y las existencias deben responder tanto en línea como fuera de línea. Se debe implementar una plataforma como Magento para evitar problemas futuros con la plataforma de back-end. Si una empresa tiene mucho stock en su sistema, necesita ver qué productos se venden más, volver a contar los productos y actualizar los productos en el inventario. Asegúrese de que se proporcione un informe semanal al director ejecutivo y a cualquier otra persona que pueda necesitar saberlo.

Bradley Shaw

@ExpertBrad
Bradley Shaw es el propietario de SEO Expert Brad Inc. Ha sido especialista en marketing digital y experto en consultoría en línea desde 1997.
“Mi mejor consejo para mejorar los procesos de gestión de inventario es…”
Implementar control de calidad. El control de calidad es de suma importancia en empresas de cualquier tamaño y debe implementarse de inmediato. Tener un proceso para garantizar la calidad puede vincularse directamente con la satisfacción del cliente y el crecimiento del negocio. Comenzar los procedimientos de control de calidad puede ser tan fácil como hacer una lista de verificación que proporcione todos los procedimientos que los empleados deben seguir al verificar los productos que reciben. Por ejemplo, podría pedir a los trabajadores que examinen los productos en busca de lo siguiente:

• Señales de daños como fugas, rasgaduras o sellos rotos.
• Colores, estilos y tamaños del producto:todos deben ser idénticos a la descripción en la orden de compra.
• Precios y condiciones de venta:cuando todos los empleados trabajan para lograr los mismos objetivos, la calidad aumentará.
  

Dr. Ameerzeb Pirzada

@ZDentalStudio
Dr. Ameerzeb Pirzada es el dentista jefe y asesor de Z Dental Studio.
“Para mejorar los procesos de gestión de inventario, las empresas deberían…”
Use el enfoque de entrada temprana, salida temprana (EIEO).
Los bienes o productos deben venderse en el mismo orden cronológico en que se compraron. El enfoque EIEO es una necesidad absoluta para artículos como alimentos, flores, maquillaje y otros artículos que son perecederos. El propietario de un restaurante, por ejemplo, debe ser plenamente consciente de la comida dentro de la cocina y aplicar el método EIEO para mejorar el inventario de la cocina. Además, también es una buena idea para productos no perecederos, ya que cualquier persona puede dañar fácilmente los artículos que se encuentran en el lugar de almacenamiento, o bien quedar obsoletos y hacer que no se puedan vender.
Una manera perfecta de ejecutar EIEO en una unidad de almacenamiento o depósito es agregar elementos nuevos desde atrás para que los productos más antiguos estén al frente.

Ostap Bosak

@MarquisGardens
Ostap Bosak es el gerente de Marquis Gardens, el mayor minorista de artículos de agua y suministros para estanques en el área de Toronto.
“Mi consejo sería…”
Implemente un sistema informático de extremo a extremo para ejecutar el inventario propio.
Puede ser una sorpresa, pero muchas pequeñas y medianas empresas todavía funcionan en papel y, a veces, en Excel. Incluso el sistema de software de inventario más simple permite rastrear el inventario entrante y saliente, así como los niveles actuales de existencias. Marquis Gardens se informatizó hace solo un par de años, pero tuvo un impacto positivo tremendo en nuestro negocio. Hay muchos menos errores y horas-hombre involucradas. También ha eliminado casi por completo la ocurrencia de escasez o exceso de existencias en nuestro negocio.

Gary C. Smith

@NAEIR
Gary C. Smith es presidente y director ejecutivo de NAEIR, Asociación Nacional para el Intercambio de Recursos Industriales, la organización de donaciones en especie más grande de EE. UU. NAEIR ha recibido donaciones de exceso de inventario de más de 8000 corporaciones de EE. UU. y redistribuyó más de $3 mil millones en productos a organizaciones sin fines de lucro y escuelas.
“La mejor manera de mejorar sus procesos de administración de inventario si es una pequeña empresa es…”
¿Ha considerado alguna vez donar su exceso de existencias a organizaciones benéficas?
Se llama "filantropía de productos" o "donaciones en especie". Es más rápido y más fácil que los métodos que usa actualmente. También es más ventajoso desde el punto de vista financiero, gracias a una exención fiscal poco conocida.
Es posible que nunca haya oído hablar de la Sección 170(e) (3) del IRC, pero es una pieza clave del código fiscal. It states that when C Corps donate their inventory to qualified nonprofits, they don’t just receive a tax deduction:they can receive a tax deduction equal to up to twice the cost of the donated products. Under the tax code, deductions are equal to the cost of the inventory donated, plus half the difference between the cost and fair market-selling price, not to exceed twice the cost.
You don’t have to go hunting for worthy not-for-profits to accept your excess merchandise. A gifts-in-kind organization will do all the work for you. Gifts-in-kind organizations are 501c3 nonprofits that exist to collect corporate product donations and then distribute them to qualified nonprofits. A gifts-in-kind organization should accept 100% your overstocks, at any time throughout the year. It’s particularly helpful when consolidating a warehouse, transitioning between selling seasons or dealing with a run of returns.
The time you’ll save — and the tax benefits you’ll reap — aren’t the only advantages to making gifts-in-kind donations. You’ll also:

• Protect your brand – Discounting inventory devalues your products and your name, while making corporate donations elevates your brand.
• Enhance employee engagement – Employees like working for companies with heart. Sharing the names of the charities that benefited from your gifts-in-kind donations makes great employee newsletter content that raises morale.
• Keep your inventory current – There’s no reason to hang onto obsolete stock when you have such a simple process for moving it.
• Keep your warehouse uncluttered – Storage space is valuable. Most gifts-in-kind organizations will accept both large and small volume donations at any time, allowing you to better manage your warehouse space.

Justin Laxton

@alltravelsizes
Justin Laxton is the Sales &Marketing Manager for AllTravelSizes and Weiner’s Ltd. He is also responsible for many of the companies’ projects, which have included a warehouse efficiency audit and setting up procedures for every task they do.
“My top tip for small business to improve their inventory management process is…”
To have an organized and labeled warehouse/storage area with defined procedures for each step of the process.
An organized warehouse/storage area allows for products to be found and anyone in the organization to know how much product is available at any time. An organized warehouse/storage area alone won’t do much if nobody knows where to find items.
We ran into an issue where we were growing at about a 40% rate for the last two years. We didn’t have overstock locations for products recorded anywhere, so anytime product wasn’t in its main location, our stockers and order pickers were wasting time having to look for product.
Once we began labeling where products were in overstock – we have an inventory management program called Acctivate which allows us to record item locations – we saw a dramatic decrease in the amount of time it took for an order to be picked and in the amount of time it took to stock the main item location.
In addition, the second part of this is to clearly define procedures for how each step of the warehouse/storage process. We found that by putting in writing how products should be received, manufactured (when applicable), stocked, and how orders should be picked, packed, and shipped, provided us with an equal time savings and contributed to a much better managed inventory.

Rachel Baileys

@thescarpetta
Rachel Baileys is the Marketing Manager for The Scarpetta, an online retailer for women’s designer shoes.
“My #1 tip for inventory management is…”
To track and collect as much data as possible, especially inventory movement data. This allows you to have so much valuable insight on what is working within your inventory. You would be surprised how long a pair of shoes has been sitting on the shelf or how quickly others move.

William Swift

@OhMattress
William Swift is a manager of marketing department in a mattress company. He shared several useful sleeping tips and knowledge about mattress on his blog.
“My No.1 tip would be…”
Looking at your sales data.
Sales data tells you everything about your small business far more than who bought your products and you can easily spot obvious trends or seasonality. You can also find some less obvious un-explainable patterns. It would make you confident when managing your inventory. But the problem is that you will have not much enough data to look at if you’re just starting up your business. You might have guessed the answer –look at your competitors!

Andrea L. Brady

@ConcannonCPA
Andrea L. Brady, CPA, is a shareholder at Concannon Miller, a CPA and business consulting firm with offices in Bethlehem, Pa. and St. Petersburg, Fla. She heads the firm’s audit and manufacturing teams.
“My top tips for improving inventory management processes are…”
Proper ordering:Managers or other appointed employees should order properly to ensure that last minute purchases of product are a very rare occurrence. Technology can be very helpful in the ordering process. In this age of information, you should already know how much inventory you use in the day-to-day operations of your business and when your deliveries are arriving.
There are times when last-minute purchases are necessary, but it should never be because management doesn’t know how to order. This should only be done in the case of unforeseeable circumstances. An example of unforeseeable would be loss of product due to equipment failure or a delivery was shorted.
Another would be if your business had an unexpected busy day – that’s unforeseeable. However, if it occurred during a known regular busy period, then that is foreseeable and the staff should have ordered to handle the additional sales. Management needs to be keenly aware of the business’s regular busy and slow periods to properly handle inventory ordering.
In addition to the higher costs of having to buy back-up inventory last minute, another cost factor is the fact that someone may have to leave the business to get the product. You are now paying someone to drive to get product rather than performing their usual work duties.
Products and Tracking Solutions from Camcode:

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