6 prácticas recomendadas para el seguimiento de activos sanitarios

Las organizaciones de atención médica confían en equipos, herramientas y otros activos para brindar atención médica de calidad a los pacientes. Eso incluye más que solo el equipo médico utilizado en la atención directa, sino también las computadoras y otros activos en los que confían las empresas de atención médica para administrar los registros de pacientes, la facturación médica y otros procesos que tienen lugar en segundo plano.
Seguimiento efectivo de activos es imprescindible para las organizaciones de atención médica para garantizar la prestación eficiente de servicios y reducir la pérdida y el robo de equipos. Las estimaciones indican que los equipos perdidos y robados actualmente cuestan a los hospitales de EE. UU. alrededor de $ 4,000 anuales por cama, y ​​el robo de equipos cuesta a los hospitales al menos $ 52 millones por año. Para mejorar los procesos de seguimiento de activos de atención médica, siga estas prácticas recomendadas.

1. Realice una auditoría de inventario completa y etiquete todos los activos con números de identificación únicos.

Categorización de activos por tipo, documentación del valor de los activos, años de servicio, información del fabricante, proveedores de repuestos, y otra información sobre cada activo facilita la gestión de los activos a lo largo del tiempo. Se debe documentar el estado operativo existente de todos los activos, así como cualquier registro de mantenimiento anterior que exista.
La categorización de los activos por tipo es crucial durante la auditoría de inventario inicial, ya que los activos de diferentes tipos requerirán programas de mantenimiento únicos, así como otros procedimientos distintos de gestión de activos únicos para el tipo o categoría de activos. Una auditoría de inventario completa y el etiquetado de todos los activos existentes es la base de prácticas sólidas de gestión de activos para las organizaciones de atención médica y respalda las otras mejores prácticas que se describen a continuación.

2. Elija etiquetas de activos y etiquetas de código de barras adecuadas para la aplicación.

Los activos de atención médica pueden estar sujetos a procedimientos de desinfección regulares u otros peligros ambientales, por lo que es imperativo seleccionar etiquetas de activos que puedan soportar la exposición regular a estas condiciones. También hay soluciones de etiquetas de activos diseñadas para equipos de alto valor que se pierden o son robados con frecuencia. Las etiquetas de activos de vinilo destructibles y las etiquetas de código de barras a prueba de manipulaciones, por ejemplo, dejan una clara evidencia de manipulación, lo que desalienta el robo. Las etiquetas de activos de aluminio ® y las etiquetas de papel de aluminio Metalphoto® son ideales para etiquetar activos de alto valor para una mayor durabilidad, y las etiquetas de activos de dos partes son útiles para simplificar la documentación y el mantenimiento de registros, un problema común cuando se trata de la eficiencia general en el cuidado de la salud. sector.

3. Optimice la utilización del equipo con una solución de gestión de inventario.

Muchos hospitales terminan invirtiendo en exceso en activos para compensar la dificultad de ubicar rápidamente los activos esenciales. Al implementar un sistema de gestión de inventario hospitalario, las organizaciones pueden reducir (o incluso eliminar) las compras de equipos redundantes e innecesarios mediante la optimización de la utilización de los equipos.
El etiquetado de los activos y la documentación de las ubicaciones de los equipos en una base de datos central facilita que el personal localice las herramientas con facilidad , suministros y equipos que necesitan para brindar una atención eficiente. También facilita la gestión del complejo proceso de pruebas, inspección y mantenimiento que requieren las organizaciones sanitarias para mantener el cumplimiento normativo.

4. Desarrolle un sistema de gestión del ciclo de vida de los activos.

El seguimiento de activos, cuando se combina con soluciones de software de gestión de activos, se puede utilizar para gestionar el ciclo de vida de los activos para una variedad de tipos de activos. Con este método, las organizaciones de atención médica monitorean la condición de los activos, administran los programas de mantenimiento y realizan un seguimiento de los costos de por vida asociados con activos únicos. Las organizaciones pueden optar por reemplazar los activos después de que se deprecien por completo para mejorar la seguridad poniendo fuera de servicio los activos más antiguos antes de que ocurran accidentes o averías permanentes.
La gestión del ciclo de vida de los activos también proporciona datos valiosos a las organizaciones de atención médica que pueden informar futuras inversiones en equipos. Por ejemplo, los proveedores de atención médica con sólidos datos históricos de activos pueden identificar fácilmente los activos que superan a otros del mismo tipo, lo que permite a los compradores seleccionar fabricantes que ofrecen el mejor valor de por vida cuando llega el momento de reemplazar equipos obsoletos.

5. Implemente el mantenimiento preventivo.

Los hospitales y otras organizaciones sanitarias gestionan un gran volumen de activos de alto valor. El seguimiento de activos puede agilizar la gestión de los programas de mantenimiento preventivo, lo que puede reducir la frecuencia de averías inesperadas al identificar problemas potenciales en los equipos antes de que provoquen interrupciones. Además, el mantenimiento preventivo continuo generalmente extiende la vida útil de esos activos costosos al mantenerlos en condiciones de funcionamiento óptimas. Las soluciones de seguimiento de activos también pueden ayudar a los hospitales y otros proveedores a realizar un seguimiento de los procedimientos de desinfección para reducir las infecciones nosocomiales.

6. Implementar un sistema de check-in/check-out.

Cuando los activos se etiquetan con números de identificación únicos, las organizaciones de atención médica pueden implementar sistemas de registro de entrada/salida para poner la disponibilidad en tiempo real y la información de ubicación al alcance de los proveedores y miembros del personal. Los datos recopilados a lo largo del tiempo permiten optimizar las inversiones:los activos que están en demanda con frecuencia y no están disponibles cuando se necesitan son activos que deben duplicarse en el inventario de una organización de atención médica.
Si existen múltiples activos idénticos pero rara vez se usan todos simultáneamente, la mayoría las organizaciones reducen el número de activos en su inventario a medida que estos activos existentes quedan fuera de servicio. ¿El resultado? Reduzca los costos de los equipos sin sacrificar la disponibilidad de equipos vitales.
Las organizaciones de atención médica pueden beneficiarse del seguimiento de activos de muchas maneras, pero seguir las mejores prácticas para rastrear los activos de atención médica garantiza una administración de activos optimizada, reduce los costos y, en última instancia, mejora la prestación de la atención.