6 formas de mejorar la gestión de las instalaciones en las escuelas

La administración de las instalaciones es una responsabilidad importante para que los administradores escolares mantengan adecuadamente los terrenos del edificio. La escuela K-12 típica tendrá miles de activos únicos que deben administrarse y mantenerse. Una escuela también debe equilibrar las necesidades de los estudiantes, los padres, los requisitos del distrito y las reglamentaciones estatales o federales. Mediante el uso de prácticas de gestión de instalaciones, una escuela puede reducir los gastos y mejorar el entorno de aprendizaje.

En esta publicación, analizaremos 6 formas en que la gestión de instalaciones se puede utilizar para mejorar la infraestructura del edificio, el diseño del aula y el rendimiento del equipo. Algunas de las ideas se basan en prácticas de gestión de instalaciones a largo plazo, mientras que otras son enfoques más innovadores para apoyar los enfoques modernos de la educación. Esperamos que encuentre un par de conceptos nuevos para incorporar a sus propios planes de gestión de instalaciones.

1. Implementar soluciones ecológicas

Las instalaciones escolares generalmente funcionan por temporadas con períodos de receso durante el verano y el invierno. Por esta razón, muchos operadores de instalaciones intentan optimizar los sistemas de calefacción y refrigeración de forma práctica sin invertir demasiado en infraestructura. Una excelente manera de reducir los costos de energía a largo plazo es invertir en sistemas y equipos de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) que tengan altas calificaciones de Energy Star.

Estas soluciones ecológicas pueden tener un impacto dramático en los costos de iluminación, calefacción y uso de agua. Los descansos estacionales son una gran oportunidad para que los expertos en instalaciones actualicen el equipo y realicen evaluaciones detalladas. Los equipos modernos también ayudan a aumentar la vida útil general de los sistemas de las instalaciones al tiempo que brindan un ambiente cómodo para los estudiantes, los maestros y el personal.

2. Mejore el análisis de datos

A medida que las escuelas continúan mejorando sus sistemas de instalaciones, la recopilación y el uso de datos se vuelven aún más importantes. El etiquetado de activos fijos y móviles valiosos con etiquetas de activos para la gestión de instalaciones y etiquetas de equipos metálicos permite a las escuelas automatizar la identificación de activos y la captura de datos para una documentación de mantenimiento precisa y optimizada. Muchos dispositivos modernos también están disponibles con conectividad de Internet de las cosas (IoT) y pueden proporcionar actualizaciones en tiempo real del estado del equipo. Los gerentes de las instalaciones y el personal de mantenimiento deben familiarizarse con estas herramientas y capacidades para determinar cómo se pueden usar para optimizar el proceso de administración de activos de las instalaciones.

La mayoría de los programas de software de gestión de instalaciones también tienen capacidades analíticas avanzadas que pueden mejorar la toma de decisiones. Una instalación escolar eficiente debe equilibrar el uso de análisis predictivos, descriptivos, de diagnóstico y prescriptivos para mejorar la planificación del mantenimiento. Las decisiones basadas en datos pueden mejorar la confiabilidad de los presupuestos escolares y facilitar la planificación de las expansiones y la construcción del sitio.

3. Seguimiento del costo total de propiedad

El costo total de propiedad (TCO) ha sido una métrica útil para comprender la eficiencia de la gestión de instalaciones durante muchos años. Puede ser particularmente útil para las instalaciones escolares cuando se combina con plataformas digitales que realizan el Modelado de información de construcción (BIM). Obtener una mejor comprensión de la gestión del capital también facilita el presupuesto y la planificación de las actualizaciones de la infraestructura. Estas proyecciones financieras también se pueden revisar antes de realizar trabajos de mantenimiento para determinar el impacto en la vida útil de los activos en relación con los costos de reparación planificados.

4. Realizar auditorías periódicas de las instalaciones

Las auditorías de las instalaciones son una parte necesaria de la gestión del sitio para las escuelas K-12 de todos los tamaños. No evaluar a fondo el estado de un edificio puede provocar problemas de seguridad o que los sistemas se deterioren. Cualquier problema con las instalaciones escolares resta valor a la experiencia educativa del estudiante y puede generar preocupaciones públicas sobre la capacidad de una escuela para satisfacer las necesidades requeridas. Una mejor práctica común es usar listas de verificación digitales para realizar un recorrido por las instalaciones y establecer programas regulares de mantenimiento preventivo para todos los sistemas de equipos importantes. En caso de que ocurra un problema importante, también se recomienda realizar una revisión exhaustiva e implementar contramedidas específicas para evitar que vuelva a ocurrir.

5. Fomentar la comunicación entre departamentos

La comunicación entre la facultad, el personal y los contratistas externos es necesaria cuando se administran las instalaciones escolares. A veces, el trabajo deberá realizarse durante un año escolar activo y siempre debe ser una prioridad minimizar las interrupciones en las clases. Además de las reparaciones, también puede ser útil comunicar las mejoras futuras del edificio a los maestros en las reuniones del personal para reducir las sorpresas y brindarles a todos la oportunidad de contribuir a las actividades de planificación. Estas reuniones también ayudan a fomentar la responsabilidad del personal de administración de sus instalaciones, ya que se responsabilizan de compartir actualizaciones con otros.

6. Crear espacios abiertos y tecnológicos

La gestión de las instalaciones puede tener un impacto dramático en la eficacia de la educación a través del diseño de las aulas. Cuando se construyan o renueven los edificios escolares, habrá muchas oportunidades para implementar diseños de aulas modernos. Un tema importante en el diseño del aula se llama aprendizaje activo mejorado por la tecnología (TEAL) en el que los espacios están diseñados con mesas grandes y varios monitores para conectar mejor la clase. También se pueden utilizar otros conceptos, como entornos abiertos, para fomentar las interacciones de los estudiantes y hacer que estudiar sea más cómodo.

La gestión de las instalaciones ofrece a los administradores escolares una clara oportunidad para mejorar el entorno del aula y del edificio. Las 6 mejores prácticas compartidas en esta publicación se pueden usar como guía y se pueden usar para construir un plan personalizado para una escuela en particular. Involucrarse con los maestros y otro personal de las instalaciones es una excelente manera de recopilar nuevas ideas y crear un plan de mejora que tenga un impacto duradero en la calidad de la educación brindada.