6 consejos para una mejor gestión de inventario de MRO

La empresa promedio en los EE. UU. gasta más de $ 6 millones por año en gastos de mantenimiento, reparación y operación (MRO). Estos gastos representan costos vitales que son necesarios para mantener una instalación, almacén o fábrica y mantenerla en buenas condiciones operativas. Para ayudar a optimizar sus costos, muchas empresas están administrando el inventario de MRO mediante la implementación de tecnologías de automatización que pueden ayudar con las actividades de logística, producción y cumplimiento.

En esta publicación, exploraremos 6 consejos para administrar el inventario de MRO. Estos consejos se pueden aplicar a casi cualquier negocio, incluidas las organizaciones minoristas y de servicios. La gestión de artículos de inventario esenciales de una manera más optimizada puede reducir los costos y mejorar aún más sus esfuerzos de mantenimiento y mantenimiento existentes. Descubrirá que muchas de estas mejores prácticas pueden agregar un valor significativo a sus programas de administración de activos e inventario.

1. Elija un enfoque claro para el inventario de MRO

El proveedor industrial Grainger destaca dos enfoques principales para definir el inventario MRO:administrado y apalancado. El enfoque gestionado se centra en el uso de datos para comprender cómo se utiliza el inventario. Esto ayuda a las partes interesadas clave a identificar mejoras en los procesos que pueden eliminar los cuellos de botella y reducir los costos al tiempo que optimizan los niveles de inventario. El enfoque de inventario de MRO apalancado adopta una perspectiva más estratégica al definir la responsabilidad individual o de equipo para las mejoras. Si se hace de manera efectiva, esto incentivará a los empleados que trabajan más de cerca con el inventario MRO para mejorar los procesos.

2. Minimizar el inventario disponible

Una operación eficiente debe tener el inventario suficiente para administrar las actividades diarias con pedidos periódicos y programados para el reabastecimiento. Esto crea un flujo confiable para el inventario, pero solo se puede lograr con un pronóstico de demanda preciso y oportuno. Muchas empresas utilizan sistemas electrónicos y alertas automáticas para ayudar a proteger los niveles de inventario de MRO de un posible agotamiento de existencias. Estas plataformas de administración de inventario a menudo pueden usar análisis para ayudar a recomendar niveles mínimos de inventario y cantidades de pedido.

3. Solicite ideas de sus proveedores

Así como desea crear una relación más sólida con sus clientes, sus propios proveedores pueden agregar valor adicional a su planificación de inventario MRO. Por ejemplo, un proveedor puede estar dispuesto a aumentar su propio nivel de inventario de seguridad para satisfacer un próximo aumento en la demanda de una pieza en particular. También es posible que puedan trabajar juntos para reducir los plazos de entrega particularmente largos o identificar otras áreas de mejora.

4. Definir un método para etiquetar componentes críticos

Un procedimiento de etiquetado y marcado debe ser el componente central de su proceso de gestión de inventario MRO. Si las etiquetas de inventario o las etiquetas de activos no son precisas o faltan, será muy difícil mantener recuentos de inventario precisos. Un enfoque común es etiquetar y categorizar artículos de inventario MRO en función de su variabilidad de demanda. Esto le permitirá colocar las piezas de alta demanda en un área conveniente y de fácil acceso mientras almacena los elementos que se usan con menos frecuencia en otro lugar.

5. Invierta en un sistema de gestión de inventario

Independientemente de su industria o áreas de enfoque, un sistema de gestión de inventario dedicado suele ser un recurso imprescindible. Hay muchas opciones disponibles en el mercado que tienen capacidades para administrar el inventario de MRO, incluidos los sistemas de administración de activos empresariales (EAM), los sistemas de administración de mantenimiento computarizados (CMMS) y el software de administración de instalaciones (FM). Cuando sea posible, generalmente es mejor elegir una plataforma de administración centralizada que consolide sistemas separados en una sola interfaz. Muchos programas de software también admiten integraciones de terceros a través de una API, lo que le permite crear una solución verdaderamente personalizada.

6. Desarrollar KPI de inventario de MRO

Las herramientas de generación de informes para analizar métricas pueden aportar visibilidad a procesos complejos. Una de las mejores formas de mejorar las prácticas de gestión de inventario de MRO es definir un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) que representen el estado actual de sus instalaciones, almacenes o fábricas. Los siguientes ejemplos son algunos de los KPI más comunes que se utilizan para administrar el inventario de MRO.

• Rotación de inventario . Esta es una métrica estándar para cualquier situación en la que se deba administrar el inventario. La tasa de rotación se define como el número de artículos de inventario utilizados durante un período de tiempo determinado. Medir la rotación de inventario mensualmente suele ser un buen punto de partida.
• Pedidos pendientes . También puede ser útil medir la cantidad de artículos de inventario actualmente en pedidos pendientes con sus proveedores. Idealmente, la cantidad de pedidos pendientes debería representar menos del 5 % del total de artículos rastreados en el inventario.
• Precisión del inventario . Esta métrica se calcula realizando recuentos cíclicos regulares y rutinarios donde se realiza un recuento físico para verificar los números de inventario en el piso. Un buen punto de referencia para usar es el 95 % y muchas operaciones se esfuerzan por lograr niveles de precisión mucho más altos.
• Desabastecimientos . Se registra un agotamiento de existencias cuando un artículo muestra una cantidad de inventario disponible, pero la pieza no se puede ubicar. Este es un problema grave y muchas empresas pueden optar por implementar un plan de mejora continua para encontrar y corregir las fuentes de estos errores.

Su enfoque para la gestión de inventario MRO debe definirse en función de sus necesidades operativas, estilo de gestión y nivel deseado de productividad. Las mejores prácticas de esta publicación pueden ayudarlo a crear un programa de inventario optimizado y fácil de mantener. La gestión de inventario estandarizada también facilita el seguimiento y reduce los costos de cada artículo en la instalación.