Cuatro pasos para construir mejores relaciones con los proveedores

Hace solo un par de años, las cadenas de suministro fueron anunciadas como el pináculo del logro organizacional humano, con redes de deslumbrante complejidad que se entrecruzan por el mundo para llevar bienes, componentes y materias primas donde se necesitaban "justo a tiempo". Pero en los sistemas de construcción que extrajeron la última gota de eficiencia de cada etapa de la cadena, siempre fueron los proveedores los que sintieron la presión.

Ahora está claro que necesitamos una reinvención de raíz y rama de los modelos de la cadena de suministro, para garantizar que el comercio mundial pueda sobrevivir a crisis futuras como la que estamos atravesando hoy. La transformación digital jugará un papel central en este proceso, permitiendo a las empresas automatizar procesos, impulsar la eficiencia y exprimir nuevo valor a partir de relaciones más profundas y transparentes con su base de proveedores. Pero ninguna cantidad de magia digital será efectiva si no se basa en fuertes lazos humanos que se basan en la confianza, la transparencia y una visión compartida de cómo crear valor a largo plazo.

A continuación se presentan estos cuatro pasos que las empresas pueden adoptar para crear asociaciones que sean más resistentes, valiosas y mutuamente beneficiosas en los próximos años.

Describa los objetivos para la participación de los proveedores. ¿Qué necesita de los proveedores potenciales? ¿Qué metas espera alcanzar? ¿Cómo medirá si su relación es exitosa? Es imperativo que encuentre respuestas a preguntas como estas, a menudo llamadas requisitos del proveedor, al comienzo de la asociación. Esta información debe estar disponible para sus proveedores internos y externos, ya que permite a los proveedores potenciales autoevaluarse y determinar si son adecuados para su organización. Los requisitos sólidos y comunicados de los proveedores no solo son el primer paso de una excelente relación, sino que establecen el estándar para la comunicación transparente y el cumplimiento a lo largo del tiempo.

Elija los proveedores adecuados. Esto puede ser obvio, pero con demasiada frecuencia las organizaciones seleccionan a los proveedores únicamente sobre la base del costo. Si bien eso siempre será una consideración clave, hay muchos otros factores que afectarán las relaciones a largo plazo. Incluyen calidad, reconocimientos o premios de la industria, respaldos y reseñas. También es importante la debida diligencia, que incluye detectar cualquier problema legal o consideraciones de reputación que puedan causar problemas en el futuro.

Es por eso que vale la pena revisar el uso que hace de las solicitudes de información, propuestas y cotizaciones. Esta es su oportunidad de someter a los posibles proveedores a un examen minucioso para asegurarse de que son los adecuados para las ambiciones de su organización y, de hecho, para los demás. Asegúrese de analizar las fortalezas y debilidades de los proveedores, preste especial atención al entorno externo y tenga en cuenta todo lo que pueda afectar su compromiso con el proveedor a largo plazo.

Negociar, negociar, negociar. Habiendo elegido a sus proveedores preferidos, es hora de hablar de pavo. No debe quedar nada fuera de la mesa, ya sea para discutir responsabilidades, expectativas, puntos de precio o términos del contrato. Tómese el tiempo para asegurarse de que ambas partes vean los beneficios de los acuerdos y que cada uno pueda obtener valor de por vida de la relación. Una vez que haya elaborado cuidadosamente sus requisitos, es hora de que sus proveedores se unan.

Todas las partes interesadas de su proveedor y su propia organización deben estar presentes durante este proceso. Esto es especialmente importante si su cadena de suministro actual está muy alejada del usuario diario. Por ejemplo, si los ejecutivos de nivel C o un departamento específico manejan los contratos de su empresa, asegúrese de incluirlos en la conversación para obtener información e ideas adicionales para obtener más valor de su cadena de suministro.

Evalúe el rendimiento continuo. Las buenas relaciones no terminan después de la primera cita. Tampoco las buenas relaciones con los proveedores.

Si ha creado sus necesidades de selección, negociación e incorporación con objetivos mutuamente beneficiosos en mente, sus relaciones deben posicionarse para el largo plazo. La evaluación continua le permite asegurarse de que sigan siéndolo.

¿Están cumpliendo con sus objetivos y requisitos? ¿Ambas partes ven el valor de la relación? ¿O ha notado que su proveedor dejó caer la pelota y no cumplió sus promesas? Quizás valga la pena revisar su relación con el proveedor, pero solo puede hacerlo de manera efectiva con indicadores clave de desempeño que estén estructurados y sean consistentes a lo largo del tiempo.

Las organizaciones inteligentes nunca dejan que una crisis se desperdicie, pero las cadenas de suministro paralizadas de hoy representan algo diferente y requieren soluciones radicales de toda la industria. Si alguna vez hubo un momento para que la cadena de suministro global se uniera, es en medio de esta pandemia aparentemente interminable. Los viejos modelos de relación con el proveedor han fallado, pero estamos “justo a tiempo” para solucionarlo. El primer paso debe ser fortalecer los vínculos entre compradores y proveedores, para que podamos enfrentar el futuro más fuertes, juntos.

Christophe Bodin es director de ingresos de Tradeshift .