Cómo crear y mantener una canalización constante de oportunidades de alto ROI para la implementación de RPA

A medida que avanzan las iniciativas de RPA en una organización, pasa de automatizar una tarea simple a procesos grandes y complejos.

La automatización robótica de procesos (RPA) se ha convertido en un nombre muy común entre los proveedores de servicios digitales (DSP) y todos ellos han visto sus beneficios de una forma u otra. Pero escalar RPA en toda la organización es un juego de pelota diferente y está demostrando ser una tarea muy desafiante para las organizaciones. El Informe de Robótica Global 2018 de Deloitte dice que el 80 % de las organizaciones que implementaron RPA estaban satisfechas con los resultados, pero solo el 1 % de ellas pudo escalar considerablemente en el último año (más de 50 bots en un año).

Una de las principales razones de este desafío es la incapacidad de identificar los casos de uso correctos para la automatización después de unas pocas implementaciones exitosas iniciales. La falta de visibilidad de extremo a extremo en procesos grandes y complejos se suma a este problema.

A continuación se mencionan una serie de técnicas que pueden ayudar a crear y mantener una canalización constante de procesos listos para RPA según el nivel de madurez de DSP:

Técnicas de generación de demanda según la madurez de implementación de RPA de los DSP

Entendamos cada uno de ellos en detalle:

Análisis Integral

El análisis integral ayuda a identificar oportunidades de RPA de alto valor para los DSP que recién están adoptando RPA y se encuentran en las primeras etapas de su viaje. Tiene en cuenta el nivel de madurez, la proporción de procesos realizados internamente frente a los subcontratados, y cualquiera o todos los detalles del proceso disponibles. Tiene dos enfoques:

Sobre la base de los resultados combinados de estos enfoques, se llevan a cabo talleres de soluciones conjuntas. Aquí es donde los equipos de liderazgo empresarial y de TI están involucrados para reducir los procesos potenciales y crear una proyección de ROI y una hoja de ruta de automatización. El objetivo de esta técnica es entregar documentos de procesos (tal cual y futuros), oportunidades de mejora de procesos, oportunidades de automatización y arquitectura de automatización y proyección de costos.

Talleres de pensamiento de diseño

A medida que las iniciativas de RPA avanzan en una organización, pasa de automatizar una tarea simple a procesos grandes y complejos. Dichos procesos atraviesan múltiples equipos y unidades de negocios. Por ejemplo; validación de cotizaciones y facturas, estado de órdenes de trabajo de servicios, servicio de notificaciones de promociones, etc. Esto provoca una falta de visibilidad de extremo a extremo del proceso en todas las unidades de negocio, lo que lleva a un análisis incompleto. Además, en tales procesos, se producen muchas ineficiencias en la etapa de transferencia en lugar de en la etapa de equipo aislado.

El taller de pensamiento de diseño reúne a un conjunto diverso de partes interesadas, de TI y unidades comerciales, y obtiene su apoyo y consenso para las iniciativas de RPA. Les permite obtener una vista panorámica holística de las operaciones organizacionales e idear una estrategia de automatización mientras colaboran entre sí. Las técnicas utilizadas son:

• Clúster de afinidad – los casos de uso sugeridos durante las entrevistas de enfoque se representan visualmente en las paredes en grupos de áreas funcionales similares
• Experimenta la creación de diagramas – equipos para desarrollar mapas de procesos que capturen personas, puntos de referencia y sistemas clave. La terminología Rose/Thorn/Bud se usa para resaltar problemas y oportunidades

Minería de procesos

Cualquier mejora de proceso comienza con la creación de modelos de proceso de ese proceso. Por lo general, se basan en documentación de procesos incompleta/obsoleta o en percepciones defectuosas de las partes interesadas. Además, varias partes interesadas pueden tener múltiples formas de realizar el mismo proceso y todas ellas pueden ser ineficientes.

Las herramientas de minería de procesos ayudan a visualizar todos los caminos posibles para hacer un proceso utilizando registros de eventos creados por los sistemas de información. Construye el flujo tal como es exacto del estado actual y ayuda en un análisis detallado del proceso.

Estas herramientas observan cómo se ejecuta el proceso, cuánto tiempo tarda en completarse, qué pasos se repiten y qué se puede automatizar. También ayuda a construir una hoja de ruta de automatización basada en datos empíricos.

Todos estos conocimientos ayudan a calificar los procesos para la automatización, que de otro modo no son opciones obvias. Estas herramientas también ayudan a medir los beneficios de la automatización en curso, ya que pueden desglosar cualquier proceso e identificar la magnitud de la automatización para subprocesos individuales. Esta técnica es adecuada para organizaciones que ya han madurado en su proceso de RPA.

Beneficios

1. Las técnicas Lean Six Sigma utilizadas en el análisis integral pueden ayudar a aumentar el potencial de automatización de un proceso en un 20 %
2. El rediseño de procesos que se produce como resultado del análisis integral puede conducir a un aumento en los ahorros de hasta un 50 %
3. En promedio, un taller de pensamiento de diseño de dos días puede ayudar a identificar más de 150 oportunidades de automatización, de las cuales un mínimo del 20 % puede ser de alto valor