El papel de la automatización robótica de procesos en el sector inmobiliario

RPA tiene un papel importante que desempeñar en la transformación de los sectores tradicionales, como el inmobiliario.

La automatización robótica de procesos, o RPA, tiene un papel importante que desempeñar en la transformación de la industria inmobiliaria. La tecnología permitirá a las empresas de bienes raíces automatizar tareas manuales arduas y permitirá a los profesionales de bienes raíces dedicar más tiempo a tareas que agregan valor al negocio.

Este artículo explorará por qué la industria de bienes raíces debería adoptar RPA, los beneficios, los desafíos, el impacto para aquellas empresas que no adoptan la robótica y dos estudios de casos para hacer cumplir el punto.

La industria inmobiliaria:ineficiencia en los procesos de back-office

Actualmente, las organizaciones inmobiliarias, como muchas en las industrias tradicionales, enfrentan un desafío cuando se trata de impulsar la eficiencia en los procesos administrativos. Algunas actividades, como la gestión de documentos, el procesamiento de facturas y la extracción de datos de estos documentos, requieren mucho tiempo y concentración.

Estas tareas son, por supuesto, extremadamente importantes, pero consumen una cantidad considerable de tiempo y trabajo para completarlas.

Últimamente, según Ranjit PV, vicepresidente de tecnología de Retransform, las empresas inmobiliarias ahora "buscan constantemente formas de mejorar estas ineficiencias, al mismo tiempo que reducen el costo y también mejoran el tiempo de respuesta para estas actividades".

Una de las mejores formas de lograr esto es mediante la adopción de RPA o robótica.

RPA permite a las organizaciones "automatizar fácilmente tareas tan tediosas y repetitivas que consumen una cantidad considerable de tiempo y capital humano", agrega PV.

In-house, externalizar o el trabajador digital 24/7

Históricamente, las industrias tradicionales tenían que tomar la decisión de subcontratar una solución tecnológica como RPA a un proveedor de servicios o implementarla internamente.

Sin embargo, ahora según PV, existe una tercera opción.

"Las empresas de bienes raíces que buscan adoptar RPA tienen una opción alternativa:el asistente virtual o un empleado virtual realizan estas actividades de incorporación de una nueva solución tecnológica", dice.

Los beneficios de RPA

Hay muchos beneficios al adoptar RPA en la industria de bienes raíces.

La adopción de la tecnología aumentará la eficiencia de muchas tareas, ya que se realizarán mucho más rápido en un entorno digital.

Esta automatización de tareas repetitivas y el tiempo de respuesta mejorado en las tareas, debido a que los bots funcionan las 24 horas, los 7 días de la semana, generarán ahorros de costos.

La precisión en tareas como la entrada de datos también mejorará significativamente, porque una vez que se ha programado el bot, no hay distracciones ni fallas.

El beneficio final y quizás el más importante, es el ahorro de tiempo para los empleados al automatizar las tareas manuales. Los empleados podrían trasladarse a otras áreas donde se requiera un toque humano, áreas más innovadoras o una actividad generadora de ingresos.

“La adopción de RPA libera la evaluación de recursos humanos. Y desde una perspectiva de cumplimiento, una vez que defina los límites, los bots trabajarán dentro de estos y garantizarán que su empresa cumpla con los requisitos”, agrega PV.

Estudios de casos

Demostrando los beneficios de RPA en el sector inmobiliario, específicamente, PV proporcionó dos casos de estudio.

1. Logística inmobiliaria

El cliente es un líder global en bienes raíces logísticos con un enfoque en mercados de alto crecimiento y barreras altas. El cliente, un fideicomiso de inversión en bienes raíces (REIT) que cotiza en bolsa, ofrece a sus clientes e inversores la plataforma de espacio de distribución más moderna y geográficamente diversa del mundo. El cliente es conocido por su incomparable servicio al cliente y su compromiso con el desarrollo sostenible.

Caso de uso

El cliente utiliza Salesforce para gestionar sus oportunidades de negocio y Yardi Voyager para gestionar sus arrendamientos. Las oportunidades (nuevos arrendamientos y arrendamientos de renovación) se ingresaron primero en Salesforce y, una vez que se cerraron, los arrendamientos se ingresaron manualmente en Yardi Voyager. Este proceso requería mucho tiempo y era propenso a errores humanos. Además, ingresar un contrato de arrendamiento en Yardi Voyager tardó 50 minutos en completarse.

Para superar estos desafíos, el cliente buscaba una solución que cumpliera con los siguientes criterios:

• Automatice la creación de arrendamientos en Yardi Voyager capturando la oportunidad comercial cerrada de Salesforce.
• Haga un seguimiento de cualquier error durante el proceso con capturas de pantalla y notificaciones.
• Notificaciones sobre la creación exitosa de arrendamiento en Yardi Voyager.
• Mantenga un registro de auditoría para el proceso de principio a fin

Solución proporcionada

Con la amplia experiencia de Retransform en el dominio inmobiliario y la experiencia en RPA, el equipo ayudó a desarrollar una solución viable para automatizar el proceso manual de ingreso de arrendamientos en Yardi Voyager utilizando la información ya disponible en Salesforce.

Para cumplir con los requisitos del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución integral de RPA que incluía el BOT que obtenía las oportunidades cerradas de Salesforce y creaba o modificaba estos arrendamientos dentro de Yardi Voyager.

Beneficios

El tiempo de procesamiento manual para crear un arrendamiento en Yardi Voyager fue de más de 50 minutos por arrendamiento. El BOT podría completar lo mismo en menos de 10 minutos. Esto resultó en un considerable ahorro de tiempo, precisión de los datos ingresados ​​y ahorro de recursos para el cliente.

2. Bienes raíces comerciales

El cliente es un líder de la industria y una de las organizaciones financieras y de bienes raíces comerciales más grandes. Con más de cinco décadas de experiencia, se especializan en la creación, el desarrollo y el apoyo a empresas miembro que brindan servicios relacionados con bienes raíces comerciales y fondos de inversión alternativos, incluidas sociedades limitadas, fondos institucionales y REIT cotizados y no cotizados.

Caso de uso

El cliente estaba migrando su sistema ERP de JD Edwards a Yardi. El volumen de datos (~ 500 GB) que se iba a migrar era enorme. Después de la migración, era necesario validar la precisión de los datos migrados. Esto implicó comparar los datos del sistema de origen (JDE) con el sistema de destino (Yardi). Este ejercicio de validación, si se hubiera realizado manualmente, habría llevado un par de meses al equipo para completar la tarea.

El cliente necesitaba una solución automatizada para validar la precisión de los datos de las siguientes entidades:

•  Propiedades
• Arrendamientos
• Unidades
• Saldos del libro mayor:segmentos contables auxiliares y secundarios
• Saldos del libro mayor:presupuesto combinado
• GL:por segmento
• Libro GL Sabio
• GL:nivel de empresa
• Registro de ventas

Solución proporcionada

Para cumplir con los requisitos del cliente, Retransform diseñó y desarrolló una solución RPA que incluía el desarrollo de múltiples BOT que funcionarían las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Estos BOT compararán los datos JDE con Yardi para mayor precisión. Las plantillas de informes de JDE se mapearon y predefinieron con los identificadores únicos de Yardi.

El BOT extrajo los datos de los informes JDE, buscó los registros correspondientes en Yardi y comparó cada punto de datos. Al final del proceso, el BOT generó un informe de reconciliación que destaca todas las discrepancias encontradas con los puntos de datos durante el proceso de validación.

Beneficios

El tiempo de procesamiento manual para validar los datos podría haber sido superior a 2 meses. El BOT podría completar el mismo en dos semanas, proporcionando un tiempo considerable y un ahorro de recursos para el cliente. Además, el BOT resaltó rápidamente todas las discrepancias, que se corrigieron manualmente antes de que la aplicación se activara.

Los desafíos

A pesar de los beneficios obvios, como se demostró anteriormente, existen varios desafíos al adoptar una tecnología relativamente nueva como RPA en una industria tradicional.

Hay usuarios tardíos cuando se trata de tecnología emergente, porque en un sector como el inmobiliario, el enfoque está en comprar, vender y arrendar espacio; hay poco enfoque en el aspecto técnico de las cosas desde una perspectiva a nivel de directorio y en toda la organización. a menos que esté en el equipo de TI.

El término proceso robótico, la automatización intimida a las personas que trabajan en el sector inmobiliario, y existen otros obstáculos importantes para adoptar estas nuevas tecnologías.

“Uno es la gestión del cambio”, dice PV. “Las organizaciones necesitan tener un campeón que pueda impulsar el cambio de adoptar algo como RPA en toda la organización.

"Otro desafío se centra en identificar el proceso correcto para activar, porque hay ciertas reglas que debe seguir cuando implementa RPA".

Para superar este desafío, PV sugiere implementar RPA de forma modular.

“Comience de a poco y automatice las frutas maduras. Una vez que el resto de la empresa entienda los beneficios de estas victorias rápidas y vea las mejoras incrementales, la adopción más amplia de la tecnología será más fluida y experimentará menos resistencia”, dice.

No hay duda de que, a pesar de los desafíos, RPA está cobrando impulso y se está afianzando significativamente en el sector inmobiliario, principalmente porque la idea es lidiar con la mejora del proceso y los usuarios comerciales pueden relacionarse con esto.

RPA:ventaja competitiva en el sector inmobiliario

Las empresas inmobiliarias que no adopten RPA y tecnologías similares tendrán dificultades para competir con otras empresas que sí adopten la tecnología. Al implementar RPA, los pensadores avanzados serán más eficientes que sus competidores.

“RPA es principalmente una tecnología no invasiva de muy bajo riesgo. Las organizaciones no tienen que hacer un gran cambio en sus sistemas, y esto mejora la eficiencia de la empresa, la calidad del trabajo, el tiempo de respuesta, la satisfacción del cliente y mucho más. Hay mucho que ganar al implementar RPA, pero el riesgo es mínimo”.