Cómo las estrategias de gestión del cambio en Cision y Morgan Stanley impulsan la adopción de la automatización

Susan Steele, directora global de recursos humanos (HR) de Cision, y Katherine Wetmur, directora internacional de información (CIO) de Morgan Stanley, se unieron a nosotros en FORWARD III, la mayor reunión de expertos y profesionales de la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Como participantes del panel, hablaron sobre las estrategias de gestión del cambio que han ayudado a que la automatización tenga éxito en sus empresas.

En muchas empresas, la gestión del cambio es reactiva. Las nuevas tecnologías plantean nuevos desafíos y las empresas reaccionan, tratando de equilibrar las ventajas de las nuevas herramientas con los cambios que los empleados pueden considerar incómodos.

Adoptar tecnologías de automatización requiere un enfoque diferente

Las empresas que quieren seguir siendo competitivas necesitan desarrollar una mentalidad de "primero la automatización". Sin embargo, pensar primero en la automatización también significa desarrollar estrategias proactivas de gestión del cambio.

Empoderar a los empleados más aprensivos para que lideren RPA

La primera visión de la automatización es inspiradora, pero puede ser abstracta para el trabajo diario y el estrés diario. A diferencia de otras tecnologías, RPA tiene el poder de hacerse cargo de tareas completas. Eso puede ser intimidante.

En Cision, Steele superó este miedo con transparencia cuando "involucró a las personas cuyas funciones se ven afectadas directamente a través de RPA y las convirtió en parte del equipo que en realidad está liderando".

La creación de un equipo de líderes con personas que se verán más afectadas por la automatización le dio a Cision un grupo de poderosos evangelistas.

"De repente, muchos de los desafíos de gestión del cambio que pensábamos que podríamos haber tenido desaparecieron".

Su equipo transformó la ansiedad en emoción. Luego podrían distribuir ese sentimiento en toda la organización.

A medida que los empleados comienzan a sentirse empoderados por los robots de software, comienzan a identificar casos de uso de automatización en sus flujos de trabajo normales. Con un centro robótico de excelencia (CoE) para guiar a los empleados, los robots pueden ser útiles para los empleados sin ser intimidantes.

Wetmur dijo que la responsabilidad de un CoE no debería ser “implementar todo”. En su lugar, "deberían ser ellos quienes pongan las barandillas alrededor de la automatización".

Al supervisar la gestión de cambios, la gestión de riesgos y los desafíos de las políticas, su CoE puede "facilitar que otras personas implementen lo que necesitan y permitir que partes más amplias de la organización manejen la implementación".

Un factor crítico de éxito, según Wetmur, es mostrar a los empleados "el camino a seguir después de que finalicen una automatización" y "lo siguiente que pueden emprender" gracias a ello.

Empoderar a los empleados no es un evento de una sola vez. La gestión eficaz del cambio requiere que las organizaciones cierren el ciclo, mostrando a los empleados por dónde empezar, a quién pedir ayuda y cómo mantenerse involucrado.

Idealmente, algunos de esos empleados empoderados también comienzan a defender la automatización dentro de sus propios departamentos. Vea nuestro seminario web a pedido Descubre los campeones de la automatización con Automation Hub para ayudar a identificar a los campeones en su organización.

Conectando la automatización a una historia de cambio tecnológico 

En Morgan Stanley, la tecnología siempre ha sido esencial para el éxito empresarial. "Lo que realmente está sucediendo en Morgan Stanley", dijo Wetmur, "es que continuamente estamos transformando y aprovechando más la tecnología". Ella enfatizó que los robots de software no son el todo y el final; son parte del "juego de herramientas tecnológicas".

La automatización, por muy transformadora que sea, debe alinearse claramente con sus objetivos comerciales. Como tal, un examen exhaustivo de sus procesos debe preceder a la introducción de nuevas tecnologías. En lugar de tareas únicas, como la automatización de tareas individuales, la reingeniería de procesos completos a menudo resulta más beneficiosa.

Cuanto más pueda optimizar un proceso antes de introducir robots, mejor será el proceso automatizado. "A veces te ralentiza", dijo Wetmur, "pero el resultado que obtienes es mucho mejor".

En UiPath, recomendamos un enfoque por etapas a lo largo de todo el ciclo de vida de la automatización, comenzando con un enfoque científico para planificar las automatizaciones.

Con herramientas como UiPath Task Mining, elegir los mejores procesos no tiene que depender de una corazonada o un estudio que requiere mucho tiempo. En cambio, Task Mining le permite tomar decisiones informadas por datos y garantizar que su programa de automatización comience sobre una base sólida.

Preparar estrategias de gestión del cambio para la próxima generación de trabajadores

Con programas como UiPath Academic Alliance, a medida que la próxima generación se una a la fuerza laboral, esperarán usar robots de software.

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Sus empleados actuales merecen el mismo privilegio, aunque requerirá que aprendan una o dos cosas. Ese entrenamiento adicional a menudo se llama upskilling.

Empresas como Amazon están invirtiendo cientos de millones de dólares en perfeccionamiento.

Wetmur dijo que esta mejora debe ir más allá de ofrecer a los empleados una nueva herramienta elegante.

Para aprovechar al máximo la automatización, las empresas deben capacitar incluso a quienes están a cargo de la capacitación.

Según Steele, todas las empresas deberían preguntarse:"¿Están las funciones de recursos humanos listas para ayudar a liderar este cambio y ayudar a garantizar que se desarrolle sin problemas?" Mayormente, no. Todavía no.

Una encuesta de Willis Tower Watson muestra que el 86 % de los equipos de recursos humanos no han identificado formas de mejorar las habilidades de los empleados cuyas funciones se ven afectadas por la automatización. Como dijo Steele, "aún queda mucho trabajo por hacer para preparar el lado de las personas".

Con RPA, los profesionales de recursos humanos tienen tiempo para hacer este trabajo.

Los robots de software pueden hacerse cargo de las tareas repetitivas que pueden distraer a los profesionales de recursos humanos del trabajo creativo y centrado en el ser humano que preferirían hacer. El procesamiento de solicitudes de licencia por enfermedad y tiempo de vacaciones, el envío de informes de gastos y reembolsos y la incorporación y baja de empleados son casos de uso ideales para los robots de software.

Liberados de esas tareas, los profesionales de recursos humanos pueden pasar más tiempo interactuando con los empleados, así como desarrollando y participando en programas de mejora de habilidades que permiten a las primeras empresas prósperas y automatizadas.

Las asociaciones internas son la base de la gestión del cambio

Las primeras organizaciones de automatización necesitan estrategias de gestión de cambios que coincidan con la escala de sus estrategias de automatización. Eso significa formar asociaciones en todos los niveles de su organización.

Steele enfatizó que desarrollar su visión de automatización depende principalmente del desarrollo de "nuevas asociaciones". Cuando gestiona el cambio, lo único que debe permanecer estable es su compromiso de trabajar con sus colegas.

Hablando sobre el CIO de su organización en particular, Steele dijo:“Ahora somos mejores amigos y nos unimos por la cadera. No veo que eso cambie pronto”.

Estos son los tipos de asociaciones estrechas que hacen posible el cambio. A medida que adopte RPA y evolucione hacia una primera empresa de automatización, sus relaciones serán un factor determinante importante de su éxito.

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