Democratización de la automatización:6 factores críticos de éxito que no puede ignorar

No se puede discutir que la naturaleza del trabajo y cómo se realiza y organiza, así como su significado e importancia en nuestras vidas, ha cambiado como resultado de la pandemia. Muchos empleadores se han dado cuenta y han respondido a los crecientes problemas de salud mental de sus empleados. Otros también han aprovechado la oportunidad para escuchar a sus empleados y brindarles oportunidades significativas para aprender y crecer.

Hay un cambio hacia involucrar a los empleados con un trabajo significativo a través de actividades que les permitan ejercitar la creatividad, el juicio y las habilidades para resolver problemas. Las tareas rutinarias y manuales en las que los empleados dedicaban su tiempo anteriormente se están automatizando rápidamente.

Como resultado, hemos visto a las empresas acelerar rápidamente sus esfuerzos de automatización y transformación digital. Si bien esto ha dado como resultado una mayor cantidad de iniciativas y programas de automatización, algunas empresas aún luchan por democratizar verdaderamente la automatización.

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Si bien esto se debe a varias (y en algunos casos críticas) consideraciones, los verdaderos beneficios de la automatización se desatan cuando las habilidades de desarrollo de automatización son fácilmente accesibles para todos para mejorar los aspectos mundanos de su trabajo. Es difícil imaginar y encontrar ejemplos de la vida real de un departamento centralizado (o federado) responsable de atender las necesidades de todas las unidades de negocios constituyentes mientras también escala los esfuerzos de automatización en toda la organización.

Por lo tanto, la automatización impulsada por los empleados es clave para el cambio transformador no solo para la organización sino también para los empleados que la forman.

Es fundamental seleccionar un producto o plataforma de automatización que las personas encuentren fácil de usar y que tenga características y capacidades ricas para automatizar su trabajo. Pero, hoy, solo nos estamos enfocando en los factores no relacionados con el producto que son críticos para el éxito de una organización que se embarca en un programa de automatización impulsado por los empleados.

Fuente:UiPath

Los factores (arriba) son el resultado de mis propios aprendizajes y experiencias con empresas que han intentado habilitar dichos programas. También incluí mi propia investigación de agencias externas y fuentes públicas (que se han citado donde corresponde).

Factores externos del producto o plataforma He encontrado que estos seis factores son los más críticos para democratizar con éxito la automatización en cualquier organización.

1. Campeón ejecutivo

Históricamente, la automatización ha estado integrada y aislada en varias unidades dentro de la organización.

A medida que surgieron tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), se crearon centros de excelencia (CoE) para garantizar la gobernanza, la estandarización y el control de calidad.

Sin embargo, escalar y democratizar la automatización en toda la organización es un esfuerzo transformador que debe ser impulsado por un líder ejecutivo fuerte y visionario. Debe haber compromiso y alineación con el programa de automatización con un vínculo con los objetivos comerciales de la organización. Los objetivos comerciales comunes incluyen la reducción de costos, lograr una mayor velocidad y eficiencia en los procesos comerciales o aumentar el compromiso de los empleados a través de su participación en la automatización de edificios.

Un fuerte apoyo ejecutivo también es esencial para garantizar el compromiso multifuncional y eliminar cualquier obstáculo en el camino.

Descubra el tipo de campeón ejecutivo que debe tener en cada etapa del proceso de automatización de su organización.

2. Campeones de la automatización

Al igual que con cualquier esfuerzo de cambio y transformación, es importante ensamblar y comenzar con los primeros en adoptar. No es tan importante que los primeros en adoptar la automatización tengan habilidades técnicas. Su disposición para aprender nuevas habilidades, proactividad para identificar áreas de oportunidad y liderazgo para inspirar a otros dentro de su grupo de pares son más importantes que sus extensas habilidades técnicas.

Hay varias formas de encontrar este grupo en su organización. Una de las formas que he visto es llevar a cabo una iniciativa o un taller de automatización en el que los empleados reciben una formación básica en automatización. Y luego se les pide inmediatamente que identifiquen y automaticen uno o dos aspectos de sus trabajos diarios que consideran manuales y rutinarios. ¿Qué empleados automatizan rápidamente las tareas? Esos son sus entusiastas y las personas que pueden ayudar a ser campeones de sus iniciativas de automatización.

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3. Gestión de cambios

“Los robots vienen por tus trabajos”, “10 trabajos que quedarán obsoletos en 10 años”, etc. son el tipo de titulares que preocupan a los trabajadores. Por lo tanto, existe una aprensión natural en el apoyo a los programas de automatización. Por lo tanto, la comunicación clara, el apoyo y el compromiso y la aceptación de los empleados son esenciales cuando se trata de obtener su apoyo para la automatización.

Un estudio reciente de Bain-UiPath concluyó que entre los empleados que han oído hablar de RPA, el 60 % nunca ha usado bots para realizar tareas, pero el 86 % de los empleados quiere usar la automatización. Lo que muchos esfuerzos de automatización impulsados ​​por los empleados a menudo pasan por alto es la necesidad de una estrategia de gestión de cambios cuidadosamente construida que pueda minimizar la resistencia al cambio relacionada con las iniciativas de automatización.

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4. Gobernanza

Una gobernanza sólida es esencial para poner los límites correctos en torno a la seguridad, el cumplimiento y la gestión de riesgos en las automatizaciones desarrolladas por su fuerza laboral. Algunos aspectos de la gobernanza pueden ser proporcionados por la plataforma de automatización adecuada que permita controles de software estrictos para garantizar que las automatizaciones desarrolladas no tengan consecuencias no deseadas.

El CoE también desempeña un papel fundamental para garantizar que las automatizaciones cumplan con los estándares de cumplimiento y gestión de riesgos de la organización. Aquí se debe lograr un equilibrio en términos de permitir que los usuarios comerciales diseñen automatizaciones dirigidas por ciudadanos de tal manera que no inhiban su creatividad y autonomía. Pero de formas que también permitan la gestión de riesgos y la auditoría en segundo plano.

Vea el seminario web:Gobernanza de la automatización

5. Capacitación y capacitación

La tecnología y las herramientas disponibles en la actualidad ciertamente permiten a los usuarios comerciales sin experiencia en tecnología aprender rápidamente a habilitar automatizaciones que pueden simplificar una gran cantidad de trabajo manual dentro de sus respectivos procesos comerciales. Pero la organización también necesita un plan de capacitación y habilitación cuidadosamente diseñado que garantice que los empleados conozcan "el arte de lo posible" y puedan utilizar la plataforma de automatización adoptada por la organización. El CoE de automatización puede ayudar y guiar a los empleados mientras se ponen al día con su propia experiencia en automatización.

La buena noticia es que la capacitación relacionada con la automatización está disponible de forma gratuita y se puede personalizar según el rol, ya sea comercial o técnico. Incorporar y fomentar la capacitación y las habilidades relacionadas con la automatización dentro de sus procesos de aprendizaje también puede ayudar a una organización a retener y atraer nuevos talentos.

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6. Incentivos y premios

Una estrategia de premios e incentivos bien diseñada puede motivar y alentar los comportamientos correctos dentro de la fuerza laboral (a diferencia de un mandato prescriptivo de arriba hacia abajo). Es importante escuchar atentamente lo que sus empleados quieren y valoran. Luego fomente eso a través de estímulos e incentivos, ya sean bonos puntuales o reconocimiento público de sus logros. Esto es especialmente importante al principio del programa de desarrollo ciudadano de una organización, cuando necesita que sus primeros usuarios sean los primeros desarrolladores ciudadanos.

Los desarrolladores ciudadanos iniciales ayudan a demostrar el valor y los beneficios de expandir las habilidades y la capacitación en automatización al resto de la organización.

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Empresas que ya están democratizando con éxito la automatización

Tener un programa de automatización que escala y produce beneficios prometedores para la organización es un esfuerzo transformador. Y debe ser tratado como tal teniendo en cuenta los factores anteriores.

Muchas empresas con visión de futuro ya han demostrado su éxito mediante la democratización de sus iniciativas de automatización.

Por ejemplo, PwC, la firma global de servicios profesionales, ha hecho del desarrollo de la automatización dirigido por personas una parte clave de su proceso de transformación digital. Tres años después del inicio del programa, 55 000 de sus empleados en los Estados Unidos (EE. UU.) habían sido "mejorados y comprometidos regularmente con Digital Lab, una plataforma de colaboración en la que las personas colaboran y comparten soluciones que ellos mismos han creado, como bots, modelos de datos y flujos de trabajo automatizados”.

En los EE. UU., "los empleados de PwC han aplicado miles de activos digitales creados por el personal a su trabajo diario, automatizando 6,5 millones de horas de lo que solían ser tareas manuales".

Descubra cómo PwC mejoró las habilidades de más de 50 000 empleados.

Si su organización ya cuenta con un programa de automatización liderado por CoE, sabe muy bien que el retorno de la inversión de la automatización es difícil de ignorar. Sin embargo, aún faltan ciertas tareas y actividades de bajo volumen y/o complejidad en su proceso de automatización. Ahí es donde un programa dirigido por ciudadanos puede ser útil.

El verdadero valor de la automatización se desbloquea cuando se pone en manos de las personas que están más cerca de los procesos comerciales y los flujos de trabajo. Ahí es donde ocurre el cambio real y donde los empleados adoptan la automatización.

¿Qué revelan los expertos de Bain &Company y UiPath sobre el valor de democratizar la automatización en toda la empresa? Lea su informe "Superando la paradoja de la automatización".