Programa de mantenimiento preventivo:plan de ocho pasos para crear un plan de mantenimiento preventivo sólido

¿Quiere crear un excelente programa de mantenimiento preventivo, pero no sabe por dónde empezar? A continuación se ofrecen ocho consejos que le ayudarán a alcanzar el éxito.

¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?

Un programa de mantenimiento preventivo es una serie de procesos, pautas y herramientas para realizar un mantenimiento regular y rutinario de equipos y activos para mantenerlos en buenas condiciones y evitar fallas y costosos tiempos de inactividad no planificados.

El mantenimiento preventivo y la planificación encajan perfectamente, como la sal y la pimienta, Batman y Robin, las películas y las palomitas de maíz. Esto se debe a que para que un programa de mantenimiento preventivo tenga éxito, se requiere un plan sólido.

Para las instalaciones que buscan salir de la rutina del mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta para el mantenimiento preventivo le permite a su operación superar el tiempo de inactividad no planificado y, al mismo tiempo, evitar la tentación de volver a caer en un enfoque reactivo.

Un plan de PM aclara todo para que el camino hacia la confiabilidad esté libre de obstáculos. Se definen objetivos y responsabilidades, se entienden los plazos y se contabilizan los recursos necesarios. Todo el mundo sabe cómo es el éxito y cómo mantenerlo.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo es un mantenimiento proactivo que se realiza periódicamente en un equipo en condiciones de funcionamiento para evitar fallas no planificadas o averías. El mantenimiento preventivo se activa para un activo en función del tiempo o el uso. Por ejemplo, si un activo ha funcionado durante 100 horas, se activará automáticamente una orden de trabajo de mantenimiento preventivo. El objetivo es aumentar la confiabilidad de los activos, reducir el tiempo de inactividad y maximizar el impacto de los costos y la mano de obra.

Para las instalaciones que buscan salir de la rutina del mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta le permite a su operación superar el tiempo de inactividad no planificado y, al mismo tiempo, evitar la tentación de volver a adoptar un enfoque reactivo.

La transición de una actividad de mantenimiento predominantemente reactiva a una principalmente preventiva requiere tiempo, dedicación, recursos y, lo más importante, un plan. Lograr un programa de mantenimiento preventivo exitoso significa crear un programa de mantenimiento preventivo y cumplirlo. Significa una reducción del tiempo de inactividad no planificado, los retrasos, la falta de comunicación, los accidentes y los costos de mantenimiento correctivo asociados con cada uno. Al final del día, el mantenimiento preventivo le ayudará a superar la ineficiencia y mejorar su programa de mantenimiento de arriba a abajo.

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¿Qué debe incluir un plan de mantenimiento preventivo?

Un plan de mantenimiento preventivo debe incluir ocho pasos desde su base:

1. Establecer y priorizar objetivos
2. Crear y medir KPI
3. Conseguir la aceptación de las partes interesadas
4. Utilice la tecnología/software adecuado
5. Configurar activadores de MP
6. Capacitar a los trabajadores de mantenimiento sobre cómo implementar el plan de mantenimiento preventivo
7. Crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo
8. Perfecciona tu plan en función de los resultados

Lo guiaremos a través de cada paso en detalle.

Cómo crear un programa de mantenimiento preventivo en ocho pasos

Todas y cada una de las instalaciones son diferentes, con diferentes objetivos, activos y recursos. Es por eso que no existe un enfoque único para crear un programa de mantenimiento preventivo. Sin embargo, al utilizar estos ocho elementos importantes, puede crear un plan eficaz para el éxito. Seguir este modelo para un plan de mantenimiento preventivo contribuirá en gran medida a que su operación sea más eficiente y sostenible.

1. Establecer y priorizar objetivos

El primer paso para crear un programa de mantenimiento preventivo exitoso es sentarse y exponer lo que se quiere lograr. Cada instalación tiene objetivos diferentes y esos objetivos influyen en todas las decisiones futuras. ¿Quiere reducir el tiempo de inactividad? ¿Aumentar la confiabilidad? ¿Recortar costos? Piensa en las razones por las que quieres crear un programa de PM estructurado y escríbelas.

A continuación, es hora de priorizar sus objetivos. Seamos realistas, siempre estás ocupado e implementar un plan de mantenimiento preventivo es otro gran proyecto que puedes agregar a tu lista de tareas pendientes. Con todo lo que está sucediendo, es casi imposible avanzar a toda máquina en todos sus objetivos. Al priorizar, sabrá dónde centrar su atención y sus recursos primero al establecer un plan de mantenimiento preventivo. Una forma eficaz de hacerlo es priorizar sus activos con una evaluación de su criticidad. De esa manera, puede limitar de manera realista el alcance de objetivos específicos (como reducir el tiempo de inactividad) para lograr el mayor impacto.

Con esas tareas firmemente en marcha, puede comenzar el siguiente paso de su plan.

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2. Crea KPI y comprométete a medirlos

Ahora que sus objetivos están organizados, es importante asignarles números. Es difícil saber si un programa de mantenimiento preventivo está funcionando sin establecer objetivos concretos. Existe una variedad de métricas de mantenimiento que su operación puede utilizar para medir su desempeño. Algunos comunes son el porcentaje crítico de mantenimiento programado, el porcentaje de mantenimiento planificado, el cumplimiento del mantenimiento preventivo, la efectividad general del equipo y el tiempo medio entre fallas. El software de mantenimiento preventivo, como un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, podrá ayudarle a calcular estas métricas con facilidad.

Una nota importante:es una buena idea incluir una combinación de KPI adelantados y rezagados. Los indicadores adelantados intentan extrapolar a partir de sus datos actuales para predecir el futuro, mientras que los indicadores rezagados miran hacia atrás para confirmar las tendencias y los efectos de los cambios en los procesos.

Una vez que sepa qué KPI utilizará para definir el éxito, el siguiente paso es crear un marco para medir consistentemente estas métricas. Las estadísticas sólo son valiosas si las utiliza constantemente para mejorar el plan de mantenimiento preventivo. Es fundamental crear procesos y procedimientos que garanticen que los datos se recopilen, analicen, comprendan y actúen de forma regular. De esta manera sabrás si estás cumpliendo tus objetivos y dónde se encuentran tus fortalezas y debilidades.

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3. Obtener la aceptación de las partes interesadas

No importa cuánto tiempo haya dedicado a su programa de mantenimiento preventivo si no cuenta con todo su equipo a bordo. La aceptación total es crucial, ya que una estrategia de PM efectiva requiere que todos contribuyan, desde un gerente de mantenimiento o un técnico que debe ingresar datos hasta un ingeniero de confiabilidad que lee esos datos y toma decisiones basadas en ellos. Lo que parecen pequeños detalles suman y marcan una gran diferencia. Por eso es tan importante establecer el concepto de mantenimiento productivo total para crear una estrategia que funcione.

Obtener la aceptación de todas las partes interesadas para un plan de mantenimiento preventivo incluye discutir sobre objetivos, habilidades, necesidades, recursos y más con cada miembro del equipo. Es especialmente importante tener en cuenta a los usuarios finales (operadores, técnicos, etc.) al desarrollar PM y redactar las instrucciones de trabajo, ya que son ellos quienes realmente hacen el trabajo; ¡deben encontrar las instrucciones claras y precisas!

4. Aprovecha la tecnología adecuada

La tecnología es uno de los ingredientes más importantes para una estrategia de gestión de proyectos eficaz. Aprovechar una solución digital le permite organizar de manera eficiente todas las tareas de mantenimiento preventivo más pequeñas necesarias para que sus instalaciones adopten una mentalidad de PM, como programación, gestión de mantenimiento de inventario, informes y organización de órdenes de trabajo. Si sus instalaciones funcionan con un sistema heredado, como lápiz y papel o Excel, ahora es el momento de planificar la transición a una solución digital.

Hay varios factores que se deben considerar al elegir la tecnología adecuada para un programa de mantenimiento preventivo, incluido el conjunto de habilidades de su equipo, el presupuesto, las capacidades de los activos, las preferencias del equipo, la seguridad de los datos y más. Una de las cosas más importantes que hay que recordar al buscar tecnología de mantenimiento preventivo, como un CMMS, es la facilidad de uso. Si un sistema es demasiado difícil de entender y utilizar correctamente, no se utilizará de forma eficaz y todo el tiempo y dinero invertidos en la solución serán en vano.

5. Asegúrese de que sus activadores de PM sean precisos

Debido a que todos los PM eficaces se basan en activadores precisos, este es un paso crucial en la elaboración de un plan de mantenimiento preventivo. Combinar las tareas de mantenimiento con el desencadenante correcto ayudará a que su operación fluya de manera eficiente y garantizará que los activos sean lo más confiables posible. Estos factores desencadenantes también deben ser conocidos por todos los miembros del equipo de mantenimiento para que ninguna tarea de mantenimiento pase desapercibida. La programación automatizada y las notificaciones móviles son dos herramientas que hacen que esto sea sencillo.

No importa cuánto tiempo haya dedicado a su programa de mantenimiento preventivo si no cuenta con todo su equipo a bordo. La aceptación total es crucial, ya que una estrategia de gestión de proyectos eficaz requiere que todos contribuyan, desde los técnicos hasta los ingenieros de confiabilidad.

Al definir un desencadenante de mantenimiento preventivo para un activo, es importante observar algunas variables. Esto incluye las pautas recomendadas por los fabricantes, el historial de desempeño del activo, qué tan crítico es el activo para la producción, el costo de reparación versus mantenimiento y el uso futuro proyectado del activo. También es muy recomendable realizar un análisis de causa raíz (RCA) cuando falla un activo para poder refinar los desencadenantes y las frecuencias de PM para evitar que dichos modos de falla ocurran en el futuro.

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Cuando se tienen en cuenta todos estos elementos, se debe tener una buena idea de cuándo iniciar el mantenimiento de un equipo en particular. Este número debe ajustarse en el futuro para optimizar su mantenimiento preventivo. Una última nota:para agilizar el proceso desde la activación del MP hasta la creación de la orden de trabajo, también puede considerar implementar el mantenimiento basado en la condición integrando sus sensores con su CMMS.

6. Capacitar e implementar

En este punto de su búsqueda de un programa de mantenimiento preventivo eficaz, probablemente sepa qué debe hacerse y cómo hacerlo. Su equipo, por el contrario, probablemente no. Es importante recordar esto y crear una estrategia de capacitación para que todos puedan ponerse al día sobre el mantenimiento adecuado de los equipos. Un componente clave de esta estrategia es la creación de instrucciones de trabajo claras que documenten cómo realizar las tareas de PM, así como las herramientas y equipos necesarios. Los miembros del equipo también deben recibir capacitación sobre los procesos y procedimientos que acompañan el cambio al mantenimiento preventivo, como priorizar las órdenes de trabajo, crear códigos de falla y acceder a documentos digitalmente.

El siguiente paso obvio es implementar su plan de mantenimiento preventivo. Si el mantenimiento preventivo es algo completamente nuevo para su equipo, podría considerar un programa piloto en un sitio, una sección de sus instalaciones o algunos activos en particular. De esta manera, puedes ayudar a tu equipo a adaptarse a una nueva forma de hacer las cosas mientras resuelves los problemas de tu programa de PM.

7. Cree una lista de verificación de mantenimiento preventivo para analizar los resultados

Una vez que su plan de mantenimiento preventivo esté en marcha, es importante priorizar la inspección y estar atento a los números. Es esencial tener una lista de verificación de mantenimiento preventivo que le ayude a realizar un seguimiento constante de los KPI, como el tiempo medio de reparación, el porcentaje de mantenimiento planificado y el tiempo medio entre fallas. Analizar estas estadísticas y compararlas con las cifras previas al plan debería darle una buena idea de cómo su programa está impactando la eficiencia de su operación de mantenimiento. Asegúrese de utilizar los paneles de control y las herramientas de análisis de CMMS para ayudarle con esto.

Compare estas métricas con los puntos de referencia que estableció cuando estaba creando por primera vez sus procesos de mantenimiento preventivo. Esto le ayudará a identificar dónde está alcanzando sus objetivos y dónde no, para que pueda abordar los problemas de su programa antes de que se salgan de control. Aproveche las herramientas de captura de datos para que el seguimiento y el análisis sean fáciles, rápidos y procesables. Por ejemplo, existen muchas plantillas de informes automatizados que puede utilizar y que suelen estar disponibles en los programas de gestión de mantenimiento.

Quizás lo más importante es que ¡no tengas miedo de compartir estos resultados! Las reuniones diarias son una gran oportunidad para compartir resultados y celebrar logros con su equipo, y mejorar la visibilidad de las funciones de mantenimiento en toda su organización ayudará a permitir un mantenimiento productivo total.

8. Plan de ajuste

Esta es una tarea que nunca deberías sentir completa. Su programa de mantenimiento preventivo siempre debe estar en construcción a medida que continuamente afina, mejora, llena los vacíos y fortalece los procedimientos que funcionan bien. Utilice los datos que captura a través de sensores, notas de órdenes de trabajo e informes digitales para ver dónde se encuentran las fortalezas y debilidades. Descubra oportunidades para mejorar y concéntrese en adoptar el mantenimiento preventivo siempre que sea posible en su operación. Y como mencionamos en el punto cinco anterior, debe crear un ciclo de mejora continua para perfeccionar sus PM a medida que ocurren fallas y son seguidas por análisis de causa raíz.

Un elemento crucial en esta fase es incluir a todas las partes interesadas, como técnicos, operaciones, ingenieros de confiabilidad, etc., en el proceso de mejora. Los foros y perfiles digitales para los miembros del equipo facilitan la programación de un horario para recibir comentarios, resolver problemas y revisar los problemas que se han señalado mientras suavizas cualquier inconveniente en tu plan.

Conclusión sobre la creación de un programa de mantenimiento preventivo

La creación de un programa de mantenimiento preventivo exitoso, sostenible y eficaz no se logra de la noche a la mañana. Se necesita mucha planificación, pero vale la pena cuando se obtienen muchos beneficios. Es importante construir una estrategia sólida identificando objetivos, creando KPI y activadores adecuados, discutiendo el plan con las partes interesadas, aprovechando la tecnología adecuada y realizando capacitación para el mantenimiento regular. Se necesitan análisis constantes y ajustes para garantizar que toda su cuidadosa planificación no se desperdicie. Y recuerde, un programa de mantenimiento preventivo bien engrasado no es un sueño inalcanzable para las operaciones de mantenimiento; es una opción viable para todos. Y una vez que se cuenta con un programa sólido, siempre hay espacio para crecer, como expandirse al mantenimiento predictivo.