Programa de Mantenimiento Preventivo: Plan de 8 Pasos para Construir un Plan PM Robusto

¿Quiere construir un gran programa de mantenimiento preventivo pero no sabe por dónde empezar? Aquí tiene 8 consejos para prepararle para el éxito.

¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?

Un programa de mantenimiento preventivo es una serie de procesos, directrices y herramientas para realizar mantenimiento regular y rutinario en equipos y activos para mantenerlos en buen estado y así evitar fallos y costoso tiempo de inactividad no planificado.

El mantenimiento preventivo y la planificación encajan perfectamente, como la sal y la pimienta, Batman y Robin, y películas y palomitas. Eso es porque para que un programa de mantenimiento preventivo tenga éxito, requiere un plan sólido.

Para instalaciones que buscan salir de un ciclo de mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta hacia el mantenimiento preventivo permite a su operación conquistar el tiempo de inactividad no planificado mientras evita la tentación de volver a un enfoque reactivo.

Un plan MP hace todo más claro para que el camino hacia la fiabilidad esté libre de obstáculos. Metas y responsabilidades están definidas, los plazos se entienden y los recursos necesarios se contabilizan. Todos saben cómo se ve el éxito y cómo sostenerlo.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo es mantenimiento proactivo que se realiza regularmente en un equipo en condiciones de funcionamiento para prevenir fallos no planificados o mantenimiento por avería. El mantenimiento preventivo se activa para un activo basado en tiempo o uso. Por ejemplo, si un activo ha operado por 100 horas, una orden de trabajo de mantenimiento preventivo se activará automáticamente. El objetivo es aumentar la fiabilidad del activo, reducir el tiempo de inactividad y maximizar el impacto de costos y mano de obra.

Para instalaciones que buscan salir de un ciclo de mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta permite a su operación conquistar el tiempo de inactividad no planificado mientras evita la tentación de volver a un enfoque reactivo.

La transición de una actividad de mantenimiento predominantemente reactiva a una mayormente preventiva toma tiempo, dedicación, recursos y, lo más importante, un plan. Lograr un programa de mantenimiento preventivo exitoso significa crear un horario de mantenimiento preventivo y ceñirse a él. Significa una reducción en tiempo de inactividad no planificado, retrasos, falta de comunicación, accidentes y los costos de mantenimiento correctivo asociados con cada uno. Al final del día, el mantenimiento preventivo le ayudará a conquistar la ineficiencia y mejorar su programa de mantenimiento de arriba a abajo.

Aprenda cómo construir una estrategia de mantenimiento equilibrada

¿Qué debe incluir un plan de mantenimiento preventivo?

Un plan de mantenimiento preventivo debe incluir ocho pasos en su base:

1. Establecer y priorizar metas
2. Crear y medir KPIs
3. Obtener compromiso de las partes interesadas
4. Usar la tecnología/software adecuado
5. Configurar disparadores de MP
6. Capacitar a trabajadores de mantenimiento en cómo implementar el plan de mantenimiento preventivo
7. Construir una lista de verificación de mantenimiento preventivo
8. Ajustar su plan basado en resultados

Le llevaremos a través de cada paso en detalle.

Cómo crear un programa de mantenimiento preventivo en ocho pasos

Cada instalación es diferente, con diferentes metas, activos y recursos. Por eso no hay un enfoque único para crear un programa de mantenimiento preventivo. Sin embargo, al usar estos ocho elementos importantes, puede construir un plano efectivo para el éxito. Seguir esta plantilla para un plan de mantenimiento preventivo irá muy lejos para hacer su operación más eficiente y sostenible.

1. Establecer y priorizar metas

El primer paso para construir un programa de mantenimiento preventivo exitoso es sentarse y definir lo que quiere lograr. Cada instalación tiene diferentes metas y esas metas influyen en todas las decisiones futuras. ¿Quiere reducir tiempo de inactividad? ¿Aumentar fiabilidad? ¿Recortar costos? Piense en las razones para querer crear un programa MP estructurado y escríbalas.

Luego, es hora de priorizar sus metas. Seamos realistas, siempre está ocupado, e implementar un plan de mantenimiento preventivo es otro gran proyecto para agregar a su lista de tareas. Con todo lo que está pasando, es casi imposible ir a toda máquina en todas sus metas. Al priorizar, sabe dónde enfocar su atención y recursos primero al establecer un plano para mantenimiento preventivo. Una forma efectiva de hacer esto es priorizar sus activos con una evaluación de criticidad de activos. De esa manera, puede limitar realistamente el alcance de metas específicas (como reducción de tiempo de inactividad) para proporcionar el mayor impacto.

Con esas tareas firmemente en marcha, puede comenzar el siguiente paso en su plan.

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2. Cree KPIs y comprométase a medirlos

Ahora que sus metas están organizadas, es importante adjuntarles números. Es difícil saber si un programa de mantenimiento preventivo está funcionando sin establecer objetivos concretos. Hay una variedad de métricas de mantenimiento que su operación puede usar para medir su rendimiento. Algunas comunes son porcentaje de mantenimiento programado crítico, porcentaje de mantenimiento planificado, cumplimiento de mantenimiento preventivo, efectividad general del equipo y tiempo medio entre fallos. El software de mantenimiento preventivo como un sistema computarizado de gestión de mantenimiento podrá ayudarle a calcular estas métricas con facilidad.

Una nota importante: es una buena idea incluir una mezcla de KPIs tanto adelantados como rezagados. Los indicadores adelantados intentan extrapolar de sus datos actuales para predecir el futuro, mientras que los indicadores rezagados miran hacia atrás para confirmar tendencias y los efectos de cambios de proceso.

Una vez que sepa qué KPIs usará para definir el éxito, el siguiente paso es crear un marco para medir consistentemente estas métricas. Las estadísticas solo son valiosas si las usa consistentemente para mejorar el plan de mantenimiento preventivo. Es crucial construir procesos y procedimientos que aseguren que los datos se recopilen, analicen, entiendan y actúen regularmente. De esta manera, sabrá si está cumpliendo sus metas y dónde están sus fortalezas y debilidades.

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3. Obtenga el compromiso de las partes interesadas

No importa cuánto tiempo haya puesto en su programa de mantenimiento preventivo si no tiene a todo su equipo a bordo. El compromiso total es crucial ya que una estrategia MP efectiva requiere que todos contribuyan, desde un gerente de mantenimiento o técnico que debe ingresar datos hasta un ingeniero de fiabilidad que lee esos datos y toma decisiones basadas en ellos. Lo que parecen pequeños detalles se suman para hacer una gran diferencia. Por eso establecer el concepto de mantenimiento productivo total es tan importante para crear una estrategia que funcione.

Obtener el compromiso de todas las partes interesadas para un plan de mantenimiento preventivo incluye tener discusiones sobre metas, conjuntos de habilidades, necesidades, recursos y más con cada miembro del equipo. Es especialmente crítico tener en cuenta a los usuarios finales (operadores, técnicos, etc.) al desarrollar MPs y redactar las instrucciones de trabajo, ¡ya que son ellos quienes realmente hacen el trabajo y deben encontrar las instrucciones claras y precisas!

4. Aproveche la tecnología adecuada

La tecnología es uno de los ingredientes más importantes para una estrategia MP efectiva. Aprovechar una solución digital le permite organizar eficientemente todas las tareas de mantenimiento preventivo más pequeñas requeridas para que su instalación abrace una mentalidad MP, como programación, gestión de inventario de mantenimiento, reportes y organización de órdenes de trabajo. Si su instalación opera en un sistema heredado, como papel y lápiz o Excel, ahora es el momento de planificar una transición a una solución digital.

Hay varios factores que deben considerarse al elegir la tecnología adecuada para un programa de mantenimiento preventivo, incluyendo el conjunto de habilidades de su equipo, presupuesto, capacidades de activos, preferencias del equipo, seguridad de datos y más. Una de las cosas más importantes para recordar al buscar tecnología de mantenimiento preventivo, como un CMMS, es la facilidad de uso. Si un sistema es demasiado difícil de entender y usar correctamente, no se usará efectivamente y todo el tiempo y dinero invertido en la solución será en vano.

5. Asegúrese de que sus disparadores de MP sean precisos

Dado que todos los MPs efectivos se construyen sobre disparadores precisos, este es un paso crucial en la construcción de un plan de mantenimiento preventivo. Hacer coincidir tareas de mantenimiento con el disparador correcto ayudará a que su operación fluya eficientemente y asegurará que los activos sean lo más fiables posible. Estos disparadores también deben ser conocidos por todos los miembros del equipo de mantenimiento para que ninguna tarea de mantenimiento se escape. La programación automatizada y notificaciones móviles son dos herramientas que hacen esto simple de hacer.

No importa cuánto tiempo haya puesto en su programa de mantenimiento preventivo si no tiene a todo su equipo a bordo. El compromiso total es crucial ya que una estrategia MP efectiva requiere que todos contribuyan, desde técnicos hasta ingenieros de fiabilidad.

Al definir un disparador de mantenimiento preventivo para un activo, es importante mirar algunas variables. Esto incluye las directrices recomendadas por el fabricante, el historial de rendimiento del activo, qué tan crítico es el activo para la producción, el costo de reparación vs. mantenimiento y el uso futuro proyectado del activo. También se recomienda encarecidamente realizar un análisis de causa raíz (RCA) cuando un activo falla para que pueda refinar los disparadores y frecuencias de MP para prevenir que esos modos de fallo ocurran en el futuro.

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Cuando toma todos estos elementos en cuenta, debería tener una buena idea de cuándo activar el mantenimiento para una pieza de equipo particular. Este número debería afinarse hacia adelante para optimizar su mantenimiento preventivo. Una última nota: Para agilizar el proceso desde disparador de MP a creación de orden de trabajo, también puede considerar implementar mantenimiento basado en condición integrando sus sensores con su CMMS.

6. Capacite e implemente

En este punto de su búsqueda por un programa de mantenimiento preventivo efectivo, probablemente sepa qué necesita hacerse y cómo. Su equipo, por otro lado, probablemente no. Es importante recordar esto y crear una estrategia de capacitación para que todos puedan ponerse al día en el mantenimiento adecuado de equipos. Un componente clave de esta estrategia es la creación de instrucciones de trabajo claras documentando cómo realizar tareas MP, así como cualquier herramienta y equipo requerido. Los miembros del equipo también deben ser capacitados en cualquier proceso y procedimiento que vaya junto con un cambio a mantenimiento preventivo, como priorizar órdenes de trabajo, crear códigos de fallo y acceder a documentos digitalmente.

El siguiente paso obvio es implementar su plan de mantenimiento preventivo. Si el mantenimiento preventivo es algo completamente nuevo para su equipo, podría considerar un programa piloto en un sitio, una sección de su instalación o algunos activos particulares. De esta manera, puede ayudar a su equipo a adaptarse a una nueva forma de hacer las cosas mientras resuelve los problemas en su programa MP.

7. Construya una lista de verificación de mantenimiento preventivo para analizar resultados

Una vez que su plan de mantenimiento preventivo está en movimiento, es importante priorizar la inspección y mantener un ojo en los números. Es esencial tener una lista de verificación de mantenimiento preventivo que le ayude a rastrear consistentemente KPIs, como tiempo medio de reparación, porcentaje de mantenimiento planificado y tiempo medio entre fallos. Analizar estas estadísticas y compararlas con los puntos de referencia que estableció cuando construía por primera vez sus procesos de mantenimiento preventivo debería darle una buena idea de cómo su programa está impactando la eficiencia de su operación de mantenimiento. Asegúrese de usar los paneles y herramientas de analítica de su CMMS para ayudar con esto.

Verifique estas métricas contra los puntos de referencia que estableció cuando estaba construyendo por primera vez sus procesos de mantenimiento preventivo. Esto le ayudará a identificar dónde está alcanzando sus metas y dónde no, para que pueda abordar problemas en su programa antes de que se salgan de control. Aproveche las herramientas de captura de datos para hacer el rastreo y análisis fácil, rápido y accionable. Por ejemplo, hay muchas plantillas de reportes automatizados comúnmente disponibles en programas de gestión de mantenimiento.

Quizás lo más importante, ¡no tenga miedo de compartir estos resultados! Las reuniones diarias son una gran oportunidad para compartir resultados y celebrar victorias con su equipo, y mejorar la visibilidad de las funciones de mantenimiento a través de su organización ayudará a habilitar el mantenimiento productivo total.

8. Ajuste el plan

Esta es una tarea que nunca debería sentirse completa. Su programa de mantenimiento preventivo debería estar siempre en construcción a medida que continuamente afina, mejora, llena los vacíos y fortalece procedimientos que funcionan bien. Use los datos que captura a través de sensores, notas de órdenes de trabajo y reportes digitales para ver dónde están las fortalezas y debilidades. Descubra oportunidades para mejorar y enfóquese en abrazar el mantenimiento preventivo donde sea posible en su operación. Y como mencionamos en el número cinco arriba, debería crear un bucle de mejora continua para refinar sus MPs a medida que ocurren fallos y son seguidos por análisis de causa raíz.

Un elemento crucial en esta fase es incluir a todas las partes interesadas, como técnicos, operaciones, ingenieros de fiabilidad, etc., en el proceso de mejora. Perfiles digitales y foros para miembros del equipo hacen fácil programar un tiempo para obtener retroalimentación, trabajar a través de problemas y revisar problemas que han sido señalados mientras alisa cualquier arruga en su plan.

La conclusión sobre la construcción de un programa de mantenimiento preventivo

Crear un programa de mantenimiento preventivo exitoso, sostenible y efectivo no sucede de la noche a la mañana. Toma mucha planificación, pero vale la pena cuando logra los muchos beneficios. Es importante construir una estrategia robusta identificando metas, creando KPIs y disparadores adecuados, discutiendo el plan con las partes interesadas, aprovechando la tecnología adecuada y realizando capacitación para mantenimiento regular. Toma análisis consistente y afinación para asegurar que toda su planificación cuidadosa no se desperdicie. Y solo recuerde, un programa de mantenimiento preventivo bien aceitado no es un sueño inalcanzable para operaciones de mantenimiento; es una opción viable para todos. Y una vez que tenga un programa sólido en marcha, siempre hay espacio para crecimiento, como expandirse hacia mantenimiento predictivo.