Servicios de mantenimiento externos como empresa:cómo encontrar socios confiables

Nuestro estudio de tendencias de mantenimiento de 2021 muestra que el 90% de las instalaciones eligen subcontratar partes de sus tareas de mantenimiento industrial y de edificios.

Aunque la mayoría de las empresas aspiran a mantener el mantenimiento de los activos internamente, muchas carecen de las habilidades y los recursos necesarios para hacerlo todo por sí mismas. Necesitan un socio confiable que ofrezca servicios de mantenimiento asequibles.

Antes de discutir cómo encontrar uno, démosle el contexto adecuado al proceso de subcontratación.

¿Por qué subcontratar los servicios de mantenimiento en primer lugar?

No nos andemos por las ramas. Hay muchas buenas razones por las que las empresas subcontratan los servicios de mantenimiento:

• Centrarse en su actividad principal . A pesar de que tienen una cartera de activos físicos importante, el mantenimiento no es una de sus áreas comerciales principales.
• Eficiencia y ahorro de costes. Beneficiarse del conocimiento especializado y el equipo de socios subcontratados sin tener que realizar inversiones de capital adicionales, con el objetivo final de reducir los costos de mantenimiento.
• Flexibilidad en la dotación de personal. Encontrar personal de mantenimiento capacitado es un desafío constante. La subcontratación permite a las empresas incorporar mano de obra adicional cuando sea necesario y liberarla cuando se completa el trabajo.
• Continuidad empresarial y mejor gestión de riesgos. Mitigar los riesgos de servicios interrumpidos debido a problemas internos.
• Desarrollar su personal interno. Al trabajar junto con especialistas subcontratados, el personal de una empresa puede aprender, desarrollar y actualizar sus propios conocimientos relacionados con el mantenimiento.

Esto se refleja en nuestro informe de mantenimiento mencionado anteriormente:

Las diferencias que puede ver se deben a nuestra encuesta que involucró a diferentes participantes del espacio industrial.

Una instalación industrial y una propiedad comercial / residencial tendrán diferentes requisitos de mantenimiento. El principal diferenciador es el tipo de activos que utilizan, lo que determinará el tipo de problemas de mantenimiento que enfrentan. Considerándolo todo, no es un mundo de diferencia, pero es suficiente para justificar descripciones generales separadas.

¿Qué tipo de servicios de mantenimiento de edificios puede esperar subcontratar?

La administración de propiedades para edificios que se utilizan con fines comerciales o residenciales, el propietario y el equipo de mantenimiento se preocupan principalmente por la seguridad y la comodidad de los residentes, visitantes y todos los usuarios del edificio.

Con ese fin, algunas tareas de mantenimiento de edificios comúnmente subcontratadas son:

• servicios generales de limpieza / conserjería
• control de acceso físico
• mantenimiento de piscinas
• servicios de tratamiento y suministro de agua
• eliminación de desechos
• Servicios de mantenimiento de equipos de TI
• mantenimiento de terrenos (principalmente jardinería y mantenimiento de césped, estacionamientos, etc.)
• Mantenimiento de HVAC, eficiencia energética
• el mantenimiento de sistemas de construcción especializados (por ejemplo, mantenimiento de ascensores)
• renovaciones y restauraciones

Las escuelas, iglesias, hospitales, zoológicos, ayuntamientos y, básicamente, todas las propiedades comerciales que cuentan con espacio para oficinas son todo tipo de instalaciones que necesitan un plan de mantenimiento proactivo del edificio, complementado con un mantenimiento regular.

¿Qué tipo de servicios de mantenimiento industrial puede esperar subcontratar?

La eficiencia, la productividad óptima, la reducción del tiempo de inactividad y el ahorro de costos son los principales objetivos de las empresas en el competitivo panorama industrial actual.

Los gerentes de mantenimiento en la construcción, manufactura, aviación y otras industrias de activos pesados ​​generalmente buscarán apoyo adicional en las siguientes áreas:

• implementación de tecnologías y técnicas de mantenimiento avanzadas (pueden contratar consultores para implementar mantenimiento prescriptivo, prescriptivo, predictivo o preventivo, ejecutar RCM, RCA, FMEA, etc.)
• servicios de limpieza especializados (por ejemplo, limpieza y eliminación de aceite y productos químicos peligrosos)
• servicios de tratamiento y suministro de agua
• servicios de mantenimiento y reparación para equipos especializados (porque a menudo necesita herramientas, software y conocimientos especializados para solucionar problemas y reparaciones)
• gestión de flotas
• automatización industrial (por ejemplo, reparación y mantenimiento de controladores lógicos programables, sistemas de control industrial y sistemas robóticos)
• renovaciones y restauraciones

Lectura recomendada para obtener más información:Una guía simple para el mantenimiento industrial y 12 formas de mejorar el mantenimiento de la planta.

5 consejos para encontrar proveedores de mantenimiento fiables

Cuando busque un socio, no tome decisiones apresuradas en función de los precios que anuncian. En su lugar, preste más atención a lo que puede aprender sobre ellos en función de los comentarios de su clientela existente o anterior.

Si tiene socios comerciales que han tenido tratos relacionados con el mantenimiento en el pasado, considere pedirles recomendaciones también.

A continuación, se ofrecen algunos consejos adicionales que le ayudarán a seguir en la dirección correcta.

1) Busque una reputación de mercado establecida

El primer punto de evaluación puede ser leer lo que dicen los clientes sobre un posible proveedor de servicios en sus páginas de redes sociales y leer reseñas en sitios web independientes como Better Business Bureau y Trustpilot.

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Después de considerar la reputación de la empresa, puede preseleccionarlos para discusiones y evaluaciones adicionales.

2) Sepa dónde buscar

Al observar los servicios de mantenimiento comúnmente subcontratados que enumeramos anteriormente, notará que muchos de estos servicios son altamente especializados y específicos de un nicho. Es posible que las búsquedas genéricas en línea no le proporcionen los resultados deseados o que se tarde más en encontrar una coincidencia exacta para el tipo de proveedor de servicios que desea. Para ayudar a acelerar su búsqueda, intente lo siguiente.

Para empezar, las búsquedas basadas en la ubicación en plataformas en línea como Merchant Circle, Thomasnet y Yelp pueden ayudar a reducir significativamente su noble búsqueda.

Otro consejo es consultar a los anunciantes y proveedores en revistas y blogs populares sobre el comercio de edificios o mantenimiento industrial, como:

• Planta confiable
• Buildings.com
• Mundo de mantenimiento
• Diario de administración de instalaciones

…. por mencionar algunos.

Como de costumbre, recuerde hacer su tarea con los candidatos antes de hacer negocios con cualquier empresa.

3) Verifique la flexibilidad y los procesos ágiles

Busque empresas que puedan adaptarse a sus necesidades únicas y que estén capacitadas para aprovechar la tecnología moderna relevante para realizar el trabajo.

La idea es elegir un socio que confíe en brindarle exactamente lo que necesita, ya sea mantenimiento predictivo o solicitudes de servicio puntuales, en el período de tiempo requerido.

Querrá verificar cosas como qué tipo de software usan (si lo hay) y su experiencia relevante. Pídales evidencia de proyectos anteriores que fueron similares al suyo (a través de videos, imágenes y visitas al sitio físico o virtual si es posible, etc.)

Tenga en cuenta lo bien que se comunican con usted y la rapidez con que responden a sus consultas por teléfono y correo electrónico; ¿Existe una línea directa o algún otro servicio de apoyo para emergencias? La comunicación lenta y las tasas de respuesta deficientes pueden convertirse en un obstáculo importante.

Si no pueden responder una pregunta simple de manera oportuna, ¿cuál será su tiempo de respuesta para las solicitudes de mantenimiento de emergencia?

4) Evalúe sus habilidades técnicas

Independientemente de sus referencias y registros, los posibles proveedores de servicios de mantenimiento deben poder demostrar su comprensión y habilidades para cualquier peculiaridad de su proyecto con respecto al alcance, la calidad de los servicios que se ofrecen y cómo esperan manejar los desafíos potenciales.

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Idealmente, su socio de subcontratación de mantenimiento debe estar acreditado en áreas relacionadas con el control de calidad y la gestión de proyectos.

Para ayudar a proteger al personal que trabaja en sus proyectos, es posible que también desee verificar si el equipo y las herramientas de su socio subcontratado están actualizados y funcionando lo suficientemente bien para las tareas requeridas. Para hacerlo, puede hacer arreglos para verificar lo siguiente:

• mangos de herramientas agrietados, partidos, rotos o sueltos
• faltan protectores y escudos de la máquina
• PPE roto, gastado y obsoleto
• cabezas de setas en cinceles, taladros de impacto, etc.
• escaleras con peldaños rotos, faltantes o sueltos
• lecturas del multímetro digital en sus equipos eléctricos, p. ej. máquinas de perforación.

Tenga cuidado al trabajar con cualquier proveedor de servicios que tenga demasiados problemas con su equipo. Si están dispuestos a comprometer la seguridad, ¿qué les impedirá tomar atajos al realizar el trabajo de mantenimiento general?

Si está subcontratando para un puesto técnico, es una buena idea hablar directamente con el líder técnico asignado a su proyecto y comprender cómo pretenden manejar sus tareas. Una forma práctica de ver si están a la altura es pedirles una maqueta rápida o proporcionar un esquema básico de su plan de trabajo.

5) Evalúe su estabilidad financiera

El objetivo es encontrar un socio a largo plazo. Una empresa financieramente estable es simplemente una mejor perspectiva y una apuesta más segura. Por supuesto, esto no es tan relevante para los trabajadores de mantenimiento o los pequeños contratistas locales como para las grandes empresas de servicios de mantenimiento que se encargarán de la mayor parte del trabajo en sus instalaciones. Logre un equilibrio entre esto y los precios competitivos.

Hay muchas métricas para evaluar la salud financiera. Puede consultar sus estados financieros, especialmente su balance. Esto le dará una descripción general de sus activos y pasivos. Además, verificar su puntaje de crédito comercial puede ayudar a identificar embargos previos, fallos judiciales, quiebras y qué tan financieramente arriesgado es el negocio del proveedor.

Administre proveedores seleccionados con Limble CMMS

A estas alturas, es posible que haya decidido que la subcontratación de mantenimiento es el siguiente paso lógico para su negocio. Si es así, necesitará una solución de gestión de mantenimiento todo en uno sostenible como Limble CMMS para gestionar sus proveedores seleccionados e incluirlos sin problemas en sus flujos de trabajo internos.

Veamos qué pueden hacer las funciones de administración de proveedores de Limble CMMS en ese sentido:

• Realice un seguimiento de la información del contrato, los horarios, las facturas y el historial de trabajo de varios proveedores simultáneamente.
• Asociar a los proveedores con los activos que mantienen o las piezas de repuesto que suministran.
• Mantenga un registro en tiempo real de los datos de cada proveedor, como las piezas utilizadas, las facturas, etc.
• Obtenga información sobre los gastos totales de cada proveedor.
• Acceda y mantenga un historial histórico de todas las órdenes de trabajo que el proveedor haya completado para su empresa.
• Comuníquese sin esfuerzo con cada proveedor a través de notificaciones automáticas por correo electrónico, instrucciones detalladas y comentarios.
• Colabore sin problemas y optimice el flujo de trabajo compartiendo órdenes de trabajo directamente con sus proveedores de servicios de mantenimiento. Si es necesario, asigne a uno de los miembros de su equipo para que supervise y apruebe el trabajo del proveedor.
• Por su parte, los proveedores pueden actualizar los OT con evidencia del trabajo realizado y adjuntar su factura al finalizar el trabajo.

Aquí hay un breve video que muestra cómo puede compartir tareas de mantenimiento con cualquier persona fuera de su organización.

Encontrar proveedores confiables es solo el primer paso. Necesita tener una manera fácil y eficiente de colaborar con ellos. Limble CMMS ofrece funciones que facilitan este proceso.

Si está buscando un CMMS, consulte nuestra página de precios donde también puede comenzar una prueba de 30 días. Para cualquier pregunta, contáctenos por correo electrónico o chat en vivo.

De lo contrario, ¡buena suerte en la búsqueda de proveedores!