El tiempo es dinero:consejos para usar software de mantenimiento para ahorrar tiempo y gastar más eficientemente

El tiempo es dinero; una frase que no podría ser más cierta para los fabricantes. Incluso unos pocos minutos de productividad adicional pueden significar la diferencia entre el éxito y el fracaso en muchas instalaciones. Ahorrar tiempo en todo, desde el mantenimiento de rutina hasta la creación de informes, puede conducir a niveles de producción más altos, mayores ingresos y mayor moral.

Sin embargo, hay muchos desafíos que enfrentar en la búsqueda de ahorrar tiempo. La mayoría de los profesionales de mantenimiento apenas tienen un minuto libre entre reparaciones, informes, preparación para auditorías, seguimiento de inventario y tareas de cumplimiento, por nombrar algunas. Simplemente no hay suficiente tiempo en el día. Si eso no es suficiente, los intentos de ganar más tiempo a menudo pueden conducir a peores resultados. Las soluciones apresuradas, atajos y curitas pueden ahorrar tiempo ahora, pero a menudo cuestan más en tiempo, dinero y seguridad más adelante.

La tecnología, como el software de mantenimiento, es una forma de cerrar la brecha entre una abrumadora lista de tareas pendientes y tomar atajos para ahorrar tiempo. Por ejemplo, las instalaciones donde la mayoría del personal que usa software de mantenimiento reportan mayores mejoras en la eficiencia laboral. Y el uso de software de mantenimiento tiene más beneficios para ahorrar tiempo de una manera segura y eficiente, incluidos costos más bajos, más tiempo de actividad, un lugar de trabajo más seguro y auditorías más fáciles.

Cómo ahorrar tiempo y mejorar la confiabilidad de los activos mediante el uso de software de mantenimiento

A continuación, presentamos cinco formas en que el software puede ayudar a su equipo de mantenimiento a ahorrar tiempo y cosechar las recompensas.

Hacer que el mantenimiento preventivo sea más eficiente

El uso de software de mantenimiento como un CMMS ayuda a los técnicos y gerentes a programar el mantenimiento preventivo y configurar los activadores para las tareas. De esta forma, el mantenimiento, las reparaciones y las comprobaciones solo se realizan cuando es necesario y es menos probable que se produzcan averías que supongan una pérdida de tiempo. Mediante el uso de herramientas digitales, los MP también se pueden asignar a técnicos específicos, lo que reduce las redundancias y maximiza el tiempo de todos.

Elimine el papel y las hojas de cálculo

Revisar papeles, tomar notas, escribir tareas y crear hojas de cálculo puede llevar mucho tiempo. El uso de software de mantenimiento permite a los equipos eliminar los métodos de mantenimiento de registros con lápiz y papel y hojas de cálculo. En cambio, esta información se puede documentar, organizar, acceder y archivar digitalmente. Cuando todos estos elementos se recopilan en un solo lugar, no se pierde tiempo creando, buscando y archivando en plataformas separadas.

Organizar órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo basadas en papel y hojas de cálculo tienen muchas limitaciones que conducen a una pérdida de tiempo. Estas limitaciones incluyen no poder acceder a ellos desde cualquier lugar y no poder ver fácilmente el estado y la prioridad de los proyectos. Con el software de mantenimiento móvil, los miembros del equipo tienen acceso a toda esta información con solo tocar un botón. Esto ayuda a los técnicos a priorizar rápidamente las tareas diarias y realizar la transición de una tarea a otra más rápidamente.

Cree informes más rápido

Sin una solución de software implementada, la creación de un informe requiere reunir números de una variedad de documentos en papel y / o hojas de cálculo. Esto lleva tiempo y aumenta las posibilidades de cometer errores. Con una solución digital, como un CMMS, los datos de los activos y las órdenes de trabajo se rastrean en tiempo real y se pueden clasificar en informes fácilmente.

Proporcione mejores recursos para las reparaciones

El mantenimiento no planificado es inevitable, pero estar preparado con las herramientas adecuadas puede reducir el tiempo de reparación al tiempo que aumenta la productividad y ayuda a los equipos de mantenimiento a controlar los atrasos. El uso de software de mantenimiento brinda la oportunidad de adjuntar documentos, manuales, listas de verificación, detalles del análisis de la causa raíz y otra información a los activos. Con todos estos recursos en un solo lugar y de fácil acceso, no se pierde tiempo rastreando documentos o utilizando un método de prueba y error para reparar el problema.

7 funciones de Fiix CMMS que ayudan a los equipos de mantenimiento a dedicar su tiempo de manera más eficiente

Las siguientes son algunas herramientas clave dentro del CMMS de Fiix que se pueden usar para ahorrar tiempo para que pueda mejorar el mantenimiento al enfocarse menos en fallas, atrasos y entrada de datos y más en confiabilidad, eficiencia y crecimiento.

Portal de solicitudes de trabajo

Un portal de solicitudes de trabajo permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado de todas las solicitudes de trabajo de mantenimiento. Los usuarios no tienen que hacer un seguimiento directo del mantenimiento, lo que elimina muchos seguimientos, distracciones y retrasos. El portal también se puede personalizar para que una solicitud tenga toda la información clave que su equipo de mantenimiento necesita para realizar el trabajo sin conjeturas o sin tener que buscar a la persona que envió la solicitud para obtener una aclaración.

Redactor y programador de informes

La herramienta de redacción de informes permite a los usuarios profundizar en los datos de mantenimiento sin recopilar los números a través de varios formularios en papel u hojas de cálculo de Excel. El análisis es más rápido, los informes se entregan antes y se pueden tomar medidas sin perder tiempo. El programador de informes lleva el ahorro de tiempo un paso más allá. La función brinda a los usuarios la oportunidad de automatizar informes de mantenimiento frecuentes para que no tenga que sentarse todos los días, semanas, meses o trimestres solo para completar una plantilla.

Órdenes de trabajo móviles

El uso del CMMS móvil de Fiix para crear, organizar y rastrear órdenes de trabajo ayuda a mejorar el mantenimiento y abre la puerta a una variedad de oportunidades para ahorrar tiempo. Se puede escribir, enviar, priorizar y asignar órdenes de trabajo directamente desde el dispositivo móvil del usuario. Esto reduce el tiempo dedicado a las órdenes de trabajo en cada paso del camino. Las tareas de mantenimiento preventivo también se pueden programar a través de la aplicación de mantenimiento móvil, por lo que no se pierde tiempo anotando tareas todos los meses y se alerta a los técnicos de inmediato.

Niveles de existencias y cantidades mínimas

El software de mantenimiento de Fiix permite a los usuarios establecer niveles de existencias y activar automáticamente notificaciones de existencias bajas al establecer una cantidad mínima. Los niveles de inventario se pueden ver utilizando la plataforma digital para que no tenga que perder tiempo visitando el almacén en busca de piezas o contar cuántas piezas de cada pieza están disponibles. Los usuarios también son notificados cuando se están quedando sin una pieza, lo que significa menos viajes para contar piezas esenciales de equipo y menos tiempo para ingresar números en una computadora.

Listas de verificación

Aunque las tareas de mantenimiento preventivo ahorran tiempo a largo plazo, un proceso ineficiente puede hacer que las cosas se prolonguen y sigan. Los técnicos suelen dedicar tiempo a consultar diversos materiales en papel, recuperar listas y registros o encontrar y hablar con quienes mejor conocen el activo. Con el CMMS de Fiix, se pueden agregar listas de verificación de mantenimiento preventivo a los activos. Esto estandariza cada tarea, lo que puede mejorar el mantenimiento y reducir el tiempo necesario para realizar las comprobaciones, independientemente de quién sea responsable de la tarea.

Solicitudes de cotizaciones

Mantenerse al día con el inventario requiere mucho tiempo. El proceso de pedido es una de las mayores oportunidades que tiene una instalación para ahorrar tiempo. La función de solicitud de cotizaciones en el software CMMS permite a los usuarios configurar RFQ activadas automáticamente para proveedores seleccionados cuando las piezas se agotan. Esto no solo le ahorra el tiempo de rastrear piezas y crear solicitudes, sino que también reduce el tiempo entre la necesidad de equipo y su recepción. El resultado es menos tiempo de inactividad y menos retrasos.

Códigos de falla estándar

Un código de falla es la razón por la que un activo falló o se averió. Las instalaciones pueden configurar Fiix CMMS con códigos de falla comunes. Luego, los técnicos pueden seleccionar rápidamente un código de falla preestablecido mientras completan una orden de trabajo, lo que explica qué salió mal. Esto permite a los gerentes detectar tendencias rápidamente y mejorar el mantenimiento al prevenir fallas futuras en lugar de clasificar las órdenes de trabajo en papel o las hojas de cálculo. Los códigos de falla brindan consistencia, facilitan los informes y permiten a los técnicos encontrar la mejor solución en el menor tiempo posible.

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