Consejos, trucos y herramientas para que las auditorías sean más fáciles y económicas para los equipos de mantenimiento

Desglosamos los tipos más comunes de auditorías y lo que los equipos de mantenimiento pueden hacer para que sean más fáciles, económicas y exitosas.

Tabla de contenido

1. Introducción:las terribles consecuencias de fallar en las auditorías
2. Tipos de auditorías y cómo facilitar las auditorías
   • Auditorías ambientales
   • Auditorías de seguridad alimentaria
   • Auditorías comerciales
   • Auditorías de salud y seguridad
3. Cómo afectan las auditorías a sus resultados
4. Cómo hacer que las auditorías sean más fáciles y económicas con el CMMS de Fiix

Irving Pulp and Paper, The Wood Group, Fiera Foods y Cericola Farms tienen una cosa desagradable en común; Todos ellos enfrentaron recientemente multas enormes después de fallar las auditorías. Aunque cada caso fue diferente, desde infracciones ambientales hasta una infracción de seguridad alimentaria, el costo para cada empresa fue elevado. Las multas ascendieron a más de $ 11 millones.

Estas instalaciones de producción son solo cuatro de los cientos de empresas que pagaron multas después de fallar las auditorías durante la última media década. En algunos casos, las infracciones cuestan más que dinero. En 2016, un trabajador de la planta de producción de Fiera Foods murió como resultado de no mantener un entorno de trabajo seguro. Desafortunadamente, este es solo un ejemplo de cómo el incumplimiento puede conducir al peor de los casos.

Pero aquí está la cuestión:la mayoría de las auditorías fallidas se pueden prevenir, pero solo si son una prioridad para los responsables, especialmente el equipo de mantenimiento. Centrarse en las prácticas de mantenimiento compatibles puede prevenir un efecto dominó desastroso y reducir la probabilidad de multas, pérdida de producción, alta rotación, lesiones en el lugar de trabajo y mala publicidad.

Tipos de auditorías (y cómo facilitarlas)

Las auditorías se realizan en casi todas las industrias por una variedad de razones, como la seguridad, el cumplimiento de las regulaciones ambientales y para evaluar la salud de una empresa antes de posibles acuerdos comerciales.

Pero aunque son comunes, las auditorías no siempre son fáciles. A menudo son costosos y consumen mucho tiempo. La información puede pasar desapercibida, es difícil obtener datos precisos y la falta de accesibilidad hace que los datos que tiene sean inútiles. Sin una fuente de conocimiento centralizada, es difícil facilitar las auditorías y nunca es seguro obtener una calificación aprobatoria. El alto costo de las fallas conlleva enormes dolores de cabeza y una pérdida potencial de miles o millones de dólares.

Centrarse en las prácticas de mantenimiento compatibles puede prevenir un efecto dominó desastroso y reducir la probabilidad de multas, pérdida de producción, alta rotación, lesiones en el lugar de trabajo y mala publicidad.

Tener las herramientas y los procesos adecuados es fundamental para una auditoría exitosa. Recopilar datos importantes y organizarlos digitalmente puede aumentar sustancialmente sus posibilidades de pasar. La digitalización también abre la puerta a una variedad de herramientas que hacen que las auditorías sean más fáciles y económicas. El equipo de mantenimiento podrá acceder a los registros, crear informes e implementar estrategias de mantenimiento preventivo de manera más eficaz.

Los siguientes son algunos de los tipos más comunes de auditorías que enfrentan los fabricantes y cómo los centros de conocimiento digital pueden ayudar a facilitar las auditorías para las instalaciones.

Auditorías medioambientales

Las auditorías ambientales miden cómo los fabricantes afectan el medio ambiente según criterios establecidos. Estos criterios suelen depender de la industria y pueden incluir la gestión de aguas residuales, las emisiones de carbono y el uso de energía. Las auditorías ambientales también identifican formas en que los fabricantes pueden reducir su impacto ambiental. Estas auditorías generalmente ocurren debido a la legislación ambiental (como las leyes establecidas por la EPA), la certificación (como ISO o LEED) o una solicitud abrumadora de los clientes.

El software de mantenimiento digital, como un CMMS, puede ayudar a las instalaciones a prepararse para las auditorías ambientales. Puede mantener una base de datos de activos y procedimientos, realizar un seguimiento de la documentación sobre descargas de contaminantes y crear historiales de trabajo. Permite a las instalaciones analizar y corregir rápidamente las fallas, lo que mejora la eficiencia y reduce las emisiones. El software simplifica la compilación de datos, la creación de informes y muestra a los auditores cómo funciona una instalación según los estándares.

Auditorías de seguridad alimentaria

Las auditorías de seguridad alimentaria garantizan que los fabricantes cumplan con todos los estándares de manipulación y procesamiento de alimentos. Las auditorías de seguridad alimentaria se pueden utilizar para demostrar el cumplimiento (como para la FDA), para la certificación (como ISO 22000 o GFSI) o para recuperar la confianza del público después de un retiro muy publicitado.

Una encuesta reciente de la FDA identificó que “ningún mantenimiento preventivo” es el quinto problema más común en la industria de procesamiento de alimentos de EE. UU. Las instalaciones pueden abordar este problema y aprobar auditorías utilizando un CMMS u otra solución de mantenimiento digital para crear un centro de conocimiento. El software de mantenimiento proporciona registros de auditoría y un historial de trabajo para cada activo, lo que facilita las mejoras y la rutina de mantenimiento preventivo. Los técnicos también pueden controlar mejor los equipos con una base de datos de piezas y pueden garantizar que las piezas de repuesto estén limpias, cumplan con los estándares y no tengan contaminación. Los documentos, como los manuales de seguridad y las listas de verificación de mantenimiento, se pueden adjuntar al perfil de un activo. Esto no solo hace que los MP sean más rápidos, sino que también reduce el riesgo de contaminación que a menudo se asocia con el trabajo de mantenimiento. Por último, los técnicos o gerentes pueden recuperar datos o crear informes para demostrar el cumplimiento con unos pocos clics.

Auditorías comerciales

Las instalaciones de fabricación a menudo se auditan cuando una empresa se adquiere, se fusiona o se une a una nueva sociedad. Estas auditorías solicitan a las instalaciones información sobre subcontratistas, rendimientos, retrasos, inventario, desempeño ambiental, registros de seguridad y confiabilidad de los activos. Las auditorías también pueden ayudar a las instalaciones a ahorrar en seguros, ya que demuestran que es probable que los activos estén bien mantenidos.

Algunas organizaciones requieren que las instalaciones cuenten con programas de mantenimiento preventivo antes de trabajar con ellos. El uso de una plataforma de mantenimiento digital para recopilar, almacenar y acceder a la información puede contribuir en gran medida a crear una estrategia sólida de gestión de proyectos. Las herramientas digitales pueden reducir el tiempo de inactividad al simplificar la programación del mantenimiento, procesar órdenes de trabajo y crear una biblioteca de documentos. También pueden facilitar la gestión de los registros ambientales, de inventario y de salud y seguridad. Estos pasos mejoran la productividad y hacen que las instalaciones sean más deseables.

Auditorías de salud y seguridad

Las auditorías de salud y seguridad generalmente las realizan agencias gubernamentales para garantizar el cumplimiento de la legislación, como la OHSA. También pueden ser realizadas por un auditor externo y utilizadas para evaluar las estrategias de salud y seguridad de una empresa mientras se identifican áreas de mejora.

El software de mantenimiento digital permite a los equipos de mantenimiento crear una biblioteca de información precisa y detallada. Tener esta información disponible en el dispositivo móvil en su bolsillo puede facilitar las auditorías. El software de mantenimiento móvil puede rastrear historiales de trabajo, vincular las pautas de OSHA al equipo y crear listas de verificación de mantenimiento. Tener estos recursos en un solo lugar reduce la cantidad de tareas correctivas potencialmente peligrosas. El software también puede rastrear la capacitación y certificación de los empleados, las inspecciones de seguridad y los informes que muestran cómo una instalación ha mejorado con el tiempo.

Cómo afectan las auditorías a sus resultados

Cuando suma multas, pérdida de negocios, pérdida de producción, desperdicio, piezas adicionales y horas extra, está claro que las auditorías ineficientes y fallidas cuestan mucho dinero. Un centro de conocimiento puede ayudar a eliminar estos costos innecesarios de la ecuación.

Tener información en una plataforma digital la hace más accesible para los técnicos para que puedan realizar el mantenimiento preventivo de forma rápida y correcta. Ingresar y analizar todos los datos en un solo lugar, con unos pocos clics, acelera el proceso de generación de informes. Proporcionar historiales de trabajo y mejoras de las instalaciones a un auditor lleva unos minutos en lugar de unos días. Ahorrar todo este tiempo significa más productividad y menos costos laborales. Un proceso de auditoría mejorado puede incluso conducir a certificaciones y una reputación más sólida, lo que le da a su empresa una ventaja competitiva.

Haga clic aquí para ver cómo el software de mantenimiento facilitó las auditorías para un fabricante

Cómo hacer que las auditorías sean más fáciles y económicas con el CMMS de Fiix

Paso n. ° 1:Realice un seguimiento de los registros de salud y seguridad de los empleados

Los perfiles de usuario se pueden configurar en el CMMS de Fiix y se pueden completar con información importante de salud y seguridad. Esto incluye certificaciones y formación. Luego, los técnicos pueden organizarse en diferentes categorías con la herramienta de grupos de usuarios. Los gerentes de mantenimiento pueden personalizar lo que cada persona puede ver y hacer en el software. Esto resulta útil cuando se asegura de que todos los empleados tengan las credenciales adecuadas para realizar una tarea y se lo demuestran a los auditores.

Paso n. ° 2:adjunte materiales importantes a los perfiles del equipo

El CMMS de Fiix permite a los usuarios adjuntar materiales y medios de salud y seguridad a los perfiles de activos. Los perfiles de activos pueden incluir formularios MSDS, SOP, pautas de OHSA, listas de verificación de mantenimiento y más. Los técnicos también pueden agregar fotos a un perfil para mostrar que se identificó y corrigió un problema. Estas acciones demuestran un compromiso con la seguridad y la salud. Esto hace que una auditoría sea más fácil y rápida, y una calificación aprobatoria más segura.

Paso n. ° 3:dominar la función de informes

La función de informes de Fiix brinda a los usuarios la capacidad de recopilar datos, seleccionar métricas relevantes y crear un informe en minutos. El CMMS permite que una instalación rastree estadísticas como emisiones, eficiencia de activos y número de inspecciones, entre otras. Esta información se utiliza para generar informes rápidamente para mostrar a los auditores una prueba de cumplimiento y facilitar las auditorías. También se puede usar internamente para garantizar que se realicen mejoras y que la instalación se ejecute de la manera más eficiente posible.

Paso 4:crear un historial de auditorías y órdenes de trabajo

Rastree y archive órdenes de trabajo, auditorías y otras tareas de mantenimiento con el software de mantenimiento de Fiix. Por ejemplo, la función de análisis de causa raíz (RCA) puede identificar la causa de la falla en un activo y rastrear los pasos que se tomaron para corregirla. Debido a que esta información está en un solo lugar, es fácil recuperar el historial de activos o un grupo de activos. Esto hace que sea fácil demostrar un patrón de cumplimiento y mostrar que todas las actividades necesarias se completaron a tiempo y de acuerdo con los estándares.

Paso n. ° 5:use la función de programación

La función de programación de Fiix facilita la planificación de las tareas de salud y seguridad de acuerdo con los plazos de cumplimiento. Esta función activa una alerta cuando se necesita mantenimiento, por lo que puede asegurarse de no volver a perderse ninguna tarea. Una vez que se incluye el mantenimiento necesario en el programa, también actúa como un registro secundario de cumplimiento. El programa también garantiza que los controles de salud y seguridad se realicen en un momento que también optimiza la productividad.