El conocimiento es poder:cómo mejorar la confiabilidad de los activos con un centro de conocimiento digital

El conocimiento es un recurso poderoso para los profesionales del mantenimiento. Pasar años trabajando en el mismo equipo a menudo significa que un técnico sabe cuándo algo anda mal y cuál es el problema simplemente por escuchar, observar o sentir una máquina. Pero esta información se vuelve mucho menos poderosa cuando termina con ese técnico.

Cuando la información de los activos vive exclusivamente con una persona, puede generar tiempo de inactividad adicional, mayores costos de inventario, auditorías fallidas y accidentes. En resumen, la falta de conocimiento centralizado puede ser un problema importante para cualquier equipo de mantenimiento.

Cambiar el lápiz, el papel y las hojas de cálculo por una solución de mantenimiento digital puede hacer maravillas en su programa de mantenimiento. En lugar de tener que rastrear al único que sabe cuándo se trabajó por última vez en un equipo (o barajar interminables pilas de papel o buscar información atrapada en una sola computadora), tener todo en una plataforma digital accesible para cualquiera, en en cualquier momento, puede hacer las cosas más fáciles, rápidas y rentables. Este centro centralizado sentará las bases para una mejor comunicación, reparaciones más rápidas, planificación mejorada, trabajo más seguro y mayor confiabilidad de los activos.

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Elementos clave de un centro de conocimiento digital

¿Qué tipo de información debe considerar al crear un centro de conocimiento para su operación de mantenimiento? Aquí hay algunos recursos cruciales para incluir:

1. Videos:agregue videos en el perfil de una máquina, como un video instructivo sobre cómo reparar un problema específico.
2. Manuales y esquemas:También se pueden agregar imágenes y documentos al perfil del equipo. Esto puede incluir manuales, POE, diagramas ampliados y más.
3. Listas de verificación:los técnicos con experiencia en esa máquina en particular pueden agregar listas de verificación de mantenimiento a cualquier activo.
4. Órdenes de trabajo:un centro de conocimiento digital completo incluiría la opción de tener todas las órdenes de trabajo en un lugar de fácil acceso, priorizar las órdenes de trabajo y clasificarlas según el estado.
5. Estado y notas de los activos:asegúrese de que los técnicos puedan indicar si un activo está en línea o fuera de línea y tomar notas que expliquen el estado de las máquinas.
6. Alertas y anuncios:envíe alertas y anuncios a todos, o seleccione técnicos, incluidas políticas, legislación, requisitos de auditoría actualizados, etc.
7. Listas de inventario:una lista de inventario centralizada significa que las piezas se pueden clasificar y rastrear, y los formularios de pedido se pueden crear fácilmente.
8. Informes de accidentes:los informes de accidentes se pueden crear, almacenar y estar disponibles para que todos los vean, mientras se organizan en un solo lugar para una fácil recuperación.

El panorama general:por qué todo esto es importante para la confiabilidad de los activos

Mantener todos estos pequeños datos en un solo lugar puede ser importante para los resultados finales, el historial de seguridad, las prácticas de sostenibilidad y más de una instalación. Con todo este conocimiento en un solo lugar, los gerentes pueden recopilar datos, rastrear tendencias, crear informes y tomar mejores decisiones sobre la confiabilidad de los activos en su conjunto, todos los cuales son pasos importantes en el camino hacia el mantenimiento preventivo. Este es un factor importante para controlar los costos y aumentar la productividad a largo plazo.

En lugar de tener que localizar al único que sabe cuándo se trabajó por última vez en un equipo. . . tener todo en una plataforma digital puede hacer las cosas más fáciles, rápidas y rentables.

Beneficios del mundo real de un centro de conocimiento

Entonces, ¿cómo ayuda realmente la creación de una fuente de información centralizada a su día a día? Hemos descrito algunos de los grandes beneficios de crear un centro de conocimientos con su solución de mantenimiento:

Reducir el tiempo de reparación

Los videos, manuales, esquemas, listas de verificación y alertas y notas de activos reducen el tiempo necesario para reparar un activo averiado. Esto ahorra costos, reduce el consumo de energía y el desperdicio y reelaboración.

Facilite las auditorías

Tener todos los datos en un solo lugar hace que sea más fácil formular informes y señalar problemas, lo que hace que las auditorías sean menos estresantes. Las listas de verificación pueden estandarizar los procesos, lo que facilita las auditorías. Los informes de accidentes, los programas de capacitación y las alertas sobre nuevas leyes y estándares también se pueden compartir ampliamente, lo que hace que todos sean conscientes y responsables de estas partes, a menudo cruciales, para aprobar una auditoría.

Reducir los atrasos

Tener recursos para ayudar con el proceso de reparación (es decir, videos, manuales, etc.) puede hacer que las reparaciones sean más rápidas. Ser capaz de priorizar las órdenes de trabajo y ordenarlas por la experiencia necesaria para completar cada tarea hace que sea fácil identificar un proyecto y enviar a la persona adecuada para el trabajo. Una lista de inventario accesible y bien organizada ayudará a reducir el tiempo de espera de las piezas necesarias.

Mejore la comunicación

Las listas de verificación estandarizadas significan menos fallas en la comunicación. La capacidad de adjuntar notas a los activos que cualquiera puede ver elimina la necesidad de clasificar documentos y mantener largas conversaciones. Las alertas y notificaciones significan que la comunicación entre gerentes y técnicos es más transparente, la responsabilidad es más fácil y el tiempo de respuesta es más rápido.

Implementar la estandarización

Las listas de verificación ayudan a estandarizar los procesos de reparación en todas las instalaciones, lo que mejora la calidad de los datos obtenidos en todos los ámbitos. La capacidad de enviar alertas a toda la empresa también garantiza que todos conozcan los estándares y procedimientos y que todos los sigan.

Con todo este conocimiento en un solo lugar, los gerentes pueden recopilar datos, rastrear tendencias, crear informes y tomar mejores decisiones.

Controle los costos

Los videos, manuales y esquemas pueden ayudar a controlar los costos de tiempo de inactividad y reducir los costos de inventario. El inventario se puede rastrear mejor, lo que significa que los costos de mantenimiento se pueden controlar de manera más efectiva a medida que se eliminan las piezas redundantes y se devuelven las piezas sobrantes. Optimizar la confiabilidad de los activos con la ayuda de un centro de conocimiento también significa más tiempo de actividad, mayores ingresos y menos reparaciones costosas.

Reducir accidentes

Las listas de verificación estandarizan el proceso de verificación y reparación según el historial de un activo, lo que genera menos accidentes. Las alertas y anuncios sobre nuevas políticas de seguridad también pueden reducir los accidentes. Los informes de accidentes ayudan a los técnicos a conocer los peligros potenciales con activos particulares, haciéndolos más seguros y permitiendo a los gerentes rastrear accidentes como una tendencia para crear mejores procesos y estándares.

Una guía paso a paso para crear un centro de conocimiento con Fiix

Paso n. ° 1:cree y aplique convenciones de nomenclatura

Las convenciones de nomenclatura adecuadas proporcionan un proceso simplificado para encontrar información. Aunque requiere mucho tiempo, vale la pena el esfuerzo de establecer convenciones de nomenclatura para activos, piezas, documentos, etc., ya que ayudan a los equipos a encontrar los datos que necesitan de manera más eficiente. Los técnicos pueden identificar y ubicar activos, rastrear el inventario, ubicar documentos y esquemas, y armar informes en un instante. Estos elementos ayudan a reducir el tiempo de inactividad y los costos laborales.

Al crear una estrategia de convención de nomenclatura, asegúrese de incluir espacios en su método de identificación para poder insertar nuevos registros, utilizar una terminología coherente, utilizar letras y números y asegurarse de que las convenciones de nomenclatura se apliquen en todo el software para cada módulo.

Paso n. ° 2:recopile y asigne documentación electrónica

El siguiente paso es recopilar toda la documentación disponible, incluidos manuales, esquemas, listas de verificación, SOP, etc., y asignarlos a activos, tareas y módulos mediante la pestaña de archivos. Tener estos recursos disponibles en el CMMS permite a todos los miembros del equipo acceder a la información de forma remota, sin esfuerzo y rápidamente. Tener estos documentos en una biblioteca en línea puede generar ahorros de tiempo, reducción del tiempo de inactividad, un entorno de trabajo más seguro y coherencia. Además, ¡nunca más tendrá que preocuparse por perder o dañar activos físicos!

Por ejemplo, un gerente de mantenimiento puede adjuntar a un activo en particular un enlace a un video que explique los SOP, así como un diagrama de despiece. Esto puede ayudar a los técnicos a brindar mantenimiento al activo de manera correcta y eficiente, sin tener que buscar en la oficina un manual o su teléfono para ver un video. Debido a que no se pierde tiempo en encontrar concienzudamente los recursos adecuados, los técnicos pueden concentrarse más en mantenerse seguros y mejorar la confiabilidad de los activos.

Paso n. ° 3:cree y optimice el proceso de la orden de trabajo

Las órdenes de trabajo son el siguiente elemento a abordar al construir un centro de conocimiento en el CMMS de Fiix. Una vez que se establece el proceso de creación de órdenes de trabajo, es importante utilizar el módulo de análisis de causa raíz (RCA) para optimizar las órdenes de trabajo centralizando el conocimiento.

El módulo RCA permite a los técnicos y gerentes de mantenimiento anotar el problema, la causa y la acción para cada orden de trabajo. Tener toda esta información en un solo lugar le permite al equipo ejecutar métricas a lo largo del tiempo y ver con qué frecuencia un problema en particular se debe a una causa en particular y qué acción fue más efectiva. Esto permite a los gerentes de mantenimiento planificar un mantenimiento preventivo efectivo y ayuda a los técnicos a resolver problemas de manera más rápida y sencilla.

La optimización del proceso de la orden de trabajo tiene todo tipo de beneficios importantes para una instalación. Aumenta la confiabilidad de los activos, reduce el tiempo de inactividad, reduce los costos de energía, facilita las auditorías y mejora los retrasos.

Paso 4:utilice el calendario y los módulos de programación

El uso de la función de programación es crucial para utilizar el conocimiento centralizado en beneficio de su instalación. Los módulos de calendario y programación en el CMMS de Fiix permiten a los gerentes de mantenimiento programar el mantenimiento preventivo y las reparaciones en los activos cuando habrá el menor impacto en la producción. Poder ver y agregar el tiempo de inactividad programado para un equipo en el calendario del software ayuda a salvar las brechas de comunicación y a construir una estrategia de mantenimiento preventivo más efectiva que se enfoca en aumentar la confiabilidad de los activos.

Paso n. ° 5:recopile y realice un seguimiento de los registros de salud y seguridad

Tener todos los registros de salud y seguridad en un solo lugar no solo puede hacer que el lugar de trabajo sea más seguro, sino que también facilita las tareas de mantenimiento y reduce los costos.

Recopile todas las certificaciones del personal, los módulos de capacitación y los documentos de seguridad en un solo lugar para que se puedan buscar y acceder a ellos. Esto ayuda a los gerentes a rastrear los requisitos del equipo y las posibles deficiencias, mantiene a los técnicos seguros y reduce las primas de seguros. Completar el módulo de salud y seguridad con registros de trabajo detallados ayudará cuando ocurra un accidente y se investigue la instalación. Tener un registro puede mitigar las multas. El módulo también permite a los usuarios tomar fotografías y archivarlas en el software. Estas fotos, junto con registros detallados, destacan la mejora y los procesos de trabajo para los auditores de salud y seguridad.

Por último, tener estos registros de salud y seguridad almacenados en el módulo ayuda a los gerentes de mantenimiento a evaluar rápidamente qué técnicos tienen las habilidades requeridas para ciertas tareas y asignar a esas personas a las órdenes de trabajo adecuadas. Esto ahorra tiempo y crea un sistema más eficiente para abordar el tiempo de inactividad, estableciendo una estrategia de mantenimiento preventivo sostenible y mejorando la confiabilidad de los activos.

Paso n. ° 6:configurar y mantener una base de datos de repuestos y suministros

La capacidad de rastrear todas las piezas y suministros en un solo lugar en la plataforma digital de Fiix puede ser un proceso complicado, pero una vez dominado, puede ser una de las herramientas más útiles que tienen los gerentes de mantenimiento para ahorrar tiempo y dinero.

Tener toda la información sobre el inventario en un lugar central es crucial para rastrear cuántas piezas hay en stock, calcular la frecuencia de rotación, registrar los recuentos de ciclos y determinar la ubicación de las piezas necesarias.

Tener una base de datos bien mantenida de repuestos y suministros puede tener un gran impacto a corto y largo plazo en la productividad, los costos y la confiabilidad de los activos. Permite decisiones de compra más inteligentes, presupuestos más precisos, tiempos de reparación más cortos, programación de mantenimiento preventivo más eficiente y más.

Paso n. ° 7:cree informes, analice y repita

El juego final de la creación de cualquier centro de conocimiento es recopilar todos los datos relevantes en un solo lugar, crear informes de mantenimiento y analizar los informes para establecer procesos y métodos más eficientes. La función de informes CMMS de Fiix permite a los usuarios agregar datos en informes significativos y sacar conclusiones para brindar soluciones impactantes.

Por ejemplo, se puede crear un informe sobre el tiempo que transcurre para reparar un solo activo o grupo de activos. Esto permite a los usuarios identificar problemas y desafíos persistentes con estos activos y crear una estrategia para optimizar las tareas de mantenimiento preventivo, reduciendo el tiempo medio de reparación.

Obtenga más información sobre el uso de herramientas de mantenimiento digitales para crear un centro de conocimientos y recopile toda la información importante de sus instalaciones en un solo lugar:

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