Por qué las órdenes de trabajo merecen más cariño de todos nosotros

Lea la serie completa de la academia de órdenes de trabajo, incluidos los kits de herramientas para mejorar los horarios de mantenimiento, eliminar los retrasos, usar los datos de las órdenes de trabajo y más

Hemos estado revisando las órdenes de trabajo de forma incorrecta

El departamento de mantenimiento promedio maneja 45 órdenes de trabajo cada semana. Eso es más de 2.200 órdenes de trabajo cada año. O una nueva solicitud cada cuatro horas. En otras palabras, el equipo de mantenimiento impacta su negocio casi constantemente. Y ese impacto es enorme.

Por ejemplo, el costo promedio de un incidente de tiempo de inactividad no planificado es de $ 17,000. Si solo el 5% de las órdenes de trabajo de mantenimiento programadas previenen el tiempo de inactividad, podría significar un ahorro de millones de dólares.

Solo hay un problema:las órdenes de trabajo rara vez reciben la atención necesaria para hacer realidad este potencial. Tome métricas de órdenes de trabajo comunes, como el porcentaje de mantenimiento planificado, por ejemplo. Pueden ser útiles para los equipos de mantenimiento, pero no le dicen mucho sobre el impacto que tienen las órdenes de trabajo en el negocio. Y las empresas están sufriendo por ello.

Las empresas no pueden saber si están contratando a las personas adecuadas, tomando las decisiones correctas sobre los gastos de capital o prometiendo a sus clientes lo correcto sin saber si el trabajo se está haciendo de la manera correcta.

Es por eso que es hora de dejar de considerar las órdenes de trabajo como una simple tarea en una lista de tareas pendientes. Cuando junta miles de ellos, cuentan una historia mucho más grande sobre el comportamiento humano, el desempeño de los activos, los procesos y más. Es hora de que leamos esa historia.

Por qué las malas órdenes de trabajo son malas para los negocios

Los procesos de órdenes de trabajo rotas son una de las formas más rápidas para que los problemas menores de mantenimiento se salgan de control. Por ejemplo, en Liberty Oilfield Services, las órdenes de trabajo deficientes llevaron a cantidades masivas de inventario faltante y costos innecesarios.

El equipo de Liberty estaba obteniendo “solo una fracción de lo que realmente sucedió. No hubo análisis de fallas, ni contexto, ni seguro para nuestros mecánicos ”, en palabras de Jack Featheringill, Gerente de Mantenimiento de Liberty en EE. UU.

Para Rambler Metals and Mining, los malos procesos de las órdenes de trabajo estaban haciendo perder el tiempo a todos.

“Quien estuviera terminando su turno de 12 horas tendría que escribir páginas de notas”, dice Scott Britton, gerente general de operaciones en Rambler. "Escribir esas notas podría llevar hasta una hora, y la siguiente persona tendría que pasar la primera parte de su turno repasando las notas".

Los problemas que causan los procesos deficientes de las órdenes de trabajo a menudo se extienden del piso de producción a otras partes del negocio. Solo tiene que ver los problemas que tuvieron Liberty y Rambler para ver los posibles efectos dominó.

Cómo los registros inexactos y el inventario faltante afectan a una empresa

Cuando las finanzas, las compras y el mantenimiento no funcionan con la misma información (o cualquier otra información), podría causar:

• Rendimiento más bajo y costos operativos más altos:perder las piezas de repuesto que necesita es la causa del 50% de todos los tiempos de inactividad no programados, y mantener las piezas que no necesita en el almacén agrega un 12-20% adicional en promedio a la empresa. costos de operacion.
• Disminución de su planificación de CapEx. Es fácil pasar por alto las señales de advertencia de fallas de activos si no tiene contexto en torno a las compras de inventario. Eso lleva a algunas sorpresas desagradables al mirar los números finales.
• Asignar recursos a los lugares equivocados:si se está perdiendo toda la historia sobre partes, fallas y rendimiento, nunca sabrá qué sitios necesitan más personas, dinero, capacitación o herramientas.

Aprenda a crear órdenes de trabajo que le brinden toda la información que necesita

Cómo las notas escritas a mano y la pérdida de tiempo afectan a una empresa

Cuando los procesos de mantenimiento se interrumpen, generalmente hacen que surjan ineficiencias en toda su organización, como:

• Una enorme factura pendiente. Pasar casi el 10% de su turno creando órdenes de trabajo (como lo hizo Rambler) significa menos tiempo en el trabajo real. El resultado es mantenimiento diferido, y cada $ 1 en mantenimiento diferido cuesta $ 4 en necesidades futuras de renovación de capital.
• Retrasos inesperados en los peores momentos. Detectar malos hábitos (como el desgaste de la misma pieza) es casi imposible sin órdenes de trabajo estandarizadas. Ajustar los planes de mantenimiento se vuelve difícil y los resultados son inevitables:una falla durante la producción.
• Seguimiento perdido y auditorías fallidas:los errores y el agotamiento son inevitables cuando las órdenes de trabajo son complicadas y requieren mucho tiempo. Seguramente seguirán PM fallidos sin seguimiento, al igual que averías, problemas de cumplimiento, riesgos de seguridad y mayores costos.

Aprenda a optimizar los programas de mantenimiento para que nunca se pierda un trabajo crucial

El ROI de las buenas órdenes de trabajo

Suficiente con la fatalidad y la tristeza. Las buenas órdenes de trabajo también pueden tener un gran impacto positivo.

• Rambler tardó solo tres meses en aumentar su productividad en un 15% después de estandarizar su proceso de órdenes de trabajo. Los técnicos pudieron dedicar casi dos horas adicionales a cada turno haciendo el trabajo en lugar de escribirlo.
• La empresa de dragado Callan Marine redujo el tiempo de inactividad (que puede costar más de $ 1,200 la hora) solo 90 días después de comenzar a rastrear los costos de mantenimiento y las actividades en las órdenes de trabajo.
• La optimización de las órdenes de trabajo condujo a un aumento promedio del 50% en el rendimiento de los activos, según los datos recopilados de los clientes de Fiix.

Próximos pasos:ser realmente bueno en los fundamentos de las órdenes de trabajo

Ahora que sabemos lo importantes que son las órdenes de trabajo, es hora de ser realmente bueno en ellas. Eso comienza con una buena base. La siguiente parte de la academia de órdenes de trabajo analizará cómo crear sus órdenes de trabajo para que se conviertan en la superestrella de su equipo de mantenimiento y el as bajo la manga de su empresa.

Lea la parte II:Una breve guía para diseñar órdenes de trabajo de clase mundial