Una breve guía para diseñar órdenes de trabajo para un mejor mantenimiento preventivo, datos y más

Lea la serie completa de la academia de órdenes de trabajo, incluidos los kits de herramientas para mejorar los programas de mantenimiento, eliminar los retrasos, utilizar los datos de las órdenes de trabajo y más

Cómo una orden de trabajo incorrecta puede causar estragos

Unas pocas palabras pueden hacer o deshacer un equipo de mantenimiento. Las órdenes de trabajo son prueba de ello.

"En el pasado, se tomaban malas decisiones porque no teníamos información precisa sobre las órdenes de trabajo", dijo Tim Davison, planificador de Asset CARE para MillerCoors, en este caso de estudio de Reliable Plant.

Un ventilador propenso a fallas en un sitio de MillerCoors es una prueba de esto. El ventilador falló tres veces en 18 meses. Un análisis de vibración había encontrado anomalías un mes antes de la tercera falla, pero el mantenimiento no estaba programado ni priorizado antes de que fallara el ventilador.

La lección:las órdenes de trabajo no se configuraron correctamente, lo que provocó que se perdiera un mantenimiento importante.

Si esto le puede pasar a una de las mayores cerveceras del mundo, le puede pasar a cualquiera. Es por eso que este artículo regresa a lo básico y explora estrategias para crear órdenes de trabajo de clase mundial. Proporcionará los componentes básicos para excelentes procesos de órdenes de trabajo, de principio a fin.

Cinco estrategias clave para administrar las órdenes de trabajo de mantenimiento

Al igual que todos los activos de su empresa, sus órdenes de trabajo necesitan procedimientos operativos estándar. Los POE le brindan una base para crear, revisar y optimizar cada trabajo que hace.

N.º 1:Decidir objetivos y medidas para sus órdenes de trabajo

Es importante saber qué información desea de una orden de trabajo cuando la configura. Las métricas de orden de trabajo y mantenimiento merecen su propio artículo por completo, pero el cuadro a continuación le brindará un buen marco para comenzar.

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# 2:Defina roles y responsabilidades

Cree roles y responsabilidades claramente definidos para cada parte del proceso de la orden de trabajo. Describa quién puede crear, asignar, priorizar, completar y revisar órdenes de trabajo. Esto le ayudará a evitar el trabajo duplicado o no autorizado y la falta de comunicación.

N.º 3:Decida las frecuencias de sus órdenes de trabajo

Los OEM y el conocimiento del personal experimentado generalmente deciden la frecuencia del mantenimiento programado. Esto puede brindarle una buena línea de base, pero no es una ciencia exacta. Decida con qué frecuencia revisar las frecuencias para que pueda detectar el trabajo que está haciendo con demasiada frecuencia o con poca frecuencia.

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N.º 4:Genere activadores de órdenes de trabajo

Describa cómo se pueden activar las órdenes de trabajo en su operación. Esto incluye desencadenantes que crean la solicitud de trabajo inicial, así como seguimientos de MP fallidos, documentación de cumplimiento o trabajo adicional que debe realizarse en el activo.

N.º 5:Realizar autopsias de órdenes de trabajo

Los grandes proyectos y los grandes problemas merecen una mirada retrospectiva. Cree un plan para encontrar qué salió bien y qué salió mal en estos trabajos importantes. Luego aplique sus aprendizajes al proceso de la orden de trabajo.

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Cómo crear órdenes de trabajo en nueve pasos

Crear y optimizar órdenes de trabajo significa revisar, ajustar y optimizar miles de campos. Consejo profesional:comience con algo pequeño. Elija un campo, revise un grupo de órdenes de trabajo con él y aplique las mejoras necesarias. Luego pase al siguiente grupo.

1. Convenciones de nomenclatura: Estas son las etiquetas que usa para identificar el tipo de mantenimiento, la orden de trabajo y el activo en el que se está trabajando. Las grandes convenciones de nomenclatura tienen tres cosas:coherencia, claridad y significado para las personas que las leen.
2. Descripción del problema y alcance del trabajo: Sea lo más específico posible con estos campos. En lugar de decir que hubo una fuga, identifique qué tan grave es la fuga y dónde está en la máquina. Sea claro sobre las habilidades, los comerciantes, los contratistas y los permisos necesarios.
3. Piezas y herramientas necesarias: Agregue información que pueda ayudar a los técnicos a localizar piezas o consumibles piezas más rápidamente, así como las mejores prácticas para usarlas. Utilice estas listas para crear kits de emergencia para equipos críticos a los que se pueda acceder rápidamente después de averías.
4. Notas de salud y seguridad: Incluya una lista del PPE requerido en cada orden de trabajo y anote los riesgos comunes, los procedimientos de seguridad y los accidentes / cuasiaccidentes asociados con el trabajo. Agregue información de cumplimiento para el equipo cuando sea necesario, incluidas las tareas de seguimiento.
5. Solicitante y fecha solicitada: Estos campos ofrecen una idea del origen de los problemas. Por ejemplo, ¿están solicitando trabajo las personas adecuadas? ¿Hubo demasiadas solicitudes en un día?
6. Horas laborales reales y esperadas: Eleve esta sección agregando la cantidad de tiempo esperado para cada tarea. Haga una referencia cruzada de las notas de las órdenes de trabajo completadas y concéntrese en las tareas que tomaron más tiempo de lo esperado para que pueda modificar los procesos según sea necesario.
7. Listas de tareas y documentos asociados: Elimine las listas de tareas vagas a toda costa. No se detenga en "Lubricar el rodamiento". Agregue el tipo de lubricación y la cantidad. Aproveche cada oportunidad que tenga para adjuntar manuales, POE u otros recursos que puedan ayudar a las órdenes de trabajo.
8. Asignación y prioridad: La prioridad de la orden de trabajo y las personas a las que está asignada deben coincidir con el tipo de mantenimiento que se está realizando. Defina exactamente lo que significan los diferentes niveles de prioridad para que todos los miembros del equipo estén en la misma página.
9. Notas: Trabaje con técnicos experimentados para agregar notas a órdenes de trabajo comunes o modos de falla para que este conocimiento pueda volverse estandarizado y accesible.

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Cómo hacer órdenes de trabajo de mantenimiento que le brinden mejores datos

La información de las órdenes de trabajo completadas es su principal herramienta para optimizar los procesos. Obtener esa información puede significar simplemente hacer una orden de trabajo estándar de campo (como horas de mano de obra o piezas utilizadas). Otras secciones requieren trabajo para asegurarse de que está obteniendo los datos que busca.

1. Códigos de falla: Limite la lista de códigos de falla a los más comunes para evitar que "otros" se convierta en el predeterminado para los técnicos con poco tiempo.
2. Notas de finalización: Cada técnico tiene su propia forma de describir el trabajo que realizó. Estandarice y agilice el proceso dando indicaciones o preguntas específicas. Por ejemplo, pregunte si alguna tarea tomó más tiempo de lo esperado y por qué.
3. Costos: Proporcione a los técnicos una plantilla para anotar los recursos adicionales que fueron necesarios, de modo que sea fácil para ellos completarlos y fácil para usted calcular los costos adicionales.
4. Acciones de seguimiento: Describa las acciones de seguimiento adecuadas para escenarios comunes, como una falla encontrada durante un MP de rutina. Esto agilizará el proceso para los técnicos y lo ayudará a rastrear problemas de cumplimiento, fallas potenciales, frecuencias de MP y más.

Todo lo que acaba de leer en tres oraciones

1. Muévase lentamente comenzando con las órdenes de trabajo que hace con más frecuencia o con los activos más críticos.
2. La coherencia es la clave para los buenos hábitos, el éxito escalable y los datos buenos y limpios, así que asegúrese de que todos sus procesos sean herméticos, como las plantillas de órdenes de trabajo y las pautas de seguimiento.
3. Equilibrar la claridad y la concisión en las órdenes de trabajo es clave para que los técnicos tengan toda la información que necesitan sin sobrecargarse con trabajo adicional que ven como nada más que una tarea.

Consulte la Parte III:Mejores prácticas para programar y priorizar órdenes de trabajo