Cómo aprovechar al máximo su sistema CMMS / EAM

Hoy en día, muchas empresas no están aprovechando la capacidad total de sus sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) o sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) actuales. Los estudios de analistas indican que en muchos casos se utilizan tan solo del 5 al 10 por ciento de las capacidades actuales de CMMS / EAM, con un uso medio factorizado en el nivel del 20 al 30 por ciento. Es la firma excepcional que supera el 40 por ciento de la capacidad y los beneficios disponibles para ellos con un CMMS / EAM completamente implementado. Pero, ¿por qué es este el caso?

Este artículo explora las tendencias actuales que tienen lugar dentro de CMMS / EAM con una mirada a las tendencias presentes y futuras emergentes. Muchas empresas, francamente, no se han mantenido al tanto de las muchas características y funciones disponibles para ellas o no han operado en un mundo aislado.

Mundo de cambio
Primero debemos reconocer que vivimos y trabajamos en un mundo dinámico. Las cosas se mueven a nuestro alrededor continuamente, nos demos cuenta o no. Es perfectamente natural intentar mantener el mundo quieto mientras escribimos un código nuevo o agregamos algún elemento de funcionalidad en el mundo operativo perfecto. Reconocer el cambio es el primer paso; tener los sistemas de soporte y servicio necesarios para adaptarse a esas variaciones es el segundo.

Los cambios a menudo ocurren lentamente, como la introducción de la energía del vapor sobre la vela o los ferrocarriles sobre el caballo y el carro. Hace 100 años que el automóvil y el camión tardaron más de 20 años en ser comercialmente viables. Muchas empresas continúan aferrándose a sus sistemas de registro manuales y en papel "probados y verdaderos" simplemente porque era la forma en que "siempre hacemos las cosas por aquí". Un ejemplo es el consultorio médico actual, que se rige por las estrictas regulaciones de HIPAA, o cierres de bienes raíces, que aún requieren una montaña de papeles con numerosas firmas. Entre el 22 y el 25 por ciento de los gastos de atención médica se consumen en trámites administrativos. Entonces, estamos de acuerdo en que a medida que el mundo gira, algunos sistemas tienen una adopción mejorada sobre otros mecanismos de entrega. Un ejemplo de aceptación rápida puede ser el iPod más nuevo, vendido por millones a cada adolescente disponible en Navidad, con capacidad para descargar miles de canciones y una variedad de videos y juegos.

Vivimos en un mundo integrado
A medida que el planeta se hace más pequeño con la conexión directa, podemos estar disponibles en cualquier punto del mundo con muy poca antelación. VOIP (protocolo de voz sobre Internet), conferencias web y tecnología satelital puede encontrarnos en cualquier parte del mundo. Algunos ejemplos son los seminarios web transmitidos a nivel mundial y VOIP, donde de forma casi gratuita, podemos comunicar en tiempo real y transmitir por web nuestras intenciones a una audiencia global.

Nuestro mundo ahora está conectado, más que hace unos meses. Los integradores de sistemas (es decir:Accenture, Bearing Point, Cap Gemini, Delliotte, IBM, etc.) están ganando miles de millones de dólares conectando varias plataformas operativas de software y aplicaciones para que los líderes empresariales tengan una mejor visibilidad de sus operaciones. Mover información de manera más eficaz hoy en día es el nuevo desafío corporativo. Poder mover datos y procesarlos, tomar decisiones, será aún más importante en los próximos años.

Hace veinte años, mover bits y mordiscos a 300 dpi con acopladores acústicos se consideraba promedio, y el módem de alta velocidad era de 1200 baudios. Hoy en día, la mayoría de las empresas están abandonando el acceso telefónico y un anunciante afirma que "no hacen jack", es decir, el abandono del cable y el conector. Las líneas DSL y de alta velocidad continúan moviendo el tráfico de datos a velocidades asombrosas (300 baudios frente a 100 M) en comparación con los movimientos de antaño.

Al utilizar esta capacidad, las empresas deben aprovechar la integración de sus aplicaciones en un sistema colectivo de apoyo a las decisiones ejecutivas, a menudo denominado análisis o inteligencia empresarial. El desafío es cómo conectar las numerosas aplicaciones de nicho para poder operar como un proceso de soporte de mantenimiento y decisión de planificación de recursos empresariales (ERP) unificado para toda la empresa.

La decisión de nicho; ¿Fue el correcto?
Muchas empresas grandes tienen una gran cantidad de aplicaciones de mantenimiento y servicio de nicho independientes en ejecución. Tomar la decisión de nicho, seleccionar lo mejor de su clase, pareció ser lo correcto en este momento para abordar una necesidad o aplicación de servicio específica. Tener un paquete de recursos humanos (HR / HCM), un almacén o sistema de inventario independiente, un módulo de transporte o un paquete de adquisiciones, todo parecía ser la decisión correcta en ese momento. Pero los tiempos han cambiado. Estos sistemas ahora necesitan comunicarse entre sí. El inventario debe comunicarse con el transporte y las adquisiciones. La cadena de suministro debe completarse mediante la interconexión. El costo de esta sinergia de las múltiples soluciones de nicho dispares será una parte significativa de los costos de cualquier organización de TI.

Estimaciones recientes indican que hasta el 70 por ciento de los presupuestos de TI se dedican a mantener e interconectar las aplicaciones existentes. Entonces, en realidad, ¿la decisión de nicho fue buena, cientos de veces, ya que el nuevo desafío es cómo conectarlos? La otra alternativa puede ser buscar sistemas en una plataforma común o que ya estén preconectados, como los de proveedores de ERP completos.

¡Arréglelo usted mismo!
Las encuestas indican que aproximadamente el 30 por ciento de las visitas de servicio se pueden evitar con la atención adecuada de un operador capacitado o capacitado. La industria se está moviendo hacia dispositivos más confiables que requieren menos mantenimiento.

¿Cuándo fue la última vez que cambió las bujías de su automóvil? Con el diagnóstico a bordo cada vez más frecuente en productos y equipos en la actualidad, los usuarios tienen la capacidad de localizar fallas y reparar muchos de los dispositivos en servicio. Los ejemplos incluyen fotocopiadoras o impresoras de oficina que ejecutan diagnósticos para localizar atascos o fallas de papel. Anticipamos ver más CRU:unidades reemplazables por el cliente, lo que significa que cuando una pieza falla o comienza a fallar, una función de diagnóstico identificará el ensamblaje e indicará al usuario que cierta pieza necesita reemplazo. A su vez, el producto envía una señal a un centro de atención telefónica que puede ejecutar automáticamente un diagnóstico para confirmar el informe de error y, una vez que está satisfecho de que la unidad está en modo degradado, envía por correo una pieza de repuesto al usuario para que la reemplace.

Los experimentos recientes sobre tóner y revelador o cortes de papel han tenido éxito con las impresoras. Cuando el tóner o cualquier consumible comienza a agotarse, incluso cuando se debe cambiar el aceite de su automóvil, un paquete de reemplazo puede llegar a su puerta uno o tres días antes de que se agoten las existencias, un ejemplo perfecto de lean.

La última vez que fui a Costco y me abastecí de tóner, descubrí que cuando usé el último cartucho (ya que necesitaba comprar un suministro de 50), el tóner se había solidificado o petrificado y la fecha de vencimiento del cartucho era de cuatro años. más temprano. Por lo tanto, la operación aquí es perfecta para el usuario y perfecta desde una perspectiva de inventario esbelto (cero stock).

En la actualidad, se está poniendo mayor énfasis en que el operador de la unidad sea sensible a los requisitos de mantenimiento. Por otro lado, la administración exige lo que parece ser una disponibilidad del 100 por ciento. En muchos casos, los operadores detectan un mal funcionamiento previo a fallas catastróficas, como motores atascados por falta de lubricante, ruidos extraños, vibraciones, alertas tempranas o algún indicador de posible falla. Es en el mejor interés del equipo que la unidad sea investigada inmediatamente; Sin embargo, la lógica dicta que si el equipo está involucrado en una operación de producción crítica, cuando poner la unidad fuera de servicio resultaría en la pérdida de quizás millones de dólares en volumen de producción, entonces se espera que la unidad continúe funcionando a pesar de las posibles consecuencias negativas. de funcionamiento continuo (por ejemplo, en condiciones de poco aceite o sobrecalentamiento).

Págame ahora o págame después
Una de las mejores inversiones que pueden realizar las empresas son los gastos de servicio periódico y reparaciones de mantenimiento preventivo de sus equipos operativos. Los productos mecánicos que involucran cualquier tipo de movimiento, incluso ventiladores en equipos eléctricos, requieren servicio, limpieza y actualización periódicos para mantener la integridad original y un rendimiento confiable continuo. Cuando viajo a numerosos lugares en el mundo y tomo taxis a varias ciudades, a menudo pregunto sobre la cantidad de millas en el vehículo y la frecuencia de los cambios de aceite y filtro. Un taxi en Houston tenía más de medio millón de millas, ya que el conductor informó que el aceite se cambiaba religiosamente cada 3,500 millas. Los materiales que se utilizan hoy en día en la producción de equipos son mucho más duraderos que los materiales de ayer. Si reciben el servicio adecuado, las empresas pueden disfrutar de muchos años de operación productiva de sus activos si se mantuvieran adecuadamente según las especificaciones del fabricante.

Los cambios de aceite y filtros junto con la rotación de neumáticos y los servicios principales periódicos de 30,000 millas son las mejores inversiones que los propietarios de automóviles pueden hacer para conservar la condición original y un mayor valor residual de sus vehículos. Estar varado en la carretera nunca es una experiencia agradable. Correas de ventilador, neumáticos, parabrisas defectuosos

las escobillas del limpiaparabrisas o las mangueras son solo algunos ejemplos de artículos de menor costo que pueden y deben ser inspeccionados para ver si están desgastados y deben reemplazarse antes de fallar.

El mantenimiento es un negocio, no solo un servicio
Muchos piensan en el mantenimiento como un mal necesario, un centro de costos, gastos generales o no productivo. Esto está lejos de la verdad. Las operaciones de mantenimiento realizan un servicio de gran valor para mantener los activos y el equipo de producción relacionado en la condición de su estado original y para proporcionar una operación confiable y económica. El mantenimiento es un asunto serio, ya que trabaja para cumplir con las normas de seguridad, salud y calidad. Las unidades, desde extintores de incendios hasta ascensores y escaleras mecánicas, deben tener evidencia documentada de inspección y servicio para funcionar correctamente.

Imagínese levantando un extintor de incendios en el momento de una emergencia para apagar un incendio en la oficina, solo para darse cuenta de que la unidad no funciona con una etiqueta caducada de cuatro años antes, como mi ejemplo del tóner de impresora caducado. Afortunadamente, tenemos leyes de inspección que requieren que los entornos de trabajo comerciales e industriales estén debidamente protegidos con la disponibilidad de extintores de incendios inspeccionados, probados y en funcionamiento. La existencia de una etiqueta de inspección no es la certeza absoluta de que un dispositivo funcione, ya que se sabe que ciertos proveedores de servicios de extinción de incendios de muy bajo costo han entregado e instalado unidades que no funcionan como una estafa. Por supuesto, las empresas deberían estar alerta sobre estos estafadores a precios demasiado buenos para ser verdad porque probablemente lo sea.

El uso de empresas de servicios de desempeño constante es la mejor garantía para un desempeño confiable. Probablemente, ahorrar unos pocos dólares en la adquisición de servicios al cambiar a un aceite lubricante o filtro de menor calidad no sea la mejor vía para la reducción de costos. Muchas empresas toman este camino de forma temporal que eventualmente se convierte en una tendencia a largo plazo. El rendimiento finalmente se pone al día con los gastos. Los consumibles de menor calidad, desde tóner y revelador de fotocopiadoras hasta aceites lubricantes y filtros para motores y sellos de bombas, aunque son atractivos para ahorrar dinero a corto plazo, eventualmente conducen al reemplazo de activos en un período de tiempo más corto.

¿Por qué es importante esto?
Importa porque la producción crítica puede depender de ello. Desde ascensores hasta puertas automáticas para la entrada de oficinas, bombas, tuberías, tanques y motores en una refinería, el servicio y el mantenimiento adecuados son ingredientes cruciales.

Tener toda la información disponible para tomar la mejor decisión posible en la planificación del mantenimiento es importante para lograr los objetivos de producción y servicio adecuados para la operación. No sería realista intentar dirigir una importante organización de servicios manualmente, en papel, con numerosos empleados, como se hizo en los primeros días de la Revolución Industrial. Con la llegada de la computadora y las bases de datos modernas, las empresas ahora disfrutan del lujo de la administración de activos empresariales (EAM) para controlar mejor las operaciones de mantenimiento.

Se han desarrollado programas avanzados para guiar a las empresas en la optimización del enfoque de mantenimiento para que el rendimiento se pueda mantener en un estado altamente confiable, acercándose al tiempo de actividad Six Sigma (99,999 por ciento). Piense en la complejidad de los motores a reacción montados en una gran estructura de avión que es capaz de volar. El rendimiento del motor a reacción al nivel del 99,9 por ciento produciría varios choques por día en un despegue fallido, totalmente inaceptable. Como resultado, las aerolíneas han adoptado procedimientos de mantenimiento sofisticados y altamente regulados, junto con inspecciones y certificaciones, para asegurar un desempeño adecuado en o por encima del umbral Six Sigma (3.4 incidentes por mil millones). Por esta razón, la industria aérea estadounidense está experimentando uno de los mejores récords en cuanto a seguridad y confiabilidad de las aerolíneas. Este modelo de seguridad y fiabilidad es la envidia de la industria. Si solo otros sistemas operativos pudieran funcionar al mismo nivel de servicio, como nuestro proveedor de televisión por cable local, cuyo servicio solo parece fallar durante los juegos de playoffs en las horas extraordinarias.

Es importante señalar que muchas empresas están satisfechas con la forma en que se han hecho las cosas en el pasado. Los que están en la vanguardia de la competencia, la innovación y el rendimiento en un mercado de supervivencia han adoptado la adopción del mantenimiento avanzado. Las grandes empresas que emplean a miles en un modelo de producción continua, como una línea de montaje, no pueden darse el lujo de retirar activos del servicio cuando están en juego millones de dólares en valor de producción. Por esta razón, las empresas han adoptado el modelo de mantenimiento empresarial que une sus operaciones, producción y servicios públicos en una vista completamente integrada para un servicio consistente.

Las estrategias de mantenimiento generalmente se clasifican en una de varias categorías según el valor y la importancia del activo. El diagrama anterior muestra la estrategia de servicio y mantenimiento para las empresas que producen productos, desde hojas de afeitar hasta locomotoras. Por lo general, los productos más económicos nunca se mantienen ni se desechan después de su uso, lo que se denomina “desechables”. Los teléfonos móviles, televisores pequeños y videograbadoras entran ahora en esta categoría. Algunos dispositivos, como fotocopiadoras o impresoras, son atendidos por sus usuarios u operadores. Los técnicos más avanzados y capacitados con las unidades de reparación de piezas adecuadas (por ejemplo, lavadoras y secadoras) suelen realizar este servicio. Avanzando en la curva de madurez, los dispositivos complejos o sofisticados que emplean numerosas piezas y / o de mayor valor pueden recibir algún tipo de mantenimiento preventivo para lograr un funcionamiento adecuado, como el ejemplo de los cambios de aceite regulares para vehículos.

Con el acceso en tiempo real de la tecnología celular o de Internet de bajo costo, las empresas ahora pueden monitorear de manera remota el desempeño de sus activos para asegurar operaciones adecuadas. Los sensores de la unidad pueden transmitir configuraciones de temperatura o presión junto con parámetros críticos de vibración o ruido, como la falla inminente de un rodamiento. Algunas empresas van un paso más allá para incluso tener cámaras enfocadas en los activos en caso de que un objeto extraño, como la rama de un árbol u otro objeto extraño o que caiga, interfiera con las operaciones. Además, los detectores de movimiento de bajo costo alertan a la seguridad en caso de que un intruso o un animal viole la zona del perímetro, como en las operaciones seguras de servicios públicos o del aeropuerto. Reunir toda esta información de intrusión, funcionamiento y mal funcionamiento en un solo lugar se convierte en la piedra angular de las operaciones de EAM de mantenimiento modernas.

Las operaciones de diseño necesitan desarrollar modelos predictivos para sus productos. Sabemos cuándo fallan las hojas de afeitar después de algunos usos y sabemos cuándo es el momento de retirar un motor una vez que los sellos han fallado y las piezas de repuesto ya no están disponibles. Con activos que van desde bombas a motores, vehículos a aviones, los fabricantes deben poner a disposición de los usuarios un modelo de uso típico de comportamientos predictivos. Estas predicciones guían las operaciones a través de ciclos de vida normales o anormales de los activos para predecir mejor el rendimiento. Volviendo al ejemplo del taxi con 500.000 millas, si se mantiene adecuadamente, los motores de los automóviles pueden tener una larga vida útil. Se han validado varios ejemplos de automóviles que recorren más de 1 millón de millas. Los modelos predictivos ayudan a las empresas a planificar mejor su capital futuro y sus horizontes de mantenimiento. Los gastos de capital se pueden pronosticar mejor mientras que las unidades pueden operar con una mayor previsibilidad con la disponibilidad de información tan valiosa.

El grado más alto de integración es el estado EAM donde todos los activos están interrelacionados y monitoreados desde un único sistema de mantenimiento y operaciones. El uso de un EAM junto con los sistemas operativos para la producción permite a las empresas disfrutar de los grandes beneficios disponibles de una producción confiable. Los ejemplos incluyen empresas de transporte que necesitan poner sus activos fuera de servicio cuando están en tierra, ya que no es posible retirar aviones del servicio en el aire, o de manera similar, locomotoras, autobuses, taxis o monorraíles durante la operación.

Fuente única de la verdad
Tener toda la información disponible en tiempo real en un solo lugar es una utopía. Al tener esto, la información se vuelve "procesable", lo que significa que si un parámetro cae fuera del rango (mínimo / máximo), una alerta puede desencadenar una investigación inmediata y crear una orden de servicio si es necesario.

Los técnicos pueden revisar el estado de funcionamiento a través de un monitor remoto y compararlo con el modelo predictivo del fabricante. Los técnicos sabrían que al operar el activo bajo el nuevo parámetro, como a temperatura elevada, el activo entraría en modo degradado y acortaría la vida útil o funcionaría de manera antieconómica hasta que se realizara la reparación necesaria. Las opciones operativas estarían disponibles en lugar de simplemente fallar.

EAM proporciona el marco para que las empresas adopten sus mejores prácticas en entornos de operaciones para lograr un mejor desempeño. Sin embargo, lograr estos objetivos es más fácil de escribir que de lograr. Para lograr este fin, las empresas deben adoptar prácticas de TI para capturar datos en una base de datos o almacén unificada para su procesamiento con análisis y cuadros de mando en tiempo real para la visibilidad de la gestión. Los gerentes de línea necesitan las herramientas de desglose para acceder a las respuestas a las condiciones sin salir de su oficina o de la sala de control. Cuando toda esta información se reúne, los activos pueden funcionar en armonía entre sí y la gestión de mantenimiento puede avanzar hacia el papel proactivo en lugar del papel tradicional de extinción de incendios reactiva.

Conclusión
Para operar en el mundo competitivo de hoy, las empresas necesitan un sistema EAM integrado. Al trabajar en armonía, los activos de mantenimiento y producción pueden generar una mayor producción siempre que la información esté disponible para la administración del servicio. Para lograr este fin, la administración de mantenimiento debe extraer la información crítica de los activos para poder detectar fallas antes de que ocurran. Los fabricantes deben compartir con sus clientes los comportamientos predictivos de los activos para que las empresas usuarias puedan adelantarse a la curva de fallas y tomar las medidas proactivas necesarias para eliminar las fallas imprevistas.

Hoy en día existen tecnologías informáticas y de comunicaciones para ayudar a las empresas a lograr este objetivo; Acrónimos como BPEL (Business Process Extension Language) y SOA (Service Oriented Architecture) se convertirán en palabras familiares en las comunidades de servicio y mantenimiento. Con la reducción de los precios del almacenamiento de datos, las comunicaciones y las redes, el costo ya no debería ser una barrera para que las empresas utilicen la tecnología disponible para lograr sus objetivos operativos deseados. Mañana, con la competencia extranjera creciendo a un ritmo creciente, será la empresa que aproveche al máximo sus sistemas EAM en el contexto de su arquitectura de información empresarial la que logre una ventaja competitiva.

Acerca de los autores
Dave Loesch es el director senior de gestión de activos empresariales y Stephen Slade es el director senior de marketing de aplicaciones e industrias en Oracle, la compañía de software empresarial más grande del mundo. Para obtener más información, visite www.oracle.com.