Asesoramiento de expertos sobre la creación de acuerdos de asociación

Los acuerdos de asociación son contratos entre áreas funcionales de la planta que tienen un efecto sobre la confiabilidad general. Desarrollar, fomentar y comprometerse con acuerdos de asociación de plantas es un elemento importante en las iniciativas exitosas de mejora de la confiabilidad.

¿Por qué utilizar acuerdos de asociación?
Ron Moore de RM Group Inc. en Knoxville, Tennessee, en cooperación con Andrew Fraser de Reliability Manufacturing Association realizó un estudio que muestra que muchos grupos funcionales dentro de una planta tienen un impacto en la confiabilidad general del sitio, no solo en el mantenimiento. De hecho, el mantenimiento ni siquiera es el factor que más contribuye a las pérdidas asociadas con la confiabilidad.

Figura 1:Responsabilidad por pérdidas y tiempo de inactividad

El gráfico revela múltiples etapas de la vida de un activo y posibles defectos. Detrás de esos defectos están los departamentos de empleados que seleccionan nuevas compras, reciben y almacenan bienes, y personas clave que instalan, operan y mantienen estos activos. Las organizaciones deben permitir que las personas que realizan estas actividades día tras día desarrollen una lista de ideas de cómo otros departamentos podrían facilitarles la vida. Las mismas personas también deberán tener la mente abierta para aceptar las sugerencias sobre cómo podrían producir mejores resultados para otros departamentos. Estas listas se convertirán en la lista maestra de la cual las personas seleccionarán algunos temas medibles para mejorar, dando pequeños pasos hacia un acuerdo de asociación.

¿Dónde se aplican los acuerdos de asociación?
Un acuerdo de asociación debe incluir funciones comerciales que afecten la confiabilidad. A continuación, se muestran algunos ejemplos en los que los acuerdos de asociación pueden mejorar la confiabilidad:

• Dar y recibir adecuados:producción y mantenimiento
• Dar y recibir adecuados:servicios y producción
• Dar y recibir adecuados:ingeniería de confiabilidad y áreas operativas
• Dar y recibir adecuado:tiendas / adquisiciones y mantenimiento
• Dar y recibir adecuado:áreas operativas y de planificación
• Dar y recibir adecuados:ventas y producción

¿Cómo se crean acuerdos de asociación?

1) Cree dos grupos multifuncionales para cada acuerdo y haga varias preguntas para descubrir tensiones e identificar aspectos que deben mejorar:

• ¿Cuáles son los factores clave de éxito para cada grupo?
• Si pudieras arreglar una cosa sobre trabajar con el otro grupo, ¿cuál sería?
• ¿Qué cambiaría en este proceso?
• ¿Qué le hace hacer su trabajo?
• ¿Qué crees que dirían los otros grupos sobre nosotros?

Las respuestas a estas preguntas revelan temas que merecen una reflexión profunda sobre cómo mejorar las relaciones.

2) Pida a los grupos que identifiquen los desafíos que deben abordarse. El acuerdo debe comenzar con un problema declarado o un conjunto de problemas que los nuevos procesos o herramientas van a mejorar. Resuma en una sola página las áreas de importancia para ambos socios en el acuerdo y refine la declaración del problema para priorizar en qué procesos, activos o interacciones enfocarse primero.

3) Luego, los grupos comienzan a considerar los pasos que pueden tomar para cerrar las brechas identificadas. Es importante identificar los roles funcionales involucrados en los departamentos o funciones dentro de un solo departamento. Las tareas y responsabilidades se asignan a roles funcionales, no a individuos, para que los procesos mejorados sean sostenibles.

4) A continuación, el grupo desarrolla un conjunto de métricas que miden el desempeño de los compromisos, nuevos procesos y / o herramientas. La definición de métricas para cada cambio deseado mejora la probabilidad de éxito y minimiza las evaluaciones subjetivas.

¿Qué factores son críticos para el éxito?
Desarrollar nuevas herramientas y procesos lleva tiempo y requiere la participación de muchas perspectivas diferentes. Dependiendo de la carga de trabajo diaria, los equipos pueden necesitar varias semanas para lograr la alineación y el consenso. Una vez desarrollado, un acuerdo se puede probar en un área de trabajo durante un período de tiempo para probarlo. Anticipe que habrá algunos problemas, contratiempos y dificultades en la ejecución. Los acuerdos de asociación deben verse como documentos vivos y en constante cambio que brindan una luz guía para el cambio cultural.

Lograr que los grupos se adapten a los nuevos procesos y sostengan los cambios es la clave. Se recomienda un chequeo a los seis y 12 meses. En estos chequeos de sostenibilidad, el grupo puede revisar las métricas que fueron diseñadas y confirmar que aún son válidas y agregan valor.

La participación en el desarrollo de acuerdos de asociación fomenta el compromiso de los empleados que ayuda a impulsar la mejora continua. Si bien el objetivo del cambio cultural puede parecer vago y difícil de definir, los acuerdos de asociación bien planificados y ejecutados dirigen la cultura en la dirección correcta.

Son visibles, rastreables y aumentan la responsabilidad, lo que también aumenta la confiabilidad.

Acerca del autor:
Joe Mikes, CMRP, es consultor senior de Life Cycle Engineering. Ha ayudado a numerosas empresas a lanzar y mantener iniciativas de mejora continua. Puede ser contactado en [email protected]. Para obtener más información sobre LCE, visite www.LCE.com.