Serie Experto CMMS Parte 4: Cuatro Factores Clave para Elegir la Configuración de su Software

La semana pasada en Parte 3 de nuestra Serie Experto CMMS, le mostramos los tres tipos de configuración CMMS, desglosando costos, cronogramas de implementación y consideraciones antes de decidir la integración. Para completar esta selección, Parte 4 le da perspectiva sobre los cuatro factores que debe considerar al seleccionar su tipo de configuración.

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Hemos ideado un diagrama de flujo simple para determinar el mejor curso de acción para poner su sistema en marcha rápidamente. En esta sección, repasaremos las preguntas en las burbujas azules del gráfico que se relacionan con los cuatro factores que afectan la configuración. Tras entender los cuatro factores, podrá usar el diagrama para determinar su tipo de configuración óptimo.

Cuatro Factores que Afectan el Tipo de Configuración

1- Software de gestión de mantenimiento existente- Simplemente, si ya tiene software de gestión de mantenimiento y busca cambiar de proveedor, gran parte del trabajo de configuración ya puede estar hecho. Su equipo tendrá menos obstáculos durante la configuración inicial de su nueva base de datos e integración de procesos de software en su vida empresarial diaria. Esto será útil en Parte 3 - implementación. Por ahora, la pregunta principal es: «¿permite este sistema actual exportar sus datos?». Si la respuesta es sí, ¡tiene suerte! Su configuración se simplificó enormemente y su seguimiento de historial de mantenimiento se volvió mucho más extenso. Al migrar datos de historial de mantenimiento de un sistema antiguo a uno nuevo, tendrá seguimiento continuo y consistente desde el principio en lugar de perder datos durante el cambio. Además del historial de mantenimiento, listas de activos y equipos, usuarios, inventario y repuestos, y plantillas de órdenes de trabajo pueden migrarse típicamente del software antiguo al nuevo. El equipo de soporte de su proveedor puede ayudarle a limpiar e importar sus datos, simplificando mucho este proceso.

Si su sistema actual no le permite extraer datos, puede tener más trabajo por delante, donde entra el personal de soporte del proveedor. Quizás haya mantenido hojas de cálculo antiguas con información de activos y equipos o quizás su proveedor actual pueda extraer información de su base de datos antigua. Si todo falla, al menos puede usar su cuenta antigua como guía para configurar la nueva, mostrándole los equipos o activos que solía rastrear y copiándolos en su nueva base de datos. Se recomienda servicio de configuración completo o parcial en este punto para ponerlo en marcha rápida y correctamente.

2-Presupuesto de Integración- Como se indicó en Parte 1, asegúrese de dejar espacio en su presupuesto para tarifas de integración. Las tarifas por hora de importación pueden oscilar entre $150/hr y $250/hr según el proveedor, mientras que otros pueden incluir esta tarifa en la licencia o absorber el costo. Las auditorías in situ tienen un amplio rango de precios ya que suelen agregar viáticos por viajes y comida y basan el precio en el número de activos involucrados. $1.000-$3.000 por día le da una idea del precio de una auditoría. Independientemente de la ruta de configuración que tome, recomendamos encarecidamente optar por algo de ayuda para configurar su sistema, lo que significa que necesitará presupuestar al menos en parte estos servicios.

3-Plazo de Implementación- Puede ver su plazo de implementación en tres períodos distintos: corto (1-3 meses), medio (3-6 meses) y largo (6 meses-1 año). Si no tiene prisa por poner en marcha este nuevo sistema, puede tener más tiempo para configurarlo lenta y constantemente usted mismo. Puede tomarse su tiempo preparando sus listas para importar, realizando su propia auditoría con personal interno, y obteniendo retroalimentación de compañeros sobre permisos necesarios o activos a rastrear. Si necesita su sistema funcionando más rápido, puede tener más sentido contratar a un profesional. Con su experiencia en la industria y facilidad de uso con su propio producto, los proveedores pueden realizar auditorías completas y configurar su cuenta en un mes o menos.

4-Recurso Interno Dedicado- Debe designarse un miembro del personal interno dedicado como contacto principal para configuración y soporte continuo del sistema. Esta persona debe ser quien use regularmente el sistema y pueda difundir nueva información a su equipo de usuarios. Este «campeón del software» puede ayudar a configurar el nuevo sistema reuniendo información de activos, completando hojas de cálculo de importación e integrando esta información con el software. Algunas organizaciones utilizan las habilidades de un consultor de software externo para investigar y configurar adecuadamente un nuevo sistema. Otras encargan a pasantes o becarios la configuración, convirtiéndolo en un gran proyecto continuo durante su contrato. Esta contratación temporal podría tener sentido como contacto inicial de configuración, pero asegúrese de que este campeón haya transmitido exitosamente su conocimiento al resto del equipo que usará el sistema continuamente. Si tiene un campeón designado en su equipo con el mandato de configurar su sistema, las bases de datos pueden ponerse en marcha mucho más rápido que quienes no hacen esto una prioridad en el departamento de mantenimiento.

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Lea la Parte 5 de nuestra Serie Experto CMMS donde discutimos los 5 consejos para optimizar su estrategia de implementación CMMS.