Seguimiento de activos: Por qué es importante y cómo funciona

Definición de seguimiento de activos
Piense en todos sus activos físicos. Puede tener más de los que cree, y si es así, necesita mejorar sus prácticas de seguimiento de activos. El seguimiento de activos, a veces denominado gestión de activos, es el método que usa para rastrear sus activos físicos, ya sea escaneando etiquetas de códigos de barras adheridas a ellos o usando etiquetas GPS o RFID que transmiten su ubicación. El seguimiento de activos es tan importante como gestionar su inventario, porque necesita conocer la ubicación, estado, programa de mantenimiento y otra información importante sobre los activos físicos de su organización. De hecho, el seguimiento de activos es importante para los resultados finales y el cumplimiento de su organización, ya que es responsable de localizar y reemplazar activos físicos perdidos o faltantes, así como aquellos que han llegado al final de su ciclo de vida.
¿Cómo funciona? Métodos de seguimiento de activos
Aunque el seguimiento de activos puede consumir tiempo y ser costoso, existen métodos que pueden ahorrar a su organización tiempo y dinero. El objetivo de cualquier sistema de seguimiento de activos es maximizar la eficiencia del control de activos y minimizar la pérdida de equipos. Mediante el uso de computadoras móviles, etiquetas de códigos de barras, escáneres portátiles y software de gestión de activos, puede rastrear sus activos en tiempo real, resultando en una planificación de producción más eficiente y reducción de tiempos de inactividad. El software de gestión adecuado también permite a las organizaciones programar mantenimiento o servicio necesario, o incluso mantenimiento preventivo. Las soluciones completas de seguimiento de activos incluyen tecnología de códigos de barras, permitiendo a las organizaciones escanear sus activos fijos para rastrearlos con precisión y eficiencia.
Los códigos de barras son el estándar para la recolección de datos y seguimiento de activos, dando a cada activo un identificador único para que puedan ser reconocidos y rastreados individualmente. Los códigos de barras incluyen información crítica para el negocio, como nombre del proyecto, categoría de activo y más. Los escáneres de códigos de barras leen cada código, permitiendo a las organizaciones contar activos más rápida y precisamente sin el riesgo de introducir error humano.
Beneficios del seguimiento de activos
Los beneficios del seguimiento de activos son numerosos, y casi todos contribuyen a una línea de fondo más saludable para las organizaciones que implementan correctamente procesos efectivos de gestión de activos. Destacamos algunas de las ventajas más beneficiosas de emplear el seguimiento de activos:

• Mejorar la eficiencia y reducir costos
• Ajustar registros de la empresa cuando los equipos se reasignan entre departamentos, y usar la información actualizada al calcular impuestos y costos para cada departamento 
• Localizar activos rápida y fácilmente en cualquier momento, y en tiempo real
• Realizar seguimiento de activos usando menos recursos, con la ayuda de un sistema de seguimiento
• Reducir costos administrativos, ya que los administradores no necesitan rastrear o localizar activos manualmente
• Rastrear y reducir la pérdida de activos y utilizarlos más eficazmente
• Hacer crecer su empresa y escalar su seguimiento de activos según sea necesario
• Mejorar el servicio al cliente mediante mejores prácticas de seguimiento y gestión de activos
• Garantizar responsabilidad y precisión con la pérdida y gestión de activos
• Saber inmediatamente dónde se han asignado sus activos
• El seguimiento adecuado de activos es requerido para el cumplimiento normativo en ciertas industrias
• Aumentar la eficiencia y organización del espacio físico de su empresa identificando qué artículos se acceden juntos y creando una mejor estructura de su sistema físico
• Obtener informes en tiempo real sobre la posición de cada activo y aumentar la precisión de su gestión de activos

Lecturas recomendadas
Para más información sobre seguimiento de activos, consulte los siguientes artículos:

• 50 consejos de seguimiento de activos
• Principales conferencias de seguimiento y gestión de activos 2016: 50 eventos para conocer las últimas tendencias y técnicas
• Mejor software de seguimiento de activos: Las 52 mejores herramientas y soluciones para rastrear los activos físicos vitales de su empresa
• Mejores aplicaciones de seguimiento de activos: Las 50 mejores aplicaciones para movilizar sus actividades de seguimiento

Imágenes vía Flickr por Georgia National Guard y toolstop