Aprovecha Kata para Navegar la Crisis: Un Camino Probado al Éxito Manufacturero

Escrito por: Sarah Burlingame

Hay más en la manufactura lean que mejorar unos pocos procesos. El éxito lean sostenible requiere una cultura empresarial de mejora continua diaria. Las empresas que desarrollan a su gente para pensar científicamente, usando hechos y datos para impulsar sus decisiones, son a menudo las que logran sus metas con más éxito. Practicar kata promueve esta forma de pensar, lo que puede ayudar a las empresas a volverse más ágiles y competitivas no solo para sobrevivir, sino también prosperar en la actual crisis de pandemia.

Kata es una palabra japonesa que se refiere a una forma estructurada de hacer las cosas o patrón de comportamiento. Como gerente de proyecto senior para TDO (Train Develop Optimize), parte del Centro de Alianza de Extensión Manufacturera de Nueva York y la Red Nacional MEP, trabajo con pequeños y medianos fabricantes para practicar kata, o comportamientos, y aplicar herramientas y técnicas adicionales de manufactura lean para resolver desafíos empresariales. Esto les da una ventaja competitiva en el área metropolitana de Filadelfia.

Durante situaciones estresantes como una pandemia, es naturaleza humana abrumarse y perder el foco. Pero el coaching kata puede mantener a la gerencia y empleados en el camino. El marco Toyota kata puede ser una fuerza estabilizadora para guiar a los fabricantes a través de terreno difícil e incertidumbre, mientras los ayuda a volverse lo suficientemente ágiles para responder a cambios en su entorno.

El kata de mejora

El modelo de kata de mejora, basado en Toyota Kata de Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), está diseñado para ayudar a los fabricantes a desarrollar habilidades esenciales de pensamiento científico en su gente. El modelo se basa en cuatro pasos impulsados por preguntas de coaching para guiar a gerentes y empleados durante su viaje de mejora continua.

El kata de mejora sirve como base para fabricantes que navegan una crisis, como cumplir con mandatos federales y locales para abrir instalaciones de forma segura durante la pandemia. Construir esta base comienza con enfocarse incansablemente en la dirección. Usa las preguntas del modelo a continuación para evaluar tu progreso en cada paso.

1. Establece el desafío

A través de practicar kata y aplicar pensamiento científico, las empresas pueden pensar en su desafío no solo usando métricas cuantitativas como números y formas rutinarias de operar, sino también en términos de dónde necesitan estar como empresa.

Pregúntate: ¿Dónde necesita estar tu negocio en los próximos 12 a 18 meses? Establece una meta clara, que puede incluir métricas de desempeño deseadas, patrones operativos específicos, u otros resultados relacionados con el negocio que necesiten lograrse.

2. Comprende la condición actual

Una vez identificado un desafío, el siguiente paso es comprender claramente la condición actual, esencialmente "dónde estás ahora". Este es el secreto del éxito de kata: obtener claridad sobre dónde estás ahora, dónde necesitas estar, y qué obstáculos están en tu camino.

Esto puede lograrse mediante varios enfoques. Un mapa de proceso detallado es una herramienta que a veces se usa para recopilar y visualizar datos y patrones operativos observados. Ir físicamente al gemba —el lugar donde ocurre la acción— asegurará que se recopile la información más actual y precisa.

Para llegar a tu condición actual, describe cómo está operando tu negocio hoy. ¿Cómo estás rindiendo? ¿Cómo se ven tus procesos y entorno de trabajo? ¿Cómo estás usando los recursos?

Una comprensión profunda de la condición actual será útil para establecer la primera condición objetivo. Piensa en la condición objetivo como lo que necesita estar sucediendo en el futuro que no está sucediendo ahora, o inversamente, lo que no debería estar sucediendo en el futuro que está sucediendo ahora. Al determinar una condición objetivo relevante, es importante considerar una meta que probablemente necesite lograrse para acercarte al desafío general.

Una vez establecida una condición objetivo y tienes un destino claro, ahora comienza la parte divertida. Averiguar cómo llegar a un destino puede estar lleno de incógnitas, y eso está bien. Si todo ya se supiera, ya estarías allí.

3. Establece la siguiente condición objetivo

Establece una meta para ti que esté a una o dos semanas. La meta (condición objetivo) debería ser algo que, si se logra, te ayudará a acercarte a tu meta final.

Al establecer tu siguiente condición objetivo, considera cosas que están sucediendo hoy que no pueden suceder en el futuro, o cosas que no están sucediendo hoy que necesitan suceder en el futuro. Una vez que hayas establecido tu primera condición objetivo, pregúntate: ¿Por qué no estoy en mi meta aún? Las respuestas a tu pregunta descubrirán obstáculos que te impiden estar ya en tu condición objetivo deseada.

4. Experimenta hacia la condición objetivo

Elige uno de los obstáculos que te impide estar ya en tu condición objetivo. Determina una acción para probar que te permita aprender algo nuevo con respecto al obstáculo que elegiste, ¡y pruébalo!

Una vez que hayas completado un experimento, habrás aprendido algo nuevo para ayudar a eliminar el obstáculo, o habrás descubierto obstáculos adicionales que pueden necesitar ser abordados. De cualquier manera, habrás aprendido y te estarás acercando a lograr tu condición objetivo.

Continúa repitiendo este ciclo hasta que hayas eliminado todos los obstáculos que estaban previamente en tu camino. Asegúrate de reflexionar sobre tu condición objetivo y evaluar tu condición actual entre experimentos para ayudarte a mantenerte enfocado en los obstáculos correctos en el momento correcto.

La mentalidad kata

Practicar kata fomenta un enfoque estructurado donde se elimina un obstáculo a la vez mediante experimentación. Similar a un juego de golf, el golfista debe mover la bola más cerca del hoyo, un golpe a la vez. Cada vez que el golfista golpea la bola, aprenderá un poco más sobre qué funciona y qué no, y probablemente se acercará más al hoyo con cada golpe. A veces el golfista puede terminar en una posición peor que antes (¿Alguna vez intentaste salir de una trampa de arena?), pero aún aprende a través de experimentos y eventualmente abrirá camino más allá de cada obstáculo hasta llegar al hoyo.

Practicar kata es más efectivo cuando hay un coach que brinda guía suave a un aprendiz para asegurar que practique los patrones correctos y se mantenga en el camino. El aprendiz es la persona que se esfuerza por alcanzar un desafío y está realizando los experimentos en el camino. En lugar de dirigir al aprendiz hacia qué pasos tomar a continuación, el coach guía al aprendiz a aplicar pensamiento científico a través de experimentación y toma de decisiones basada en datos. Esto permite que cada persona se enfoque en el destino en lugar de intentar abordar cada pequeño obstáculo que encuentra en el camino. Y lo mejor es que también desarrolla la capacidad de una persona para pensar científicamente sobre cada desafío futuro que encuentre.

Sostener esta mentalidad es particularmente desafiante en el entorno turbulento de Covid-19 actual. Disrupciones en la cadena de suministro, cambios en demanda de producción, rotación de empleados... kata puede servir como el "asidero de seguridad" del fabricante en la montaña rusa de la pandemia. Cuando las emociones están altas, el pensamiento científico puede mantener a todos enfocados en la tarea en mano.

Un ejemplo de kata en acción

Recientemente trabajé con un fabricante de metal de Filadelfia que tuvo que cerrar debido a la crisis del coronavirus. Para reabrir, el fabricante tuvo que inventar nuevas formas de mantener a los empleados seguros —como mover estaciones de trabajo para distanciamiento social— mientras cumplía sus cuotas de producción. El fabricante tuvo que superar obstáculos, como empleados temerosos que eran reacios a volver al trabajo durante una pandemia.

Usando un enfoque kata, ayudé al fabricante a hacer un storyboard de los pasos para superar estos obstáculos, incluyendo:

• Establecer el desafío, incluyendo tres logros en la primera semana.
• Asegurar un ambiente seguro para todos los empleados.
• Evaluar los obstáculos para la reapertura.
• Determinar cómo asegurar el distanciamiento social obligatorio.
• Crear un ambiente seguro y con distanciamiento social moviendo estaciones de trabajo, etc.
• Desarrollar un plan de comunicación para todos los empleados para ayudarles a entender las necesidades a corto y largo plazo de volver al trabajo.
• Asegurar que todos los mandatos gubernamentales se cumplan, incluso mientras las regulaciones cambian.

¿El resultado? El fabricante de metal reabrió su instalación en Filadelfia. Ahora usa kata para asegurar que se mantiene en cumplimiento mientras sostiene su cultura de mejora continua.

Kata te ayuda a mantenerte enfocado para resultados exitosos

El pensamiento científico basado en kata puede ayudarte a mantenerte enfocado y calmado durante una crisis. Algunas empresas fallan en kata porque no pueden adaptar sus líneas de tiempo operativas durante una crisis. Durante una pandemia, estás mirando implementar cambios un par de semanas adelante, en lugar de una línea de tiempo típica de 12 a 18 meses.

Cuando estás calmado y enfocado, estás listo para establecer metas. Animo a los fabricantes a limitar sus metas a tres por semana. Si empiezas a buscar en todas partes para achicar agua, perderás el foco en tus ingredientes clave para la supervivencia del negocio: tu gente, tus recursos y tus finanzas. Incluye metas alcanzables que puedan lograrse diariamente. Incluso si tu línea de tiempo debe acelerarse, establece un patrón de experimentación y cúmplelo.

Cuando tus empleados se sienten abrumados, kata puede recordarles que tomen un respiro profundo y miren cada desafío usando un enfoque sistemático y estructurado. ¿Dónde necesitamos estar? ¿Dónde estamos ahora? ¿Y qué está en nuestro camino? No tendrás todas las respuestas a la vez, porque todos somos humanos. Deja que los patrones kata te lleven donde necesitas ir. Funcionan.

¿Buscas apoyo kata en el viaje lean de tu organización? Contacta a DVIRC para hablar con un experto lean u otros especialistas en manufactura que entienden las necesidades y desafíos de los fabricantes más pequeños de la gran región de Filadelfia.

 

Fuente original: https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html