Ocho pasos para evitar el caos mientras las empresas reabren

Una de las mayores revelaciones de la crisis del coronavirus es cómo tantas pequeñas y medianas empresas viven al día. Hemos visto a grandes minoristas y empresas más pequeñas declararse en quiebra, incluso si nunca antes habían informado de una semana sin ingresos.

Así de vital es el efectivo en este momento. Mantener un flujo de caja libre y una producción respetable es la estrategia universal para las empresas mientras esperan que aumenten los pedidos para quedarse en casa. Pero incluso si todo abriera mañana, la mayoría de las empresas no estarían preparadas para satisfacer el aumento de la demanda de los clientes que vendría después.

La demanda ilimitada de los clientes puede parecer algo grandioso, pero tratar de atender a los clientes el primer día como si fuera el lanzamiento de un iPhone es una receta para el caos. Para evitar ser arrastrado por la confusión y dañar sus resultados financieros, o arruinar su negocio, tendrá que limitar las ventas en función de su capacidad para satisfacerlas.

Sobrevivir a la reapertura no es poca cosa, pero la tarea que sigue es infinitamente más complicada:reenfocar su cadena de suministro para recuperarse de la interrupción.

Reabrir a ritmo

Según una encuesta reciente del Institute for Supply Chain Management, más del 80% de las empresas esperan, o ya han experimentado, interrupciones en la cadena de suministro debido a COVID-19.

Además, más del 60% de los encuestados dijeron que ya habían experimentado retrasos repentinos en la recepción de pedidos de China, y muchos de ellos no tienen un plan de contingencia para hacer frente a las interrupciones.

Será difícil para las empresas volver a la normalidad después de este tipo de caos. Afortunadamente, algunas estrategias pueden ayudar a mitigar la pérdida de actividad en su cadena de suministro y prepararse para la reapertura:

1. Identifique las limitaciones. No hace falta decir que no está listo para reabrir si no se ha tomado el tiempo para evaluar sus limitaciones y dónde debería estar su cuello de botella. En este sentido, no estar preparado significa que puede esperar retrasos en el cumplimiento de los pedidos de los clientes y, por lo tanto, la rentabilidad.

Por diseño, su cuello de botella dependerá de posibles retrasos que pueden ocurrir debido a las personas, los procesos y la tecnología. Es posible que tenga un cuello de botella cuando los trabajadores no se presenten en la planta, por ejemplo, o es posible que no pueda fabricar según los objetivos. Los procesos son la base de la producción, la previsión y la gestión de inventarios. Como resultado, es importante identificar qué procesos pueden tener el mayor impacto cuando no se mueven como se esperaba.

Es físicamente imposible generar más resultados que el cuello de botella más grande de su proceso, por lo que toda su estrategia de reapertura debe basarse en su capacidad para satisfacer la demanda. La tecnología le permite visualizar los cuellos de botella en tiempo real, o donde podrían estar, y luego lo ayuda a prepararse de manera más efectiva.

2. Liquidar convirtiendo el exceso de inventario en efectivo. El talón de Aquiles de la mayoría de las empresas después de la pandemia de COVID-19 probablemente será el deseo de acumular inventario para satisfacer la demanda. Sin embargo, esto solo inmovilizará su flujo de caja libre y provocará una sobreproducción de bienes en previsión de ventas no comprometidas.

Ningún negocio regresará con más efectivo del que tenía antes de la pandemia. Por el momento, el efectivo es más valioso que el exceso de inventario, así que liquide el exceso de manera responsable.

3. Restablezca las expectativas del cliente en los programas de entrega. Los pedidos de los clientes se dispararán a medida que las empresas vuelvan a abrir, lo que empujará a su empresa a cumplir con la acumulación de 90 días de entregas pendientes. Sin embargo, desea evitar la versión comercial de la fiebre del oro del papel higiénico dejando en claro qué es manejable y qué puede entregar a tiempo.

La recuperación será lenta, caminando y corriendo de regreso a sus niveles de producción previos a la pandemia. Sus márgenes dependen de la comprensión de sus clientes de esta realidad y de cuándo comienzan a gastar nuevamente.

4. Simplifique sus ofertas de productos por ahora. Una estrategia clave sobre la que su empresa tiene control total es la complejidad de su línea de productos. Taiichi Ohno, uno de los fundadores de la manufactura esbelta, demostró que el flujo de una sola pieza es a menudo el lugar ideal para comenzar. Si puede, ofrezca solo uno o algunos productos que le generen ganancias rápidamente.

Identifique a los mayores generadores de ganancias en su punto de venta y sistemas ERP, o mire los recibos de sus pedidos, y luego comprométase a ofrecer solo los productos más predecibles y confiables hasta que la interrupción haya pasado.

5. Optimice sus ciclos de proveedor a cliente. Una de las mejores razones para simplificar la oferta de productos es que la vida después de una pandemia será un juego de plazos de entrega. Los productos con los ciclos de conversión más rápidos, de proveedor a cliente, lo ayudarán a reconstruir el flujo de efectivo de su negocio más rápido y con mucho menos riesgo que los pedidos especiales de mayor margen. Incluso si tiene espacio adicional en el almacén, no se exceda.

Recuerde, todas las operaciones deben priorizar el flujo de caja y el cumplimiento acelerado de pedidos. Anteponer los ahorros de costes de los pedidos a granel antes que el flujo de caja, se acabará esencialmente con esta estrategia. Cuando finalmente acumule flujo de caja, puede volver a ofrecer pedidos "a pedido" que tardan más en producirse.

6. Concéntrese en satisfacer la demanda en lugar de las previsiones. Con un enfoque en el flujo de caja antes del crecimiento, es fundamental promover una estrategia de fabricación sobre pedido siempre que sea posible. Esto es difícil, ya que el instinto es comprar productos a granel para satisfacer las demandas esperadas de los clientes. Sin embargo, recuerde que más de 40 millones de estadounidenses se han declarado en desempleo; no gastarán según las previsiones de hace meses.

Una estrategia de fabricación a pedido que se derive de la demanda real será menos riesgosa para su negocio. También le permitirá recolectar efectivo lo suficientemente rápido como para aumentar la producción de una manera más segura y sostenible, especialmente si puede obtener efectivo por adelantado o contra reembolso.

7. Minimice el cambio de proceso. Lo último que las empresas deberían intentar en este momento es aceptar varios tipos diferentes de pedidos, cada uno con diferentes procesos. Su cuello de botella es su paso limitante, y más cambios de proceso significan más trabajo y más tensión en ese cuello de botella y sus recursos. Esto crea un caos absoluto y resolver el problema es el santo grial de la gestión de operaciones.

El concepto de gestión de proyectos de cadena crítica, que Eliyahu Goldratt hizo famoso, proporciona un método simple para resolver ese problema (en teoría). Básicamente, planifique los recursos necesarios para ejecutar. Una forma de hacerlo es con el aprendizaje automático, que se puede utilizar para aprovechar los datos y determinar la combinación de productos, los plazos de entrega y las configuraciones correctos. Aplique esto a la gestión de la cadena de suministro posterior a una pandemia para reabrir con éxito.

8. Aproveche la tecnología guiada por inteligencia artificial para tomar nuevas decisiones. Sobre el tema del aprendizaje automático y la inteligencia artificial, aclaremos que la gestión de la cadena de suministro después de una pandemia no debe tener que ver con la eficiencia. Toda su estrategia debe operar en términos de efectividad general en lugar de "exprimir la producción". Por lo tanto, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático deberían mejorar el flujo del proceso en lugar de intentar encontrar anomalías y defectos en el proceso.

A medida que aumenta el flujo de producción, utilice la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para asegurarse de tener exactamente lo que necesita para mantener la producción, aumentar el efectivo disponible y evitar poner en peligro la rentabilidad sostenible.

En lo que va del año, COVID-19 ha causado estragos en las empresas, las cadenas de suministro y la economía en general. A medida que las empresas vuelven a abrir, se enfrentan a la pesadilla logística de mitigar la pérdida de productividad mientras vuelven a la normalidad. Con estas estrategias, puede preparar su cadena de suministro para el caos que se avecina, con mucho efectivo disponible para satisfacer la demanda.

Ali Hasan R. es cofundador y director ejecutivo de ThroughPut, una empresa de software de cadena de suministro de inteligencia artificial.